Alles, was Sie über das Schreiben eines professionellen Briefes wissen müssen • BUOM

Obwohl der Großteil der geschäftlichen Kommunikation heutzutage per E-Mail erfolgt, gibt es immer noch Situationen, in denen professionelles Schreiben die bevorzugte Korrespondenzmethode ist. Wenn Sie einen professionellen Brief schreiben, sollte Ihre Nachricht höflich, professionell und prägnant sein. Um dies richtig zu machen, müssen Sie wissen, wie man einen Geschäftsbrief richtig formatiert. In diesem Artikel erklären wir, was ein professioneller Brief ist, erfahren, wann und wie man einen schreibt, und stellen eine Vorlage, ein Beispiel und Tipps zur Verfügung, die Ihnen beim Verfassen eines professionellen Briefes helfen.

Was ist professionelles Schreiben?

Professionelle Briefe werden verwendet, um arbeitsbezogene Korrespondenz für verschiedene Szenarien zu versenden, darunter Empfehlungen, Empfehlungen, Networking, Karriere, Beschäftigung oder Geschäft. Je nach Situation können Sie damit potenzielle Arbeitgeber beeindrucken, Höflichkeit und professionelle Höflichkeit demonstrieren oder dem Empfänger ermöglichen, Sie persönlich und beruflich kennenzulernen. Wenn ein berufliches Schreiben zur Kommunikation mit einem zukünftigen oder aktuellen Arbeitgeber verwendet wird, wird häufig eine Kopie zusammen mit Ihrem Lebenslauf und anderen relevanten Dokumenten in Ihren ständigen Unterlagen aufbewahrt.

Wann sollten Sie einen professionellen Brief schreiben?

Professionelle Briefe können vielseitig eingesetzt werden. Sie werden beispielsweise häufig verwendet für:

Sag Danke

Ein professioneller Brief ist eine großartige Möglichkeit, jemandem für verschiedene arbeitsbedingte Situationen zu danken. Am häufigsten werden solche Briefe nach einem Meeting oder Interview zugestellt.

Von der Position zurücktreten

Ein gut verfasstes Kündigungsschreiben kann Ihnen dabei helfen, Ihre derzeitige Position im guten Einvernehmen mit dem Unternehmen zu verlassen.

Geben Sie einen Link an oder fragen Sie danach

Unabhängig davon, ob Sie jemanden bitten, eine Referenz für Sie zu verfassen, oder ob Sie gebeten wurden, eine Referenz für jemand anderen bereitzustellen, müssen Sie sicherstellen, dass das Schreiben professionell, klar und prägnant ist.

Stellen Sie eine Verbindung her

Professionelle Briefe dienen in der Regel der Kontaktaufnahme. Sie können beispielsweise einen professionellen Brief schreiben, in dem Sie um ein Treffen bitten, sich einem neuen Kontakt vorstellen, jemanden empfehlen oder nach dem ersten Treffen nachfassen.

Fragen Sie nach der Arbeit

Wenn Sie auf der Suche nach einem Job sind, kann es hilfreich sein, Organisationen per E-Mail nach möglichen Stellenangeboten zu fragen. Diese potenziellen Arbeitgeber stellen möglicherweise ein, haben aber noch keine Stellenangebote in Jobbörsen veröffentlicht. Der Beginn eines Gesprächs kann Ehrgeiz, Motivation und Selbstvertrauen unter Beweis stellen. Wenn Sie sich entscheiden, ein Anfrageschreiben zu verfassen, sollten Sie es genauso formatieren wie ein Anschreiben und erklären, warum Sie ideal für die Stelle sind.

Verabschieden Sie sich von Kunden oder Kollegen

Mit einem Abschiedsbrief verabschieden Sie sich von Kollegen, Geschäftskontakten und Kunden. Sie können einen dieser Briefe schreiben, unabhängig davon, ob Sie oder die andere Person abreisen, und Sie haben die Möglichkeit, Informationen darüber zu geben, wie Sie in Kontakt bleiben können. Sie können einen Abschiedsbrief schreiben, um den Beteiligten mitzuteilen, dass Sie zurücktreten, in den Ruhestand gehen oder eine neue Position annehmen.

