6 Tipps für die Verwendung von Microsoft Outlook-E-Mails wie ein Profi
E-Mail ist eine weit verbreitete Kommunikationsform. Es kann ein nützliches Arbeitsgerät sein, das Sie im Büro effizienter macht, aber es kann auch zu viel Zeit und Energie in Anspruch nehmen. Sparen Sie sogar ein wenig Zeit Email Adresse kann Ihnen helfen, Ihre Aufmerksamkeit auf andere wichtige Aufgaben zu lenken und so Zeit während Ihres Arbeitstages zu sparen. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf einige nützliche und einfach umzusetzende Tipps, mit denen Sie Ihre Microsoft Outlook-E-Mails optimal nutzen können.
Tipps zur Verwendung von Outlook-E-Mail
E-Mail ist ein wichtiger Bestandteil der professionellen Kommunikation im Büro. Wenn Ihr Unternehmen Microsoft Outlook verwendet, ist es für Ihre berufliche Entwicklung wichtig zu lernen, wie man es effektiv nutzt, da diese Fähigkeiten es Ihnen ermöglichen, problemlos Besprechungen mit Kollegen zu organisieren und E-Mails zu versenden. Sie werden Ihre Kollegen und Ihren Chef beeindrucken können neue Arbeit Sie können diese Funktionen problemlos nutzen. Möglicherweise können Sie Ihren Kollegen sogar den Umgang mit diesen Tools beibringen.
Nutzen Sie diese Tipps, um die Ihnen zur Verfügung stehenden Tools optimal zu nutzen und die Produktivität am Arbeitsplatz zu steigern:
Verarbeiten Sie Ihre Nachrichten effizient.
Eine E-Mail zurückrufen oder zurückziehen.
Organisieren Sie Ihren Posteingang mit einem Klick.
Erstellen Sie E-Mail-Vorlagen für allgemeine Antworten.
Planen Sie E-Mails für die zukünftige Zustellung.
Nutzen Sie Ihren Outlook-Kalender wie ein Experte.
Verarbeiten Sie Ihre Nachrichten effizient
Der beste Weg, mit der Organisation Ihres widerspenstigen Outlook-Posteingangs zu beginnen, ist die Entwicklung eines Organisationssystems. Mit Outlook können Sie Ihre E-Mails zur einfachen Navigation in einem Ordnersystem organisieren. Ein Organisationssystem motiviert Sie, sich mit Ihrem Posteingang auseinanderzusetzen und erleichtert das Sortieren ungelesener Nachrichten.
Sie können Ihre E-Mails in Kategorien unterteilen, mit denen Sie unterschiedlich umgehen. Beispielsweise können Sie Nachrichten als „am wichtigsten“, „zu später erledigen“, „externe E-Mail“ oder „Besprechungseinladungen“ kategorisieren. Erstellen Sie mit Outlook Regeln für jede eingehende E-Mail, sodass diese automatisch in einen Ordner sortiert wird, den Sie für jede Nachrichtenkategorie erstellen. Sie könnten beispielsweise alle Besprechungseinladungen in einen Ordner „Besprechungseinladungen“ verschieben und dann eine Regel erstellen, damit alle Einladungen automatisch in diesen Ordner sortiert werden.
Wenn Sie ein Mobilgerät verwenden, stellen Sie sicher, dass Ihr Telefon E-Mails aus von Ihnen erstellten Ordnern synchronisiert, damit Sie nicht versehentlich eine Nachricht verpassen.
Eine E-Mail zurückrufen oder zurückziehen
Es gibt nichts Schlimmeres, als zu bemerken, dass Ihnen ein Tippfehler oder Fehler unterlaufen ist, gleich nachdem Sie in einer E-Mail auf „Senden“ geklickt haben. Die Rückruffunktion von Outlook eignet sich hervorragend für solche Situationen. Erfahren Sie einfach, wie Sie sich E-Mails in Outlook merken, und schon sind Sie auf dem besten Weg, peinliche E-Mail-Fehler zu vermeiden.
