Buchhaltungseinträge verstehen (mit Beispielen) • BUOM

25. März 2022

Buchhalter und ordnungsgemäße Buchhaltung vermitteln Unternehmen wichtige Finanzkenntnisse, um Ausgabenmuster, Investitionen und Steuerzahlungen zu verfolgen. Ziel einer Buchhaltungsaufzeichnung ist es, diese Informationen nachzuverfolgen und sie leichter auffindbar und für die Geschäftsplanung zu verwenden. Das Verständnis von Buchhaltungseinträgen kann Ihnen helfen, Ihre finanziellen Bedürfnisse besser zu verstehen und übermäßige Ausgaben in Ihrem Unternehmen zu minimieren. In diesem Artikel besprechen wir Buchhaltungseinträge, identifizieren wichtige Buchhaltungseinträge und stellen Beispiele bereit, die verschiedene Quelldokumente von Buchhaltern detailliert beschreiben.

Was wird in der Buchhaltung erfasst?

Buchhaltungseintrag bezieht sich auf die Verfolgung der Finanzen eines Unternehmens mithilfe verschiedener Datenquellen, die verschiedene finanzielle Faktoren bewerten. Unternehmen können beispielsweise jede Geschäftstransaktion verfolgen, einschließlich Neugerätekäufe, Produktverkäufe, Wartungskosten und Lohnkosten. Diese Unternehmen nutzen dann verschiedene Buchhaltungsunterlagen, um diese Informationen physisch und digital zu verfolgen. Buchhalter verwenden diese Aufzeichnungen dann, um Finanzberichte zu erstellen, Steuerzahlungen zu verwalten und Managern Betriebsausgabenprognosen zu übermitteln. Die Aufzeichnung jedes Buchhaltungsprozesses kann:

• Verfolgung der Unternehmensausgaben. Detaillierte Buchhaltungsunterlagen erfassen die Ausgaben eines Unternehmens und helfen bei der Schätzung seines Cashflows. Diese Informationen helfen Unternehmen bei der Planung von Dingen wie Upgrades und Erweiterungen und verbessern außerdem die Kosteneffizienz, indem sie Bereiche identifizieren, in denen ein Unternehmen möglicherweise zu viel ausgibt.

• Prognose des potenziellen Gewinns eines Unternehmens: Buchhalter können Buchhaltungsunterlagen verwenden, um den potenziellen Gewinn eines Unternehmens für einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr vorherzusagen. Bei der Durchführung dieser Aufgabe können sie Informationen wie vergangene Gewinnniveaus, Unternehmensausgaben und Umsatzprognosen nutzen.

• Planung von Aktualisierungen und Änderungen im Geschäft. Unternehmensleiter können Buchhaltungsunterlagen verwenden, wenn sie Aktualisierungen und Änderungen im Unternehmen planen. Sie können beispielsweise ihr Budget mit den potenziellen Kosten eines Upgrades vergleichen, um zu entscheiden, ob die Option für sie finanziell sinnvoll ist.

• Verbessern Sie Ihre Steuervorbereitung: Unternehmen nutzen detaillierte Buchhaltungsunterlagen, um ihre vierteljährlichen und jährlichen Steuern vorzubereiten. Diese Informationen tragen zur Verbesserung der Steuergenauigkeit bei und können Unternehmen dabei helfen, mit potenziellen Steuererklärungen mehr Geld zu verdienen und unnötige Steuerzahlungen zu minimieren.

Durch Landes- und Bundesgesetze können Unternehmen dazu verpflichtet werden, bestimmte Buchhaltungsunterlagen zu erstellen, um den Überblick über ihre Steuer- und Finanzlage zu behalten. Beispielsweise können Unternehmen unterschiedliche Buchhaltungsunterlagen verwenden, wenn sie vierteljährliche Steuerzahlungen vorbereiten, Prüfungen durchführen oder staatliche Darlehen und Zuschüsse beantragen. Kreditgeber benötigen im Umgang mit einem Unternehmen möglicherweise auch bestimmte Buchhaltungsunterlagen, um deren Finanzlage vor der Kreditvergabe genauer beurteilen zu können. Unternehmen können bei der Zusammenarbeit mit Partnern auch Buchhaltungsunterlagen nutzen, um Entscheidungen über Fusionen und Übernahmen zu treffen.

