9-Schritte-Checkliste zum Abschluss eines Projekts (und warum sie wichtig sind) • BUOM

Während sich viele Projektmanager auf die Planungs- und Entwicklungsphase eines Projekts konzentrieren, können sie auch von der Vorbereitung auf den Projektabschluss profitieren. Dieser Prozess kann Ihrem Team dabei helfen, Kundenanforderungen zu erfüllen und wichtige Angelegenheiten wie Zahlungen abzuschließen. Die Schritte zum Abschluss eines Projekts können je nach Unternehmen und Kunde variieren. Das Erstellen einer Checkliste kann Ihrem Team jedoch dabei helfen, organisiert zu bleiben und sicherzustellen, dass alle Aufgaben im Zusammenhang mit jedem Projekt erledigt werden. In diesem Artikel definieren wir den Projektabschluss, stellen eine Checkliste mit neun Schritten zur Verfügung, die Ihr Team zur Erledigung verschiedener Projektaufgaben verwenden kann, und erklären, warum der Projektabschluss wichtig ist.

Was bedeutet der Abschluss eines Projekts?

Der Abschluss eines Projekts bedeutet, dass sich Ihr Team in der Endphase des Projekts befindet. Der Projektabschlussprozess konzentriert sich auf die Erledigung von Aufgaben wie der Lieferung von Produkten, der Zahlung und der Auflösung des Teams. Das Ziel des Prozesses besteht darin, das Projekt offiziell zu beenden, indem sichergestellt wird, dass das Team jede Projektaufgabe abgeschlossen hat. Es kann auch als Übergangsphase fungieren, die dem Team hilft, sich auf das nächste Projekt vorzubereiten und damit fortzufahren.

Checkliste zum Projektabschluss in 9 Schritten

Hier ist eine Checkliste für den Projektabschluss mit neun Schritten zur Überprüfung spezifischer Bereiche, die Ihr Team befolgen kann, um das Projekt abzuschließen:

1. Ergebnisse

Dies ist eine Checkliste, die Ihr Team verwenden kann, um Projektergebnisse zu erreichen:

1. Überprüfen Sie den Projektumfang.

2. Stellen Sie fest, ob Ihr Team alle Anforderungen und Fristen erfüllt hat.

3. Stellen Sie die Zustimmung der Stakeholder und die Kundenzufriedenheit sicher, indem Sie von jeder Partei Unterschriften einholen.

4. Übertragen Sie die Verantwortung für das Projektmanagement an den Kunden oder ein neues Team.

2. Projektressourcen

Hier ist eine Checkliste, die Sie für Projektressourcen verwenden können:

1. Weisen Sie interne Teammitglieder anderen Projekten zu.

2. Beenden Sie Verträge mit externen Teammitgliedern.

3. Kündigen Sie die Softwarelizenzen, die Sie für ein Projekt erhalten haben, wenn Sie diese für zukünftige Projekte nicht mehr benötigen.

4. Geben Sie Technologie und andere Geräte zurück, die das Team möglicherweise von anderen Abteilungen oder externen Kreditgebern ausgeliehen hat.

3. Dokumente

Erwägen Sie, diese Checkliste zum Projektabschluss für Dokumente zu befolgen:

1. Archivieren Sie die Dokumente, die Sie im Laufe des Projekts erstellt haben.

2. Erstellen Sie ein Standard-Kennzeichnungssystem.

3. Beschriften Sie die endgültigen Dateiversionen deutlich, um sicherzustellen, dass Ihr Team die richtige Version an den Kunden sendet.

4. Erstellen Sie Analyseberichte für zukünftige Projekte.

5. Geben Sie alle Daten, die Ihr Team während des Projektabschlussprozesses gesammelt hat, in Ihre Projektmanagement-Software ein.

