Beispiel eines Kommunikationsplans, Elemente und Vorteile • BUOM • BUOM

Zuverlässige Kommunikation ist ein wichtiger Bestandteil jedes Projekts. Um die Kommunikation zu verbessern, hilft es oft, einen detaillierten Plan zu erstellen, wie alle Projektbeteiligten miteinander kommunizieren sollen. Diese Strategie wird als Kommunikationsplan bezeichnet und kann von Organisationen jeder Größe verwendet werden. In diesem Artikel besprechen wir die Elemente eines Kommunikationsplans und stellen ein Beispiel dafür bereit, das Ihnen bei der Erstellung Ihres eigenen Plans helfen soll.

Was ist ein Kommunikationsplan?

Ein Kommunikationsplan ist ein Dokument, das detailliert beschreibt, wie Projektteammitglieder und Stakeholder miteinander kommunizieren sollten. Dies ist nützlich, um die Kommunikation während eines Projekts oder im gesamten Unternehmen zu verbessern. Projektmanager erstellen in der Regel zu Beginn eines Projekts einen Kommunikationsplan, um sicherzustellen, dass alle Teilnehmer über die Informationen verfügen, die sie für eine effektive Kommunikation während des Projekts benötigen.

Weiterlesen**: (So erstellen Sie einen effektiven Kommunikationsplan (mit Schritten und Definition)**)(https://buom.ru/career-advice/career-development/communication-planning)

Elemente eines Kommunikationsplans

Die folgenden Elemente sind übliche Elemente eines Kommunikationsplans:

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Ziele

Ziel der Erstellung eines Kommunikationsplans ist es, Ihre Ziele klar zu definieren. Daher ist es wichtig, anzugeben, was Sie während des Projekts erreichen möchten. Die Auflistung Ihrer Ziele hilft bei der Strukturierung Ihres Kommunikationsplans und kann Ihnen bei der Entscheidungsfindung über Ihren Plan helfen. Wenn Ihr Ziel beispielsweise darin besteht, einen Kunden regelmäßig über ein Projekt zu informieren, würden Sie die Kontaktinformationen des Kunden in den Plan aufnehmen. Einige Kommunikationspläne haben ein Ziel, während andere je nach den Anforderungen des Projekts mehrere auflisten können.

Weiterlesen**: (Wie man ein SMART-Ziel schreibt (und wie es funktioniert)**)(https://buom.ru/career-advice/career-development/how-to-write-a-smart-goal)

Wichtige Stakeholder

Als Stakeholder wird jeder bezeichnet, der direkt vom Ergebnis eines Projekts betroffen ist. Zu den wichtigsten Stakeholdern können der Kunde, der Projektmanager oder die Marketingagentur gehören. Kommunikationspläne identifizieren oft jeden wichtigen Stakeholder zusammen mit Kontaktinformationen wie E-Mail-Adressen und Telefonnummern. Der Plan kann auch die bevorzugte Kommunikationsmethode und den besten Zeitpunkt für die Kontaktaufnahme mit jeder Person festlegen. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder, der einen Kommunikationsplan eröffnet, über die Informationen verfügt, die er benötigt, um die richtige Person rechtzeitig zu erreichen.

Teammitglieder

In Kommunikationsplänen sind außerdem alle Mitglieder des Projektteams, ihre Rollen, Verantwortlichkeiten und Kontaktinformationen aufgeführt. Durch die Auflistung dieser Informationen im Kommunikationsplan wird sichergestellt, dass jeder über Kontaktinformationen für andere Teammitglieder verfügt und weiß, an wen er sich in bestimmten Situationen wenden kann. Wenn ein neues Mitglied dem Team beitritt, kann der Kommunikationsplan außerdem als Referenz dienen, um dem neuen Mitglied zu helfen, andere Teammitglieder besser kennenzulernen. In diesem Teil des Kommunikationsplans kann auch festgelegt werden, wer für welche Kommunikation verantwortlich ist, sodass keine Lücken oder Doppelungen entstehen.

Arten der Kommunikation

Kommunikationsarten beziehen sich auf die Dinge, die kommuniziert werden müssen. Wenn Ihr Kunde beispielsweise regelmäßig über den Status eines Projekts informiert werden möchte, wird im Kommunikationsplan dargelegt, was diese Aktualisierung beinhalten sollte und wie sie am besten kommuniziert werden kann. Für jede Art von Kommunikation gibt ein Kommunikationsplan normalerweise an, was sie beinhaltet, welche Personen an der Kommunikation beteiligt sind und wie die Informationen weitergegeben werden.

