Alles, was Sie über Zeitmanagement im Projektmanagement wissen müssen

11. Dezember 2021

Es gibt mehrere Elemente des Projektmanagements, die zusammenarbeiten, um Teams bei der Entwicklung erfolgreicher Projekte zu unterstützen. Zeitmanagement ist ein Aspekt des Projektmanagements, der viele für jedes Projekt nützliche Prozesse und Tools umfasst. Wenn Sie Zeitmanagement verstehen, können Sie Strategien implementieren, die letztendlich die Produktivität und Effizienz Ihres Teams verbessern können. In diesem Artikel besprechen wir das Zeitmanagement im Projektmanagement und schauen uns Tipps für ein effektives Zeitmanagement an.

Was ist Zeitmanagement im Projektmanagement?

Unter Zeitmanagement versteht man im Projektmanagement die effektive Nutzung der Zeit, um einzelne Aufgaben innerhalb eines Projekts zu erledigen und das Projekt als Ganzes abzuschließen. Der Projektmanager ist für die Umsetzung von Zeitmanagementrichtlinien und -verfahren verantwortlich und stellt sicher, dass alle Teammitglieder die Ziele, den Zeitplan und die Anforderungen des Projekts verstehen. Ein Projektmanager muss jeden Aspekt eines Projekts organisieren, koordinieren und kontrollieren, manchmal auch mehrere Projekte gleichzeitig.

Warum ist Zeitmanagement im Projektmanagement wichtig?

Zeitmanagement ist ein entscheidender Bestandteil der Projektentwicklung, da ein effektives Zeitmanagement sicherstellt, dass das Team das Projekt termin- und budgetgerecht abschließt, was auch zur Verbesserung der Kundenzufriedenheit beiträgt. Zeitmanagement erhöht die Produktivität der Teammitglieder, indem es ihnen ermöglicht, sich auf die Gesamtziele des Projekts und ihre individuellen Verantwortlichkeiten innerhalb des Projekts zu konzentrieren.

Grundlegende Projektzeitmanagementprozesse

Zu den wichtigsten Prozessen des Projektzeitmanagements gehören:

Terminplanung

Um die Zeit für ein Projekt effektiv zu verwalten, ist es wichtig, den Projektzeitplan vorzubereiten und zu organisieren und Informationen an die Teammitglieder weiterzugeben. Wenn alle Teammitglieder den Projektzeitplan kennen, können sie sich auf die Erledigung der Aufgabe konzentrieren und sich auf den Abschluss des Projekts konzentrieren.

Zu den Aspekten der Projektzeitplanung gehören:

• Ermittlung der benötigten Ressourcen

• Definieren der Verantwortlichkeiten der Teammitglieder

• Überprüfen Sie den Zeitplan und passen Sie ihn gegebenenfalls an

• Halten Sie die Teammitglieder engagiert und halten Sie den Zeitplan ein

Definition von Aktivität

Das Projektteam muss die Projektaktivitäten definieren. Es kann hilfreich sein, einen Projektstrukturplan zu verwenden, um jede Aufgabe in einem Projekt zu visualisieren. Ein Projektstrukturplan unterteilt ein Projekt in kleine Abschnitte, was dem Team bei der Planung und Organisation der Projektaufgaben hilft.

Sequenzierung

Dieser Schritt erfordert die Verwendung verschiedener Diagramme und Diagramme, um die Aufgaben und Aktivitäten des Projekts in der Reihenfolge zu organisieren, in der das Team sie erledigen wird. Konsistenz ist ein wichtiger Aspekt des Projektzeitmanagements, da sie es dem Projektteam ermöglicht, das Projekt als Ganzes abzubilden, was die Effizienz optimieren kann.

Bewertung der Aktivitätsressourcen

Das Projektteam muss abschätzen, welche Ressourcen und Materialien es zur Erledigung der einzelnen Projektaufgaben benötigt.

Zu diesen Ressourcen und Materialien können gehören:

• Menschen

• Werkzeuge

• Material

• Systeme

• Budget

Schätzung der Aktivitätsdauer

Das Projektteam muss außerdem den Zeitaufwand für die Erledigung einzelner Projektaufgaben abschätzen. Projektmanager können die PERT-Methode (Program Estimation and Review Technique) verwenden, um die Zeit abzuschätzen, die möglicherweise für die Erledigung von Projektaufgaben erforderlich ist. Die PERT-Methode verwendet Diagramme, um Projektzeitpläne klar zu definieren, sodass die Arbeit planmäßig abgeschlossen wird.

Zeitplanentwicklung

Der Projektmanager und das Team können einen Projektzeitplan entwickeln, indem sie die folgenden Informationen organisieren:

• Projektaufgaben

• Geschätzte Zeit zum Abschließen von Projektaufgaben

• Projektstart- und -endtermine

• Reihenfolge der Projektaufgaben

Normalerweise entwickelt ein Projektmanager einen Projektplan, indem er diese Informationen aufzeichnet und in eine Projektplanungssoftware lädt.

