Definition, Zweck und Vorteile • BUOM

3. Januar 2022

Die Daten eines Unternehmens können verwendet werden, um wichtige Geschäftsentscheidungen zu treffen, z. B. darauf, worauf sich die Marketingbemühungen konzentrieren, wie mehr Kunden gewonnen werden können und wie hoch die aktuelle Leistung ist. Die Durchführung einer intensiven Datenbereinigung kann dazu beitragen, die Genauigkeit sicherzustellen und die allgemeine Geschäftseffizienz zu verbessern. Wenn Sie sich mit den Einzelheiten der Datenbereinigung vertraut machen, können Sie feststellen, ob diese Aufgabe für Ihr Unternehmen von Nutzen sein kann. In diesem Artikel definieren wir die Datenbereinigung, besprechen, welche Lösungen sie bieten kann, erläutern ihre wichtigsten Vorteile und teilen Schritte mit, die Sie unternehmen können, um die Datenbereinigung in Ihren eigenen Datenbanken und Systemen zu implementieren.

Was ist Datenbereinigung?

Unter Datenbereinigung versteht man den Prozess der Korrektur von Daten in einer Datenbank. Dazu gehört die Überprüfung der aktuell gespeicherten Daten, die Korrektur etwaiger Fehler, das Entfernen unwichtiger Daten und das Hinzufügen von Informationen, um die Richtigkeit sicherzustellen. Unternehmen können ihre Daten manuell bereinigen, indem sie ihre aktuellen Datensätze überprüfen oder ein Softwaretool verwenden, das nach häufigen Problemen suchen kann.

Welche häufigen Fehler können durch Datenbereinigung korrigiert werden?

Es gibt mehrere häufige Fehler, die Sie mit der Datenbereinigung beheben können, darunter:

• Duplizierung: Datenbanken können mehrere Datensätze mit denselben Informationen enthalten. Bereinigungstools können dabei helfen, doppelte Einträge zu identifizieren. Möglicherweise muss jedoch festgelegt werden, welche beibehalten werden sollen.

• Inkonsistenzen: Die Daten können Inkonsistenzen aufweisen, z. B. Formatierungs- oder Textinkonsistenzen. Wenn beispielsweise Datensätze datiert sein müssen, kann die Datenbereinigung dazu beitragen, sicherzustellen, dass alle Datensätze gleich formatiert sind.

• Redundanz. Doppelte Daten unterscheiden sich von doppelten Daten dadurch, dass Sie ähnliche Informationen im selben Datensatz oder in Datensätzen haben können, die dieselben Informationen auf unterschiedliche Weise übermitteln. Durch die Datenbereinigung können Sie nur die wichtigsten Informationen identifizieren und speichern.

• Fehler bei der Dateneingabe. Wie bei der manuellen Dateneingabe können Tippfehler Tippfehler oder grammatikalische Inkonsistenzen enthalten. Bei der Reinigung können Datensätze mit Fehlern aufgedeckt werden, die korrigiert werden können.

• Fehlende Daten: Datenbankeinträge erfordern möglicherweise mehrere Informationen oder Metadaten. Mit Bereinigungstools können Sie feststellen, ob ganze Datensätze oder zugehörige Informationen fehlen.

Diese Fehler können aus mehreren Gründen auftreten. Beispielsweise kann es bei Systemen mit vielen manuellen Dateneingabefeldern ohne spezifische Anweisungen zu mehr Tippfehlern oder Inkonsistenzen kommen. Organisationen können auch Systeme kombinieren, was zu Duplikaten oder Inkonsistenzen führen kann, je nachdem, wie Benutzer Eingaben in den einzelnen Systemen verarbeiten.

Vorteile der Datenbereinigung

Die Bereinigung Ihrer Daten bietet Ihnen mehrere Vorteile:

• Verbesserte Erfahrung. Durch die Erstellung genauer und konsistenter Aufzeichnungen für alle Ihre Produkte, Mitarbeiterinformationen und andere Datenanforderungen kann die Interaktion von Mitarbeitern und Kunden mit Systemen und Informationen verbessert werden. Dies kann Vertrauen bei Dritten aufbauen und die Arbeitsmoral und Produktivität der Mitarbeiter verbessern, da häufige Frustrationen im Zusammenhang mit falschen oder fehlenden Daten beseitigt werden können.

• Verbesserte Entscheidungen: Genaue Daten können Unternehmen dabei helfen, bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen. Genaue Verkaufsdaten mit vollständigen Metadaten können einem Unternehmen beispielsweise helfen zu verstehen, wo es am erfolgreichsten ist und wo es sich verbessern kann.

• Erhöhter Umsatz: Da die Reinigung dazu beitragen kann, die Kosten für zusätzliche Produktion, Nacharbeit oder die Frustration der Kunden zu senken, kann sie auch dazu beitragen, den Umsatz zu steigern. Beispielsweise können genaue Produktdaten auf der Website eines Unternehmens Kunden beim Kauf ihrer Produkte unterstützen und ihr Einkaufserlebnis verbessern.

