Definition, Beispiele und häufig gestellte Fragen • BUOM
29. Oktober 2021
Unternehmen senden ihren Kunden oder Klienten eine Proforma-Rechnung, wenn sie klar definieren möchten, welche Waren oder Dienstleistungen sie bereitstellen werden. Eine Pro-forma-Rechnung unterscheidet sich von zugehörigen Dokumenten wie Handelsrechnungen, Bestellungen oder Angeboten. Eine Proforma-Rechnung wird am häufigsten für Unternehmen verwendet, die Waren versenden, insbesondere wenn diese Waren international versandt werden, da eine Proforma-Rechnung bei der Zollabwicklung hilfreich sein kann. In diesem Artikel definieren wir, was eine Pro-forma-Rechnung ist, besprechen ihre Funktionsweise, vergleichen sie mit ähnlichen Dokumenten, geben Beispiele und beantworten häufig gestellte Fragen.
Was ist eine Proforma-Rechnung?
Eine Pro-forma-Rechnung ist eine Verkaufsrechnung, die ein Unternehmen einem Käufer oder Kunden ausstellt, um eine formelle Vereinbarung über die Kosten der bestellten Waren oder Dienstleistungen zu treffen. Dies ist keine Zahlungsaufforderung. Obwohl sich die Angaben auf einer Proforma-Rechnung aufgrund von Preis- oder Mengenschwankungen ändern können, betrachten Unternehmen und Kunden diese in der Regel als verbindliche Dokumente.
Wie funktioniert eine Proforma-Rechnung?
Die Pro-forma-Rechnung enthält Informationen wie:
Namen der teilnehmenden Organisationen
Lieferbedingungen
Produktbeschreibung
Vom Zoll geforderte Produktklassifizierung
Produktpreise
Ablaufdatum der Proforma-Rechnung
Wenn die Person, die die Waren oder Dienstleistungen kauft, den Bedingungen auf der Pro-forma-Rechnung zustimmt, benachrichtigt sie das verkaufende Unternehmen und beide Parteien stimmen der Pro-forma-Rechnung als Angebot zu. Das verkaufende Unternehmen stellt dann die Waren und Dienstleistungen gemäß den in der Pro-forma-Rechnung festgelegten Bedingungen bereit und sendet nach Abschluss eine reguläre Rechnung an den Käufer.
Rechnung vs. Proforma-Rechnung
Eine reguläre Rechnung unterscheidet sich in mehreren wesentlichen Punkten von einer Proforma-Rechnung:
Zweck: Im Gegensatz zu einer regulären Rechnung ist eine Proforma-Rechnung keine Zahlungsaufforderung, obwohl die Einkaufsorganisation die Zahlung auf der Grundlage der in der Proforma-Rechnung angegebenen Kosten leisten kann.
Zeitpunkt: Ein Unternehmen sendet eine reguläre Rechnung nach Abschluss der Dienstleistungen oder dem Versand von Waren, während es normalerweise eine Pro-forma-Rechnung sendet, bevor es Waren oder Dienstleistungen bereitstellt.
Bedingungen. Obwohl es sich bei einer Proforma-Rechnung in der Regel um eine verbindliche Vereinbarung handelt, sind sich die meisten Beteiligten darüber im Klaren, dass sich einige Geschäftsbedingungen ändern können, wenn das verkaufende Unternehmen die Bestellung abschließt. Eine reguläre Rechnung ist rechtlich bindender und die verkaufenden Unternehmen erwarten von den kaufenden Unternehmen, dass sie die Bedingungen einhalten.
Buchhaltung: Buchhalter berücksichtigen reguläre Rechnungen in Kalkulationen und Budgets, während eine Pro-forma-Rechnung kein Buchhaltungsdokument ist. Daher erfassen Unternehmen nicht immer Pro-forma-Rechnungen für Buchhaltungszwecke, es gibt jedoch Buchhaltungssoftware, die dabei helfen kann.
Bestellung versus Proforma-Rechnung
Das kaufende Unternehmen sendet eine Bestellung an das verkaufende Unternehmen, um eine bestimmte Menge an Waren oder Dienstleistungen anzufordern, aber es ist das verkaufende Unternehmen, das die Proforma-Rechnung an das kaufende Unternehmen sendet. Ein Kaufvertrag ist wie eine normale Rechnung eine rechtsverbindliche Vereinbarung, eine Pro-forma-Rechnung hingegen nicht.
Beispiele
Hier sind zwei Beispiele, wie eine Pro-forma-Rechnung funktionieren kann:
Beispiel 1: Produkte
Die Jacobs Office Supply Company erhielt von einem Kunden aus Übersee einen Auftrag über 10.000 Kartons mit Knöpfen. Um die Bestellung zu bestätigen und alle Versandkosten, Steuern und Zollgebühren anzuzeigen, sendet Jacobs seinem Kunden eine Proforma-Rechnung. Die Pro-forma-Rechnung enthält den Namen und die Kontaktinformationen beider beteiligten Unternehmen, die Artikelbeschreibung der Knöpfe, die Anzahl der Knöpfe, die Kosten der Knöpfe, voraussichtliche Liefertermine, Zahlungsbedingungen, Versandkosten zum Standort des Kunden und alle zutreffenden Angaben Steuern und Zollgebühren. .
Mit Erhalt der Proforma-Rechnung bestätigt der Kunde von Jacobs, dass er die Knöpfe noch benötigt und dass die Informationen auf der Proforma-Rechnung korrekt und akzeptabel sind. Sie genehmigen die Proforma-Rechnung und Jacobs beginnt mit der Ausführung der Bestellung.