4. Zahlungen

Sie können diese Checkliste zum Projektabschluss für Zahlungen ausprobieren:

1. Analysieren Sie die Kosten, die während der Fertigstellung des Projekts anfallen.

2. Stellen Sie fest, ob Ihr Team sein Budget einhält.

3. Berücksichtigung etwaiger Verluste, beispielsweise durch Materialien, die ersetzt werden müssen.

4. Belohnen Sie Lieferanten und externe Teammitglieder.

5. Bezahlen Sie die Ausrüstung, die das Team für das Projekt gekauft hat.

6. Berechnen Sie alle zusätzlichen Zahlungen, die der Kunde dem Unternehmen schuldet.

7. Sammeln Sie die Abschlusszahlungen vom Kunden ein oder verweisen Sie den Kunden an die Buchhaltungsabteilung des Unternehmens.

5. Produkteinführung

Hier ist eine Checkliste für den Projektabschluss, mit der Sie Ihr Produkt auf den Markt bringen können:

1. Starten Sie das fertige Produkt.

2. Überwachen Sie die Produktleistung.

3. Erfassen Sie alle Endbenutzerprobleme, die Ihr Team lösen kann, und dokumentieren Sie positives und negatives Feedback von Kunden, um zukünftige Produkte zu verbessern.

4. Bieten Sie Kunden und Klienten bei Bedarf Post-Launch-Support.

6. Rückmeldung

Dies ist eine Checkliste, die Sie implementieren können, um Feedback von einem Kunden zu einem Projekt einzuholen:

1. Bitten Sie den Kunden, Feedback zu hinterlassen.

2. Sammeln Sie Mitarbeiterfeedback zum Projekt.

3. Beschreiben Sie die Stärken und Schwächen des Projekts basierend auf dem erhaltenen Feedback.

4. Vergleichen Sie die Projektleistung mit früheren Projekten, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

5. Bestimmen Sie, welche Prozesse beim Abschluss des Projekts am effektivsten waren.

6. Teilen Sie Vorschläge für zukünftige Verbesserungen mit Ihrem Team.

7. Kommunikation

Hier ist eine Checkliste für den Projektabschluss, die Sie bei der Berichterstattung über ein Projekt im Auge behalten können:

1. Teilen Sie dem Kunden die voraussichtlichen Zeitpläne mit.

2. Teilen Sie Ihrem Team die endgültigen Verantwortlichkeiten für das Projekt mit.

3. Ermutigen Sie alle Projektbeteiligten, bei Bedarf eine Klärung einzuholen.

4. Führen Sie ein Produktbewertungstreffen durch.

8. Feier

Verwenden Sie diese Checkliste, um das Ende eines Projekts zu feiern:

1. Bedanken Sie sich persönlich bei Ihren Teammitgliedern.

2. Veranstalten Sie eine festliche Veranstaltung.

3. Belohnen Sie die Bemühungen der Teammitglieder, indem Sie ihnen kleine Geschenke anbieten.

4. Feiern Sie individuelle Erfolge, um Ihr Team zu ermutigen und zu motivieren.

Login-Daten

Probieren Sie diese Checkliste aus, um Ihren beruflichen Kontakten mitzuteilen, dass Sie ein Projekt abgeschlossen haben:

1. Aktualisieren Sie Ihren Lebenslauf, um das Projekt aufzunehmen, das Ihr Team gerade abgeschlossen hat.

2. Aktualisieren Sie Ihre karriereorientierten Social-Media-Konten.

3. Fügen Sie das Projekt Ihrem Portfolio und Ihrer Unternehmenswebsite hinzu oder bitten Sie den für die Aktualisierung der Unternehmenswebsite verantwortlichen Mitarbeiter, dies in Ihrem Namen zu tun.

4. Erstellen Sie Datenvisualisierungen, mit denen Sie den Erfolg Ihres Projekts in zukünftigen Kundengesprächen demonstrieren können.

Warum ist der Projektabschluss wichtig?

