Coveys Zeitmanagement-Matrix erklärt • BUOM
14. September 2020
Richtiges Zeitmanagement ist wichtig für die Steigerung der persönlichen Produktivität und des Geschäftserfolgs. Es gibt viele verschiedene Zeitmanagementstrategien, die Sie verwenden können, einschließlich der Covey Time Management Matrix. Diese Methode ist eine effektive Methode, um Ihre Aufmerksamkeit auf die Aufgaben zu lenken, die für Ihr Unternehmen und Ihr persönliches Wachstum am wichtigsten sind. In diesem Artikel erklären wir, was die Covey-Zeitmanagementmatrix ist und wie Sie sie nutzen können, um Ihre eigenen Priorisierungstaktiken zu transformieren.
Was ist die Covey-Zeitmanagementmatrix?
Die Covey Time Management Matrix bietet einen Rahmen für die Priorisierung Ihrer Zeit und Aufgaben, um Effizienz und Produktivität zu optimieren. Dieses Modell wurde von Stephen Covey, dem Autor von „The Seven Habits of Highly Effective People“, erstellt und nutzt das Vier-Quadranten-System, um Ihnen dabei zu helfen, jede Aufgabe, Verantwortung und jeden Aspekt Ihres Lebens zu kategorisieren, basierend auf:
Dringlichkeit: Aufgaben und Verantwortlichkeiten, die sofortiges Handeln oder Aufmerksamkeit erfordern.
Bedeutung: diejenigen, die für die Ziele von großer Bedeutung oder Wert sind
Das Ziel dieser Methode besteht darin, sich auf die Verbesserung persönlicher und beruflicher Beziehungen sowie die Förderung von Wachstum und Leistung zu konzentrieren.
Vier Quadranten der Zeitmanagement-Matrix von Covey
Jeder Quadrant hat seine eigenen Merkmale und soll Ihnen dabei helfen, Ihre Aufgaben und Verantwortlichkeiten zu priorisieren. Diese Quadranten sind:
Quadrant 1: Dringend und wichtig
Quadrant 2: Nicht dringend, aber wichtig
Quadrant 3: Dringend, aber nicht wichtig
Quadrant 4: Nicht dringend oder wichtig
Quadrant 1: Dringend und wichtig
Q1 umfasst Verantwortlichkeiten oder Aufgaben, die kritische Ergebnisse beinhalten und dringend Aufmerksamkeit erfordern. Elemente in diesem Quadranten können aufgrund ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit auch Stress verursachen. Wenn Sie diese Aufgaben kennen und entsprechend klassifizieren, können Sie sicherstellen, dass Sie die erforderliche Zeit und Mühe darauf verwenden. Artikel, die in Q1 fallen, haben die folgenden Eigenschaften:
Kommende Fristen
In direktem Zusammenhang mit unmittelbaren Zielen
Sorgen Sie für eine sofortige Risikominderung
Dieser Quadrant befindet sich oben links in der Matrix.
Quadrant 2: Nicht dringend, aber wichtig
Bei Q2 geht es darum, sich auf Aktivitäten zu konzentrieren, um Disziplin und Engagement zu entwickeln, und herauszufinden, was Sie kontrollieren können, und daran zu arbeiten. Einige Q2-Artikel können die folgenden Eigenschaften haben:
Erfordert Planung oder zusätzliche Schritte
In direktem Zusammenhang mit gemeinsamen Zielen
Dieser Quadrant befindet sich oben rechts in der Matrix.
Quadrant 3: Dringend, aber nicht wichtig
Die Maßnahmen im dritten Quartal sind dringend und gewinnen zu diesem Zeitpunkt an Bedeutung. Hierbei handelt es sich wahrscheinlich um Elemente, die gekürzt oder aus dem Workflow entfernt werden können. Sie haben wahrscheinlich einige der folgenden Eigenschaften:
Ergebnis einer schlechten Elementplanung in Q1 und Q2
Leistungsunterbrechung
Abstraktion
Dieser Quadrant befindet sich unten links in der Matrix.
Quadrant 4: Nicht dringend oder wichtig
Aufgaben im vierten Quartal könnten wahrscheinlich ganz gestrichen oder reduziert werden. Es ist wichtig zu bestimmen, welche Elemente in diesen Quadranten fallen, damit Sie wissen, welche Aufgaben als niedrigste Priorität einzustufen sind. Diese Artikel haben normalerweise die folgenden Eigenschaften:
Verursachen Sie den geringsten Stress
Steht in direktem Zusammenhang mit allgemeinen oder unmittelbaren Zielen
Dieser Quadrant befindet sich unten rechts in der Matrix.
