Definition, Nutzen und Einsatz am Arbeitsplatz • BUOM

9. Dezember 2021

Digitale Kommunikation ist am modernen Arbeitsplatz unverzichtbar. Da Unternehmen Wert auf Sicherheit und Produktivität legen, ist die Nutzung eines internen Netzwerks oder Intranets als Ergänzung oder Ersatz für das Internet für viele Unternehmen eine praktikable Option. Wenn Sie mehr über die Funktionen dieses digitalen Systems erfahren, können Sie die internen Computer- und Netzwerksysteme Ihres Arbeitsplatzes effektiver nutzen. In diesem Artikel besprechen wir, was ein Intranet ist, erklären, wie und warum Unternehmen es nutzen, und bieten Schritte an, die Ihnen bei der Einrichtung eines Intranets an Ihrem Arbeitsplatz helfen.

Was ist ein Intranet?

Ein Intranet ist ein Internetportal, das nur bestimmten Benutzern im Netzwerk zugänglich ist. Was in den 1990er Jahren als Methode zur Dokumentenspeicherung begann, hat sich zu einem lokalisierten World Wide Web entwickelt, das es Mitarbeitern ermöglicht, über die Computernetzwerke ihres Unternehmens auf wichtige Daten zuzugreifen und diese zu teilen. Neuere Intranet-Technologien nutzen Cloud-Speicher, der interne Systeme verbindet.

Ein Intranet wird innerhalb einer Organisation verwendet, um einem begrenzten Personenkreis Zugriff auf bestimmte Informationen zu ermöglichen. Die Intranet-Technologie nutzt einen Webserver, um über ein Softwaresystem Informationen zwischen Benutzern auszutauschen. Ein Intranet nutzt häufig ein Content-Management-System (CMS), um relevante Unternehmensdaten zu organisieren. Das CMS fungiert als digitales Arbeitszentrum und bietet den Mitarbeitern Zugriff. Der Inhalt variiert je nach Branche, umfasst jedoch in der Regel alle nicht öffentlichen Informationen, die Mitarbeiter zur Erfüllung ihrer beruflichen Aufgaben benötigen. Dazu können Dokumente wie Verfahrenshandbücher, Schulungsinformationen oder Kundendatenbanken gehören.

Intranet vs. Internet

Ein Intranet funktioniert anders als eine Internetverbindung, da es auf Informationen von einem begrenzten Netzwerk von Servern zugreift. Das Internet bietet öffentlichen Zugang zu miteinander verbundenen Servern, die das World Wide Web bilden. Das Intranet ist nur mit bestimmten Servern verbunden und bietet nur ausgewählten Benutzern Zugriff. Intranets verbinden Benutzer intern über Anmeldeinformationen wie eine IP-Adresse oder einen Login-Benutzernamen, um ein privates Netzwerk aufrechtzuerhalten. Das Internet enthält digitale Informationen zu jedem Thema von jedem Teilnehmer, während im Intranet nur spezifische Informationen aus einer privaten Quelle gespeichert sind.

Welche Vorteile bietet die Nutzung eines Intranets?

Ein Intranet bietet Unternehmen eine Reihe von Vorteilen, darunter eine bessere Kontrolle über ihre digitale Infrastruktur. Der Einsatz eines Intranets kann für mehr Sicherheit und zusätzlichen Schutz vor externen Datenlecks sorgen. Darüber hinaus erhalten Unternehmen mehr Kontrolle über den Benutzerzugriff. Über ein Intranet können Mitarbeiter auf arbeitsplatzspezifische Informationen zugreifen, oft schneller als durch die Anmeldung bei einem externen System über das Internet. Ein Intranet vereinfacht die Kommunikation und den Informationsaustausch und ermöglicht es Teammitgliedern, von überall auf der Welt aus zu arbeiten und gleichzeitig Zugriff auf die Datensysteme des Unternehmens zu behalten.

Organisationen nutzen Intranets für folgende Zwecke:

• Meetings: Unternehmen können das Intranet nutzen, um sichere Meetings per Videokonferenz abzuhalten.

• Timer: Mitarbeiter und Unternehmensleiter können die Arbeitszeit mithilfe einer Intranet-Software verfolgen und aufzeichnen.

• Projektprotokolle. Teammitglieder können Unternehmens-Apps verwenden, um Fristen zu protokollieren, Aktualisierungen zu verfolgen und Daten für Arbeitsprojekte aufzuzeichnen.

• Dateispeicherung und -freigabe: Ein Intranet bietet einen einfachen und sicheren Ort für digitale Dokumente.

• Nachrichtenzentren: Mitarbeiter können Intranet-Chat-Funktionen nutzen, um effektiv mit anderen Teammitgliedern zu kommunizieren.

• Hinweise: Organisationen können den Intranetraum auch zum Versenden und Speichern von Unternehmensinformationen wie monatlichen Newslettern und Hintergrunddokumenten nutzen.

• Digitale Sicherheit: Auch wenn Intranets nicht immun gegen Hacker oder Malware sind, können sie durch den Einsatz von Firewalls und interner Überwachung für mehr Sicherheit für sensible Informationen sorgen.