Arten von Buchhaltungsunterlagen

Buchhalter können verschiedene Arten von Aufzeichnungen verwenden, um verschiedene Finanzinformationen für ein Unternehmen zu verfolgen. Diese Buchhaltungseinträge:

Transaktionen

Transaktionsaufzeichnungen enthalten detaillierte Finanzinformationen, die jeden Kauf oder Verkauf eines Unternehmens besprechen. Ein Transaktionsdatensatz kann beispielsweise den Namen des gekauften Artikels, seine Kosten, Veralterung, Reparatur-, Versand- und Wartungskosten enthalten. Ein Transaktionsdatensatz kann auch den erfolgreichen Verkauf eines Produkts oder einer Dienstleistung aufzeichnen und Informationen über das Datum der Transaktion sowie Einzelheiten zum erfolgreichen Verkauf enthalten. Detaillierte Transaktionsaufzeichnungen helfen Unternehmen bei der Erstellung anderer Arten von Aufzeichnungen und bilden die Grundlage für alle anderen mit diesen Aufzeichnungen verbundenen Buchhaltungsprozesse.

Tagebuch

Unternehmen führen detaillierte Protokolle, die den Unternehmensbetrieb innerhalb einzelner Abteilungen und Abteilungen verfolgen. Beispielsweise könnte die Vertriebsabteilung eines bestimmten Produkts Protokolle führen, in denen jeder Produktverkauf oder jede bereitgestellte Dienstleistung besprochen wird. Andere Abteilungen innerhalb des Unternehmens führen möglicherweise separate Journale, die Buchhalter später bei der Vorbereitung von Steuern oder den Budgetanforderungen des Unternehmens verwenden können. Unternehmen können diese verschiedenen Protokolle dann verwenden, um ihre finanzielle Situation besser zu verstehen und die gesamte Projektplanung und -durchführung zu verbessern, indem sie ihre finanziellen Ressourcen verstehen und planen.

Hauptbücher

Buchhalter verwenden Hauptbücher, wenn sie Buchhaltungsinformationen aus Journalen und anderen Aufzeichnungen zusammenstellen. Buchhaltungsbücher enthalten mehrere Listen, die Geschäftstransaktionen beschreiben und dabei helfen, sie in der richtigen Reihenfolge zu kategorisieren, bevor ein Finanzbericht erstellt wird. In Hauptbüchern können grundlegende Transaktionsinformationen in mehreren Zeilen aufgeführt werden, z. B. die Art der Transaktion, ihr Wert und ihre Abteilung. In den Büchern kann jede Transaktion je nach ihrer finanziellen Auswirkung auf das Unternehmen auf Kredit- oder Debitlinien ausgewiesen werden. Unternehmen können diese Bücher dann zur Berechnung von Steuern und allgemeinen Ausgaben verwenden.

Probebilanzen

Probesaldoeinträge berechnen alle Gutschriften und Belastungen, die während eines Geschäftszyklus, z. B. eines Monats, eines Quartals oder eines Jahres, verfügbar sind. Buchhalter können diesen Eintrag aus Journalen und Hauptbüchern erstellen und diesen Eintrag zum Ausgleich von Finanzunterlagen verwenden. Beispielsweise müssen die Haben- und Sollbuchungen auf diesem Arbeitsblatt ausgeglichen sein. Unternehmen können diese Blätter dann verwenden, um potenzielle Buchhaltungsfehler, beispielsweise eine verpasste Transaktion, nachzuverfolgen. Durch die Verwendung von Probesaldenbuchungen können Unternehmen und Buchhalter detailliertere Buchungen für ihre Buchhaltung vorbereiten, beispielsweise vierteljährliche Finanzberichte.

Finanzbericht

Buchhalter fassen alle Finanzinformationen und Buchhaltungsunterlagen ihres Unternehmens in Finanzberichten zusammen, die ihrem Unternehmen dabei helfen, bessere Finanzentscheidungen zu treffen. Unternehmen können Finanzberichte auch der Öffentlichkeit und den Aufsichtsbehörden veröffentlichen, um ihre Finanzlage hervorzuheben. Ein Finanzbericht kann beispielsweise Wertpapierfirmen dabei helfen, ein Unternehmen vor der Kreditvergabe oder vor dem Kauf eines Unternehmens zu bewerten. Unternehmensleiter können Finanzberichte auch verwenden, um die allgemeine Finanzlage eines Unternehmens zu bewerten, wenn sie ein Budget erstellen oder Geschäftsverbesserungen planen.

