9 Projektmanagement-Excel-Vorlagen, die Ihnen helfen, den Überblick zu behalten
11. März 2022
Projektmanager haben verschiedene Verantwortlichkeiten, wie z. B. die Definition von Projektzielen, die Zuweisung von Ressourcen und die Überwachung des Fortschritts des Teams. Microsoft Excel-Tabellen können diesen Fachleuten dabei helfen, ihre verschiedenen Aufgaben funktional und organisiert zu verwalten. Wenn Sie ein Projektmanager sind, möchten Sie vielleicht einige Excel-Vorlagen kennen, die Ihnen bei der Verwaltung und Ausführung von Projekten helfen können, um erfolgreiche Ergebnisse zu erzielen. In diesem Artikel erklären wir, was diese Vorlagen sind, und stellen eine Liste von neun Excel-Vorlagen für das Projektmanagement bereit, die Ihnen dabei helfen, organisiert zu bleiben und Projekte effektiv zu verwalten.
Was sind Excel-Vorlagen für das Projektmanagement?
Excel-Vorlagen für das Projektmanagement sind Tabellenkalkulationen, die Projektmanagern dabei helfen können, Daten zu sammeln und Strategien für den erfolgreichen Abschluss eines Projekts zu entwickeln. Excel, Teil der Microsoft Office-Suite, ist eine beliebte Tabellenkalkulationssoftware, mit der Benutzer Daten und Informationen mithilfe von Zeilen und Spalten organisieren können. Zu seinen Funktionen gehören Formeln zur Durchführung von Berechnungen und grafische Tools zur Darstellung von Daten in Form von Diagrammen und Grafiken. Microsoft Excel bietet im Rahmen der Software mehrere kostenlose Projektmanagement-Vorlagen an. Projektmanager können zusätzliche Excel-Vorlagen finden, indem sie online nach diesen Ressourcen suchen, oder sie können ihre eigenen benutzerdefinierten Vorlagen für die Anforderungen ihres Projekts erstellen.
9 Arten von Excel-Vorlagen für das Projektmanagement
Sie können Excel-Vorlagen für verschiedene Aufgaben wie Ressourcenplanung, Risikoanalyse, Definition von Meilensteinen und Budgetierung von Projektkosten verwenden. Hier sind neun nützliche Excel-Vorlagen für das Projektmanagement, die Sie für Ihr nächstes Projekt verwenden können:
1. Statusbericht-Vorlage
Diese Excel-Vorlage bietet einen Überblick über den Projektfortschritt. Es enthält separate Abschnitte für Aufgaben und Risiken. Der Aufgabenabschnitt der Vorlage enthält Spalten für den Aufgabennamen, den Aufgabenstatus, das voraussichtliche Fälligkeitsdatum und den Aufgabeneigentümer. Der Abschnitt „Risiken“ enthält Spalten für den Namen des Risikos, Maßnahmen zur Risikominimierung und den Namen des Teammitglieds, das für die Lösung des Problems verantwortlich ist.
Mithilfe dieser Vorlage können Sie den Fortschritt Ihres Teams verfolgen, um sicherzustellen, dass das Projekt termingerecht abgeschlossen wird. Sie können diese Vorlage auch verwenden, um potenzielle Projektrisiken, wie etwa Materialverzögerungen, zu identifizieren, zu analysieren und anzugehen. Viele Projektmanager nutzen diese Berichte, um mit wichtigen Stakeholdern zu kommunizieren und Aktualisierungen zum Projektstatus bereitzustellen.
2. Budgetentwurfsvorlage
Mit dieser Vorlage können Sie die mit einem Projekt verbundenen Kosten wie Material und Arbeit verfolgen. Diese Vorlage enthält Spalten für Aufgaben, die Stunden und Arbeitskosten für die Erledigung jeder Aufgabe sowie die Materialkosten, die für die Aufgabe benötigt werden. Es enthält auch Spalten für verschiedene Ausgaben wie Reise und Ausrüstung. In der letzten Spalte berechnet die Excel-Formel den Saldo jeder Aufgabe basierend auf ihren prognostizierten Kosten. Es färbt diese Salden rot und grün ein, um Ihnen zu zeigen, ob eine Aufgabe mehr oder weniger wert ist als erwartet.
Mithilfe einer Projektbudgetvorlage können Sie Ihr Budget während des gesamten Projektlebenszyklus verfolgen. Mit dieser Vorlage können Sie die Kosten jeder Aufgabe berechnen und die geschätzten und tatsächlichen Kosten dieser Aufgaben analysieren. Dies kann Ihnen dabei helfen, Bereiche zu identifizieren, in denen Sie die Finanzierung anpassen können, um das Projekt innerhalb des geschätzten Budgets zu halten.
3. Projektzeitleistenvorlage
Eine Projektzeitleistenvorlage kann Ihnen dabei helfen, Projekte termingerecht und entsprechend der geplanten Projektzeitleiste abzuschließen. Diese Vorlage enthält Spalten für Aufgaben und Unteraufgaben, das für jede Aufgabe verantwortliche Teammitglied und den Status der Aufgaben, z. B. abgeschlossen oder in Bearbeitung. Es enthält auch Spalten für das Startdatum, das Enddatum und die Aufgabendauer in Tagen. Diese Vorlage kann nützlich sein, um den Fortschritt verschiedener Aufgaben innerhalb eines Projekts zu verfolgen. Sie können diese Vorlage auch verwenden, um Teammitglieder über ihren Fortschritt bei bestimmten Aufgaben zu informieren.
