8 Tipps zum Verfassen eines Kundenberichts (plus eine Definition) • BUOM

Wenn Sie mit verschiedenen Kunden arbeiten, ist es wichtig, regelmäßig mit ihnen zu kommunizieren, um Verantwortlichkeit und Transparenz während des gesamten Projekts sicherzustellen. Ein nützliches Tool, das Sie verwenden können, ist ein Kundenbericht, der Kunden eine Zusammenfassung Ihrer Arbeit, Fortschritte bei der Erreichung der Projektziele und Empfehlungen für die nächsten Schritte bietet. Wenn Sie für die Erstellung solcher Berichte für Kunden verantwortlich sind, finden Sie möglicherweise einige Tipps zur Weitergabe dieser Informationen hilfreich. In diesem Artikel definieren wir Kundenberichte, erläutern ihre Bedeutung, beschreiben, was darin enthalten sein sollte, und listen acht Tipps zum Verfassen dieser Berichte auf.

Was ist ein Kundenbericht?

Ein Kundenbericht ist ein Dokument, das wichtige Informationen zu einem Projekt, einer Kampagne oder einer Organisation zusammenfasst. Viele Freiberufler und Marketingagenturen verwenden diese Art von Berichten, obwohl sie für jedes Unternehmen, das Dienstleistungen direkt für Kunden erbringt, nützliche Tools sein können. Diese Berichte helfen dabei, wichtige Informationen zusammenzufassen, Fortschritte zu messen und alle auf die gleichen Ziele hinarbeiten zu lassen. Fachleute können diese Berichte ihren Kunden in verschiedenen Formaten zur Verfügung stellen, beispielsweise als gedruckte Dokumente, E-Mails oder Diashows. Viele Menschen entscheiden sich dafür, sie regelmäßig zu versenden, beispielsweise jeden Monat oder jedes Quartal.

Warum sind Kundenberichte wichtig?

Kundenberichte können während einer Kampagne oder eines Projekts verschiedene Funktionen erfüllen. Diese Berichte können helfen:

• Kommunikation verbessern. Diese Arten von Berichten können Ihnen helfen, die Kommunikation mit Kunden zu verbessern, indem sie Ihre Fortschritte bei der Erreichung der Projektziele zusammenfassen, z. B. alle erreichten wichtigen Meilensteine.

• Identifizieren Sie potenzielle Probleme. Durch die Bereitstellung regelmäßiger Berichte für Kunden können Sie gemeinsam potenzielle Probleme oder Risiken für das Projekt identifizieren und Lösungen finden, die den Zielen des Kunden entsprechen.

• Informieren Sie Kunden: Diese Berichte können Ihnen dabei helfen, Kunden über die Arbeit zu informieren, die Sie an einem Projekt geleistet haben, damit sie Ihren Wert und Beitrag verstehen.

• Verantwortlichkeit fördern: Regelmäßige Berichterstattung kann die Verantwortlichkeit fördern, da Sie und der Kunde die Ziele des Projekts verstehen und wissen, wie Sie diese erreichen können.

Was in einen Kundenbericht aufgenommen werden sollte

Es gibt verschiedene Arten von Kundenberichten, darunter Vertriebs-, Projektmanagement-, Social-Media-, Marketing- und Forschungsberichte. Obwohl jeder dieser Berichte leicht unterschiedlich sein kann, enthalten sie alle in der Regel wichtige Informationen wie:

• Projektübersicht: Diese Berichte bieten in der Regel einen Überblick über den Rest des Berichts, indem sie wichtige Informationen wie Meilensteine, Projektkennzahlen und Empfehlungen für den Kunden zusammenfassen.

• Meilensteine: Kundenberichte enthalten oft Informationen über die Meilensteine, die Sie seit Ihrem letzten Bericht erreicht haben, was Kunden dabei helfen kann, Ihre Fortschritte bei der Erreichung der Projektziele zu bewerten.

