7 Beispiele für Kommunikationsfehler (mit Definition) • BUOM

Effektive Kommunikation kann einen direkten Einfluss auf die Rentabilität des Unternehmens haben. Kommunikationsfehler können auftreten, wenn Mitarbeiter keine Allianzen geschlossen haben, aber sie können Marken auch Gelegenheiten bieten, zu lernen und zu wachsen. Die Untersuchung der Fehlerursachen im beruflichen Umfeld kann dabei helfen, Verbesserungsmöglichkeiten im eigenen Unternehmen zu erkennen. In diesem Artikel beschreiben wir, was eine Kommunikationsstörung ist, listen einige Beispiele für hypothetische Situationen auf und schlagen Schritte vor, um Ausfälle am Arbeitsplatz zu vermeiden.

Was ist eine Kommunikationsstörung?

Ein Kommunikationsfehler ist eine Unterbrechung des Arbeitsablaufs eines Unternehmens. Dies ist in der Regel dann der Fall, wenn Mitarbeiter unterschiedliche Ziele haben, was sich auf die Effektivität ihrer Zusammenarbeit auswirken kann. Ihre interne Inkonsistenz kann externe Probleme verursachen, wenn Fehler Stakeholder, Kunden und Verbraucher betreffen. Beispielsweise können die Produktpreise schwanken oder Unterstützer beschließen, konkurrierende Marken zu unterstützen. Unternehmensleiter können aus Kommunikationsfehlern lernen, indem sie untersuchen, wie sie entstanden sind, und Strategien zur Verbesserung ihrer Praktiken umsetzen.

Beispiele für Kommunikationsfehler

Um besser zu verstehen, wie es zu Kommunikationsausfällen am Arbeitsplatz kommt, betrachten Sie verschiedene Arten von Kommunikationsstörungen mit Beispielen, die die Folgen veranschaulichen:

1. Mangelnde Einheit

Eine einheitliche Organisation legt Wert auf Teamarbeit und positive Beziehungen zwischen allen Mitarbeitern, nicht nur denen, die in derselben Abteilung arbeiten. Durch die Einheit können Kollegen auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Wenn sich Mitarbeiter von ihren Kollegen entfremdet fühlen, die nicht im gleichen Bereich arbeiten, nimmt die Qualität ihrer Kommunikation ab. Möglicherweise herrscht Unklarheit darüber, wie sich die Funktionen eines Teams mit den Ergebnissen eines anderen Teams ergänzen, und Mitarbeiter kennen ihre Kollegen möglicherweise nicht, obwohl sie denselben Arbeitgeber haben. Unternehmen können von der Förderung ihrer Ziele und der Koordination von Gruppenübungen profitieren, die stärkere Verbindungen fördern.

Beispiel: Ein Unternehmen verfügt über mehrere interne Abteilungen, darunter Personal-, Marketing- und Finanzabteilungen. Jedes Team erstellt seine eigenen Meilensteine ​​und arbeitet unabhängig. HR-Experten geben zu viel Geld für Rekrutierungs- und Einstellungsprozesse aus und Vermarkter legen bei ihren Kampagnen keinen Wert darauf, neue Talente zu gewinnen. Finanzmanager entwickeln auch kleine Budgets für andere Abteilungen zur Erfüllung ihrer Aufgaben. Obwohl die einzelnen Arbeitsleistungen qualitativ hochwertig sind, stagniert das Unternehmen aufgrund mangelnden Zusammenhalts. Der Präsident implementiert ein ganzheitliches Geschäftsmodell, um die Mitarbeiter zu vereinen. Sie lernen den wahren Wert ihrer Arbeit kennen und unterstützen sich gegenseitig.

2. Zu viele Informationen

Ein weiteres Beispiel für schlechte Kommunikation ist die Bereitstellung zu vieler Informationen zu einem Thema. Bei einer Überlastung mit Materialien kann es für Mitarbeiter schwierig sein, sich auf die Hauptbotschaft zu konzentrieren und Aufgaben zu priorisieren. Wenn das neue Projekt umfangreich ist, kann es hilfreich sein, am Ende der Anleitung eine Zusammenfassung bereitzustellen, um Ihre Mitarbeiter an die wichtigen Teile zu erinnern, die sie anwenden sollen. Sie können Kommunikationskanäle auch bestimmten Teiletypen zuordnen. Persönliche Treffen können sich beispielsweise auf dringende Aufgaben konzentrieren, E-Mails können persönliche Gespräche darstellen und E-Mail-Chats können die ungezwungene Kommunikation erleichtern.