Beispiele für Buchhaltungseinträge

Buchhalter, die Aufzeichnungen erstellen, können eine Vielzahl von Quelldokumenten verwenden, z. B. Kontoauszüge, Verträge, Vereinbarungen, Inspektionsberichte, Versandbelege, Rechnungen, Gutscheine, Kontoauszüge, Registrierkassenbänder, Kreditkartenbelege und Kundenaufträge. Sie können auch Bilder von Tresorquittungen, Packzetteln, Kundenaufträgen, Lieferantenrechnungen und Arbeitszeitnachweisen verwenden. Alle diese Dokumente helfen Unternehmen dabei, detaillierte Aufzeichnungen zu erstellen, die in Form und Inhalt die folgenden Beispiele nachahmen können:

Transaktionen

In diesem Beispiel identifiziert dieser Bericht ein produzierendes Unternehmen, das Reparaturdienstleistungen für seine Geräte erwirbt. Der Bericht enthält die Schicht, in der die Reparatur durchgeführt wurde, eine Beschreibung des Vorgangs und Kosteninformationen. Es enthält auch das Transaktionsdatum und spezifische Kodierungsinformationen für diese Abteilung innerhalb des Unternehmens:

*Schicht****Code**Datum**Beschreibung* *Ersatzteile**Arbeitszeit**Bruttopreis**Steuer**Gesamtkosten**1133/25Montagebandreparatur* -145,38 -419,00-564.380,00 * *- 564.38### Protokolle

In diesem Beispiel sammelt dieses Journal Informationen über Käufe und Verkäufe mehrerer Teile für ein produzierendes Unternehmen. Außerdem werden die Umsatzerlöse und sonstigen Ausgaben hervorgehoben, die mit jeder Journaltransaktion verbunden sind. Zu den Tags gehören Datum, Transaktionscode, Beschreibung, Wert und Soll/Haben:

*Datum****Transaktionscode**Beschreibung**Belastung/Gutschrift*25.03.2021 E-384 Kauf eines Zahnrads Lastschrift: 563,33 25.03.2021 E-385 Kauf eines Zahnrads Lastschrift: 953,65 26.03 /2021 *S-033Verkauf von 1.000 Einheiten* Kredit: 3.635,99 27.03.2021 S-033**Verkauf von 500 Einheiten Kredit: 1.817,99 28.03.2021
S-033**Ausverkauf 500 Stk.
Kredit: 1817,99

Hauptbücher

In diesem Beispiel verwendet ein Fertigungsunternehmen mehrere Journale, um Informationen zu Dingen wie allgemeine Wartung, Lohnkosten und Verkaufsinformationen zu sammeln. Das Hauptbuch enthält allgemeine Informationen wie Datum, Beschreibung und Soll/Haben für jede Transaktion. Buchhaltungsbücher können mehrere Seiten mit Listen umfassen, wie zum Beispiel:

Datum
Beschreibung Soll/Haben
28.03.2021 Allgemeine Wartung
Soll: 5.773,99
28.03.2021 Personalkosten** Soll: 10.584,82 28.03.2021 Verkauf von 2.000 Einheiten** Haben: 6.385,99 29.03.2021 Verkauf von 2.000 Einheiten Guthaben: 6.385,99 29.03.2021 Verkauf von 2.000 Einheiten Guthaben: 6.385,99 30.03.2021 Marketingaufwendungen**Soll: 4.285,99 ### Jahresabschluss

Ein detaillierter Finanzbericht sammelt Informationen aus mehreren Hauptbüchern über einen bestimmten Zeitraum, normalerweise ein Jahr, und stellt die Daten als Ganzes dar. Beispielsweise könnte ein Finanzbericht für ein produzierendes Unternehmen Informationen enthalten wie:

Einkommen

*Umsatz****Erträge aus Eigenkapital**Sonstige Erträge**Gesamtertrag*87.532
3533
583
91 648
*Spesen und Abzüge***

Teile

Produktion

Gehaltsabrechnung der Verwaltung
Schulden

Interesse

*Sonstige Steuern****Gesamtausgaben**4.25114.82058378936.8593.7833982.56864.051**Einnahmen***

*Bruttoeinkommen****Einkommensteuer**Nettoeinkommen***27.597
8005
19 592