• KPIs: Diese Berichte enthalten typischerweise Informationen zu Key Performance Indicators (KPIs), bei denen es sich um messbare Werte handelt, die dabei helfen, den Erfolg eines Projekts zu messen. Beispiele für wichtige Leistungsindikatoren, die in einen Bericht aufgenommen werden sollten, könnten Umsatzerlöse oder Website-Traffic sein.

• Metriken: Durch die Einbeziehung von Metriken in diese Berichte können Sie Ihren Kunden Ihre Leistung bei verschiedenen KPIs zeigen. Diese Kennzahlen können Kunden dabei helfen, die Ergebnisse zu verstehen, die Sie bei einem Projekt erzielt haben.

• Budget. Viele Berichte enthalten Informationen zum Projektbudget. In diesem Abschnitt des Berichts können Sie Kunden zeigen, wie Sie Ihr Budget effektiv nutzen, um Projektziele zu erreichen.

• Empfehlungen: Die meisten Berichte enden mit Vorschlägen oder Empfehlungen für den Kunden bezüglich der nächsten Schritte im Projekt. Diese Informationen können Ihnen dabei helfen, weiterhin auf die Erreichung der Ziele des Kunden hinzuarbeiten.

8 Tipps zum Verfassen eines Kundenberichts

Hier sind acht Tipps, die Ihnen beim Verfassen eines umfassenden Berichts für Kunden helfen:

1. Stellen Sie Fragen

Wenn Sie mit einem neuen Kunden zusammenarbeiten, ist es hilfreich, ihm ein paar Fragen zu stellen, damit Sie verstehen, was er in seinen Berichten sehen möchte. Viele Fachleute finden es hilfreich, wenn ihre Kunden einen Fragebogen zu einigen ihrer Ziele und Erwartungen an das Projekt ausfüllen. Ihre Antworten auf diese Fragen können Ihnen bei der Erstellung Ihres Berichts für den Kunden helfen. Einige Beispiele für Fragen, die Sie einem Kunden stellen könnten, sind:

• Was sind Ihre Ziele für dieses Projekt?

• Was sind die Projekt-KPIs?

• Anhand welcher Kennzahlen wollen Sie den Erfolg des Projekts bewerten?

• Was sind die Grundwerte oder Überzeugungen der Organisation?

2. Legen Sie Berichtsstandards fest

Sobald Sie die Ziele des Kunden für das Projekt verstanden haben, legen Sie Standards für den Inhalt und die Häufigkeit Ihrer Berichte fest. Stellen Sie sicher, dass Sie verstehen, welche Informationen der Kunde in den Berichten erwartet, z. B. geplante Stunden oder eine Liste der seit dem letzten Bericht abgeschlossenen Aufgaben. Wenn Sie an einem Projekt arbeiten, dessen Fertigstellung einen Monat oder länger dauern kann, fragen Sie den Kunden, wie oft er Berichte erhalten möchte. Einige Kunden benötigen beispielsweise möglicherweise eine informelle wöchentliche E-Mail-Zusammenfassung und einen monatlichen formellen Kundenbericht mit detaillierteren Informationen.

3. Verwenden Sie einen Lebenslauf

Es ist hilfreich, oben in jeden Ihrer Berichte eine Zusammenfassung einzufügen, um Kunden einen Überblick über die im Bericht enthaltenen Informationen zu geben. Einige Kunden, beispielsweise hochrangige Führungskräfte, haben möglicherweise nur begrenzte Zeit, den vollständigen Bericht zu lesen, sodass diese Zusammenfassungen ihnen dabei helfen können, wichtige Informationen über das Projekt zu erhalten. Geben Sie in Ihren Lebensläufen Informationen über Ihre Erfolge, Fortschritte bei der Erreichung der Projektziele und anstehende Aufgaben an, die Sie erledigen möchten. Sie können auch einige wichtige Kennzahlen hervorheben, um Kunden das Verständnis der Projektergebnisse zu erleichtern.