Der Abschluss eines Projekts ist wichtig, weil es:

Erhöht die Kundenzufriedenheit

Während des Abschlussprozesses kann Ihr Team den Projektumfang überprüfen, um festzustellen, ob er alle Anforderungen des Kunden erfüllt. Das Team kann den ursprünglichen Vertrag und alle zusätzlichen Wünsche des Kunden während des Projekts überprüfen. Die Verfolgung fertiggestellter Produkte und anderer Ergebnisse kann dabei helfen, die endgültige Genehmigung des Kunden einzuholen. Der Abschlussprozess kann auch eine vom Kunden angeforderte Leistung aufdecken, die das Team noch nicht abgeschlossen hat. Die Sicherstellung, dass jeder Aspekt des Projekts abgeschlossen ist und die Erwartungen erfüllt, kann zur Kundenzufriedenheit beitragen.

Verteilt Projektressourcen neu

Für den erfolgreichen Abschluss vieler Projekte sind bestimmte Ressourcen oder Geräte erforderlich. Wenn sich Ihr Team in der Endphase eines Projekts befindet, ist es hilfreich, diese Ressourcen neu zuzuweisen, um die Effizienz Ihres Unternehmens aufrechtzuerhalten. Wenn Ihr Team beispielsweise Geräte von der IT-Abteilung leiht, können Sie diese zurückgeben, damit andere Mitarbeiter sie nutzen können. Während des Verteilungsprozesses können Sie auch Lizenzen oder Verträge für Software oder Dienstleistungen kündigen, die Ihr Team zur Fertigstellung des Projekts genutzt hat, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen sein Gesamtbudget einhält.

Zahlt Zahlungen

Auch wenn es während der gesamten Laufzeit des Projekts zu Zahlungen kommen kann, ermöglicht Ihnen der Abschlussprozess, dass Sie und Ihr Team die Restschuld begleichen. Sie können sicherstellen, dass alle externen Teammitglieder und Lieferanten bezahlt werden, was sie möglicherweise dazu ermutigen kann, bei zukünftigen Projekten wieder mit dem Unternehmen zusammenzuarbeiten. Sie können auch die Buchhaltung des Unternehmens bitten, dem Kunden den Restbetrag in Rechnung zu stellen, den er möglicherweise schuldet. Beachten Sie dabei, dass dieser aufgrund zusätzlicher Anfragen möglicherweise mehr schuldet als im ursprünglichen Vertrag angegeben.

Erkennt den Erfolg Ihres Teams an

Durch den Abschluss eines Projekts können Sie den Erfolg Ihres Teams anerkennen, indem Sie Dankbarkeit zum Ausdruck bringen und die individuellen Leistungen anerkennen. Diese Maßnahmen können die Arbeitsmoral stärken und die Teammitglieder ermutigen, weiterhin ihr Bestes zu geben. Sie können diese Gelegenheit auch nutzen, um ein Projekt zur Website oder zum Portfolio des Unternehmens hinzuzufügen, sodass potenzielle Kunden sehen können, welche Ergebnisse das Unternehmen liefern kann.

Verbessert den Erfolg zukünftiger Projekte

Obwohl der Projektabschluss auf die Erledigung abschließender Aufgaben abzielt, kann er Ihnen auch dabei helfen, sich auf zukünftige Projekte vorzubereiten. Projektmanager können die Leistung der Mitarbeiter analysieren, um zu sehen, welche Teammitglieder bestimmte Aufgaben am effektivsten erledigt haben. Dieses Verständnis ermöglicht es ihnen, Aufgaben effektiv an den nächsten Auftrag zu delegieren. Durch den Abschluss eines Projekts können Sie auch feststellen, wie schnell Ihr Team die Fristen eingehalten und das Unternehmensbudget eingehalten hat. Wenn Sie feststellen, dass in diesen Bereichen Verbesserungsbedarf besteht, können Sie zukünftige Produktionspläne und -kosten anpassen.