6 Schritte für eine integrierte Change-Management-Projektmanagementstrategie

Normalerweise muss der Projektmanager den Projektplan ändern. Je nachdem, wie das Projekt voranschreitet oder welche Probleme auftreten, müssen sie möglicherweise Zeitpläne, Ressourcen oder Anforderungen aktualisieren. Für eine besser organisierte Herangehensweise an den Umgang mit Änderungen innerhalb eines Projekts verlassen sich Projektmanager häufig auf eine integrierte Änderungskontrolle. In diesem Artikel besprechen wir den integrierten Change-Management-Prozess und wie Sie ihn in Ihrem Projekt implementieren können.

Was ist integrierte Änderungskontrolle?

Bei der integrierten Änderungskontrolle handelt es sich um den Prozess der Überprüfung aller Änderungsanforderungen innerhalb eines Projekts, der Analyse dieser Anforderungen und der Umsetzung der genehmigten Änderungen. Mit der integrierten Änderungskontrolle können Projektmanager über eine besser organisierte Struktur für Projektänderungen verfügen. Sie können auch die Auswirkungen einer vorgeschlagenen Änderung ermitteln, bevor diese umgesetzt wird, und so fundiertere Entscheidungen über das Projekt treffen.

Arten von Änderungen

Wenn ein Änderungsantrag vorliegt, bezieht er sich normalerweise auf einen der folgenden Punkte:

• Präventivmaßnahmen. Vorbeugende Maßnahmen sind Maßnahmen, die darauf abzielen, sicherzustellen, dass die zukünftige Leistung mit dem Projektmanagementplan übereinstimmt. Beispielsweise kann durch die Anpassung der Teamgröße vor Beginn eines Projekts sichergestellt werden, dass die Arbeit pünktlich abgeschlossen wird.

• Korrekturmaßnahme. Eine Korrekturmaßnahme ist eine Maßnahme, die darauf abzielt, ein Problem zu beheben und die zukünftige Projektleistung in Übereinstimmung mit dem Projektmanagementplan zu bringen. Beispielsweise können Sie weitere Teammitglieder hinzufügen, um ein Projekt zu beschleunigen, das auf dem besten Weg ist, seine Frist zu überschreiten.

• Fehlerkorrektur: Bei der Fehlerkorrektur handelt es sich um die Beseitigung eines Problems mit einem Produkt. Zum Beispiel einen Fehler in einem Programm beheben.

• Updates: Updates sind Änderungen an Projektdokumenten. Beispielsweise die Aktualisierung von Projektanforderungen basierend auf Kundenfeedback.

6 Schritte zur integrierten Änderungskontrolle

Mit den folgenden sechs Schritten können Sie einen integrierten Change-Management-Prozess in Ihrer Organisation implementieren:

1. Erstellen Sie einen Projektmanagementplan

Ein Projektmanagementplan ist ein Dokument, das den Umfang, die Details und den Zeitplan eines Projekts beschreibt. Es ist wichtig, einen ersten Projektmanagementplan zu haben, damit die gewünschten Änderungen mit dem ursprünglichen Plan verglichen werden können. Dadurch können Sie besser erkennen, wie Änderungen den Plan anpassen und sich auf andere Elemente des Projekts auswirken können.

Beispielsweise muss ein Marketingunternehmen seine Social-Media-Strategie an einen bestimmten Kunden anpassen. Wenn ein Projektmanagementplan vorhanden ist, können sie den Social-Media-Bereich problemlos überprüfen, um zu sehen, wie ihre aktuellen Social-Media-Marketingstrategien aussehen und wie sie im Vergleich zu den angeforderten Änderungen abschneiden. Dies kann helfen, Dinge zu organisieren und zu verhindern, dass während der Anfrage Informationen gesammelt werden, was zu einer schnelleren Umsetzung führen kann.

2. Erstellen Sie ein Änderungsanforderungsprotokoll

Wenn jemand eine Änderung an einem Projekt anfordert, zeichnet der Projektmanager die Änderung im Änderungsprotokoll auf. Die Anfrage kann von mehreren Quellen stammen, beispielsweise von einem Teammitglied, einem Kunden oder anderen Stakeholdern. Ein Änderungsprotokoll ist ein Dokument, das alle angeforderten und durchgeführten Änderungen während des gesamten Projektlebenszyklus aufzeichnet. Durch die Führung eines Protokolls aller Änderungsanfragen und ihrer Ergebnisse können Projektmanager den Status der angeforderten Änderungen verfolgen und frühere Anfragen überprüfen, um festzustellen, ob es Duplikate gibt.