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Vorteile der Verwendung der Covey-Zeitmanagementmatrix
Die Verwendung der Covey-Zeitmanagementmatrix kann viele Vorteile am Arbeitsplatz haben, darunter:
Steigern Sie die Produktivität: Die Reihenfolge dieser Methode kann Ihnen bei der Entscheidung helfen, welche Prioritäten Sie in Ihrem Leben setzen und wie Sie diese Aufgaben effektiv angehen. Eine organisierte und priorisierte Aufgabenliste kann Ihnen dabei helfen, mehr und die wichtigsten Aufgaben in der gleichen Zeit zu erledigen.
Klare Gewohnheiten. Mithilfe dieser Matrix können Sie feststellen, in welchen Quadranten Sie die meiste Zeit verbringen, und Ihr eigenes Verhalten bewerten. Sie können dann die neue Gewohnheit entwickeln, sich nur auf die Elemente Q1 und Q2 zu konzentrieren.
Work-Life-Balance: Mit produktiveren Gewohnheiten bei der Arbeit können Sie sich besser Zeit für die Dinge nehmen, die Ihnen außerhalb der Arbeit am wichtigsten sind.
Verbesserte Planungsfähigkeiten: Die richtige Priorisierung von Aufgaben mithilfe dieser Matrix kann Ihnen auch dabei helfen, klare kurzfristige Ziele zu identifizieren, die innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens erreicht werden können. Dies kann Ihnen helfen, Projekte und langfristige Ziele besser zu planen.
So verwenden Sie die Covey-Zeitmanagementmatrix
Die Anwendung dieser Matrix auf Ihr tägliches Leben und Ihre Routine erfordert Selbsteinschätzung und Spezifität. Hier sind einige Schritte, die Ihnen helfen können, diese Technik zu verstehen:
1. Listen Sie die Aufgaben auf, die Sie erledigen müssen
Unabhängig davon, ob Sie Prioritäten für den Tag oder den Monat setzen, ist es wichtig, alle Aufgaben aufzuschreiben, die Sie noch erledigen müssen. Diese Aufgaben sollten kurz und klar formuliert sein.
2. Geben Sie Fristen an
Nachdem Sie jede Aufgabe klar aufgelistet haben, geben Sie deren Fristen an. Wenn Sie wissen, wann Dinge erledigt werden müssen, können Sie Prioritäten setzen, was zuerst erledigt werden muss und was warten kann. Achten Sie auf schnell näher rückende Fristen, um im nächsten Schritt die Dringlichkeit Ihrer Aufgaben zu ermitteln.
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3. Identifizieren Sie Ihre dringendsten Aufgaben
Geben Sie an, welche der aufgeführten Fristen am nächsten liegt, um festzustellen, welche am dringendsten sind. So können Sie Ihre Aufgaben bei der Priorisierung relativieren. Es vermittelt auch ein klares Bild Ihrer gemeinsamen Verantwortlichkeiten und kann Ihnen eine Vorstellung davon geben, welche Aufgaben zuerst und welche zuletzt erledigt werden sollten.
4. Ordnen Sie nach Wichtigkeit
Sobald Sie festgestellt haben, wie dringend die einzelnen Aufgaben in Ihrem Zeitplan sind, ordnen Sie die Aufgaben entsprechend ihrer Wichtigkeit ein. Dadurch können Sie vollständig nachvollziehen, welche Aufgaben vorläufig sind und welche noch warten können. Es kann auch dabei helfen, einen Zeitplan zu erstellen, um diese dringenden Aufgaben entsprechend ihrer Wichtigkeit zu erledigen.
5. Platzieren Sie Aufgaben im richtigen Quadranten
Untersuchen Sie jede Aufgabe, um festzustellen, wie dringend und/oder wichtig sie für Ihre Agenda ist, und ordnen Sie sie dann in Gruppen auf Ihrer Liste ein. Wenn Sie festgestellt haben, welche Aufgaben dringend, wichtig oder beides sind, platzieren Sie sie im entsprechenden Quadranten. Sie können diese Matrixorganisation nutzen, um Aufgaben über den Tag, die Woche oder den Monat hinweg zu erledigen.
6. Bewerten Sie Ihre Produktivität
Wiederholen Sie diesen Vorgang für Ihre täglichen und wöchentlichen Aktivitäten. Denken Sie über Ihre Leistung nach, nachdem Sie die Methode mehrere Wochen oder Monate lang angewendet haben. Ermitteln Sie, wie das Erledigen von Aufgaben in der Reihenfolge, in der sie in der Matrix erscheinen, Ihre Effizienz, Ihren Arbeitsablauf und Ihr Stressmanagement verbessert hat. Anhand Ihrer Erkenntnisse können Sie herausfinden, wie Sie Ihren Zeitplan am besten an Ihre Bedürfnisse anpassen oder beurteilen, ob bestimmte Elemente Ihrer Matrix in einen anderen Quadranten verschoben werden müssen. Wenn Sie feststellen, dass einige Elemente nicht so wichtig sind wie andere, sollten Sie Ihre Matrix, Ihren Zeitplan oder Ihre Arbeitsmethoden neu organisieren, um sinnvollere Aufgaben an die erste Stelle zu setzen.