Cold-E-Mail-Leitfaden (16 Best Practices) • BUOM

24. Juni 2021

Kaltes E-Mail-Versenden ist eine effektive und effiziente Taktik für das Wachstum Ihres Unternehmens. Mit diesem Ansatz können Sie die Markenbekanntheit steigern und Verbindungen zu Menschen herstellen, die bisher nicht mit Ihrem Unternehmen in Verbindung gebracht wurden. Obwohl der Prozess zunächst entmutigend erscheinen mag, wird es Ihnen helfen, sich wohler zu fühlen, wenn Sie seine Vorteile und Richtlinien verstehen. In diesem Artikel besprechen wir Kalt-E-Mails, seine Bedeutung für das Unternehmen und 16 Tipps, die Ihnen dabei helfen, Ihre Antwortrate zu erhöhen.

Was ist eine kalte E-Mail?

Beim Cold-E-Mailing versendet eine Person oder ein Unternehmen E-Mails in der Hoffnung, neue Kunden zu gewinnen. Im Gegensatz zu anderen Arten von Netzwerken ist diese Art der Suche „kalt“, da der Absender keine bestehende Beziehung zu den Empfängern hat, die er kontaktiert. Der Absender möchte Aufmerksamkeit auf das Unternehmen lenken und die Empfänger davon überzeugen, seine Dienstleistungen oder Angebote in Betracht zu ziehen. Unternehmen nutzen häufig Cold-E-Mails, um ein breites Spektrum an Menschen oder potenziellen Kunden zu erreichen. Obwohl nicht jeder antworten kann, kann dieser Ansatz dabei helfen, potenzielle Kunden zu identifizieren und zu kontaktieren.

Gründe, Cold-E-Mails zu verwenden, um Kunden zu erreichen

Kalte E-Mails sind aus mehreren Gründen eine effektive Strategie zur Lead-Akquise:

Sie sind weniger aufdringlich

Im Vergleich zu einem Telefonanruf oder einem Verkaufsgespräch wirkt eine kalte E-Mail möglicherweise weniger aufdringlich. Das Empfangen von E-Mails nimmt ihnen keine Zeit in Anspruch, es sei denn, sie beschließen, sie zu öffnen und zu lesen. Durch die Verwendung von Best Practices für kalte E-Mails können Sie freundliche und prägnante E-Mails erstellen, deren Lesen nicht viel Zeit in Anspruch nimmt. Auch die Bereitstellung hilfreicher Tipps oder wertvoller Inhalte kann dazu beitragen, das Interesse der Leser aufrechtzuerhalten.

Sie bieten einen weitreichenden Ansatz

Mithilfe der Kalt-E-Mail-Ansprache können Sie ein breites Spektrum potenzieller Kunden gleichzeitig ansprechen. Auch wenn Sie möglicherweise nicht von allen Antworten erhalten, bedeutet das Versenden von E-Mails an viele Personen, dass Sie wahrscheinlich zumindest einige erreichen können. Unabhängig davon, wie viele Antworten Sie erhalten, wird das Versenden dieser E-Mails an Ihre Liste potenzieller Kunden dazu beitragen, Ihre Markenbekanntheit zu steigern.

Sie dienen als Marketing- und Networking-Tool.

Auch wenn Sie keine zuverlässigen Leads haben, sind Kalt-E-Mails dennoch eine wirksame Möglichkeit, Ihre Networking-Fähigkeiten zu verbessern. Wie bereits erwähnt, trägt das Versenden dieser E-Mails an potenzielle Kunden dazu bei, die Bekanntheit und Wiedererkennung Ihres Unternehmens oder Ihrer Marke zu steigern. Empfänger können Ihnen direkt antworten oder Ihre E-Mails mit anderen Personen teilen, die möglicherweise an Ihren Dienstleistungen oder Angeboten interessiert sind.

16 Best Practices für kalte E-Mails

Hier sind einige Richtlinien für kalte E-Mails, die Sie befolgen können, um eine hohe Antwortrate sicherzustellen:

1. Verwenden Sie eine professionelle E-Mail-Adresse

Die Verwendung einer professionellen E-Mail-Adresse beim Umgang mit Kalt-E-Mails kann die Glaubwürdigkeit Ihrer Nachricht erhöhen. Sie können beispielsweise die folgende E-Mail-Adressvorlage verwenden: (email protected). Wenn Sie keine Web-Domain für Ihr Unternehmen haben, können Sie kostenlose E-Mail-Dienste nutzen, um eine E-Mail-Adresse zu erstellen, die Ihren vollständigen Namen verwendet, z. B. „(email protected)” Vermeiden Sie die Verwendung von E-Mail-Adressen, die Spitznamen oder Slang enthalten, um sicherzustellen, dass Sie professionell wirken.