Schlüsselinformation

In einigen Kommunikationsplänen werden die grundlegenden Informationen dargelegt, die jeder Stakeholder erhalten muss. Beispielsweise benötigt eine Marketingagentur möglicherweise Informationen über das Startdatum einer zu erstellenden Website. Darüber hinaus benötigen Sie möglicherweise auch Feedback von anderen Stakeholdern, um die Arbeit am Projekt fortzusetzen. Das Auflisten wichtiger Informationen ähnelt der Angabe von Zielen, da es dazu beiträgt, den Kommunikationsplan auf wichtige Elemente zu konzentrieren.

Kommunikationsmethoden

Kommunikationsmethoden sind die Art und Weise, wie Stakeholder und Teammitglieder miteinander kommunizieren. Zu den gängigen Kommunikationsmethoden gehören E-Mail, Telefonanrufe, Instant Messaging und persönliche Treffen. In diesem Abschnitt listet der Kommunikationsplan die von jedem Stakeholder bevorzugte Methode und die Art und Weise auf, wie die Teammitglieder miteinander kommunizieren sollten. Wenn die Kommunikationsmethode ein bestimmtes Tool oder eine bestimmte Anwendung erfordert, listen Sie diese zusammen mit allen Informationen auf, die für die Verwendung oder den Zugriff darauf erforderlich sind.

Kommunikationston

In manchen Fällen ist es hilfreich, die Art des Tons anzugeben, der gegenüber bestimmten Interessengruppen verwendet werden sollte. Einige Stakeholder erwarten beispielsweise eine professionelle und formelle Kommunikation, während andere eine eher informelle Sprache bevorzugen. Die Detaillierung dieser Informationen trägt dazu bei, eine ordnungsgemäße Kommunikation mit den wichtigsten Interessengruppen sicherzustellen.

Kommunikationsplan

Kommunikationspläne legen häufig fest, wann bestimmte Kommunikationen stattfinden sollen. Es könnte beispielsweise festgelegt werden, dass jeden Montagmorgen ein Treffen stattfindet, um die Projektziele für die Woche zu besprechen oder Informationen, die am Ende des Monats an die Beteiligten gesendet werden sollen. Obwohl sich Zeitpläne im Laufe eines Projekts ändern können, hilft die detaillierte Darstellung des Zeitplans im Kommunikationsplan jedem, zu wissen, wann bestimmte Dinge erwartet werden, und ermöglicht es den Menschen, ihre eigenen Zeitpläne zu organisieren.

Verwandt**: (Leitfaden zur Verbesserung der Teamkommunikation am Arbeitsplatz**)(https://buom.ru/career-advice/career-development/improving-team-communication)

Vorteile eines Kommunikationsplans

Die Erstellung eines Kommunikationsplans bietet mehrere Vorteile, wie zum Beispiel:

Besseres Projektmanagement

Zu einem effektiven Projektmanagement gehört es, sicherzustellen, dass alle Beteiligten zum richtigen Zeitpunkt über die benötigten Informationen verfügen. Da Kommunikationspläne Kontaktinformationen enthalten und angeben, wann Sie jede Person kontaktieren müssen, erspart es dem Projektmanager, diese Informationen jedes Mal wiederholen zu müssen, wenn jemand eine Frage hat. Wenn Sie ein Projektmanager sind, wird es Ihnen wahrscheinlich leichter fallen, alles zu verwalten, wenn durchgehend eine effektive Kommunikation stattfindet.

Verwandt**: (Ein vollständiger Leitfaden zum Projektmanagement**)(https://buom.ru/career-advice/finding-a-job/project-management-guide)

Erhöhte Effizienz

Wenn jeder über die Informationen verfügt, die er benötigt, um die Arbeit zum richtigen Zeitpunkt zu erledigen, können die Menschen ihre Arbeit effizienter erledigen. Es trägt auch dazu bei, Terminüberschreitungen vorzubeugen, da Ihr Team im Voraus an Projekten arbeiten und sich gründlich auf jede Projektaufgabe vorbereiten kann. Darüber hinaus kann es dazu beitragen, die Anzahl der Folgegespräche zu reduzieren, da jeder beim ersten Gespräch alle Informationen erhält.

Zufriedene Kunden

Viele Kunden bevorzugen regelmäßige Kommunikation mit denen, die ihnen Aufträge geben. Indem Sie Ihre Kunden regelmäßig über den Status von Projekten informieren oder sie um Feedback bitten, können Sie dafür sorgen, dass Ihre Kunden mit Ihrer Arbeit zufriedener sind. Gleichzeitig legen Kommunikationspläne fest, wer wann für diese Kommunikation verantwortlich ist, damit der Kunde nicht zu viele Updates von mehreren Teammitgliedern erhält.