BPPN: Definition und Komponenten | • BUOM

Prozessdiagramme können nützliche Werkzeuge zur visuellen Darstellung von Geschäftsprozessen sein. Konsistente Symbole, Stile und Formate dieser Diagramme können die Interpretation innerhalb einer Organisation und zwischen Unternehmen erleichtern. BPMN ist ein gängiges Schreibwerkzeug, mit dem Sie einfache und klare Flussdiagramme für Ihre Geschäftsanforderungen erstellen können. In diesem Artikel besprechen wir die Definition, Vorteile, Benutzer und Elemente von BPMN und wie Sie es zur Dokumentation von Prozessen verwenden können.

Was ist ein Geschäftsprozessmodell und eine Notation?

Business Process Model and Notation (BPMN) ist eine Methode, die die Schritte eines Geschäftsprozesses in einem Diagramm oder Flussdiagramm darstellt. Sie verwenden gängige Formen zur Darstellung von Prozessschritten bei der Darstellung einer Abfolge von Geschäftsaktivitäten. BPMN bietet Fachleuten eine konsistente Möglichkeit, Prozesse abzubilden und ermöglicht es ihnen, Arbeitsabläufe unternehmensübergreifend anzuzeigen, zu analysieren und zu verbessern.

Vorteile der Verwendung von BPMN

Es gibt mehrere Gründe, warum Unternehmen BPMN zur Abbildung ihrer Prozesse nutzen. BPMN ist ein Standard, der von vielen Softwaretools unterstützt wird und daher von Unternehmen unterschiedlicher Branchen eingesetzt werden kann. Da es sich um einen weit verbreiteten Standard handelt, wird er von vielen Fachleuten verwendet, darunter Geschäftsanalysten, Projektmanagern, Prozessexperten, Managern und Entwicklern.

Es ist außerdem einfach zu verwenden und zu erstellen. Mit regelmäßigen Formen können selbst Personen mit begrenzter Erfahrung diese Flussdiagramme erstellen. Es trägt zur Vereinfachung ansonsten komplexer Prozesse bei, indem es jeden Schritt im Formular kurz benennt, Prozessverantwortliche identifiziert und Stakeholder dabei unterstützt, Lücken oder Redundanzen im Prozess schnell zu erkennen.

Wer kann BPMN nutzen?

Obwohl BPMN leicht zu erlernen und zu verstehen ist, wird es von Fachleuten in bestimmten Rollen möglicherweise häufiger verwendet als in anderen. Hier sind einige Arten von Fachleuten, die diese Bezeichnung verwenden können:

Wirtschaftsanalysten

Business-Analysten sind Personen, die die Prozesse, Systeme und Strukturen einer Organisation analysieren und dokumentieren. Diese Informationen helfen Unternehmen bei der Entscheidung, wie sie Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren, Arbeitsprozesse anpassen und die Effizienz verbessern können. Mit BPMN haben Analysten eine einfache und konsistente Möglichkeit, ihre Ergebnisse zu dokumentieren. Sie können leicht lesbare Flussdiagramme mit Geschäftsteilnehmern teilen, die eine einfache Möglichkeit zur Analyse ihrer aktuellen Prozesse benötigen.

Manager

Wenn Unternehmen über eine BPMN-Software verfügen, können Manager ihre eigenen Flussdiagramme erstellen. Dies kann ihnen dabei helfen, Bereiche mit Verbesserungspotenzial, Überschüssen und Bedarf zu identifizieren. Auch wenn Manager keine eigenen Flussdiagramme erstellen, kann das Verständnis der Notation hilfreich sein, wenn sie ihre Prozesse mit Geschäftsanalysten überprüfen. Sie können das Tool auch nutzen, um neue Prozesse zu erstellen oder neue Rollen für ihre Teams zu definieren. Beispielsweise können Schwimmbahnen oder Linien, die auf einem Flussdiagramm anzeigen, wer eine Aufgabe oder ein Ereignis ausführt, auf die Verantwortlichkeiten eines Teammitglieds hinweisen. Manager können Aufgaben problemlos auf andere Spuren verschieben, um eine Verlagerung der Verantwortung zu demonstrieren.

