6 Möglichkeiten zur Optimierung von Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufen • BUOM

16. März 2021

Ein Prozess wird rationalisiert, wenn er vereinfacht wird. Dieser Vereinfachungsprozess wird in der Regel durch die Beseitigung komplexer oder unnötiger Schritte erreicht. Es gibt mehrere Möglichkeiten, den Prozess zu rationalisieren, darunter unterschiedliche Ansätze und moderne Plattformen für Geschäftsinformationstechnologie, die Unternehmen zum Erfolg verhelfen. In diesem Artikel besprechen wir, was Optimierung ist und welche Vorteile sie hat, was Prozesse und Arbeitsabläufe sind und wie man Prozesse und Arbeitsabläufe optimiert, um die Effizienz zu steigern.

Was ist Optimierung?

Optimierung ist ein Prozess, der dazu dient, unnötige Aufgaben im Zusammenhang mit der Arbeit zu vereinfachen oder zu eliminieren, um die Effizienz von Prozessen in Unternehmen oder Organisationen zu verbessern. Die Prozessoptimierung erfordert den Einsatz modernisierender Methoden, Technologien und anderer möglicher Ansätze.

Was sind Prozesse und Arbeitsabläufe?

Prozesse und Arbeitsabläufe sind ähnlich, aber nicht gleich. Hier sind die korrekten Endbegriffe für Prozesse und Arbeitsabläufe:

• Prozess: Eine Reihe wiederholter Aktivitäten, die fortgesetzt werden müssen, um ein bestimmtes, von der Organisation festgelegtes Ziel zu erreichen.

• Arbeitsablauf: Eine Reihe sich wiederholender Aktionen, die fortgesetzt werden müssen, um eine bestimmte Aufgabe abzuschließen.

Jedes Unternehmen oder jede Organisation ist wahrscheinlich an Prozessen und Arbeitsabläufen beteiligt, die für ihre Karriere und die damit verbundenen Aufgaben einzigartig sind.

Vorteile der Optimierung von Prozessen und Arbeitsabläufen

Durch die Optimierung der täglichen Prozesse Ihres Unternehmens können Sie viele verschiedene Ziele erreichen, die weniger Aufwand erfordern und Zeit gewinnen. Hier ist eine Liste der Vorteile, die Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation erzielen kann, wenn Sie Ihre Prozesse und Arbeitsabläufe optimieren:

1. Erhöhte Wirtschaftlichkeit

Die Optimierung Ihrer Software wird wahrscheinlich den Papierverbrauch an Ihrem Arbeitsplatz reduzieren und weniger Personal erfordern, da die Dateneingabe und -verarbeitung automatisch erfolgen kann. Dadurch wird Ihr Unternehmen wahrscheinlich Geld sparen, sodass Sie die Mittel anderswo einsetzen können.

2. Erhöhte Produktivität

Ihre Mitarbeiter sind wahrscheinlich produktiver, wenn Prozesse optimiert werden und sie ein genaueres Verständnis für die täglichen Aufgaben und Erwartungen haben, die an sie gestellt werden. Sie können sich stärker auf die Qualität ihrer Produktion konzentrieren, wenn die Anzahl unnötiger Aufgaben reduziert wird.

3. Verbesserte Kommunikation

Optimierte Managementsysteme haben die Kommunikation zwischen den Abteilungen verbessert und ermöglichen eine bessere Nachverfolgung erledigter Aufgaben. Mitarbeiter müssen weniger Zeit auf Reisen verbringen, um miteinander zu kommunizieren, und können Aufgaben schneller erledigen.

4. Besseres Zeitmanagement

Indem Sie weniger mühsame Aufgaben für Sie und Ihre Mitarbeiter erledigen, können Sie Ihre Zeit wahrscheinlich besser einteilen und die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigen, mit einer Pufferzeit dazwischen.

5. Risiko minimieren

Unternehmen mit schlanken Prozessen haben eine höhere Transparenz. Es ist einfacher, den Fortschritt Ihrer Mitarbeiter zu verfolgen und Fehler oder verpasste Fristen von einem Ort aus zu erkennen. Beispielsweise kann die Optimierung auch bei geschäftlichen Verpflichtungen hilfreich sein, etwa bei der Einhaltung bestimmter Vorschriften oder der Lieferung eines Produkts oder einer Dienstleistung, die Sie Ihren Kunden pünktlich zur Verfügung stellen können.