Grundelemente eines Intranets

Die folgenden Elemente bilden Intranetfunktionen in einer Organisation:

Anwendungen

Ein Intranet fungiert als effizienter Ort zum Gruppieren von Softwareanwendungen, die für die tägliche Arbeit benötigt werden. Allgemeine Produktivitätsanwendungen oder spezifische Tools für Arbeitsprojekte können auf einem Intranet-Dashboard gespeichert werden. Diese Apps können häufig mit persönlichen Geräten synchronisiert werden, um Teammitgliedern mit Arbeitsplatz-Tools mehr Mobilität zu ermöglichen.

Kommunikation bedeutet

Ein Intranet bietet den Teammitgliedern verschiedene Möglichkeiten zur Kommunikation. Dazu können E-Mail- und andere Nachrichtenfunktionen gehören. Organisationen können Intranets auch für Videokonferenzen nutzen, wodurch Benutzer in einem sicheren System aus der Ferne kommunizieren können.

Lagerung

Ein Intranet enthält einen Ort zum Speichern gemeinsam genutzter Dateien oder persönlicher Dokumente. Durch die Verwendung eines internen Cloud-Systems können Benutzer von entfernten Standorten oder Unternehmensgeräten aus auf diese Dateien zugreifen. Der Intranet-Speicher organisiert außerdem Dateien an einem Ort und bietet Benutzern so eine effiziente Möglichkeit, Dokumente zu finden und zu speichern.

Ressourcen

Das Intranet dient als Basis für die Ressourcen des Unternehmens. Unternehmen nutzen typischerweise Intranetsysteme, um Mitarbeiterhandbücher und Schulungsmaterialien zu verwalten. Unternehmen können dieses sichere Netzwerk auch zum Speichern von Mitarbeiter- oder Kundenkontaktinformationen nutzen.

Extranet-Add-ons

Diese Funktion ermöglicht Dritten den Zugriff auf Ihr Intranet. Unternehmen nutzen Extranet-Erweiterungen, um Kunden Zugriff auf ein bestimmtes System innerhalb ihrer Organisation zu ermöglichen. Extranets können die Kommunikation zwischen Partnern und Lieferanten vereinfachen, indem sie Zugriff auf gemeinsame Informationen wie Inventar oder Projektaktualisierungen ermöglichen.

So erstellen Sie ein Intranet für Ihr Unternehmen

Befolgen Sie diese Schritte, um Ihr Intranetsystem in die Technologiestruktur Ihres Unternehmens zu integrieren:

1. Bewerten Sie Ihre Bedürfnisse

Bevor Sie ein Intranetsystem auswählen oder installieren, legen Sie fest, wie Sie das Tool verwenden möchten. Planen Sie, welche internen Anwendungen einbezogen werden sollen. Bestimmen Sie, wie Mitarbeiter auf das System zugreifen können und wer innerhalb Ihrer Organisation Zugriff benötigt.

2. Wählen Sie die richtige Plattform

IT-Lösungsunternehmen bieten Intranetdienste an. Dies kann Installation und Hosting oder einfach ein CMS-Kontrollpanel umfassen. Berücksichtigen Sie die finanziellen Auswirkungen eines Intranets, einschließlich Wartungs- und Sicherheitskosten.

3. Ernennen Sie einen Leiter

Wählen Sie einen internen oder externen Fachmann, der die Intranet-Installation Ihres Unternehmens überwacht. Eine eigene IT-Abteilung kann alle notwendigen Ressourcen und geschulte Fachkräfte bereitstellen. Wenn Sie in Ihrem Unternehmen nicht über diese Ressourcen verfügen, können Sie auch IT-Fachkräfte finden, die auf Vertragsbasis beratend tätig sind und Technologietools installieren oder verwalten.

4. Etablieren und integrieren

Sobald Sie über das nötige Personal für die Verwaltung und Wartung Ihres Intranets verfügen, installieren Sie das neue System mit Hilfe Ihres IT-Personals. Dazu gehört das Herunterladen wichtiger Anwendungen und Dokumente, damit Mitarbeiter auf wichtige Informationen zugreifen können, sobald das Intranet online ist. Möglicherweise müssen Sie für bestimmte Anwendungen auch Updates installieren, damit diese problemlos in neue Netzwerke integriert werden können.

5. Schulen Sie Ihre Mitarbeiter

Bieten Sie Ihren Mitarbeitern Schulungen zum Umgang mit diesem neuen Tool an. Demonstrieren Sie wichtige Aufgaben wie das Herunterladen und Teilen von Dokumenten und den Zugriff auf Anwendungen. Fördern Sie die Kommunikation, indem Sie Teammitglieder über Chat-Funktionen einbeziehen.

6. Pflegen und optimieren

Nach erfolgreicher Installation des Intranets ist es wichtig, das Intranet zu pflegen. Durch eine konsequente Virenprüfung und Risikobewertung kann die Gefahr von Datenlecks und Hackerangriffen minimiert werden. Halten Sie Anwendungen und Betriebssysteme auf dem neuesten Stand, damit das Intranet Ihres Unternehmens reibungslos funktioniert.