Entwickler

Softwareentwickler erstellen in Unternehmen Software oder Programme, damit Teams ihre Arbeit effizient erledigen können. Sie können mit Geschäftsinteressenten zusammenarbeiten, um deren Prozesse beim Codieren von Programmen besser zu verstehen. BPMN kann Entwicklern dabei helfen, zu bestimmen, wie ein System reagiert, wenn ein Benutzer eine bestimmte Aktion ausführt. Beispielsweise könnte die BPMN eines Entwicklers darauf hinweisen, dass das System eine Erinnerung zum Speichern der Arbeit anbieten könnte, wenn der Benutzer zum Beenden des Programms klickt.

Was sollte in BPMN enthalten sein?

In BPMN werden mehrere gemeinsame Elemente und Formen verwendet. Dabei handelt es sich in der Regel um geometrische Formen, die die verschiedenen Komponenten eines Flussdiagramms darstellen. Die meisten Artikel können in eine der folgenden Kategorien eingeteilt werden:

• Flow-Objekt: Dazu gehören Ereignisse, Aktionen und Entscheidungspunkte in einem Flow.

• Verbindungsobjekte: Dies sind typischerweise Pfeile oder Linien, die mehrere Flussobjekte verbinden.

• Floating Tracks: Jeder Track repräsentiert eine Einzelperson oder Gruppe in einem Prozess. Aus mehreren Schwimmbahnen wird ein Becken, in dem jeder Prozessbeteiligte seine eigene Bahn hat.

• Artefakte: Dies sind Datenobjekte, Anmerkungen oder Gruppen, die den Fluss nicht beeinflussen, aber notwendige Informationen enthalten.

Es kann hilfreich sein, diese Kategorien im Detail zu untersuchen, um ihre Funktionsweise besser zu verstehen. Hier sind einige Definitionen und Beispiele gängiger Formen von BPMN:

Pool und Schwimmbahnen

Ein Pool repräsentiert alle an einem bestimmten Prozess Beteiligten. Schwimmbahnen sind Linien in einem Flussdiagramm, die Verantwortlichkeiten darstellen. Jedes davon kann die Namen von Personen oder Teams auf der linken Seite enthalten, was darauf hinweist, dass diese Personen alle Ereignisse, Aktionen und Gateways innerhalb ihrer Spur ausführen. Schwimmbahnen können Fachleuten leicht dabei helfen, Arbeitsbelastung und Abhängigkeiten zu ermitteln. Wenn beispielsweise die meisten Veranstaltungen und Aktivitäten auf einer Schwimmbahn stattfinden, möchten Sie möglicherweise einige Verantwortlichkeiten an andere Personen oder Teams delegieren.

Veranstaltungen

Ein Ereignis stellt in BPMN den Beginn, das Ende oder die Änderung eines Prozesses dar. Sie können sie als Kreise in einem Flussdiagramm zeichnen, dies kann sich jedoch je nach Art des Ereignisses ändern. Häufige Beispiele für Ereignisse sind Nachrichten, Timer, Fehler, Kompensationen, Signale, Stornierungen, Eskalationen oder Hinweise. Sie stellen Meilensteine ​​im Prozess dar.

Veranstaltungen

Aktivitäten sind Aufgaben, die Menschen oder Systeme ausführen. Profis zeichnen sie in Form von Quadraten auf Schwimmbahnen mit einer detaillierten Beschreibung der Aufgabe. Sie können je nach Art der Aufgabe variieren. Beispielsweise haben Hauptaktivitäten normalerweise abgerundete Kanten, Transaktionen können jedoch einen doppelten Rand haben und Unterprozesse haben oft einen gepunkteten Rand. Beispielsweise könnte eine Aktivität in einem Kreditorenbuchhaltungsfluss ein Quadrat mit dem Text „Rechnung bezahlt“ sein. Dies zeigt an, dass jemand etwas unternommen hat, und löst den nächsten Schritt im Ablauf aus.