Um den Versand einer bereits gesendeten E-Mail rückgängig zu machen oder zurückzurufen, öffnen Sie den Ordner „Gesendete Nachrichten“ und doppelklicken Sie auf die E-Mail, die Sie zurückrufen möchten. Klicken Sie dann auf das Dropdown-Menü „Aktionen“ und dann auf „Diese Nachricht zurückrufen“. Es erscheint ein Überprüfungsfenster, in dem Sie wählen können, ob Sie ungelesene Versionen der E-Mail löschen oder durch eine aktualisierte Version der E-Mail ersetzen möchten. Sie können auch einen Bericht über den Erfolg oder Misserfolg des Nachrichtenrückrufs für jeden Empfänger erhalten.
Der einzige potenzielle Nachteil dieser Funktion besteht darin, dass Sie eine E-Mail nicht mehr abrufen können, nachdem der Empfänger sie geöffnet hat. Darüber hinaus funktioniert die Rückruffunktion nur, wenn der Empfänger auch Outlook verwendet. Wenn sie Gmail oder eine andere E-Mail-App verwenden, können Sie die E-Mail nicht zurückrufen, aber Sie können trotzdem eine Rückrufnachricht senden. Fügen Sie einfach einen Hinweis hinzu, dass der Empfänger die erste E-Mail ignorieren und sich stattdessen auf die Informationen in der letzten E-Mail beziehen soll. Sie können der Betreffzeile Ihrer letzten E-Mail „dringend“ hinzufügen, um den Empfänger dazu zu verleiten, sie zuerst zu öffnen.
Um zu vermeiden, dass versehentlich eine falsche E-Mail gesendet wird, können Sie den E-Mail-Versand auch mit einer leichten Verzögerung einstellen. Wenn Ihnen direkt nach dem Absenden auffällt, dass Sie etwas vergessen haben oder Sie einen Fehler entdecken, können Sie auf diese Weise den Versand der E-Mail trotzdem verhindern oder die E-Mail aktualisieren.
Um Ihre E-Mails mit Microsoft Outlook in den Ruhezustand zu versetzen, gehen Sie zu „Datei“ und wählen Sie dann „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“ aus. Wählen Sie dort „Neue Regel“ und beginnen Sie mit „Leere Regel“. Überspringen Sie unbedingt die Bedingungen, um alle Ihre ausgehenden Nachrichten abzudecken. Wählen Sie dann in „Schritt 1“ „Zustellung um einige Minuten verzögern“ und geben Sie an, um wie viele Minuten jede Nachricht verzögert werden soll.
Organisieren Sie Ihren Posteingang mit einem Klick
Das Leeren eines Posteingangs mit einer großen Anzahl ungelesener Nachrichten kann viel Zeit und Mühe kosten, insbesondere nach der Rückkehr von der Arbeit von einer Geschäftsreise oder einem Urlaub, wenn sich die Nachrichten oft häufen. Glücklicherweise können Sie eine automatische Abwesenheitsnachricht einrichten, wenn Sie im Urlaub sind oder nur minimalen Zugriff auf Ihren Posteingang haben. Dadurch werden die Empfänger sanft darüber informiert, dass sie keine sofortige Antwort von Ihnen erwarten sollten, und sie können sie an einen Ihrer Kollegen weiterleiten, der sich um dringende Situationen kümmert, während Sie nicht im Büro sind.
Allerdings kann die in der Outlook 2010-Version eingeführte Outlook-Bereinigungsfunktion Ihren Posteingang mit nur einem Klick bereinigen. Diese Funktion löscht alle Nachrichten, die später in einem E-Mail-Thread (oder in E-Mail-Konversationen mit mehreren Antworten) repliziert werden. Auf diese Weise können Sie einen sauberen E-Mail-Stream anstelle mehrerer E-Mails in einem Thread einzeln anzeigen und so Zeit beim Scannen und Bearbeiten ungelesener Nachrichten sparen.
