Anpassen und optimale Nutzung der Funktionen • BUOM

22. Februar 2021

Die Organisation beruflicher und persönlicher Aufgaben und Verantwortlichkeiten ist für die meisten Menschen eine gute Praxis. Erwägen Sie die Verwendung eines Online-Tools, beispielsweise eines digitalen Kalenders, um Sie bei der Planung und Verwaltung Ihrer Aufgaben zu unterstützen. Google Kalender ist für viele Menschen eine großartige Option und verfügt über eine Reihe von Funktionen und Tools, die es für den beruflichen und privaten Gebrauch nützlich machen. In diesem Artikel erklären wir, was Google Kalender ist, beschreiben die Verwendung von Google Kalender und stellen eine Liste der 20 wesentlichen Google Kalender-Funktionen bereit, die Sie implementieren sollten.

Was ist Google Kalender?

Google Kalender ist ein digitales Kalender-, Terminplanungs- und Zeitmanagement-Tool, das unabhängig und als Teil des breiteren Produktportfolios von Google funktioniert. Es verfügt über eine Reihe von Funktionen und Konnektivitätstools, die es nicht nur als Kalender für die Eingabe von Terminen und Besprechungen, sondern auch als Tool für die Teamzusammenarbeit nützlich machen.

Google Kalender sieht in der Monatsansicht wie ein herkömmlicher Wand- oder Desktopkalender aus. Sie können dem Kalender Ereignisse zusammen mit Details und Notizen hinzufügen. Sie können Ihren Kalender auch in der Wochen- oder Tagesansicht anzeigen, um eine detailliertere Ansicht Ihres Zeitplans zu erhalten.

So verwenden Sie den Google-Kalender

Wenn Sie neu bei Google Kalender sind, befolgen Sie diese Schritte, um es für Ihre Bedürfnisse einzurichten und zu optimieren:

1. Öffnen Sie Ihren Browser

Öffnen Sie zunächst Ihren bevorzugten Webbrowser. Google Kalender ist mit den meisten Browsern kompatibel, darunter:

• Google Chrome

• Safari

• Internet Explorer

• Feuerfuchs

• Microsoft Edge

Sie können Google Kalender auch auf Ihrem Mobilgerät einrichten, indem Sie den Browser Ihres Geräts verwenden oder die Google Kalender-App herunterladen und dort den Einrichtungsanweisungen folgen.

2. Gehen Sie zu Google Kalender.

Sobald Sie mit dem Internet verbunden sind, rufen Sie Google Kalender auf, indem Sie in der Suchleiste suchen, die Website direkt besuchen oder die Google Kalender-Seite von Ihrer Gmail-Seite oder einem anderen Google-Produkt aus öffnen. In den meisten Fällen können Sie von einer anderen Google-Produktseite aus zu Google Kalender gelangen, indem Sie auf das Neun-Punkte-Matrixsymbol oben rechts auf dem Bildschirm klicken und dort das Google Kalender-Symbol auswählen.

3. Erstellen Sie Ihr Konto

Wenn Sie noch kein Google-Konto haben, müssen Sie eines einrichten. Wenn Sie auf der Google Kalender-Webseite landen, werden Sie aufgefordert, sich bei Ihrem Google-Konto anzumelden oder ein Konto zu erstellen. Befolgen Sie die Anweisungen, um ein Konto zu erstellen.

4. Konfigurieren Sie die Einstellungen

Sobald Sie Ihren Kalender eingerichtet und aktiviert haben, können Sie die Einstellungen nach Bedarf an Ihre Bedürfnisse anpassen. Klicken Sie auf das zahnradförmige Einstellungssymbol oben rechts auf dem Bildschirm. Von dort aus können Sie verschiedene Kalendereinstellungen wie Zeitzone und Arbeitszeiten konfigurieren und Ereignisse aus Gmail automatisch zu Ihrem Kalender hinzufügen.

5. Verknüpfen Sie Ihren Kalender

Sie können Ihren Kalender auch mit anderen von Ihnen erstellten Kalendern oder öffentlichen Kalendern verknüpfen, um Ereignisse automatisch zu importieren. Wenn Ihr Büro beispielsweise über einen Besprechungsraumkalender verfügt, können Sie diesen automatisch abonnieren und alle in diesem Kalender aufgeführten Ereignisse werden in Ihrem persönlichen Google Kalender angezeigt. Verknüpfen Sie Kalender, indem Sie in den Einstellungen auf die Schaltfläche „Kalender hinzufügen“ klicken und den Anweisungen von dort folgen.

