Definition, Prozess und Vorteile • BUOM

8. April 2022

Viele Organisationen sammeln große Mengen elektronischer Daten über Kunden, Produkte, Lieferanten und Wettbewerber. Eine Möglichkeit für ein Unternehmen, seine Daten zu verfeinern und Trends zu erkennen, ist der Einsatz von Datenabgleichssoftware. Wenn Sie in einer Verwaltungs-, Marketing- oder Führungsrolle arbeiten, kann Ihnen das Erlernen der Datenzuordnung dabei helfen, Verfahren zu entwickeln, die die Art und Weise, wie Sie Informationen nutzen, verbessern. In diesem Artikel definieren wir die Datenzuordnung, erklären, wie der Prozess in verschiedenen Branchen eingesetzt wird, beschreiben seine Funktionsweise und listen einige wichtige Vorteile der Verwendung dieser Tools auf.

Was ist Datenmapping?

Beim Datenabgleich handelt es sich um einen Arbeitsablauf, der verschiedene Datensätze vergleicht, um Übereinstimmungen zu finden. Organisationen, die große Datenmengen verarbeiten, verfügen möglicherweise über ein in ihren Server, ihre Datenbank oder ein anderes System integriertes Datenzuordnungstool. Sie können auch ein separates Datenzuordnungsprogramm verwenden, das Analyse- und Business-Intelligence-Funktionen umfassen kann. Beispielsweise verfügt eine Regierungsbehörde möglicherweise über ein Datenabgleichstool, das einzelne Datensätze in ihrer Datenbank analysiert und Datensätze mit derselben Sozialversicherungsnummer oder demselben Führerschein abgleicht. Dieser Prozess reduziert die Anzahl doppelter Konten in der Datenbank.

Welche Branchen nutzen Datenabgleich?

Die Datenzuordnung kann in einer Vielzahl von Branchen ein wertvolles Werkzeug sein, darunter:

• Einzelhandel: Unternehmen mit Kundendatenbanken können den Datenabgleich nutzen, um die Duplizierung von Kundenkonten zu reduzieren und Kauftrends bei verschiedenen Verbrauchergruppen zu erkennen.

• Regierungsbehörden: Für Regierungsbehörden können Datenabgleichstools sicherstellen, dass Einwohner, die Regierungsdienste nutzen, über ein einziges Online-Konto für Volkszählungs- und Registrierungszwecke verfügen.

• Professionelle Dienste. Professionelle Dienstleistungsunternehmen können ein Datenabgleichstool verwenden, um Spam-Konten in ihren Kundendatenbanken zu identifizieren und Benutzertrends zu ermitteln.

• Ausbildung. Schulbezirke können Datenabgleichstools verwenden, um Schülerdaten verschiedener Schulen zu kombinieren und demografische Trends bei Testergebnissen und Abschlussquoten zu ermitteln.

• Gesundheitspflege. Der Datenabgleich ist in medizinischen Systemen üblich, in denen Administratoren Patientenkonten verschiedener Krankenhäuser zusammenführen, um Informationen über die Krankengeschichte und Arzneimittelallergien eines Patienten zu zentralisieren.

Wie funktioniert der Datenabgleich?

Es gibt viele Datenabgleichsprogramme, die Informationen in einer Datenbank analysieren und Duplikate oder ähnliche Datensätze kennzeichnen können. Hier sind die allgemeinen Schritte im Datenabgleichsprozess:

1. Der Benutzer definiert die Matching-Richtlinie

Datenbanken und Server haben Zugriff auf riesige Datenmengen. Daher besteht der erste Schritt im Datenmapping-Prozess darin, die Parameter zu identifizieren, die Sie analysieren möchten. Wenn ein Benutzer einen Abgleichsprozess ausführen möchte, um doppelte Datensätze zu kombinieren, kann er einen Datenpunkt auswählen, der für jede Person eindeutig ist, beispielsweise eine Benutzer-ID oder eine Sozialversicherungsnummer. Abgleichsrichtlinien für Analysen oder Data Mining können sich auf Parameter konzentrieren, die mehreren Datensätzen gemeinsam sind, wie z. B. Standort oder Zeitstempel.