• Produktivitätssteigerung. Eine saubere Datenbank ermöglicht es Mitarbeitern, Datensätze leichter zu finden, Datentrends zu verstehen und sich auf ihre Aufgaben zu konzentrieren, anstatt Daten manuell zu bereinigen. Dies kann die Produktivität am Arbeitsplatz verbessern, was die Produktivität steigern kann.

So löschen Sie Daten

Hier sind einige Schritte, die Sie unternehmen können, um Ihre Daten zu bereinigen:

1. Überprüfen Sie Ihre Eingaben

Bevor Sie die Daten korrigieren, möchten Sie möglicherweise Ihre Datenbank überprüfen. Dies kann Ihnen helfen, häufige Probleme zu identifizieren und den Umfang Ihres Projekts zu definieren. Sie können ein Bereinigungstool verwenden oder diese Prüfung manuell durchführen. Während dieser Prüfung können Sie die verschiedenen Systeme oder Datenbanken identifizieren, in denen Sie Daten speichern, wer sie eingibt und pflegt und wie eine ideale Datenbank aussieht.

2. Erstellen Sie Regeln

Sobald Sie Ihre allgemeinen Herausforderungen verstanden haben und wissen, wo Sie Daten speichern, können Sie durch die Erstellung strenger Regeln für die Dateneingabe und -verwaltung sicherstellen, dass Ihre Aufzeichnungen konsistent und korrekt sind. Sie können Elemente definieren wie:

• Formatierungsrichtlinien

• Grammatik regeln

• Eingaberollen

• Zugriffsrollen

• Benötigte Felder

• Metadaten- oder Tag-Anforderungen

Ihre Regelliste kann Ihnen dabei helfen, Ihre Daten zu reparieren und nach der Bereinigung zu verwalten. Berücksichtigen Sie beim Erstellen dieser Liste Ihre Geschäftsziele. Wenn Sie beispielsweise Preisprobleme beheben möchten, können Sie eine bestimmte Dollarformatierung aktivieren und sicherstellen, dass jedes Produkt einen Preis hat, um die Menge fehlender Daten zu reduzieren. Möglicherweise möchten Sie sich mit mehreren Teams treffen, um zu ermitteln, welche Daten für die Einbeziehung am sinnvollsten sind.

3. Korrigieren Sie die Daten

Wenn Ihre Regeln vorhanden sind, können Sie Ihre Daten manuell korrigieren oder automatisierte Tools ausprobieren, die sie korrigieren können. Dies kann das Eingeben fehlender Informationen, das Korrigieren von Tippfehlern, das Hinzufügen von Metadaten oder das Entfernen doppelter Einträge umfassen. Sie können dieser Aufgabe ein separates Team widmen, das von denen getrennt ist, die normalerweise Daten eingeben, um Datensätze anhand bestimmter Regeln objektiv zu ändern. Wenn Sie Systeme oder eines davon zusammenführen, sollten Sie erwägen, die Daten nur auf einem System oder nach der Zusammenführung zu aktualisieren, um sicherzustellen, dass Sie Fehler nur einmal an der richtigen Stelle korrigieren.

4. Bestätigen Sie die Details

Sobald Sie die Daten korrigiert haben, können Sie eine Überprüfung durchführen, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie eine Software zum Bereinigen Ihrer Daten verwendet haben, da diese möglicherweise nur strengen Regeln folgt und möglicherweise nicht alle Probleme wie die Richtigkeit erkennt. Beispielsweise möchten Sie möglicherweise Daten für jedes von Ihnen verkaufte Produkt definieren und eingeben, benötigen jedoch möglicherweise Experten, um zu überprüfen, ob die Spezifikationen oder Metadaten für jedes Produkt korrekt sind.

5. Erstellen Sie Berichte

Viele Datenbanken oder Systeme ermöglichen es Ihnen, Berichte mit Ihren Daten zu erstellen. Die Softwaretools, die die Bereinigung durchführen, verfügen möglicherweise auch über Berichte, die die identifizierten Probleme und den Fortschritt ihrer Lösung anzeigen. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie regelmäßig Datenlöschungen durchführen möchten, da Sie so herausfinden können, wie lange es dauern und wie viel es kosten könnte. Berichte können auch Trends anzeigen, z. B. wo bei bestimmten Datenfeldern häufiger Probleme auftreten.

6. Anforderungen kommunizieren

Sobald Sie die Bereinigung abgeschlossen haben, können Sie überlegen, wie Sie Ihre Ergebnisse kommunizieren und Prozesse oder Dokumentation einrichten, um einige häufige Probleme zu vermeiden. Sie können sich mit dem Management treffen, um zu sehen, ob Sie bestimmte Dateneingaberollen zuweisen können, um eventuell benötigte technische Supportressourcen zu ermitteln und Dokumentationen für Datenanforderungen zu erstellen. All dies kann dazu beitragen, die Datenqualität in Zukunft zu verbessern und bei der nächsten Datenbereinigung Zeit und Geld zu sparen.