8 Schlüsselkomponenten von Risikomanagementplänen • BUOM

1. Juli 2021

Ein Risikomanagementplan hilft Teams, sich auf unerwartete Ereignisse vorzubereiten, um das Projekt auf Kurs zu halten. In diesem Dokument identifiziert das Team potenzielle Risiken oder Problembereiche und entwickelt Methoden, um diese zu verhindern oder darauf zu reagieren. Obwohl Risikomanagementpläne von Projekt zu Projekt unterschiedlich sind, hilft Ihnen das Erlernen ihrer Schlüsselkomponenten bei der Erstellung dieses Dokuments und stellt sicher, dass das Projekt reibungslos abläuft. In diesem Artikel besprechen wir die Schlüsselkomponenten eines effektiven Risikomanagementplans und ihre Bedeutung.

Was ist ein Risikomanagementplan?

Ein Risikomanagementplan ist ein Dokument, das potenzielle Risiken für ein Projekt identifiziert. Dieses Dokument ermöglicht es Teams außerdem, Risiken zu analysieren und die Wahrscheinlichkeit ihres Auftretens einzuschätzen. Das Projektteam entwickelt dann Methoden, um Risiken vorzubeugen oder auf sie zu reagieren und ihre potenziellen Auswirkungen zu reduzieren. Anschließend können sie koordinierende Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen, um einen reibungslosen Projektablauf sicherzustellen. Der Projektmanager erstellt diesen Plan normalerweise, um den Stakeholdern potenzielle Risiken und ihre Methoden zu deren Minderung mitzuteilen.

Warum ist ein Risikomanagementplan wichtig?

Ein Risikomanagementplan ist wichtig, da er es Projektteams ermöglicht, sich besser auf Herausforderungen vorbereitet zu fühlen und effektiver mit ihnen umzugehen. In manchen Situationen kann das Team Risiken identifizieren und Methoden entwickeln, um diese vollständig zu vermeiden. Daher stellt dieses Dokument oft einen entscheidenden Bestandteil des Projektmanagementprozesses dar. Durch die Identifizierung potenzieller Risiken, die sich negativ auf ein Projekt auswirken könnten, und die Entwicklung von Notfallplänen können Teams wertvolle Ressourcen einsparen und sicherstellen, dass das Projekt ohne größere Unterbrechungen weiterläuft.

8 Komponenten eines Risikomanagementplans

Risikomanagementpläne umfassen häufig mehrere Schlüsselkomponenten, die an die Anforderungen Ihres Projekts oder Ihrer Organisation angepasst werden können. Zu diesen Komponenten gehören:

1. Zusammenfassung

Die endgültige Version Ihres Risikomanagementplans enthält normalerweise eine Zusammenfassung des Projekts und seines Arbeitsumfangs. In diesem Abschnitt wird auch das Wissen des Teams über potenzielle Risiken während des Projekts vermittelt. Während die Zusammenfassung in der Regel keine spezifischen Risiken identifiziert, kann sie einen Überblick über das Ausmaß oder die Arten der Risiken geben, denen das Team möglicherweise ausgesetzt ist.

2. Definitionen

Möglicherweise möchten Sie einen Abschnitt mit Definitionen einfügen, um sicherzustellen, dass die Beteiligten Ihre Methoden zur Risikobewertung und -analyse verstehen. Beispielsweise könnte Ihre Wahrscheinlichkeits- und Auswirkungsmatrix Risiken mithilfe von Phrasen definieren. Im Abschnitt „Definitionen“ können Sie beschreiben, was jede Bewertung bedeutet. Beispielsweise stellt ein „sehr niedriges“ Rating ein Risiko dar, dessen Eintritt sehr unwahrscheinlich ist, während ein „hohes“ Rating ein Risiko darstellt, dessen Eintritt einigermaßen wahrscheinlich ist und daher einer weiteren Diskussion bedarf. Die Implementierung dieser Definitionen hilft Ihrem Team auch dabei, während des gesamten Risikobewertungs- und Managementprozesses Konsistenz zu wahren.

