Aufgelaufene Ausgaben vs. Verbindlichkeiten: Hauptunterschiede • BUOM

Anastasia Hinojosa

30. September 2021

Anastasia Hinojosa ist eine erfahrene Finanzbuchhalterin mit Abschlüssen von der Texas A&M-Corpus Christi University und der Columbia University. Sie ist seit über zehn Jahren im Gesundheitswesen tätig.

Aufgelaufene Ausgaben und Verbindlichkeiten sind wichtige Konten für ein Unternehmen, um seine aktuellen Verbindlichkeiten zu erfassen. In beiden Konten wird die Verpflichtung zur Rückzahlung einer Schuld anerkannt, es gibt jedoch wesentliche Unterschiede zwischen den Konten. Diese reichen von der Art und Weise, wie Sie als Buchhalter an sie herangehen würden, bis hin zu ihrer Rolle bei der Feststellung der Gesundheit des Unternehmens. Als Buchhalter erfordert der Umgang mit bestimmten Ausgaben und die Entscheidung, ob diese Teil des einen oder anderen Kontos sein sollten, etwas Erfahrung, um alles richtig zu machen. In diesem Artikel zeigen wir den Unterschied zwischen aufgelaufenen Ausgaben und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen und wie Sie feststellen können, ob eine Ausgabe in die eine oder andere Kategorie fällt.

Was sind aufgelaufene Ausgaben?

Der einfachste Weg, aufgelaufene Ausgaben zu verbuchen, besteht darin, Zahlungen zu leisten, die ein Unternehmen jemandem für Waren oder Dienstleistungen schuldet, die es bereits erhalten, aber noch nicht in Rechnung gestellt hat. Aufgelaufene Verbindlichkeiten werden am Ende des Abrechnungszeitraums (normalerweise monatlich) erfasst und können auf einer Schätzung oder einem bekannten Betrag basieren. Die Schätzungen werden in der nächsten Periode rückgängig gemacht und entweder erneut abgegrenzt (sofern noch keine Rechnung eingegangen ist) oder durch eine tatsächliche Rechnungsstellung (über die Kreditorenbuchhaltung) ersetzt.

Zu den üblichen Rückstellungen zählen Nebenkosten, Löhne und Gehälter sowie Hausmeisterdienste. Diese Ausgaben sind normal, können aber erst nach Abschluss des Abrechnungszeitraums in Rechnung gestellt werden. Da das Unternehmen weiß, dass es zur Zahlung verpflichtet ist, wird es eine Rückstellung bilden, um die Schulden zu erfassen.

Was sind Verbindlichkeiten?

Am einfachsten kann man sich Verbindlichkeiten als Waren oder Dienstleistungen vorstellen, die ein Unternehmen auf Kredit gekauft hat. Als Buchhalter betrachten Sie diese Verbindlichkeiten als kurzfristige Verbindlichkeit, da der Kreditgeber die Zahlung innerhalb eines Jahres nach dem Kauf verlangt. Mit Erhalt der Rechnung wird die Schuld als Verbindlichkeit anerkannt.

Periodenrechnung

Ziel der periodengerechten Buchführung ist es, Erträge oder Aufwendungen zu erfassen, wenn sie anfallen, und nicht erst, wenn Bargeld den Besitzer wechselt. Bei der periodengerechten Rechnungslegung werden Rückstellungen verwendet, um Einnahmen zu erfassen, die eingegangen, aber nicht gezahlt wurden, und um Schulden zu erfassen, die eingegangen, aber nicht in Rechnung gestellt wurden.

Aufgelaufene Aufwendungen werden am Ende der Periode durch sogenannte „Anpassungsbuchungen“ erfasst. Diese Einträge werden in der Regel zu Beginn des nächsten Monats abgeschlossen, jedoch rückwirkend auf den letzten Tag des Vormonats datiert. Dies geschieht, damit die Mitarbeiter der Kreditorenbuchhaltung auf den Eingang der Rechnung warten können, die dann dem Kreditorenkonto gutgeschrieben wird. Die Abgrenzung der Versorgungsleistungen für Juni kann in der ersten Juliwoche abgeschlossen werden, wird jedoch im Hauptbuch auf den 30. Juni datiert.

Was ist der Unterschied zwischen aufgelaufenen Ausgaben und Verbindlichkeiten?

Aufgelaufene Aufwendungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind Verbindlichkeiten in der Bilanz, die Schulden darstellen. Für einen Wirtschaftsprüfer kann die Kenntnis des Unterschieds zwischen diesen Begriffen dabei helfen, festzustellen, auf welchem ​​Konto ein Kauf verbucht wird.

Rückstellungen sind Schulden, für die das Unternehmen keine Rechnung erhalten hat. Dazu gehören routinemäßige Zahlungen wie Nebenkosten oder Gehaltsabrechnungen, aber auch nicht routinemäßige Transaktionen, von denen das Unternehmen weiß, dass sie in Rechnung gestellt werden und bei denen ein erheblicher Betrag sofort erfasst werden muss. Wenn Sie beispielsweise einen neuen Kopierer gekauft haben, der bereits geliefert und eingerichtet wurde, die Rechnung aber noch nicht verschickt wurde. Aufgelaufene Kosten wurden nicht bezahlt. Im Voraus bezahlte Ausgaben sind Rechnungsabgrenzungsposten, die in der Bilanz als Vermögenswerte ausgewiesen werden.

