9 Tipps für die Durchführung eines erfolgreichen Marketing-Meetings • BUOM

Kreative Mitarbeiter können ebenso wie Marketingfachleute in kollaborativen Umgebungen erfolgreich sein. Marketingmeetings können den Marketingteams die Möglichkeit geben, Ideen auszutauschen und den Projektstatus zu überprüfen. Wenn Sie lernen, wie Sie effektive Marketingmeetings durchführen, können Sie die Produktivität und Innovation in Ihrem Unternehmen und bei Ihren Kunden steigern. In diesem Artikel besprechen wir, was ein Marketing-Meeting ist, warum es wichtig ist und geben Tipps, die Ihnen bei der Durchführung eines erfolgreichen Marketing-Meetings helfen.

Was ist ein Marketing-Meeting?

Ein Marketing-Meeting ist ein Treffen, bei dem Fachleute Marketingstrategien besprechen. Dies könnte sich auf eine Besprechung der Marketingabteilung beziehen, um aktuelle und bevorstehende Aufgaben zu besprechen, oder auf eine Besprechung mit einem Kunden, um Ideen und Empfehlungen vorzustellen oder Kampagnenergebnisse zu liefern. Marketingtreffen können je nach Zeitplan und Standort der Teilnehmer persönlich oder virtuell stattfinden.

Warum sind Marketingmeetings wichtig?

Marketing-Meetings sind wichtig, weil sie Fachleuten die nötige Zeit geben, sich auf bestimmte Themen und Aufgaben zu konzentrieren. Besprechungen können wertvoller sein als das Versenden von E-Mails oder das alleinige Arbeiten, da die Teilnehmer Produktivität und Zusammenarbeit in einer Gruppenumgebung erwarten. Marketingmeetings bieten Abteilungen oder Unternehmen die Möglichkeit:

• Überbringen Sie Nachrichten

• Probleme lösen

• Teilen Sie Ihre Ideen

• Sorgen Sie für Verständnis

• ENtscheidungen treffen

• Ziele zuweisen

• Entwickeln Sie Pläne

Tipps für die Durchführung eines erfolgreichen Marketing-Meetings

Hier sind Tipps, mit denen Sie ein effektives Marketing-Meeting organisieren und durchführen können:

Bestimmen Sie den Zweck des Treffens

Bevor Sie ein Meeting abhalten, klären Sie, warum Sie es brauchen, und stellen Sie sicher, dass das Meeting der beste Weg ist, Ihre Ziele zu erreichen. Der Zweck Ihres Meetings sollte umfassend genug sein, um die erforderliche Zeit zu rechtfertigen, und spezifisch genug, damit sich das Meeting ernsthaft mit dem Thema befassen kann.

Stellen Sie sich zum Beispiel einen Marketingleiter vor, der sich an die Marketingabteilung wenden möchte, um Ziele zu besprechen. Der Zweck des Treffens könnte darin bestehen, Marketingziele für das dritte Quartal festzulegen. Dabei handelt es sich um einen engen Fokus, der Organisatoren und Teilnehmern dabei hilft, den Inhalt von Meetings zu leiten.

Bestimmen Sie, wer teilnehmen soll

Sobald Sie wissen, warum Sie ein Meeting abhalten, können Sie auswählen, wen Sie einladen möchten. Besprechungen sind am effektivsten, wenn die richtigen Personen anwesend sind, um Feedback zu geben und Entscheidungen wie größere Einkäufe, Ressourcenzuweisung und Entwicklungsinitiativen zu genehmigen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, diese Elemente zur Genehmigung einzureichen, was Projekte effizienter macht.

Wenn Sie beispielsweise einem Kunden Ihre Idee für eine neue digitale Marketingkampagne vorstellen, ist es wichtig, dass die Hauptakteure des Kunden beim Meeting anwesend sind, darunter der Account Manager, der Digital Marketing Director und der Chief Marketing Officer. Darüber hinaus sollte das Unternehmen, an das Sie sich wenden, sicherstellen, dass seine Entscheidungsträger bei dem Treffen anwesend sind, um die Kampagne zu genehmigen oder Feedback zu geben.

Genehmigungspläne

Um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Personen an einem Marketingmeeting teilnehmen können, müssen Sie mehrere Zeitpläne koordinieren, um einen Tag und eine Uhrzeit zu finden, die für alle geeignet ist. Sie können E-Mail, Planungssoftware oder Verwaltungsspezialisten nutzen, um einen verfügbaren Termin und Ort für ein Meeting zu finden. Diese Programme können auch die Antworten der eingeladenen Personen verfolgen.