3. Ansatz und Methodik

Der Abschnitt „Ansatz und Methodik“ Ihres Risikomanagementplans definiert den Ansatz Ihres Teams zur Identifizierung, Verwaltung und Minderung von Risiken. In diesem Abschnitt können die spezifischen Tools oder Techniken, die Ihr Team verwendet, sowie alle Ergebnisse, die Sie erzielen möchten, detailliert beschrieben werden. Wenn Sie Ihren Ansatz besprechen, möchten Sie möglicherweise auch Designdetails im Zusammenhang mit Kommunikation und Tracking einbeziehen. Ihr Plan kann beispielsweise festlegen, wie das Team Risiken kommuniziert und dokumentiert sowie entsprechende Reaktionen vornimmt. Dazu kann auch gehören, wie das Team potenzielle Risiken und Reaktionsfortschritte überwacht.

4. Teamrollen und Verantwortlichkeiten

In diesem Abschnitt werden die den Teammitgliedern zugewiesenen Rollen, Aufgaben und Leistungen definiert. In einem Risikomanagementplan können diese Faktoren bestimmten, von Ihrem Team identifizierten Risikoszenarien entsprechen. Zur Durchführung dieses Prozesses können Sie häufig die RACI-Matrix (Responsible, Accountable, Consulted and Informed) verwenden. Zunächst definiert Ihr Team die Projektrollen und die Risikomanagementaufgaben oder -leistungen, die Ihr Team während des Projekts erledigen muss.

Anschließend können Sie die Liste der Aufgaben überprüfen und jede Aufgabe der Person im Team zuweisen, die für die Verwaltung verantwortlich ist. Sie können beispielsweise das Risiko ermitteln, dass eine bestimmte Ressource knapp wird. Ihr Plan sieht möglicherweise vor, dass ein Teammitglied dafür verantwortlich ist, Ihren Lieferanten zu kontaktieren, um mehr von dieser Ressource zu kaufen, wenn ein Risikoereignis eintritt. Sie können auch darüber nachdenken, andere Personen zu identifizieren, mit denen Sie möglicherweise Rücksprache halten müssen oder die über den Fortschritt und die Erledigung jeder Aufgabe auf dem Laufenden gehalten werden müssen.

5. Budgetierung und Planung

Beim Risikomanagement müssen Sie Budget und Zeitplan berücksichtigen, um sicherzustellen, dass Ihr Projekt auf dem richtigen Weg bleibt. Bei Bedarf können Sie den Risikobewertungs- und Managementprozess in den Projektzeitplan und das Budget einbeziehen. Beispielsweise müssen Sie möglicherweise die Kosten für Ressourcen oder Tools abschätzen, die Ihr Team verwenden kann, um ein bestimmtes Risikoereignis zu vermeiden oder zu mindern. Während dieses Prozesses können Sie auch besprechen, wie sich von Ihrem Team identifizierte Risikoereignisse auf Ihren gesamten Zeitplan und Ihr Budget auswirken können. Mithilfe dieser Schritte können Sie ein umfassenderes Projekt und Budget erstellen, das den Risikoanforderungen Ihres Teams gerecht wird.

6. Wahrscheinlichkeits- und Auswirkungsmatrix

Dieses Tool, auch Risikobewertungsmatrix genannt, hilft bei der Bewertung von Risiken anhand ihrer Wahrscheinlichkeit und Auswirkung. Dieses Diagramm listet die potenziellen Risiken auf, die Ihr Team identifiziert, und ordnet sie dann nach ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und ihrem Ausmaß an Auswirkungen. Sie können die Wahrscheinlichkeit anhand von Prozentsätzen bestimmen, normalerweise von 0 % (keine Chance) bis 100 % (Wahrscheinlichkeit). Sie können auch Formulierungen verwenden, die von „sehr unwahrscheinlich“ bis „sehr wahrscheinlich“ reichen. Bei der Bestimmung der Auswirkungen können Sie die potenziellen Auswirkungen jedes Risikos auf den Zeitplan, das Budget oder die Leistung des Projekts beschreiben. Sie können die Schwere dieser Auswirkungen auch von „sehr gering“ bis „sehr erheblich“ einstufen.