Um die Bereinigungsfunktion von Outlook zu verwenden, klicken Sie beim Anzeigen Ihres Posteingangs auf die Schaltfläche „Bereinigen“ und wählen Sie dann die Option „Ordner bereinigen“ aus dem Dropdown-Menü aus.
Dieses Tool kann zunächst ein wenig einschüchternd sein, wenn Sie befürchten, Nachrichten zu verlieren, aber das Tool löscht keine Nachrichten, die später im Thread nicht repliziert werden. Darüber hinaus finden Sie alle Ihre gelöschten Nachrichten immer im Ordner „Gelöschte Elemente“.
Erstellen Sie E-Mail-Vorlagen für allgemeine Antworten
Wenn Sie dieselbe Nachricht häufig neu schreiben oder dieselbe Frage immer wieder beantworten, kann Outlook Ihnen dabei helfen, Zeit zu sparen, indem Sie eine E-Mail-Vorlage erstellen. Die Verwendung der Quick Parts-Funktion von Outlook kann Ihnen helfen, nicht mehr immer wieder das Gleiche einzugeben, oder Sie können alte Nachrichten sortieren, um zuvor eingegebenen Text zu kopieren und einzufügen.
Die Verwendung von Quick Parts zum Erstellen einer Vorlage ist einfach. Wenn Sie das nächste Mal etwas eingeben, das Sie wahrscheinlich später wiederholen, markieren Sie den entsprechenden Text und klicken Sie auf die Registerkarte „Einfügen“. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Einfügen“ die Option „Auswahl in Schnellgalerie speichern“ aus. Geben Sie dem Text einen aussagekräftigen Namen, damit Sie ihn sich später leichter merken können, und klicken Sie dann auf „OK“.
Die Vorlage ist jetzt für die zukünftige Verwendung gespeichert. Um Text zu einer zukünftigen E-Mail hinzuzufügen, klicken Sie auf die Registerkarte „Einfügen“, während sich Ihr Cursor im Textkörper des E-Mail-Entwurfs befindet. Wählen Sie dann „Quick Parts“ aus und klicken Sie auf den spezifischen Text, den Sie einfügen möchten. Der vorgefertigte Text erscheint automatisch im Textkörper des E-Mail-Entwurfs. Sie können den Vorlagentext sogar nach Bedarf in zukünftigen Nachrichten anpassen.
Planen Sie E-Mails für die zukünftige Zustellung
Eine der am meisten unterschätzten Funktionen von Outlook ist die Möglichkeit, die E-Mail-Zustellung für die Zukunft zu planen. Wenn Sie lernen, wie Sie E-Mails in Outlook planen, können Ihre Nachrichten morgens als erstes im Posteingang Ihres Empfängers landen oder dann, wenn dieser seine Nachrichten am ehesten lesen möchte.
Selbst wenn Sie eine SMS senden, während alle anderen um 17:00 Uhr das Büro verlassen, wird die E-Mail auf diese Weise um 9:00 Uhr oder zu dem von Ihnen geplanten Zeitpunkt im Posteingang des Empfängers eintreffen. Oder vielleicht wissen Sie, dass ein Kollege im Urlaub ist und erst nächste Woche im Büro sein wird. In diesem Fall können Sie Ihre E-Mail so planen, dass sie zu dem Zeitpunkt eintrifft, zu dem Ihr Kollege ins Büro zurückkehrt, sodass Ihre Nachricht ganz oben in den ungelesenen Nachrichten steht.