Beispielsweise könnte ein Administrator in einer Kundendatenbank die Telefonnummer eines Kunden als Schlüsselparameter für den Abgleichsprozess auswählen. Da Kunden bei der Kontaktaufnahme mit einem Unternehmen in der Regel dieselbe Telefonnummer verwenden, kann das Tool diese Nummer verwenden, um Konten zu identifizieren, die möglicherweise derselben Person gehören, auch wenn sie unterschiedliche Namen oder E-Mail-Adressen verwenden. Durch die Identifizierung dieser doppelten Konten kann der DBA sie in einem Konto zusammenfassen, das alle mit diesem Kunden verbundenen Aktivitäten auflistet.

2. Das Datenabgleichstool identifiziert Übereinstimmungen

Das Datenabgleichstool analysiert dann alle Informationen in der Datenbank, um Übereinstimmungen zu finden. Abhängig von der Art des Datentools und den vom Benutzer vorgenommenen benutzerdefinierten Einstellungen kann das Datenabgleichstool potenzielle Übereinstimmungen nach Prozentsatz einstufen. Wenn beispielsweise zwei Datensätze in einer Regierungsdatenbank denselben Namen und Sozialversicherungsnummern enthalten, die sich um eine Ziffer unterscheiden, stellt das Tool möglicherweise fest, dass eine 50-prozentige Wahrscheinlichkeit besteht, dass sie derselben Person gehören, bei der ein Tippfehler in der Sozialversicherungsnummer vorliegt einer von ihnen. Eingang.

Datenzuordnungstools erstellen häufig Berichte für den Datenbankadministrator oder andere Fachleute, die das Programm verwenden. Sie können auch über interaktive Dashboards mit integrierten Zusammenführungssteuerelementen verfügen. Für Datenbanken mit Standortdaten kann das Matching-Tool korrigierte Adressen vorschlagen, indem es auf postalische Daten verweist, was für Kundendatenbanken nützlich sein kann.

3. Der Benutzer analysiert die Ergebnisse

Abhängig von Ihrer Abteilung und Rolle können Sie mithilfe von Data Mapping Tool-Berichten Duplikate zusammenführen oder Analyseressourcen erstellen. Wenn ein Datenbankadministrator ein Programm zur Identifizierung potenzieller doppelter Konten ausführt, kann er die gekennzeichneten Konten öffnen und zusammenführen, wenn sie eindeutig derselben Person gehören. Einige Datenabgleichstools verfügen über automatische Zusammenführungsfunktionen, die es dem Programm ermöglichen, Konten mit denselben Informationen zu kombinieren. Einige Unternehmen nutzen den Datenabgleich für Marketinganalysen. In solchen Fällen kann der Marketingkoordinator oder ein anderer Spezialist die Informationen aus dem Datenzuordnungsbericht verwenden, um die E-Mails zu segmentieren.

Vorteile der Datenzuordnung

Hier sind einige Möglichkeiten, wie der Einsatz eines Datenmapping-Tools die organisatorische Effizienz verbessern kann:

Zentralisierte Informationen

Durch den regelmäßigen Einsatz eines Datenabgleichstools zur Identifizierung und Konsolidierung doppelter Konten oder Datensätze kann der reibungslose Betrieb Ihrer Datenbank gewährleistet werden. Es kann auch sichergestellt werden, dass Mitarbeiter Zugriff auf Kunden-, Lieferanten- oder Produktinformationen an einem einzigen Ort haben. Da viele Unternehmen über mehrere Informationsquellen verfügen, kann die Konsolidierung von Duplikaten die Kundenbeziehungen verbessern und den Verkaufsprozess rationalisieren.