4. Vereinfachen Sie die Informationen

Es ist hilfreich, den Inhalt dieser Berichte zu vereinfachen, damit Kunden komplexe Informationen auf überschaubare Weise verstehen können. Verwenden Sie in Ihren Berichten eine klare und prägnante Sprache und teilen Sie lange Sätze in zwei kürzere Sätze auf, um Informationen effektiv zu vermitteln. Unterteilen Sie die Hauptpunkte Ihres Berichts in Abschnitte mit unterschiedlichen Überschriften, z. B. erledigte Aufgaben, Kennzahlen und Empfehlungen. Es ist auch nützlich, Aufzählungspunkte zu verwenden, um Informationen effektiv zu organisieren. Diese Formatierung kann Kunden dabei helfen, Informationen in einem Bericht schnell zu finden.

5. Visualisieren Sie Ihre Daten

Wenn Sie Ihren Kunden viele Daten präsentieren, können Sie diese Zahlen visuell darstellen, um den Kunden das Verständnis der Informationen zu erleichtern. Verwenden Sie Kreisdiagramme, Diagramme oder Diagramme, um Statistiken oder Kennzahlen zu veranschaulichen, beispielsweise erhöhte Conversions auf einer Website. Es gibt viele Softwareanwendungen und Online-Tools, die Ihnen bei der Erstellung solcher Grafiken helfen können. Die visuelle Darstellung von Daten in Berichten kann Ihnen dabei helfen, wichtige Informationen schnell und effektiv zu kommunizieren. Es hilft Ihren Kunden auch, die Schlüsselideen hinter den Daten zu verstehen.

6. Stellen Sie Kontext bereit

Da einige Berichte viele Informationen enthalten können, ist es wichtig, Fakten und Zahlen in einen Kontext zu stellen, um Kunden das Verständnis wichtiger Konzepte zu erleichtern. Erklären Sie, was die Daten im Bericht für den Kunden bedeuten und warum es wichtig ist, ihn beim Erreichen seiner Geschäftsziele zu unterstützen. Wenn Sie beispielsweise den Website-Traffic eines Unternehmens in einem monatlichen Bericht hervorheben, stellen Sie einen Kontext zu diesen Statistiken bereit, indem Sie erläutern, wie viel Traffic jeden Monat in Prozent zugenommen hat. Dieser zusätzliche Kontext kann Kunden helfen, komplexe Informationen schnell zu verstehen.

7. Erstellen Sie eine Vorlage

Das Erstellen einer Kundenberichtsvorlage kann Ihnen helfen, Zeit zu sparen, wenn Sie verschiedenen Kunden oder demselben Kunden ständig dieselben Informationen zur Verfügung stellen. Mithilfe dieser Vorlagen können Sie sicherstellen, dass Sie Ihren Kunden nützliche Informationen zur Verfügung stellen und ihre Berichtsanforderungen erfüllen. Wenn Sie beispielsweise an einer Social-Media-Kampagne für einen Kunden arbeiten, können Sie eine Vorlage mit verschiedenen Abschnitten für die Anzahl der Fans oder Follower, die durchschnittliche Reichweite, die Engagement-Rate und den Website-Verkehr erstellen.

8. Berichtigung von Berichten

Bevor Sie den Bericht an den Kunden senden, nehmen Sie sich die Zeit, ihn gründlich auf Fehler zu überprüfen. Überprüfen Sie Ihre Zahlen und Statistiken, um sicherzustellen, dass Sie die richtigen Informationen hervorheben. Verwenden Sie Textverarbeitungs-Apps oder Online-Bearbeitungstools, um Ihr Dokument auf Rechtschreibung, Grammatik und Zeichensetzung zu überprüfen. Es ist auch hilfreich, das Dokument laut vorzulesen, um etwaige Fehler zu erkennen. Wenn Sie Ihren Kunden einen genauen, gut geschriebenen Bericht zur Verfügung stellen, können Sie Ihre Professionalität unter Beweis stellen und Glaubwürdigkeit als Experte auf Ihrem Gebiet aufbauen.