2. Seien Sie prägnant

Ihre potenziellen Kunden erhalten wahrscheinlich wie Sie jeden Tag viele E-Mails. Das Versenden kurzer E-Mails, deren Lesen nicht länger als ein paar Minuten dauert, kann ihnen helfen, sich auf Ihre Nachricht zu konzentrieren und sich darauf einzulassen. Sie können Ihre E-Mails prägnant halten, indem Sie nur die relevantesten oder wichtigsten Informationen enthalten, die Ihre potenziellen Kunden wissen müssen.

3. Kennen Sie Ihr Publikum

Wenn Sie die Kunden kennen, die Sie ansprechen möchten, können Sie Ihre Rücklaufquoten verbessern. Denken Sie bei der Planung Ihrer Cold-E-Mail-Strategie über die Dienstleistungen oder Angebote Ihres Unternehmens nach und identifizieren Sie potenzielle Kundenbedürfnisse, die Sie lösen können. Wenn Sie beispielsweise Website-Entwicklungsdienste anbieten, suchen Sie nach Einzelpersonen oder Unternehmen mit veralteten Websites. Ihr Angebot könnte für diese Empfänger attraktiver sein als für diejenigen mit professionell aktualisierten Websites, da Ihre Dienste ihren aktuellen Bedürfnissen entsprechen.

4. Verwenden Sie kreative Themen

Ihre Betreffzeilen können Ihnen helfen, die Aufmerksamkeit der Empfänger unter den vielen E-Mails in ihrem Posteingang zu erregen. Sie können mit verschiedenen Arten von Themen experimentieren, um herauszufinden, was am besten funktioniert, unabhängig davon, ob Sie den Namen des Empfängers angeben oder seine Bedürfnisse hervorheben. Versuchen Sie, eine bestimmte Sprache zu verwenden, um ihre Erwartungen zu formulieren und Ihren Wert zu belegen. Anstelle vager Betreffzeilen wie „Hey, möchten Sie sich vernetzen?“ könnten Sie beispielsweise schreiben: „Sind Sie bereit, das Design Ihrer Website zu verbessern?“ Empfänger verspüren möglicherweise einen größeren Drang, die neueste E-Mail zu öffnen, weil sie eines ihrer Grundbedürfnisse erfüllt.

5. Stellen Sie sich vor

Menschen möchten das Gefühl haben, mit einer anderen Person zu interagieren und nicht mit einem Computer. Sie können Ihrer Kalt-E-Mail eine persönliche Vorstellung hinzufügen, um eine Verbindung zu Ihren Empfängern aufzubauen. Diese Einführung muss nicht lang sein, sie kann einfach Ihren Namen, Ihren Beruf und eine kurze Zusammenfassung Ihrer Dienstleistungen oder Erfahrungen enthalten.

6. Personalisieren Sie Ihre E-Mails

Fügen Sie Ihren E-Mails nach Möglichkeit persönliche Daten hinzu, um Ihre Verbindung zu potenziellen Kunden zu stärken und Ihr echtes Interesse an ihnen zu zeigen. Sie können beispielsweise ihren Namen in die Betreffzeile aufnehmen oder erwähnen, dass Sie ihre Arbeit gesehen und geschätzt haben. Die Angabe dieser Details gibt den Empfängern das Gefühl, dass sie Ihnen als Menschen am Herzen liegen und Sie sie nicht nur als potenziellen Verkauf sehen.

7. Halten Sie das Gespräch am Laufen

Betrachten Sie kalte E-Mails als ein Gespräch mit potenziellen Kunden. Schreiben Sie Ihre E-Mails in Ihrem normalen Konversationsstil, sollten sich aber dennoch an die Fachsprache und Themen halten. Dieser Ansatz kann Ihnen dabei helfen, Ihre einzigartige Persönlichkeit zur Geltung zu bringen und eine persönlichere Beziehung und Verbindung zu Ihren Empfängern aufzubauen.

8. Geben Sie Ihr Ziel an

Wenn Empfänger Ihre E-Mails lesen, sollten sie sich über Ihre Absichten im Klaren sein. Konzentrieren Sie sich auf ein Thema, beispielsweise darauf, wie Sie ihnen beim Erreichen bestimmter Ziele helfen möchten, um sie mit Ihrer Botschaft zu beschäftigen. Sie können auch einen Aufruf zum Handeln bereitstellen, der sie dazu ermutigt, auf eine bestimmte Art und Weise mit Ihrem Unternehmen zu interagieren. „Lass uns Kontakt aufnehmen“ ist beispielsweise zu vage und bietet dem Empfänger nichts. „Bitte antworten Sie, wenn Sie Hilfe bei der Steigerung des Engagements in Ihren Social-Media-Profilen benötigen“ zeigt, wie der Empfänger von einer Antwort auf Ihre Nachricht profitieren kann.