Beispiel: Eine Organisation mit mehr als 2.000 Mitarbeitern ändert Richtlinien im Mitarbeiterhandbuch. Um die Nachricht so schnell wie möglich zu verbreiten, verschicken Führungskräfte mehrere Massen-E-Mails mit Erläuterungen zu den neuen Abschnitten. Jeder Mitarbeiter, unabhängig von seiner Abteilung oder seinem Dienstgrad, erhält alle Änderungsnachrichten, sodass es schwierig ist, festzustellen, welche Änderungen sich auf seine Position auswirken. Nachdem die Organisation von der Verwirrung erfahren hat, weist sie die Manager an, ihre einzelnen Teams darüber zu informieren, wie sie mit der neuen Führung verfahren sollen. Die Mitarbeiter verstehen die Richtlinien besser und fühlen sich durch die Informationen nicht überfordert.

3. Langsame Reaktion auf Notfälle

Notfälle erfordern oft eine sofortige Reaktion. Vertreter können die Umstände erläutern und einen Plan für die Zukunft vorlegen, der die Verbraucher beruhigen und auf dem Laufenden halten kann. Wenn Sie die Öffentlichkeit nicht rechtzeitig erreichen, kann dies zur Verbreitung von Fehlinformationen führen und den Ruf Ihres Unternehmens schädigen. Verbraucher neigen dazu, darauf zu achten, wie lange Sie brauchen, um eine Aussage zu machen, und wie offen Sie sind, wenn Sie Ihre Fehler eingestehen. Erwägen Sie die Entwicklung eines Krisenkommunikationsplans, um sorgfältig auf Notfälle zu reagieren und die Wahrnehmung Ihrer Marke aufrechtzuerhalten.

Beispiel: die lang erwartete Premiere eines Telefons auf dem Markt. Benutzer können sie kabellos aufladen und die Qualität der Kamera ist jeder anderen Marke überlegen. Zwei Wochen nach der Veröffentlichung gab es zahlreiche Berichte über eine Überhitzung des Telefons beim Laden. Das Unternehmen braucht fünf Tage, um den Fehler zu bestätigen und das Produkt zurückzurufen, was die Kontroverse noch verschärft. Die Vertreter erkennen die Unannehmlichkeiten an und erstatten den Kunden, die das Telefon gekauft haben, den vollen Kaufpreis. Ihre öffentlichen Äußerungen sind seit der aktuellen Situation häufiger geworden, was der Marke hilft, ihren Ruf wiederherzustellen.

4. Wenig Interaktion mit Remote-Mitarbeitern

Remote-Mitarbeiter arbeiten in einer virtuellen Arbeitsumgebung, in der sie das Internet nutzen, um Aufgaben zu übermitteln und Anweisungen von ihren Vorgesetzten zu erhalten. Ihre Abwesenheit vom Hauptsitz kann sich auf ihre Beziehungen zu Kollegen auswirken, die persönlich arbeiten. Möglicherweise fällt es ihnen schwer, schnelle Antworten auf ihre Fragen zu erhalten, und sie verlassen sich oft auf Technologie, um mehr über Unternehmensaktivitäten zu erfahren, die reguläre Mitarbeiter bereits kennen. Wenn Sie neben Mitarbeitern, die im Büro arbeiten, auch Remote-Mitarbeiter einstellen, sollten Sie Videokonferenzen in Betracht ziehen, damit sich alle Mitarbeiter gegenseitig hören und sehen können.

Beispiel: Ein Start-up-Technologieunternehmen erstellt ein neues Videobearbeitungsprogramm. Die Hälfte des Projektmanagementteams arbeitet physisch im Büro, während die andere Hälfte remote arbeitet. Persönliche Teilnehmer ändern das ursprüngliche UI-Design, beraten sich jedoch nicht mit ihren Remote-Kollegen. Als es an der Zeit ist, Fehler am Produkt zu beheben, stellt das Team fest, dass es zwei unterschiedliche Ziele hatte und ihre Arbeit daher nichts miteinander zu tun hat. Ein Projektmanager löst das Problem der Trennung, indem er Webcams im Büro installiert, sodass Remote-Mitarbeiter aus der Ferne mit ihren Kollegen Brainstorming betreiben können. Ihre Zusammenarbeit und Leistung verbessern sich mit zunehmendem Fortschritt.