6. Aktivieren Sie Benachrichtigungen

Sie können Benachrichtigungen für Ereignisse in Ihrem Kalender aktivieren. Sie haben die Möglichkeit, Benachrichtigungen für alle Ereignisse zu aktivieren, indem Sie zu „Einstellungen“ und dann zu „Ereigniseinstellungen“ gehen. Sie können Benachrichtigungen für einzelne Ereignisse auch aktivieren, wenn Sie neue Ereignisse erstellen oder indem Sie in der Kalenderansicht Ihres Google Kalenders auf das betreffende Ereignis klicken und die Benachrichtigungseinstellungen für dieses einzelne Ereignis ändern.

Die besten Funktionen von Google Kalender

Google Kalender verfügt über eine Reihe von Funktionen, mit denen Sie Ihre Produktivität und Konnektivität verbessern können. Schauen Sie sich die 20 verfügbaren Google Kalender-Funktionen an:

Erstellen Sie benutzerdefinierte Kalender

Mit Google Kalender können Sie separate Kalender für verschiedene Bereiche Ihres Lebens erstellen und an einem Ort darauf zugreifen. Wenn Sie Ihren Kalender anzeigen, sehen Sie alle Kalender, die Sie mit Ihrem Konto verbunden haben, und Sie können auf die Kalender klicken, die Sie anzeigen möchten. Sie können alle, eines oder mehrere gleichzeitig anzeigen, um sich überschneidende Ereignisse zu finden oder sich ein vollständiges Bild Ihres Tages zu machen.

Nutzen Sie die empfohlene Zeit

Die Suche nach einem geeigneten Termin für ein Meeting für mehrere Personen kann oft Zeit und mehrere E-Mails zwischen den Teilnehmern in Anspruch nehmen. Google Kalender bietet eine Zeitvorschlagsfunktion, bei der das Programm die Kalender aller Personen durchsucht und Zeiten vorschlägt, zu denen sich alle treffen können.

Verstecken Sie vertrauliche Ereignisdetails

Einige Ereignisse, die Sie in einen freigegebenen oder öffentlichen Kalender aufnehmen, können vertrauliche Informationen enthalten. Bei Bedarf können Sie die Details eines Ereignisses ausblenden, sodass es weiterhin in Ihrem Kalender angezeigt wird, die Ereignisdetails jedoch privat bleiben.

Geben Sie Besprechungsdetails an

Sie können Besprechungsdetails in die Veranstaltungsbeschreibung aufnehmen, um den Teilnehmern alle benötigten Informationen bereitzustellen. Wenn das Meeting beispielsweise virtuell ist, können Sie in den Veranstaltungsdetails einen Link zum Video einfügen. Wenn es sich um eine Präsenzveranstaltung handelt, können Sie eine Adresse oder einen Besprechungsraum hinzufügen, damit die Teilnehmer wissen, wohin sie gehen müssen.

Nutzen Sie die Weltzeit

Wenn Sie mit Personen in anderen Büros und Zeitzonen zusammenarbeiten, kann die Aktivierung der Weltzeituhrfunktion in Ihrem Google Kalender dazu beitragen, dass jeder weiß, in welcher Zeitzone Sie sich befinden, und Sie entsprechend kontaktieren kann.

Senden Sie E-Mail-Erinnerungen

Sie können ganz einfach direkt vom Ereignis selbst in Ihrem Kalender aus eine E-Mail an alle an einem Kalenderereignis Beteiligten senden, um sie an das Meeting oder die Besprechung zu erinnern. Dadurch sparen Sie Zeit, da Sie nicht die Adresse jedes Teilnehmers in Ihrem E-Mail-Manager eingeben müssen.

Erinnerungszeit ändern

Während Sie eine der vordefinierten Terminerinnerungen auswählen können, beispielsweise eine Stunde vor der Veranstaltung oder 10 Minuten vor der Veranstaltung, können Sie die Erinnerungszeit auch so einstellen, dass sie mit der Zeit übereinstimmt, die Sie benötigen, um zu einem Meeting mit einer bestimmten Anzahl von Teilnehmern zu gelangen . die Zeit, die nötig ist, um sich richtig auf die Verlobung vorzubereiten.

Geben Sie Ihren Termin an

Nutzen Sie die Meeting-Slots-Funktion von Google, um anzuzeigen, wann Sie für Meetings oder Anrufe verfügbar sind. Sie können sie Ihrem öffentlichen Kalender hinzufügen, damit andere mit Zugriff schnell sehen können, ob Sie verfügbar sind, bevor sie anrufen oder in Ihr Büro kommen.