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen sind Schulden eines Unternehmens, für die es eine Rechnung erhalten hat. In der Regel handelt es sich dabei um auf Kredit gekaufte Waren; Allerdings werden Rechnungsabgrenzungsposten auch über die Kreditorenbuchhaltung abgewickelt. In diesem Fall dient der Vertrag, der eine Vorauszahlung vorsieht, als Rückstellung für die Rechnung.

Der große Unterschied besteht darin, dass die aufgelaufenen Spesen mangels Rechnung nicht beglichen wurden bzw. zur Zahlung in die Warteschleife gerückt sind. Die Kreditorenbuchhaltung wickelt laufende Zahlungen ab, während aufgelaufene Ausgaben im Wesentlichen Schätzungen zukünftiger Zahlungen sind. Selbst wenn Sie immer 1.500 US-Dollar für Reinigungsdienste zahlen, handelt es sich bei den anfallenden Kosten von 1.500 US-Dollar immer noch um eine Schätzung, bis eine Rechnung mit der Höhe der Kosten eingeht.

Zuordnung kurzfristiger Verbindlichkeiten zu Verbindlichkeiten und Rechnungsabgrenzungen

Unter kurzfristigen Verbindlichkeiten versteht man kurzfristige Schulden (mit einer Laufzeit von weniger als 12 Monaten), zu deren Rückzahlung ein Unternehmen verpflichtet ist. Die Bilanzierung aller kurzfristigen Verbindlichkeiten ist wichtig, um zu verhindern, dass die Ausgaben eines Unternehmens zu niedrig angesetzt werden, was zu einer Überbewertung des Nettoeinkommens führt.

Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen als kurzfristige Verbindlichkeit

Wenn ein Unternehmen Waren oder Dienstleistungen von einem Lieferanten kauft, wird ihm in der Regel eine Frist zur Zahlung dieser Waren oder Dienstleistungen eingeräumt. Bei der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen handelt es sich um eine kurzfristige Verbindlichkeit, da das Unternehmen seine Verpflichtung vor Ablauf der Zahlungsfrist erfüllen muss. Dieser Zeitraum kann variieren, wobei einige Anbieter nur 15 Tage anbieten, während andere ein Zahlungsfenster von 90 Tagen anbieten.

Um Beziehungen zu ihren Kunden aufzubauen und ihr Vertrauen in die Zahlungsfähigkeit der Kunden zu stärken, bieten einige Lieferanten Unternehmen, die Zahlungen vorzeitig oder pünktlich leisten, möglicherweise Rabatte an. Eine Technik, mit der erfahrene Buchhalter den kurzfristigen Cashflow steigern können, besteht darin, den Zeitraum bis zur Fälligkeit der Verbindlichkeiten zu verlängern. Durch die kreative Verwaltung dieser Konten verfügt ein Unternehmen über ein größeres Polster an liquiden Mitteln und ist dennoch in der Lage, seinen finanziellen Verpflichtungen nachzukommen.

Rückstellungen als kurzfristige Verbindlichkeit

Aufgelaufene Ausgaben werden als kurzfristige Verbindlichkeiten klassifiziert, da es sich um kurzfristige Verbindlichkeiten der Organisation handelt. Zwischen der Erfassung der aufgelaufenen Ausgaben und der Auszahlung der Mittel vergeht in der Regel eine Verzögerung. Zu den häufigsten Beispielen für aufgelaufene Ausgaben gehören:

• Bundes-, Landes- und Kommunalsteuern: Steuern sind unmittelbar nach Ende des Berichtszeitraums fällig, die Zahlung erfolgt jedoch in der Regel später.

• Garantien: Wenn ein Unternehmen eine Garantie auf seine Produkte anbietet, muss es die wahrscheinlichen Kosten berücksichtigen, ohne tatsächlich zu wissen, wie hoch die tatsächlichen Garantiekosten sein werden. Das Unternehmen muss die Gewährleistungsverbindlichkeit bewerten und periodengerecht erfassen. Der Unterschied zu anderen Rückstellungen besteht darin, dass das Geschäft ohne Gewährleistungskosten enden kann. Allerdings muss er sich bemühen, wahrscheinliche Kosten aufgrund früherer Schadensfälle zu erkennen.

• Zinszahlungen: Unternehmen, die Kredite aufnehmen, müssen Zinsen zahlen, wenn Ausgaben anfallen. Wenn Zinsen gezahlt werden und gleichzeitig Kosten anfallen, ist die periodengerechte Rechnungslegung nicht erforderlich. Beispielsweise müssten monatliche Zinszahlungen nicht periodengerecht erfasst werden. Für monatliche Zinszahlungen auf vierteljährlicher Basis ist jedoch eine Rückstellung erforderlich. Wann Zinsen erhoben werden und wann diese gezahlt werden, hängt von den Konditionen des Darlehens ab.