5. Unzureichende Lieferung

Wenn Sie ein Unternehmen öffentlich vertreten, kann die Übermittlung Ihrer Botschaften die Reaktion der Verbraucher beeinflussen. Sie können ihre Interpretationen auf Ihren Tonfall, Ihre Körpersprache und Ihre Wortwahl stützen, um festzustellen, ob Sie ihren Bedürfnissen entsprechen. Es kann zu einem Kommunikationsabbruch kommen, wenn die Markenpräsentation anders wahrgenommen wird, als Sie es beabsichtigt haben. Achten Sie bei der Ansprache der Öffentlichkeit auf Ihre verbalen und nonverbalen Kommunikationsmethoden. Wenn Sie Ihr Publikum beispielsweise für die bevorstehende Veröffentlichung eines neuen Produkts begeistern möchten, können Sie Ihrer Stimme Fröhlichkeit verleihen und ausdrucksstärkere Manierismen verwenden.

Beispiel: Das Dach des Hauptsitzes eines bekannten Unternehmens wurde durch einen Tornado beschädigt. Hochrangige Beamte nahmen an einer Pressekonferenz teil, um zu besprechen, welche Auswirkungen die Renovierung des Gebäudes auf ihre Produktionsprozesse haben würde. Sie sagten scherzhaft, dass sie sich auf Gelder von Versicherungsagenten freuen würden, damit sie weiterhin teure Produkte entwickeln könnten. Der Witz und ihr scheinbar fröhliches Verhalten während der Katastrophe fanden bei den Zuschauern keinen Anklang und das Unternehmen wurde kritisiert.

Hochrangige Beamte veröffentlichten ein Video, in dem sie sich bei Personen entschuldigten, die durch ihre Kommentare beleidigt waren. Sie sagten, sie wollten unbedingt zur Normalität zurückkehren, wo sie weiterhin der Gemeinschaft dienen könnten, die ihnen seit 30 Jahren treu geblieben sei. Sie kündigten außerdem an, dass sie Gelder an lokale Wohltätigkeitsorganisationen spenden würden, die durch den Tornado beschädigte Gebiete wieder aufbauen. Ihre Offenheit und ihr Engagement für positive Veränderungen halfen ihnen, ihre Unterstützung zu erneuern.

6. Fehlender Schreibfehler

Öffentliche schriftliche Werke wie E-Mail-Newsletter, Social-Media-Signaturen und Pressemitteilungen können eine Organisation repräsentieren und ihren Markenruf beeinflussen. Bei Mitarbeitern kann es zu Kommunikationsfehlern kommen, wenn sie das von ihnen geschriebene Material nicht Korrektur lesen. Tippfehler können es Abonnenten und Kunden erschweren, die Botschaft eines Unternehmens zu verstehen, und sie könnten einen anderen Eindruck gewinnen, als das Unternehmen beabsichtigt hat. Bevor Sie schriftliche Inhalte veröffentlichen, ist es wichtig, Ihre Arbeit auf Rechtschreib- und Grammatikfehler zu überprüfen. Sie können auch Ihre Satzstruktur und Ihren Wortschatz überprüfen, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Botschaft klar kommunizieren und Ihre Zielgruppe ansprechen.

Beispiel. Ein Klimaanlagenunternehmen hat einen Blogbeitrag mit dem Titel „5 Möglichkeiten, festzustellen, ob Ihre Klimaanlage repariert werden muss“ veröffentlicht. Content-Ersteller haben auch relevante Grafiken für soziale Medien entworfen. Follower bemerkten, dass der Artikel und die Grafiken nur vier Tipps enthielten, nicht fünf. Da der Inhalt auf mehreren Plattformen veröffentlicht wurde, gab es eine Flut ähnlicher Kommentare, die auf die Inkonsistenz hinwiesen. Die Mitarbeiter entfernten die Materialien sofort und luden die erforderliche Anzahl an Handbüchern herunter. Um zukünftige Pannen zu vermeiden, haben sie einen mehrstufigen Genehmigungsprozess durch mehrere Fachleute eingeführt, um schriftliche Arbeiten vor der Veröffentlichung zu bearbeiten.