Unterstützen Sie Ihren Lebenslauf

Auf der Suche nach einem Job, Anschreiben Wird normalerweise verwendet, um zu zeigen, dass Sie ein guter Kandidat sind, was Ihnen dabei helfen kann, ein Vorstellungsgespräch zu bekommen.

Gratuliere jemandem

Das Verfassen eines Glückwunschbriefes kann eine wunderbare berufliche Gefälligkeit sein, wenn ein Kollege oder Unternehmer bei der Arbeit etwas erreicht, in den Ruhestand geht, ein eigenes Unternehmen gründet, befördert wird oder einen neuen Job annimmt.

Zeigen Sie Ihre Wertschätzung

Wertschätzung zu zeigen ist eine großartige Möglichkeit, positive und bedeutungsvolle berufliche Beziehungen aufzubauen. Sie können einen Brief schreiben, um Ihre Dankbarkeit für verschiedene Dinge auszudrücken, z. B. für jemanden, der Ihnen bei der Jobsuche hilft, für einen Kollegen, der Ihnen bei der Arbeit hilft, oder um eine gut gemachte Arbeit anzuerkennen.

Nehmen Sie Änderungen vor

Wenn Sie eine Frist verpasst haben, zu spät zu einem Vorstellungsgespräch kamen oder bei der Arbeit einen Fehler gemacht haben, ist ein Entschuldigungsschreiben ein guter erster Schritt zur Wiedergutmachung. Indem Sie Ihren Fehler eingestehen und Ihr Bedauern zum Ausdruck bringen, können Sie einen positiven Eindruck hinterlassen und beginnen, die Situation zu verbessern.

So schreiben Sie einen professionellen Brief

Hier sind die Schritte, die Sie befolgen sollten, um einen effektiven beruflichen Brief zu schreiben:

1. Geben Sie Ihre Adresse ein.

Wenn Sie professionelles Briefkopfpapier verwenden, können Sie diesen Schritt überspringen. Andernfalls sollten Sie die Adresse Ihrer Organisation, Schule oder Ihres Unternehmens in der oberen linken Ecke der Seite platzieren. Da Ihr Name und/oder Ihr Titel im Abschluss enthalten sind, müssen Sie hier lediglich Ihre Postanschrift, Ihren Ort, Ihr Bundesland und Ihre Postleitzahl angeben.

2. Geben Sie das Datum ein.

Direkt unter Ihrer Adresse sollten Sie das Datum angeben, an dem Sie den Brief geschrieben oder abgeschlossen haben. In den USA listet die Formatierung hierfür den Monat, den Tag und dann das Jahr auf. Sie könnten zum Beispiel „31. August 2021“ schreiben.

3. Bestimmen Sie den Namen und die Adresse des Empfängers.

Wenn Sie eine Zeile überspringen, müssen Sie den Namen und die Adresse der Person angeben, an die Sie schreiben. Normalerweise ist es am besten, einen bestimmten Empfänger zu benennen. Wenn Sie sich also nicht sicher sind, recherchieren Sie oder rufen Sie die Organisation an, um herauszufinden, an wen Sie sich wenden sollten.

4. Wählen Sie eine professionelle Begrüßung.

Normalerweise verwenden professionelle Briefe „Sehr geehrte Damen und Herren“ als Standardbegrüßung, aber es gibt auch Leute, die es vorziehen, einfach den Namen des Empfängers zu verwenden. Wenn Sie die Person nicht kennen und sie regelmäßig mit Namen ansprechen, sollten Sie die entsprechende persönliche Anrede für die Person verwenden, an die Sie schreiben, z. B. Herr, Frau, Frau, Frau oder Dr., sowie deren Namen Familienname, Nachname. Wenn Sie sich über das Geschlecht des Empfängers nicht sicher sind, können Sie auch den vollständigen Namen anstelle des persönlichen Titels verwenden. Welchen Stil Sie auch wählen, fügen Sie nach dem Namen des Empfängers einen Doppelpunkt ein.