4. Projektrisikovorlage
Eine Projektrisikovorlage in Excel hilft Ihnen, potenzielle Projektprobleme zu identifizieren und Möglichkeiten zur Minimierung dieser Risiken zu entwickeln. Diese Vorlage enthält Spalten für den Namen und die Beschreibung des Problems, seine Priorität, die Person, die mit der Lösung des Risikos beauftragt ist, und seinen Status, der offen oder geschlossen sein kann. Mithilfe dieser Tabelle können Sie potenzielle Risiken erkennen, bevor sie auftreten, sodass Sie das Projekt termin- und budgetgerecht abschließen können. Sie können diese Vorlage auch verwenden, um Risiken nach ihrer Priorität zu klassifizieren, z. B. „hoch“ oder „niedrig“, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen, welche Probleme sofortige Aufmerksamkeit oder Ressourcen erfordern.
5. Vorlage für ein Ganta-Projektdiagramm
Diese Vorlage hilft Ihnen bei der Visualisierung Ihres Projektplans. Die Gantt-Diagramm-Designvorlage enthält Spalten für den Aufgabennamen, das Start- und Enddatum sowie die Dauer jeder Aufgabe in Tagen. Es gibt zwar Möglichkeiten, ein Gantt-Diagramm in Excel zu erstellen, Sie können aber auch online nach Tools suchen, die Ihnen beim Entwerfen dieser Vorlage helfen können. Viele dieser Tools lassen sich in andere Projektmanagementsoftware integrieren, um während eines Projekts Echtzeitaktualisierungen bereitzustellen.
Sie können die Gantt-Diagramm-Projektvorlage verwenden, um Teammitgliedern Aufgaben zuzuweisen und zu planen. Dies kann Ihnen dabei helfen, Ihren Zeitplan zu überprüfen, um Ihr Projekt auf Kurs zu halten. Sie können dieses Muster auch verwenden, um Abhängigkeiten zu definieren, also Aufgaben, die ein Team nur dann erledigen kann, wenn die vorherige Aufgabe zuerst erledigt wird. Diese Funktion kann Ihnen bei der effektiven Planung von Projekten helfen.
6. Aktionselementvorlage
Diese Vorlage kann Ihnen dabei helfen, eine Strategie zum Erreichen Ihrer Projektziele zu entwickeln. Die Aktionselementvorlage verfügt über eine Spalte für Aktionen oder Aufgaben, die abgeschlossen werden müssen. Andere Spalten geben die Priorität jedes Elements und Teammitglieds an, das der Aufgabe zugewiesen ist. Sie können auch Spalten für das Startdatum, das Fälligkeitsdatum und den aktuellen Status der Elemente, z. B. „abgeschlossen“, hinzufügen. Diese Vorlage kann für die Priorisierung verschiedener Aufgaben in einem Projekt nützlich sein. Sie können eine Aktivitätsvorlage auch verwenden, um Aufgaben zuzuweisen, den Status von Aktivitäten zu überprüfen und einen Projektzeitplan zu verwalten.
7. Projekt-Tracker-Vorlage
Mithilfe dieser Excel-Vorlage können Sie den Fortschritt eines Projekts verfolgen, um sicherzustellen, dass es termingerecht abgeschlossen wird. Die Projekt-Tracker-Vorlage enthält Spalten für Aufgabennamen und -beschreibungen, abhängige Aufgaben, Start- und Enddatum der Aufgabe sowie den aktuellen Status. Außerdem gibt es eine Spalte für Notizen zu jeder Aufgabe, beispielsweise zu potenziellen Risiken oder Änderungen an der Aufgabe. Viele Projektmanager nutzen diese Vorlage als To-Do-Liste zum Planen und Zuweisen von Aufgaben. Sie können diese Tabelle auch verwenden, um den Fortschritt von Teammitgliedern bei verschiedenen Aufgaben zu bewerten und so ihre Leistung im Projekt zu bewerten.
8. Projektplanvorlage
Diese Vorlage kann Teammitgliedern dabei helfen, den Überblick über die Arbeit zu behalten, die sie an verschiedenen Aufgaben innerhalb eines Projekts leisten. Die Vorlage enthält Spalten für die Aufgabe des Teammitglieds, das Startdatum und die Startzeit der Aufgabe sowie die Endzeit. Es enthält auch Spalten für Urlaub, Feiertage und Überstunden, um die Gesamtzeit zu berechnen, die ein Teammitglied für seine Projektaufgaben aufwendet. Mit dieser Vorlage können Sie den Fortschritt jedes Teammitglieds bei seinen Aufgaben verfolgen. Diese Tabelle kann auch hilfreich sein, um zu bestimmen, wie Ressourcen zugeteilt werden, damit jedes Teammitglied seine Aufgaben erfolgreich abschließen kann.
9. Projekt-Dashboard-Vorlage
Eine Projekt-Dashboard-Vorlage kann Ihnen dabei helfen, den Status Ihres Projekts zu visualisieren. Mit dieser Vorlage können Sie Zeitleisten erstellen, um den Status von Projektaufgaben anzuzeigen, tatsächliche und prognostizierte Budgets zu vergleichen, die Arbeitsbelastung jedes Teammitglieds zu verwalten und den gesamten Projektzeitplan anzuzeigen. Es ist nützlich, diese Vorlage in andere Projektmanagementsoftware zu integrieren, um Ihnen bei der Erstellung eines Dashboards zu helfen, das den Fortschritt des Teams bei einem Projekt anzeigt. Sie können diese Vorlage als übergeordnetes Tool zum Überwachen eines Projekts und zum Teilen des Fortschritts mit wichtigen Stakeholdern und anderen Teammitgliedern verwenden.
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