Wenn ein Meeting bevorsteht, ist es auch eine gute Idee, den Teilnehmern eine E-Mail zu senden, um sie an das Meeting zu erinnern. Normalerweise können Sie diese Erinnerung in Ihrer Planungssoftware festlegen und auswählen, wann die Erinnerung gesendet werden soll.

Erstellen Sie eine Agenda

Vor einem Marketing-Meeting ist es wichtig, eine Tagesordnung vorzubereiten, damit Sie Ihre Themen und Ihren Zeitplan richtig organisieren können. Die Tagesordnung umfasst in der Regel:

• Besprechungselemente

• Thread-Thread

• Wer leitet die einzelnen Diskussionen?

• Für jedes Thema ist Zeit vorgesehen

• Spezifische Fragen zur Beantwortung

Durch die Erstellung einer Besprechungsagenda können Sie sicherstellen, dass der Inhalt mit dem Zweck der Besprechung, den Zielen Ihrer Abteilung oder Ihres Kunden und dem vorgegebenen Zeitrahmen übereinstimmt. Stellen Sie bei der Vorbereitung Ihrer Agenda sicher, dass Sie genügend Zeit einplanen, um jedes Thema ausführlich zu besprechen.

Teilen Sie Ihre Agenda

Sobald Sie eine klare Agenda haben, senden Sie diese an die Besprechungsteilnehmer, damit diese sie überprüfen und Feedback geben können. Präsentatoren können außerdem vorab sehen, welches Thema sie ansprechen, sodass sie Zeit haben, Daten zu sammeln und Dokumente oder Folien vorzubereiten.

Ernennen Sie einen Besprechungskoordinator

Es kann hilfreich sein, einen Besprechungsleiter zu benennen, um sicherzustellen, dass die Besprechung reibungslos verläuft und im Zeitplan bleibt. Erwägen Sie, einen Besprechungsleiter zu beauftragen, der mit der Thematik vertraut ist, der Moderator jedoch nicht. Der Meeting-Moderator muss außerdem in der Lage sein, den Ablauf des Meetings ruhig, aber bestimmt zu steuern, indem er die Redner daran erinnert, wann ihre Zeit abgelaufen ist, und markiert, wann das Meeting enden soll.

Planen Sie Zeit für eine offene Diskussion ein

Abhängig vom Zweck Ihres Meetings kann es hilfreich sein, am Ende des Meetings eine offene Diskussion zu vereinbaren. Ganz gleich, ob Sie vor Kunden sprechen oder Probleme mit der Marketingabteilung lösen: Zeit für ein Brainstorming zu haben, ist für Kreativprofis wie Texter und Designer ein wichtiges Element. Die Zeit, Ideen frei zu generieren und zu erkunden, kann zu innovativeren und effektiveren Strategien führen.

Testen Sie Geräte vor Ihrem Meeting

Marketingbesprechungen können eine Vielzahl visueller Hilfsmittel umfassen, insbesondere wenn das Marketingteam Kunden Ideen präsentiert. Diese Präsentationen können die Präsentation einer neuen Website für Kunden, Mailing- oder Werbedesigns sowie Beispielbeiträge in den sozialen Medien umfassen. Erkundigen Sie sich bei allen Meeting-Teilnehmern nach der Technik und Ausstattung, die sie für das Meeting benötigen, und fordern Sie diese vorab bei Administratoren oder der IT-Abteilung an. Wenn Teilnehmer virtuell teilnehmen, stellen Sie sicher, dass sie über die richtigen Informationen und erforderlichen Gerätespezifikationen verfügen, um die Meeting-Software verwenden zu können.

Testen Sie am Tag vor oder einige Stunden vor Ihrem Meeting alle elektronischen Geräte, um sicherzustellen, dass sie ordnungsgemäß funktionieren. Bitten Sie die Moderatoren, Ihnen die Dateien im Voraus zuzusenden, damit Sie sie auf Ihrer Ausrüstung testen können. Sie sollten auch Ausdrucke im Voraus vorbereiten, damit Sie Zeit haben, etwaige technische Probleme zu beheben.

Begrenzen Sie Ablenkungen

Um sicherzustellen, dass Ihre Besprechung reibungslos verläuft, versuchen Sie, Ablenkungen im Besprechungsraum zu begrenzen. Dies kann bedeuten, dass Sie einen Raum mit Geräuschunterdrückungsfunktionen suchen, Benachrichtigungen für Ihre Büro-E-Mail- und Messaging-Dienste deaktivieren und die Teilnehmer bitten, ihre Telefone wegzulegen. Weniger Ablenkungen können dazu beitragen, dass die Teilnehmer konzentrierter und engagierter werden und das Meeting effizienter und produktiver wird.