Alles, was Sie über schriftliche Kommunikation wissen müssen • BUOM
1. März 2021
Schriftliche Kommunikation ist im heutigen Informationszeitalter eine wesentliche Fähigkeit. Bei den meisten Jobs müssen Sie schriftlich kommunizieren, sei es per E-Mail, formellen Briefen, Notizen, Textnachrichten oder Online-Nachrichten. Dank Ihrer schriftlichen Kommunikationsfähigkeiten können Sie Anweisungen effektiv erteilen. In diesem Artikel listen wir Möglichkeiten auf, durch schriftliche Kommunikation klar zu kommunizieren.
Was ist schriftliche Kommunikation?
Unter schriftlicher Kommunikation versteht man jede schriftliche Nachricht, die zwischen zwei oder mehreren Personen ausgetauscht wird. Die schriftliche Kommunikation ist in der Regel formeller, aber weniger effektiv als die mündliche. Beispiele für schriftliche Kommunikation sind:
E-Mails
Textnachrichten
Blogeinträge
Geschäftsbriefe
Berichte
Vorschläge
Verträge
Stellenbeschreibung
Anweisungen für Mitarbeiter
Anmerkungen
Bulletins
Sofortnachrichten
Postkarten
Faxe
Anzeigen
Broschüren
Pressemitteilungen
Die meisten Unternehmen benötigen und sind auf schriftliche Kommunikation angewiesen, um zu funktionieren und Informationen auszutauschen.
Qualitäten effektiver schriftlicher Kommunikation
Alle wirksamen Formen der schriftlichen Kommunikation zeichnen sich durch folgende Eigenschaften aus:
Umfassend: Enthält alle relevanten Teile
Genau: Alle Daten sind korrekt
Angemessen: Hat den richtigen Ton und das richtige Maß an Formalität
Zusammensetzung: Korrekte Rechtschreibung und Grammatik.
Einwandfrei verstanden
Möglichkeiten zur klaren Kommunikation durch schriftliche Kommunikation
Effektives Schreiben ermöglicht es dem Leser, alles zu verstehen, was Sie sagen. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie klar und einfach kommunizieren können:
1. Definieren und formulieren Sie Ihr Ziel klar
Effektive schriftliche Kommunikation hat einen klaren Zweck, den Sie dem Leser vermitteln. Beschreiben Sie in klaren Worten, was der Leser tun oder wissen soll.
2. Verwenden Sie den richtigen Ton
Der Ton kann dazu beitragen, dass Ihr Schreiben effektiver wird. Einige Kommunikationsformen, wie zum Beispiel Memoranden, erfordern einen formellen Ton. Allerdings erfordert das Schreiben an einen Freund einen informellen Ton. Welchen Ton Sie verwenden, hängt vom Zweck des Briefes und der Zielgruppe ab.
3. Halten Sie es einfach
Vermeiden Sie Fachjargon, Ausdrücke oder große oder komplexe Wörter. Sie möchten es dem Leser leicht machen, Ihre Aussage zu verstehen, unabhängig davon, wie vertraut er mit Ihrem Unternehmen oder Ihrer Branche ist.
4. Bleiben Sie beim Thema
Vermeiden Sie irrelevante Informationen. Klarheit ist wichtig. Absätze und Sätze sollten kurz sein, da komplexe und lange Aussagen das Lesen verlangsamen. Fügen Sie nur Wörter ein, die für den Leser einen Mehrwert bieten, und konzentrieren Sie sich auf Ihr Hauptziel.
5. Verwenden Sie die aktive Stimme
Aktive Stimme stärkt Ihr Schreiben und macht Ihre Aussagen leichter verständlich. Auch die aktive Stimme zieht den Leser an und fesselt seine Aufmerksamkeit. Beispiel für Passiv: „Der Brief wurde von mir geschickt.“ Sie können diese Aussage klarer und prägnanter vermitteln, wenn Sie sie im Aktiv umformulieren: „Ich habe einen Brief geschickt.“
6. Lassen Sie Ihre E-Mails von jemandem überprüfen
Korrekte Zeichensetzung, Rechtschreibung und Grammatik sind entscheidend. Lassen Sie Ihren Brief von jemandem lesen, bevor Sie ihn senden oder teilen. Wenn niemand da ist, lesen Sie es sich laut vor.