Tore

Gateways sind Entscheidungspunkte in einem Prozessablauf und werden von Fachleuten oft als Diamanten dargestellt. Sie können innerhalb der Raute eine andere Form zeichnen, um die Art der Lösung anzuzeigen. Beispielsweise kann ein X eine exklusive Lösung darstellen, ein Pluszeichen eine parallele Lösung und ein Kreis innerhalb einer Raute eine umfassende Lösung. Dies hilft zu zeigen, wer die Entscheidungen trifft und die Richtung des Flusses beeinflussen kann.

Reihenfolge der Operationen

Workflows sind gerade Linien mit einem Pfeil. Sie zeigen die Bewegung zwischen Ereignissen, Aktionen und Toren. Workflows können Standard, Standardprozesse oder bedingt sein, d. h. sie hängen von Bedingungen ab.

Nachrichtenfluss

Der Nachrichtenfluss zeigt eine Nachricht oder Übertragung über mehrere „Pools“ oder Organisationen und Abteilungen hinweg. Sie können sie zeichnen, indem Sie einen Kreis verwenden, der mit einer gepunkteten Linie verbunden ist und am anderen Ende einen Pfeil hat, der die Richtung angibt. Beispielsweise könnte das System eine Benachrichtigung an jemanden senden, der nicht am Prozess beteiligt ist, und so einen Nachrichtenfluss auslösen, der über die von Ihnen dokumentierten Gruppenschritte und Aktivitäten hinausgeht.

Artefakte

Artefakte sind statische Informationen, die für den Fluss wichtig sind, aber möglicherweise keine Aktionen auslösen. Dazu gehören Datenobjekte, Gruppen oder Anmerkungen. Sie können ein Datenobjekt als rechteckige Papierform mit gefalteter Ecke zeichnen, während Gruppen Rechtecke mit kurzen oder langen gestrichelten Rändern sind und Anmerkungen Klammern sind. Datenobjekte zeigen, welche Informationen ein Thread zum Fortfahren benötigt, während Gruppen logische Gruppen von Aktionen anzeigen, die möglicherweise keine direkte Auswirkung auf den Thread haben. Anmerkungen sind lediglich eine Möglichkeit, weitere Informationen zu bestimmten Komponenten eines Flussdiagramms hinzuzufügen.

Verband

Eine als gepunktete Linie dargestellte Assoziation zeigt die Beziehung zwischen zwei Elementen eines Flussdiagramms. Dadurch können Beziehungen zwischen Artefakten und anderen Elementen angezeigt werden. Wenn eine Aktivität beispielsweise eine Bestätigungs-E-Mail an einen Kunden sendet, können Sie eine Verknüpfung mit einem Datenobjekt erstellen, das anzeigt, welche Informationen benötigt werden.

Tipps zur Verwendung von BPMN

BPMN ist eine einfache und konsistente Möglichkeit, Prozessflussdiagramme zu zeichnen. Um die Wirksamkeit zu verbessern, sollten Sie einige der folgenden Tipps berücksichtigen:

• Legen Sie einen klaren Anfang und ein klares Ende fest: Bestimmen Sie, wo Sie Ihren Prozess beginnen und beenden möchten. Dies kann Ihnen helfen, alles innerhalb eines bestimmten Bereichs detailliert darzustellen, ohne dass das Projekt zu groß wird.

• Erstellen Sie eine Skizze: Erwägen Sie die Erstellung einer groben Skizze, bevor Sie die Notation verwenden. Es kann hilfreich sein, die Grundlagen des Prozessablaufs zu verstehen, bevor Sie ein formelles Flussdiagramm erstellen.

• Halten Sie es auf einer Seite: Das Flussdiagramm auf einer Seite zu halten ist wichtig, um den gesamten Prozess von Anfang bis Ende an einem Ort zu sehen.

• Erstellen Sie verschiedene Versionen: Sie können verschiedene Versionen des Flussdiagramms für verschiedene Stakeholder erstellen. Dies kann bedeuten, dass Sie weniger Details einbeziehen, um einen Überblick über den Prozess zu geben, dafür aber alle Details für die Mitarbeiterschulung.