Planen Sie die E-Mail-Zustellung für einen späteren Zeitpunkt, indem Sie die Funktion „Zukünftige Zustellung“ von Outlook verwenden. Nachdem Sie Ihre E-Mail geschrieben haben, aber bevor Sie sie senden, klicken Sie auf „Optionen“ und dann auf „Zustellung verzögern“. Von dort aus erscheint das Dialogfeld „Eigenschaften“. Aktivieren Sie im Abschnitt „Lieferoptionen“ das Kontrollkästchen neben „Nicht vorzeitig liefern“ und aktivieren Sie dann das Kontrollkästchen, mit dem diese Funktion aktiviert wird. Von dort aus können Sie das genaue Datum und die Uhrzeit auswählen, zu der die E-Mail zugestellt werden soll. Schließen Sie anschließend das Fenster und versenden Sie die E-Mail wie gewohnt. Die E-Mail wird erst nach dem Datum und der Uhrzeit „Nicht vorab zustellen“ versendet.
Mehr Details: So beenden Sie eine E-Mail
Nutzen Sie Ihren Outlook-Kalender wie ein Experte
Während die meisten Menschen bei Microsoft Outlook an E-Mail denken, verfügt Outlook über viele andere Funktionen, die Ihnen das Leben erleichtern und dazu beitragen können, Ihre täglichen Aufgaben effizienter zu gestalten. Der Outlook-Kalender ist eine großartige Möglichkeit, Ihre Zeit zu organisieren und Ihren Zeitplan griffbereit zu haben, sodass Sie bei Bedarf darauf zugreifen können. Sie können die Kalenderfunktion von Outlook verwenden, um Termine, Besprechungen, Arbeitsaufgaben und mehr im Auge zu behalten. Sie können sogar einen Kalender verwenden, um eine To-Do-Liste zu erstellen und so Ihre Zeit zu organisieren.
Die Verwendung von Outlook ist doppelt praktisch, da Sie wahrscheinlich die meisten Besprechungseinladungen und Besprechungsanfragen per E-Mail erhalten. Wenn Sie den Outlook-Kalender verwenden, müssen Sie keine separate App öffnen, um zu sehen, ob Sie zu einer bestimmten Zeit verfügbar sind, oder um etwas zu Ihrem Zeitplan hinzuzufügen. Lernen Sie, wie ein Profi in Ihrem Outlook-Kalender zu navigieren, und Sie werden im Handumdrehen besser organisiert sein.
Beachten Sie zunächst, dass die Kalenderansicht standardmäßig auf Monat eingestellt ist. Auf dem Bildschirm sollte das aktuelle Datum hervorgehoben und der gesamte Kalendermonat angezeigt werden. Von diesem Bildschirm aus sollten Sie auch zu anderen Monaten wechseln können. Es gibt jedoch mehrere Möglichkeiten, Ihren Kalender so einzurichten, dass er bei jedem Öffnen einsatzbereit ist. Sie können Ihren Kalender statt auf monatlich auf Folgendes einstellen:
Die Tageseinstellung zeigt die Ereignisse eines Tages.
Die Option „Arbeitswoche“ zeigt einen fünftägigen Arbeitsplan oder Montag bis Freitag an.
In der Zeitplanansicht werden die Termine jedes Tages in Spalten angezeigt, sodass Sie sich überschneidende Verpflichtungen und potenzielle Konflikte leicht erkennen können.
Sie können Ihrem Outlook-Kalender auch andere Elemente hinzufügen:
Termine: An Terminen sind Sie und eine weitere Person beteiligt und werden in der Regel von jemandem außerhalb Ihrer Arbeitsorganisation vereinbart.
Besprechungen: An Besprechungen ist eine Gruppe von Personen beteiligt und sie werden in der Regel innerhalb des Unternehmens verteilt. Als Besprechungsorganisator können Sie die Besprechungszeit und den Besprechungsort festlegen und Einladungen per E-Mail versenden.
Aufgaben: Sie können eine Aufgabe erstellen, um in Ihrem Kalender einen Zeitblock zu erstellen, in dem Sie selbstständig arbeiten möchten, um bestimmte Aufgaben zu erledigen. Durch das Blockieren dieser Zeit können Sie sicherstellen, dass Sie nicht versehentlich eine Besprechung oder Besprechung zu einem Zeitpunkt planen, an dem Sie arbeiten müssen.