Wenn Jacobs eine Bestellung aus seinem Lager verschickt, wandelt das Unternehmen mithilfe seiner Buchhaltungssoftware die Proforma-Rechnung in eine Abschlussrechnung um, die es an den Kunden sendet, um die Zahlung anzufordern. Außerdem legen sie dem Zoll eine Schlussrechnung für die Bearbeitung ihrer Fracht vor, wenn diese eine internationale Grenze überschreitet.
Beispiel 2: Dienstleistungen
Keisha ist eine freiberufliche Webdesignerin, die von Tennant Publishing für ihre Dienste engagiert wurde. Um sicherzustellen, dass sich alle über den Umfang ihrer Dienstleistungen einig sind, erstellt sie eine Proforma-Rechnung, in der detailliert aufgeführt ist, womit Tennant Publishing sie beauftragt hat.
Ihre Proforma-Rechnung enthält einen Einzelposten für jede der vielen Dienstleistungen, die sie anbietet, einschließlich Logo-Design, Website-Design, Kauf von Stockbildern, Unterauftragsvergabe eines Autors für Website-Texte, SEO-Optimierung und Spezialarbeiten im Shop-Bereich der Website. Sie gliedert diese Elemente nach Lohnsatz und den für die Erledigung jeder Aufgabe erforderlichen Stunden auf.
Keishas Kostenvoranschlag beinhaltet weder Versand noch Steuern, stellt jedoch nicht die endgültige Rechnung dar, da sie den Auftrag noch nicht abgeschlossen hat. Die Anzahl der Stunden, die sie für jede Dienstleistung aufwendet, kann von der geschätzten Rechnung bis zur endgültigen Rechnung variieren. Dennoch hilft die vorläufige Rechnung ihr und Tennant Publishing dabei, die Kosten des Projekts abzuschätzen. Wenn sie ein Projekt abschließt, überprüft sie die Anzahl der Stunden für jede Dienstleistung und sendet die fertige Rechnung an Tennant.
Häufig gestellte Fragen zu Proforma-Rechnungen
Hier sind einige häufig gestellte Fragen zu Proforma-Rechnungen:
Erfordert der Zoll Proforma-Rechnungen?
Der Zoll verlangt Handelsrechnungen, bei denen es sich um einen anderen Dokumententyp handelt. Der Zoll verlangt keine Vorausrechnungen, kann aber beim Gesamtprozess des Warenversands in ein anderes Land hilfreich sein. Der Zoll kann die Kosten anhand einer Proforma-Rechnung schätzen, was es dem verkaufenden Unternehmen ermöglichen kann, diese Kosten in der Proforma-Rechnung für seinen Kunden anzugeben.
Ist es in Ordnung, wenn sich die Gesamtkosten von der Proforma-Rechnung zur endgültigen Rechnung ändern?
Wenn sich die Gesamtkosten von dem Zeitpunkt, an dem das Unternehmen eine Proforma-Rechnung ausstellt, bis zu dem Zeitpunkt, an dem es die endgültige Rechnung sendet, ändern, möchte der Kunde oder Kunde möglicherweise wissen, warum. Wenn sich beispielsweise die geschätzten Versandkosten aufgrund unvorhergesehener Umstände ändern, ist es unwahrscheinlich, dass dies den Käufer verärgert. Kommt es jedoch zu einer großen, nicht erklärbaren Kostenänderung oder erhält der Kunde nicht die in der Proforma-Rechnung angegebene Warenmenge, kann es sein, dass er unzufrieden ist.
Wie erfolgt die Zahlungsabwicklung bei der Einreichung von Proforma-Rechnungen?
Der Käufer oder Kunde kann sich dafür entscheiden, die Kosten für die auf der Pro-forma-Rechnung aufgeführten Waren oder Dienstleistungen vor Erhalt dieser Waren oder Dienstleistungen und der Schlussrechnung zu bezahlen. Eine Buchhaltungssoftware kann Ihnen dabei helfen, dies zu erfassen. Sobald das Händlerunternehmen die endgültige Rechnung erstellt, kann der Händler die Zahlung dem richtigen Konto zuordnen. Da es sich bei Pro-forma-Rechnungen technisch gesehen nicht um Buchhaltungsdokumente handelt, müssen Unternehmen, die Zahlungen auf Pro-forma-Rechnungen akzeptieren, über einen genauen Plan verfügen, wie das Unternehmen diese Zahlungen verarbeitet.
Sind bei der Erbringung von Dienstleistungen Proforma-Rechnungen erforderlich?
Einzelpersonen oder Unternehmen, die eher Dienstleistungen als Waren anbieten, kennen möglicherweise verschiedene Optionen für den Abschluss eines Dienstleistungsvertrags mit einem Kunden. Dazu gehören ein Angebot, ein Vertrag oder eine Proforma-Rechnung. Jedes einzelne Unternehmen muss entscheiden, welches Vertragsformat für das Leistungsangebot am besten geeignet ist. Bei der Erbringung von Dienstleistungen ist es in der Regel sinnvoll, eine Art Vereinbarung zu treffen, damit alle Beteiligten wissen, was der Dienstleister tut und wie viel er verlangt.
Wenn eine Einzelperson oder ein Unternehmen ein Angebot oder einen Vertrag vorlegt, muss sie ihrem Kunden häufig keine Proforma-Rechnung senden. Es ist hilfreich zu ermitteln, was in der Branche Standard ist und was ein bestimmter Kunde bevorzugen könnte.