Erstellen Sie Ihre eigene Ansicht

Sie können die Standardkalenderansicht ändern und an Ihre Bedürfnisse anpassen. Wenn Sie beispielsweise eine Vier-Tage-Woche statt einer Fünf-Tage-Woche haben, können Sie eine Vier-Tage-Kalenderansicht erstellen, um sie Ihren arbeitsbezogenen Ereignissen ähnlicher zu machen.

Teilen Sie Ihren Kalender

Wenn Sie einen Assistenten haben, der Ihren Kalender verwaltet, oder wenn Sie möchten, dass Ihr Team Ihren Kalender nach Bedarf bearbeiten kann, können Sie Ihren Kalender mit den richtigen Personen teilen und ihnen Bearbeitungsrechte erteilen. Auf diese Weise können sie bei Bedarf in Ihrem Namen Anpassungen vornehmen.

Verwenden Sie Erweiterungen

Wenn Sie über Google Chrome auf Ihren Google Kalender zugreifen, können Sie Erweiterungen verwenden, um Ihrem Kalender zusätzliche Funktionen hinzuzufügen. Hier sind einige Funktionen, die Ihr Kalender mit Erweiterungen haben kann:

• Verwalten Sie Ihren Kalender von jedem Browser-Tab aus

• Zusammenführen von Ereignissen aus mehreren Kalendern

• Planen Sie ganz einfach Besprechungen mit Kollegen

Entdecken Sie die Verknüpfungen

Wenn Sie Ihren Kalender häufig aktualisieren, sollten Sie erwägen, Tastaturkürzel für Google Kalender zu aktivieren, um schnell in Ihrem Kalender zu navigieren und vorhandene Ereignisse hinzuzufügen oder zu bearbeiten.

Andere Kalender anzeigen

Sie können die Kalender anderer Personen in Ihrer Organisation anzeigen, um Besprechungen zu planen oder zu erfahren, woran sie gerade arbeiten. Sie müssen Ihnen Zugriff gewähren, aber sobald sie ihn aktivieren, können Sie ihren Kalender jederzeit einsehen.

Machen Sie mehrtägige Veranstaltungen

Anstatt für ein mehrtägiges Ereignis an jedem Tag, an dem es stattfindet, Details einzugeben oder die Daten innerhalb des Ereignisses manuell anzupassen, können Sie ein erstelltes Ereignis einfach per Drag-and-Drop verschieben, um die Tage, an denen es stattfinden wird, automatisch einzutragen.

Erhalten Sie die Tagesordnung

Sie können Ihren Kalender so einrichten, dass er Ihnen täglich Kalendereinträge per E-Mail sendet. Dies ist eine Einstellungsoption für Benachrichtigungen und Sie können die E-Mail-Adresse auswählen, an die Sie die Tagesordnung erhalten möchten und wann sie gesendet werden soll.

Feiertage einbeziehen und verwalten

Sie können die Feiertage, die automatisch in Google Kalender angezeigt werden, ändern, um sie an die Religion oder das Land anzupassen, die Ihren Anforderungen am besten entspricht. Auf diese Weise können Sie sich über mögliche Feiertage Ihrer Kollegen im Klaren sein und Urlaubsgrüße an Kunden oder Klienten in verschiedenen Regionen senden.

Verwalten Sie Ihre Aufgaben

Google Kalender enthält eine Aufgaben-App, mit der Sie Ihre Aufgabenliste im selben Fenster wie Ihr Kalender erstellen und aktualisieren können.

Anhänge hinzufügen

Anstatt Dokumente und andere Besprechungsdateien per E-Mail zu versenden, können Sie sie an das entsprechende Ereignis in Google Kalender anhängen, sodass alle Teilnehmer darauf zugreifen, sie anzeigen und herunterladen können.

Fügen Sie Ihren Kalender ein

Abhängig von Ihrer Branche, Ihrem Unternehmen oder Ihrer Rolle müssen Sie Ihren Kalender möglicherweise auf einem Blog oder einer Website veröffentlichen. Mit Google Kalender können Sie Ihren Kalender in Ihre Website einbetten, sodass alle Website-Besucher ihn sehen können.

Greifen Sie über die Sprachsuche auf Ihren Kalender zu

Sie können Ihren Smart Speaker oder die Sprachsuchfunktion Ihres Telefons so einrichten, dass Informationen aus Ihrem Google Kalender mit Ihnen geteilt werden, wenn Sie mündlich darum bitten.