3. Analysieren Sie die Auswirkungen der Änderung

Bevor eine Änderung umgesetzt wird, ist es wichtig, die Auswirkungen zu analysieren, die die Änderung auf das Projekt haben wird. Typischerweise wird diese Analyse vom Projektmanager oder dem Team durchgeführt, das für die Analyse der Auswirkungen der Änderungsanforderung verantwortlich ist. Zu den allgemeinen Fragen, die die Analyse beantworten sollte, gehören:

• Wie wird sich diese Änderung auf den Projektzeitplan auswirken?

• Sind mit dieser Änderung zusätzliche Kosten verbunden?

• Beeinflusst diese Änderung das Gesamtrisiko des Projekts oder entstehen zusätzliche Risiken?

Um diese Analyse durchzuführen, sammeln Projektmanager Informationen im Zusammenhang mit dem Projekt und der Änderungsanforderung. Wenn ein Team beispielsweise zusätzliche Mitglieder anfordert, um ein Projekt schneller abschließen zu können, fragt der Projektmanager möglicherweise nach Details, z. B. wie viele Personen und wie lange benötigt werden. Anhand dieser Informationen kann der Projektmanager die Kostenauswirkungen besser einschätzen. Sie können auch bewerten, wie sich die Umsetzung dieser Änderung auf den Zeitplan auswirken könnte und wie sich der Zeitplan ändern wird, wenn sie sie nicht umsetzen.

4. Legen Sie einen Aktionsplan fest

Nach einer gründlichen Analyse der Änderungen entscheidet der Projektleiter über das weitere Vorgehen. Sie berücksichtigen verschiedene Faktoren und bestimmen, ob eine Änderung angemessen ist. Beispielsweise kann ein Projektmanager entscheiden, dass die Hinzufügung zusätzlicher Teammitglieder die zusätzlichen Kosten nicht wert ist, und sich stattdessen dafür entscheiden, die Frist um eine Woche zu verlängern.

5. Kommunizieren Sie die Entscheidung

Sobald der Projektmanager eine Entscheidung über einen Änderungsantrag trifft, kann er diese Entscheidung auf zwei Arten kommunizieren. Zunächst aktualisieren sie das Änderungsprotokoll, um aufzuzeichnen, ob sie die Änderungsanforderung genehmigt oder abgelehnt haben. Anschließend teilen sie die Entscheidung den relevanten Stakeholdern mit. Dies kann je nach Projekt oder Umfang der Änderung das Versenden einer E-Mail oder die Vereinbarung eines Meetings umfassen.

6. Aktualisieren Sie Ihren Projektmanagementplan

Wenn der Projektmanager einen Änderungsantrag genehmigt, ist es wichtig, den Projektmanagementplan zu aktualisieren, um die neuen Umstände widerzuspiegeln. Dadurch bleibt das Dokument aktuell und der Projektmanager kann zukünftige Änderungen auf der Grundlage der neuesten Informationen vornehmen. Wenn ein Projektmanager beispielsweise einen Änderungsantrag für weitere Teammitglieder ablehnt, kann er den Projektmanagementplan mit einem neuen Zeitplan aktualisieren.

Tools für die integrierte Änderungskontrolle

Im Folgenden finden Sie einige Tools, die Ihnen bei einem integrierten Änderungsmanagementprozess helfen können:

Steuerplatine wechseln

Das Change Control Board ist eine Gruppe von Personen, die für die Überprüfung der Auswirkungen aller angeforderten Änderungen verantwortlich sind. Wenn für diese Funktion eine separate Gruppe von Personen verantwortlich ist, kann der Projektmanager Zeit sparen. Darüber hinaus kann sich diese Gruppe ausschließlich auf die Auswirkungen der Änderung konzentrieren und so fundiertere Entscheidungen treffen, da sie mehr Zeit für Recherchen und Analysen hat. Änderungskontrolltafeln können bei großen Projekten nützlich sein, bei denen häufige oder umfangreiche Änderungen erforderlich sind.

Automatisierte Software

Automatisierte Software kann den integrierten Change-Management-Prozess beschleunigen. Automatisierte Software macht es für Stakeholder einfacher, Änderungen anzufordern und die richtigen Personen über diese Anfragen zu informieren. Beispielsweise kann ein Teamleiter eine Anfrage für zusätzliche Mittel einreichen, und die Software erstellt automatisch ein Protokoll und sendet die Anfrage dann an das Change Control Board. Dies reduziert die Kommunikationszeit und führt eine automatische Aufzeichnung aller Änderungswünsche.

Kommunikationssoftware

Auch bei der Verwendung automatisierter Software kann der Einsatz zusätzlicher Kommunikationssoftware dazu beitragen, den integrierten Änderungskontrollprozess zu verbessern. Mit Kommunikationssoftware wie Chats und File-Sharing ist es für alle Projektbeteiligten einfacher, wichtige Informationen im Zusammenhang mit Änderungswünschen auszutauschen. Dies erleichtert auch die Umsetzung genehmigter Änderungen, da sich die Teilnehmer gegenseitig schnell über die Änderungen im Projekt informieren können.