Zeitplankontrolle

Sobald der Projektzeitplan erstellt ist, besteht die Aufgabe des Projektmanagers darin, den Projektzeitplan zu überwachen, zu überprüfen und aufrechtzuerhalten. Durch die Überwachung des Projekts und den Vergleich des Fortschritts des Projektteams mit dem ursprünglichen Zeitplan können Sie Einblick in alle Aspekte des Projekts erhalten, die nicht wie geplant voranschreiten.

Ein Projektmanager kann regelmäßig mit den Mitgliedern des Projektteams kommunizieren, um sicherzustellen, dass diese ihre Aufgaben effizient und termingerecht erledigen.

Tipps zum Zeitmanagement im Projektmanagement

Hier einige Zeitmanagement-Tipps für das Projektmanagement:

Schwerpunkt auf Projektplanung

Die Festlegung des Projektzeitplans im Team hilft bei der Erstellung eines Projektplans. Durch die Visualisierung des gesamten Projekts können Teammitglieder ihre Rollen und Verantwortlichkeiten im Projekt verstehen und anerkennen. Durch die frühzeitige Planung von Projektaufgaben können Verzögerungen minimiert und ein erfolgreicher Projektabschluss sichergestellt werden.

Ein Projektmanager kann beispielsweise To-Do-Listen verwenden, um Teammitgliedern dabei zu helfen, konzentriert und engagiert bei ihren Aufgaben zu bleiben. Der Manager kann sich mit Teammitgliedern treffen, um deren Fortschritt bei der Erledigung ihrer Projektaufgaben zu überwachen. Die Förderung einer offenen Kommunikation während der Projektentwicklung kann auch die Moral und Produktivität des Teams verbessern.

Priorisieren Sie Projektaufgaben

Die Kennzeichnung von Projektaufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit kann Projektteams dabei helfen, den Projektzeitplan festzulegen und hervorzuheben, welche Aufgaben das Team zuerst erledigen sollte und welche sie gegen Ende des Projekts erledigen können. Darüber hinaus kann die Priorisierung von Projektaufgaben dem Projektmanager dabei helfen, zu bestimmen, welche Aufgaben er an andere Teammitglieder delegieren kann, was die Teameffektivität verbessern kann.

Fördern Sie die Organisation

Die Priorisierung der Organisation trägt zu einem reibungsloseren Projektablauf bei und kann die Teamproduktivität verbessern. Die Organisation und Planung von Projektaufgaben ist eine effektive Zeitmanagementstrategie für alle Arten von Projekten. Beispielsweise könnte ein Projektteam eine Tafel verwenden, um die Aufgaben jedes Mitarbeiters sowie die allgemeinen Ziele und Anforderungen des Projekts zu organisieren.

Konzentrieren Sie sich auf Single-Tasking

Beim Single-Tasking wird jeweils eine Aufgabe erledigt, bevor mit einer anderen fortgefahren wird. Durch Einzelaufgaben kann die Aufgabenqualität verbessert werden, da sich das Teammitglied jeweils nur auf die Erledigung eines Aspekts des Projekts konzentriert. Single-Tasking, insbesondere mit kurzen Pausen zwischen den Aufgaben, kann die Leistung und Produktivität des Teams verbessern, indem es Prokrastination und Burnout reduziert.

Begrenzen Sie Ablenkungen

Ablenkungen verringern die Produktivität und Effizienz, da sie die Aufmerksamkeit der Teammitglieder von den anstehenden Aufgaben ablenken. Zu den häufigsten Ablenkungen für ein Projektteam können gehören:

• E-Mails

• Anrufe

• Gespräche mit Kollegen

Die Begrenzung von Ablenkungen kann dem Projektteam helfen, sich auf die Projektziele zu konzentrieren, was dazu beiträgt, den erfolgreichen Abschluss des Projekts sicherzustellen. Teammitglieder können beispielsweise Ablenkungen reduzieren, indem sie bestimmte Zeiten zum Abrufen von E-Mails und zum Beantworten von Anrufen einplanen und die verbleibende Zeit ihren Projektaufgaben widmen.

Seien Sie realistisch, wenn Sie die Fertigstellungszeit einschätzen

Projektmanager müssen versuchen, ein Gleichgewicht zwischen zu viel Zeit und zu wenig Zeit für die Mitarbeiter zur Erledigung von Projektaufgaben zu finden. Projektmanager können möglicherweise die Zeit für die Erledigung von Aufgaben abschätzen, indem sie die Arbeitsmoral jedes Mitarbeiters und die Leistung früherer Aufgaben beurteilen. Durch die genaue Schätzung der Fertigstellungszeit wird sichergestellt, dass der Projektmanager realistische Fristen festlegen und einhalten kann.

Beziehen Sie alle Mitglieder des Projektteams ein

Effektives Zeitmanagement erfordert, dass alle Teammitglieder zusammenarbeiten, um das Projekt termingerecht abzuschließen. Nach der Planung und Priorisierung von Projektaufgaben kann der Projektmanager Aufgaben an Teammitglieder delegieren und zuweisen. Durch die Förderung der Teilnahme aller Beteiligten kann das Gefühl der Eigenverantwortung gestärkt und sichergestellt werden, dass das Team das Projekt pünktlich und in hoher Qualität abschließt.