7. Erleichtern Sie das Lesen und Scannen
E-Mails, Notizen, Briefe und Webseiten mit kurzem Text und viel Leerraum sind leichter zu lesen als Textnachrichten. Teilen Sie Ihren Inhalt in leicht lesbare und verständliche Absätze oder Abschnitte auf. Dies ist besonders wichtig, wenn Zuschauer Bildschirminhalte wie Webinhalte und E-Mails lesen. Verwenden Sie Aufzählungszeichen, Überschriften und kurze Absätze, um den Text verständlicher zu machen.
8. Seien Sie professionell
Achten Sie beim Schreiben für die Arbeit auf einen professionellen Inhalt. Machen Sie keine Witze und diskutieren Sie keine sensiblen Themen, die vom Leser möglicherweise anders interpretiert werden als beabsichtigt. Ein professioneller Ton, insbesondere in der formellen Kommunikation, sorgt dafür, dass der Leser Ihnen vertraut und Sie respektiert.
9. Üben
Je mehr Sie schreiben, desto stärker werden Ihre schriftlichen Kommunikationsfähigkeiten. Üben Sie, regelmäßig verschiedene Arten von Nachrichten zu schreiben, darunter:
E-Mails
Briefe
Pressemeldungen
Blogeinträge
Anmerkungen
Berichte
Websiten Inhalt
Erwägen Sie beispielsweise das Verfassen hypothetischer Pressemitteilungen und Werbetexte anstelle von Dokumenten, die Ihre Organisation versenden oder veröffentlichen möchte. Bitten Sie einen Freund oder Kollegen, Ihren Brief zu lesen und Ihnen Feedback zu geben, damit Sie wissen, was Sie verbessern können, wenn Ihr Vorgesetzter Sie bittet, eine professionelle Nachricht zu schreiben.
Die Bedeutung der schriftlichen Kommunikation im Geschäftsleben
Unternehmen nutzen bei fast allem, was sie tun, schriftliche Kommunikation. Hier sind einige Gründe, warum diese Form der Kommunikation für Unternehmen wichtig ist:
Wirtschaftlich und effizient
Schriftliche Kommunikation ist kostengünstig. Ein Brief beispielsweise kostet weniger als ein Ferngespräch, kann aber das Gleiche vermitteln. Briefe sind auch nett. Fachleute können nach Belieben Briefe schreiben und Empfänger können Briefe nach Belieben lesen. Darüber hinaus können Sie zu jeder Tageszeit einen wichtigen Anruf entgegennehmen, auch wenn Sie beschäftigt sind.
Die schriftliche Kommunikation eignet sich ideal zum Versenden von Nachrichten, die nicht dringend sind. Sie können beispielsweise eine einfache Karte oder einen Brief versenden, um einem Kunden zu danken oder Kunden über Bestellaktualisierungen zu informieren.
Genauigkeit
Viele Geschäftskommunikationen sind langwierig und komplex. Sorgfältig geschriebene Briefe tragen dazu bei, die Richtigkeit auch komplexer Nachrichten sicherzustellen. Bei mündlicher Kommunikation wie Telefongesprächen kommt es häufiger zu Missverständnissen.
Buchhaltung, Rechnungswesen, Aufzeichnungen
Eine schriftliche Mitteilung, insbesondere wenn sie von einer oder mehreren Parteien unterzeichnet wird, ist formeller als eine mündliche. Es dient als dauerhafte Aufzeichnung einer Vereinbarung, eines Gesprächs oder einer Transaktion, auf die Sie in Zukunft zurückgreifen können.
Unternehmensreputation und Branding
Der beste Weg, Nachrichten wie Einladungen, Weihnachtsgrüße, Dankesbriefe, Glückwunschbotschaften und Beileidsbekundungen zu übermitteln, ist das Schreiben. Personalisierte schriftliche Kommunikation trägt zum Aufbau positiver und respektvoller beruflicher Beziehungen bei. Sie können Briefe auch nutzen, um Beziehungen zu Kunden aufzubauen, einen positiven Eindruck zu hinterlassen und einen guten Ruf aufzubauen. Sie können einem beruflichen Ansprechpartner einen schriftlichen Brief schicken, zum Beispiel anlässlich seines Geburtstages, wenn sein Sohn oder seine Tochter heiratet oder wenn sie befördert werden.
Geschriebene Geschäftsbriefe machen diese Situationen persönlicher und fördern ein Gefühl der Freundschaft. Aus diesem Grund handelt es sich um indirekte Instrumente der Unternehmensförderung.
Neben der Informationsvermittlung und der Schaffung von Wohlwollen tragen Briefe auch dazu bei, ein positives Image des verschickenden Unternehmens zu schaffen. Jeder Brief, den ein Unternehmen sendet, ist ein Botschafter des guten Willens und spricht über die Werte und die Qualität der Organisation.