Mithilfe dieser Matrix können Sie wertvolle Informationen über die Risiken gewinnen, die Ihr Projekt stören oder anderweitig beeinträchtigen könnten. Dadurch kann Ihr Team Schwellenwerte und Prioritäten für Reaktionen entwickeln. Beispielsweise handelt es sich bei einem Risiko, bei dem Sie eine geringe Eintrittswahrscheinlichkeit und geringe Auswirkung festgestellt haben, um ein Ereignis, das von Ihrem Team keinen großen Aufwand erfordert. In der Zwischenzeit ist ein Risiko mit einer höheren Eintrittswahrscheinlichkeit und erheblichen potenziellen Auswirkungen für Ihr Team eine Priorität, die es planen und schnell Maßnahmen ergreifen muss.

7. Risikoverteilungsstruktur

Eine Risikoaufschlüsselungsstruktur ist ein Diagramm, das die Risikokategorien detailliert beschreibt, denen Ihr Projekt ausgesetzt sein kann. Sie können diese Risiken nach ihrer Eintrittswahrscheinlichkeit und möglichen Auswirkungen auf Ihr Projekt einstufen. Ihr Team und Ihre Projektbeteiligten können dieses Rahmenwerk zur Risikoaufschlüsselung verwenden, um Projektrisikoschwellenwerte zu organisieren und zu bewerten. Sie könnten beispielsweise die Risikokategorie mit der höchsten Wahrscheinlichkeit oder der größten Auswirkung oben im Diagramm platzieren. Daher sind alle von Ihnen identifizierten Risiken, die in diese Kategorie fallen, die Risiken, die die höchste Priorität für Maßnahmen haben.

Die von Ihnen definierten Risikokategorien variieren häufig je nach Projekt oder Branche. Sie können jedoch mit einigen allgemeinen Risikokategorien beginnen:

• Projektmanagementrisiken: Diese Risiken sind die Risiken, die mit dem Projektmanagementprozess verbunden sind. Beispielsweise können Sie Risiken identifizieren, die mit dem Budget, den Ressourcen oder den Kommunikationsmethoden des Projekts verbunden sind.

• Technische Risiken. Technische Risiken sind projektspezifische Risiken. Sie können beispielsweise Risiken identifizieren, die mit den Technologien, Tools oder Prozessen verbunden sind, die Ihr Team während des gesamten Projekts verwendet.

• Organisatorische Risiken. Organisationsrisiken sind Risiken, die mit den internen Abläufen Ihrer Organisation verbunden sind. Beispielsweise könnten Sie Risiken im Zusammenhang mit der Logistik oder der Verfügbarkeit von Ressourcen und Finanzmitteln identifizieren.

• Externe Risiken. Externe Risiken sind Risiken, die durch Faktoren außerhalb Ihrer Organisation entstehen. So können Sie beispielsweise Risiken identifizieren, die durch Kunden, Ihre Branche oder die Wirtschaft verursacht werden.

8. Risikoregister

Ein Risikoregister ist eine Tabelle, die Risiken, Reaktionen und Verantwortlichkeiten an einem Ort dokumentiert. Dieses Tool hilft Ihnen, Ihren Risikomanagementplan in einem leicht lesbaren und einfachen Format zu organisieren und zu präsentieren. Es dient als Zusammenfassung bisheriger Komponenten, die in der Regel mehr Details enthalten als ein Register. Die Risikoregistertabelle umfasst typischerweise die folgenden Spalten:

• Risikobeschreibung: Dieser Abschnitt besteht aus dem Namen des Risikoereignisses oder einer kurzen Beschreibung davon.

• Wahrscheinlichkeit: Dieser Abschnitt enthält die Wahrscheinlichkeit des Risikos, die durch Ihre Auswirkungs- und Wahrscheinlichkeitsmatrix bestimmt wird.

• Auswirkungen: In diesem Abschnitt werden kurz die möglichen Konsequenzen oder Auswirkungen auf Ihr Projekt beschrieben, wenn ein Risiko auftritt.

• Priorität: Basierend auf Ihrer Wahrscheinlichkeits- und Auswirkungsmatrix können Sie Ihre Risiken von der höchsten zur niedrigsten Priorität einstufen.

• Antwort: Geben Sie für jedes Risiko eine kurze Beschreibung der geplanten Maßnahmen Ihres Teams an, um es zu beseitigen oder zu verhindern (falls möglich).

• Autorisierte Person: Geben Sie in diesem Abschnitt den Namen und die Kontaktinformationen der Person an, die für die Verwaltung jedes Risikos oder der damit verbundenen Aufgaben verantwortlich ist.