5. Schreiben Sie den Text.

Wie die meisten arbeitsbezogenen Mitteilungen sollten berufliche Briefe klar und prägnant sein. Normalerweise sollten Sie mit einer freundlichen Eröffnungsrede beginnen, gefolgt von der unmittelbaren Absicht des Briefes. Anschließend sollten Sie die Hauptidee näher erläutern, indem Sie unterstützende Details, Hintergrundinformationen und Begründungen angeben. Der letzte Absatz sollte den Zweck des Briefes bekräftigen und einen Aufruf zum Handeln enthalten. Sie könnten beispielsweise sagen: „Bitte kontaktieren Sie mich, wenn Sie weitere Fragen oder Bedenken haben.“

6. Aktivieren Sie den entsprechenden Abschluss.

Am Ende des Schreibens müssen Sie ein Berufszeichen gefolgt von einem Komma angeben. Einige Beispiele sind „Danke“, „Grüße“ oder „beste Grüße“. Nach dem Schließen müssen Sie vier Zeilen überspringen, um Platz für Ihre Unterschrift zu schaffen, und dann Ihren Namen eingeben.

7. Überprüfen Sie Ihre Arbeit.

Nehmen Sie sich etwas Zeit, um den Brief Korrektur zu lesen, um sicherzustellen, dass er keine Fehler enthält. Wenn Sie Ihren Brief laut vorlesen, haben Sie häufig die Möglichkeit, Rechtschreib- und Grammatikfehler oder unnatürliche Formulierungen zu erkennen.

Tipps zum effektiven Schreiben professioneller Briefe

Hier sind einige zusätzliche Tipps zum Schreiben eines professionellen Briefes:

• Richtig formatieren. Professionelle Briefe verwenden in der Regel ein Blockformat, d. h. der Inhalt ist linksbündig und die Kopie ist einzeilig. Dann trennen Sie Absätze mit doppeltem Leerzeichen.

• Wählen Sie die richtige Schriftart. Times New Roman ist immer eine sichere Schriftart, es gibt jedoch auch andere Optionen wie Arial oder Calibri, die akzeptabel sind. Wenn Sie an ein traditionelles Unternehmen oder eine traditionelle Person schreiben, ist es normalerweise am besten, Times New Roman zu verwenden. Unabhängig davon, welche Schriftart Sie verwenden, gilt die Größe 12 als akzeptabel und professionell.

• Benutzen Sie die richtige Stimme. Ihr Ton sollte respektvoll und professionell sein, egal mit wem Sie sprechen.

• Sei einfach. Im Geschäftsleben ist Zeit kostbar, deshalb müssen Sie so schnell wie möglich zur Sache kommen. Versuchen Sie, Ihren Brief so kurz wie möglich zu halten und zwei bis drei Absätze zu enthalten.

Professionelle Briefvorlage

Hier ist eine Vorlage, die Ihnen beim Verfassen Ihres eigenen beruflichen Briefes helfen kann:

(Deine Adresse)

(Das Datum)

(Name des Empfängers)

(Empfängeradresse)

дорогая (Titel und Nachname des Empfängers):

(Erläutern Sie den Zweck des Schreibens und geben Sie alle relevanten Details an.)

Aufrichtig,

(Ihr Name)

Beispiel für einen professionellen Brief

Anhand dieses Beispiels können Sie sich orientieren, wie ein professioneller Brief aussehen sollte:

1234 Franklin Dr.
Sarasota, Florida 34237
1. Oktober 2020

Mason Stramiello
5678 Windhorst Ln.
Tallahassee, Florida 32303

Sehr geehrter Herr Stramiello:

Ich möchte mich bei Ihnen für Ihren Beitrag zu unserer neuesten Kundenkampagne bedanken. Ihre Arbeit an der visuellen Gestaltung und der Neugestaltung der Website ist wirklich erstaunlich und wir haben bereits begeisterte Kritiken vom Kunden erhalten. Sie scheinen vom Endprodukt genauso begeistert zu sein wie wir.

Ich schätze auch das Engagement, das Sie bei diesem Projekt gezeigt haben. Sie haben viele Stunden investiert, sind mehr als einmal über Ihre Verantwortung hinausgegangen und haben alle Änderungen elegant gemeistert.

Es war ein Vergnügen mit Ihnen zu arbeiten. Zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie jemals Rat oder Feedback für Ihr Portfolio benötigen.

Danke noch einmal,
Jessie Santos