Beispielsweise könnten sich drei verschiedene Mitarbeiter eines kleinen Einzelhandelsunternehmens an ein Technologieunternehmen wenden, um Informationen über Finanzdienstleistungssoftware zu erhalten. Wenn sie mit verschiedenen Vertriebsmitarbeitern kommunizieren, verfügen sie möglicherweise über drei eindeutige Konten, auch wenn sie alle zum selben Unternehmen gehören. Ein Datenabgleichstool kann ähnliche E-Mail-Adressen, Firmennamen und Telefonnummern identifizieren und einen Bericht an den Datenbankadministrator senden, der die Konten miteinander verknüpfen kann. Auf diese Weise können Vertriebs- und Kundendienstteams problemlos auf alle Informationen zu einem potenziellen Geschäft zugreifen.

Bietet Analysen und Business Intelligence

Ein Datenmapping-Tool kann Datensätze in das gleiche Format konvertieren, was bei der Datenanalyse hilfreich sein kann. Analysesoftware ist ein leistungsstarkes Werkzeug zum Auffinden von Trends in großen Datenmengen. Bei vielen Programmen muss der Benutzer die Daten jedoch standardisieren, bevor er analytische Aufgaben durchführt. In Unternehmen, in denen mehrere Mitarbeiter manuell Daten in ein CRM oder eine andere Datenbank eingeben, können die Daten unterschiedliche Formate für Datum, Namen und Standorte verwenden. Ein Datenzuordnungstool kann es einem Datenbankadministrator oder einem anderen Büroangestellten ermöglichen, Daten über Hunderte oder Tausende von Datenbankeinträgen hinweg automatisch neu zu formatieren.

Verbessert die Verkaufstaktiken.

Mithilfe von Datenzuordnungstools können Sie Ihre Zielgruppe besser verstehen und so Ihre Marketingmethoden verbessern. Durch den Vergleich der CRM-Daten (Customer Relationship Management) eines Unternehmens mit einem Informationssatz von Drittanbietern können Datenabgleichstools Benutzerprofile mit demografischen Informationen verknüpfen und so ein vollständigeres Profil eines aktuellen oder potenziellen Kunden erstellen. Wenn ein potenzieller Kunde ein Unternehmen anruft, kann ein Vertriebsmitarbeiter die Kontaktinformationen und Interessen des Anrufers sammeln. Datenerfassungs-Apps von Drittanbietern können zusätzliche Informationen bereitstellen, darunter die Adresse, das Alter und den Beruf des Anrufers.

Beispielsweise könnten Vertriebsmitarbeiter eines Nachhilfeunternehmens einen Elternteil kontaktieren, der an Nachhilfediensten für seinen Teenager interessiert ist. Der Vertreter kann die Telefonnummer und Postleitzahl des Elternteils in der CRM-Plattform des Unternehmens angeben. Durch den Vergleich dieser Daten mit Informationen, die das Unternehmen von einer Datenerfassungsagentur erwirbt, kann ein Datenabgleichstool Informationen über den Schulbezirk des Schülers und lokale Konkurrenzunternehmen liefern. Diese Informationen können dem Vertriebsmitarbeiter dabei helfen, eine zielgerichtete Präsentation für den Interessenten zu erstellen.

Sorgt für Compliance

Viele Organisationen nutzen ihre Datenbanken, um Compliance-Informationen wie Genehmigungsformulare und Verträge mit Lieferanten und Kunden zu speichern. Datenabgleichsprogramme können Unternehmen dabei helfen, ihre Datenbanken zu pflegen und die Compliance über mehrere Konten hinweg sicherzustellen. Durch die Identifizierung doppelter Konten und Konten mit ähnlichen Parametern können diese Programme Compliance-Aufgaben vereinfachen, was dazu beitragen kann, dass Verwaltungsmitarbeiter effizienter arbeiten.

Schulbezirke benötigen beispielsweise möglicherweise eine Sondergenehmigung für externe Anbieter, bevor sie ihnen erlauben, in den Schulen des Systems zu arbeiten. Die Datenbank eines Schulsystems kann Hunderte potenzieller Anbieter enthalten, die sich nach dem Angebot von Dienstleistungen oder dem Verkauf von Produkten an ihren Schulen erkundigt haben. Mithilfe des Programms kann ein Datenbankadministrator doppelte Konten für Unternehmen identifizieren und diese zusammenführen. So wissen sie genau, welche Lieferanten über ein gültiges Genehmigungsformular verfügen.