9. Bieten Sie etwas Wertvolles an

Sie können Ihre Leser anlocken, indem Sie in Ihren E-Mails etwas Wertvolles anbieten, ohne eine Gegenleistung zu verlangen. Sie können etwas so Einfaches wie einen kurzen Tipp, ein Beispiel Ihrer Arbeit oder einen Link zu einem hilfreichen Video oder einer Infografik bereitstellen. Die von Ihnen angebotenen Produkte sollten zu Ihrem Unternehmen und den von Ihnen angebotenen Dienstleistungen passen. Wenn Sie den Menschen zeigen können, wie Sie ihnen helfen oder ihr Leben verbessern können, wird es für sie einfacher, den Wert einer Kundenbeziehung zu erkennen.

10. Unterstützen Sie Ihre Aussagen

Wenn Sie Behauptungen über sich selbst, Ihre bisherige Berufserfahrung oder Ihre Qualifikationen aufstellen, legen Sie unbedingt Beweise vor. Diese Taktik hilft, den Leser davon zu überzeugen, dass Sie ein zuverlässiger Fachmann sind. Wenn Sie beispielsweise mit einem wichtigen Kunden an einem früheren Projekt zusammengearbeitet haben, stellen Sie einen Link zu einer abgeschlossenen Arbeit bereit, um Ihr Talent zu demonstrieren.

11. Experimentieren Sie mit der Formatierung

Wenn Cold-E-Mail-Versand Teil Ihrer aktuellen Marketing- oder Vertriebsstrategie ist, können Sie mithilfe von A/B-Tests verschiedene Formate oder Methoden testen und experimentieren. Sie können beispielsweise verschiedene Betreffzeilen miteinander oder mit Ihrem E-Mail-Zeitplan vergleichen. Mithilfe dieses Experimentierprozesses können Sie beurteilen, was bei Ihren potenziellen Kunden die meisten Reaktionen hervorruft. Wenn Sie wissen, welche Methoden für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind, können Sie in Zukunft effektivere E-Mail-Kampagnen entwickeln.

12. Erstellen Sie Vorlagen

Sobald Sie ein funktionierendes Cold-E-Mail-Format oder eine funktionierende Methode gefunden haben, können Sie eine Vorlage für zukünftige E-Mails erstellen. Diese Vorlage kann als allgemeine Gliederung für die Strukturierung Ihrer Nachrichten dienen, sodass Sie beim Verfassen Ihrer Kaltakquise-Nachrichten Zeit sparen können. Wenn Sie Vorlagen verwenden, fügen Sie weiterhin spezifische Informationen für Ihre Empfänger hinzu, um ein personalisiertes Erlebnis zu bieten, das ihren spezifischen Bedürfnissen entspricht.

13. Geben Sie Ihre Kontaktinformationen an

Obwohl Ihre E-Mail-Adressen immer mit Ihrer E-Mail-Adresse verknüpft sind, bevorzugen einige Kunden möglicherweise die Kontaktaufnahme per Telefon oder über soziale Medien. Fügen Sie am Ende Ihrer E-Mails alle relevanten Kontaktinformationen hinzu, um den Vorgang für Ihre Empfänger zu vereinfachen. Durch die Bereitstellung von Links zu Ihren Social-Media-Profilen oder Websites können potenzielle Kunden auch die Möglichkeit haben, mehr über Ihre Angebote zu erfahren und mit Ihrem Unternehmen zu interagieren.

14. Überprüfen Sie Ihre E-Mails

Lesen Sie Ihre E-Mails vor dem Versenden immer Korrektur und überprüfen Sie den Inhalt auf Tipp-, Rechtschreib- oder Grammatikfehler. Dieser Schritt trägt dazu bei, einen professionellen und vertrauenswürdigen Ruf aufrechtzuerhalten und Ihre Inhalte leichter lesbar zu machen. Wenn möglich, können Sie einen Freund oder Kollegen bitten, Ihre E-Mails noch einmal zu überprüfen und Feedback zu Verbesserungen zu geben.

15. Senden Sie Folge-E-Mails

Sie können eine E-Mail-Nachverfolgungsstrategie entwickeln, damit die Empfänger Ihre Nachricht unter den vielen E-Mails in ihren Posteingängen sehen können. Sie können einen bestimmten Zeitraum für die Rückmeldung an Empfänger, die nicht geantwortet haben, festlegen, beispielsweise eine Woche. Halten Sie diese E-Mail kurz und verwenden Sie eine freundliche Sprache, wie zum Beispiel: „Hallo! Ich wollte nur sicherstellen, dass Sie meine letzte E-Mail erhalten …“

16. Seien Sie respektvoll

Wenn der Empfänger angibt, dass er kein Interesse hat, oder Sie bittet, ihm keine E-Mails mehr zu senden, bleiben Sie höflich und tun Sie, was er verlangt. Obwohl sie Ihre Dienste jetzt nicht benötigen, wissen Sie nie, ob sie dies in Zukunft tun werden. Respekt zu zeigen zeigt Ihre Professionalität und trägt dazu bei, die Beziehung aufrechtzuerhalten.