7. Markeninkongruenz

Ein weiterer Aspekt der externen Kommunikation besteht darin, sicherzustellen, dass die veröffentlichten Inhalte mit der Marke des Unternehmens übereinstimmen. Die Konsistenz Ihrer Farbschemata, Logos und Slogans kann potenziellen Verbrauchern dabei helfen, Ihre Marke von der Konkurrenz abzuheben. Inkonsistenzen können sich darauf auswirken, wie Ihr Publikum die Organisation wahrnimmt, was eine Art Kommunikationsfehler darstellt. Denken Sie darüber nach, wie Sie in der Vergangenheit mit Verbrauchern interagiert haben, und verwenden Sie in jedem Artikel, den Sie veröffentlichen, die gleichen Nachrichten, den gleichen Ton und die gleiche Formatierung. Während Marken ihre Ansätze im Laufe der Zeit oft ändern oder erweitern, kann es ihnen helfen, ihre Unterstützung aufrechtzuerhalten, wenn sie ihren Kernideen treu bleiben.

Beispiel: Ein beliebtes Limonadenunternehmen schaltet eine Anzeige, die sich gegen ein kontroverses soziales Thema ausspricht. Dies wird zu einem Trendthema in den sozialen Medien. Einige Verbraucher loben das Unternehmen dafür, dass es sich zu Wort gemeldet hat, während andere sagen, es sei nicht nötig gewesen, dass die Marke eine Stellungnahme abgegeben habe, da die Limonade nichts mit der Kontroverse zu tun habe. Verbraucher, die mit der Position nicht einverstanden waren, versprachen, den Kauf der Produkte einzustellen.

Führungskräfte von Organisationen haben gelernt, in ihren Anzeigen das aktuelle gesellschaftliche Klima widerzuspiegeln und gleichzeitig unterschiedliche Meinungen zu respektieren. Sie informierten ihr Publikum über aktuelle Ereignisse, ohne eine bestimmte Seite zu unterstützen, und ermöglichten ihnen so, ihre gesamte Unterstützung neu zu gestalten, um sich wertgeschätzt und gehört zu fühlen, unabhängig von ihrer Sicht auf ein Thema.

So verhindern Sie Kommunikationsausfälle

Ergreifen Sie die folgenden Schritte, um Kommunikationsausfälle zu vermeiden und die Produktivität am Arbeitsplatz aufrechtzuerhalten:

1. Machen Sie einen detaillierten Plan. Unabhängig davon, ob Sie eine Kampagne durchführen oder ein neues Produkt auf den Markt bringen, ist es wichtig, einen Plan zu haben, der alle Mitarbeiter einbezieht. Fördern Sie die Teamarbeit, um Fehler zu identifizieren und zu korrigieren, und erläutern Sie Plankonzepte, damit jeder seine Verantwortlichkeiten verstehen kann.

2. Bevorzugen Sie eine breite Kommunikation. Wenn jedes Mitglied Ihres Teams Ihre Ziele vollständig versteht, kann sich die Qualität seiner Arbeit verbessern und Ihre Projekte können bei Ihrer Zielgruppe Anklang finden. Kommunizieren Sie regelmäßig mit Ihren Mitarbeitern und fördern Sie die Kommunikation zwischen den Abteilungen, um Ideen zu klären und Ihren Arbeitsablauf zu erneuern.

3. Kanalisieren Sie die Sichtweise Ihrer Verbraucher. Denken Sie an die Marke, Produkte oder Dienstleistungen Ihres Unternehmens genauso wie an Ihre Kunden. Ihre Erwartungen können den Erfolg Ihrer Kampagnen beeinflussen und Sie können lernen, ihre Interessen und Bedürfnisse bei der Interaktion mit ihnen zu berücksichtigen.

4. Übernehmen Sie Verantwortung für Ihr Handeln. Wenn eine Organisation einen Fehler macht, machen Sie transparent, was passiert ist, und konzentrieren Sie sich darauf, wie Sie sich in Zukunft verbessern können. Zeigen Sie Ihren Unterstützern, dass Sie Verantwortung schätzen und für konstruktive Kritik empfänglich sind.