So optimieren Sie Prozesse und Arbeitsabläufe, um die Effizienz zu steigern

Die Optimierung von Prozessen und Arbeitsabläufen kann Zeit in Anspruch nehmen und erfolgt am besten in kleinen Schritten, die die Leistungsziele Ihres Unternehmens unterstützen. Unternehmen können Prozesse optimieren, indem sie genau erfahren, wie sie ihre individuellen Probleme lösen. Ihre Organisation muss entscheiden, welche Bereiche optimiert werden sollen. Hier sind 6 Schritte, mit denen Sie versuchen können, Prozesse und Arbeitsabläufe zu rationalisieren, um die Effizienz zu verbessern:

1. Bewerten Sie bestehende Prozesse und Arbeitsabläufe

Sobald Sie Ihre aktuellen Prozesse und Arbeitsabläufe bewertet haben, ist es einfacher, sich einen Überblick über die genauen Abläufe zu verschaffen, bevor Sie erkennen können, welche Bereiche durch Optimierung deutlich verbessert werden könnten.

Beispielsweise kann es hilfreich sein, Ihre Prozesse und Arbeitsabläufe möglichst einfach aufzulisten, die Vorteile aufzuschreiben, die Ihrer Meinung nach jeder Prozess mit sich bringt, und alle an dem Prozess beteiligten Personen aufzulisten.

2. Prozessranking

Es mag überraschend sein, genau zu wissen, wie viele Prozesse und Arbeitsabläufe tatsächlich durchgeführt werden, um Ziele zu erreichen. Viele Prozesse sind miteinander verbunden und möglicherweise nicht so wichtig.

Listen Sie Ihre Prozesse vom Wichtigsten zum Unwichtigsten auf. Dies wird Ihnen bei der Entscheidung helfen, welchen Prozess Sie zuerst, zweitens, drittens usw. optimieren möchten.

3. Analysieren Sie die Ergebnisse

Sobald Sie Prozesse und Arbeitsabläufe bewertet haben, können Sie die Ergebnisse dieser Prozesse und Arbeitsabläufe analysieren. Dadurch erhalten Sie Einblick in langwierige, unnötige und verschwenderische Prozesse.

Beispielsweise könnten Sie in Ihrer Beurteilung vermerken, dass jeden Tag fünf Körbe Papier geschreddert und in den Müll geworfen werden. Wenn Sie die Ausgabe analysieren, sollten Sie die Kosten für Toner und Papier berechnen, die Zeit, die Mitarbeiter mit Drucken und Schreddern verbringen, und vergleichen, was neue Software tun kann, um einen bestimmten Prozess oder Arbeitsablauf in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Abteilung zu verbessern.

4. Bitten Sie um Feedback

Kollegen, Mitarbeiter oder Mitarbeiter können wertvolles Feedback zu einer Arbeitsablaufkette oder einem Prozess haben. Viele dieser Menschen haben wahrscheinlich ihre eigenen Vorstellungen davon, wie Prozesse funktionieren und wie sie verbessert werden können, um Zeit zu sparen und Aufgaben und Ziele effizienter zu erreichen. Es gibt oft kleine Details, die verbessert werden können, um Prozesse zu optimieren, und diese sind leicht zu übersehen, wenn Sie nicht die Meinung derjenigen einholen, mit denen Sie zusammenarbeiten.

Sie könnten beispielsweise versuchen, ein Meeting abzuhalten, um Verbesserungsmöglichkeiten zu besprechen, oder Sie könnten eine Umfrage basierend auf verschiedenen Prozessen und Arbeitsabläufen erstellen und Ihre Mitarbeiter bitten, anonym Antworten zu geben, um Voreingenommenheit zu vermeiden.

5. Prozesse optimieren und automatisieren

Heutzutage gibt es viele moderne Workflow-Softwarelösungen, die dabei helfen, Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe zu optimieren. Sie werden oft als Geschäftsprozessmanagement-Software bezeichnet. Jeder hat seine eigenen Eigenschaften und Fähigkeiten, die unterschiedlichen Berufsfeldern und Organisationen zugute kommen. Die meisten BPM bieten jedoch ähnliche Vorteile, wie z. B. die einfachere Erfassung von Daten an einem zentralen Ort, die Automatisierung von Geschäftsprozessschritten und die Erhöhung der Transparenz durch Grafiken, Diagramme und Berichte.

Versuchen Sie, nach Software zu suchen, die für Ihr Unternehmen geeignet sein könnte, und prüfen Sie, was Ihre Konkurrenten zur Optimierung ihrer Prozesse verwenden.

6. Anpassen und verfeinern

Es gibt keinen perfekten Prozess oder Arbeitsablauf und wahrscheinlich sind ständige Anpassungen oder Verfeinerungen erforderlich. Möglicherweise möchten Sie Ihre Optimierungsprozesse basierend auf Ihren Ergebnissen ändern. Es kann auch einige Zeit dauern, die Mitarbeiter ordnungsgemäß in neue Prozesse einzuarbeiten, und nicht jeder Mitarbeiter kann den Prozess beim ersten Mal richtig ausführen. Wenn Sie Prozesse und Arbeitsabläufe verbessern, müssen Sie geduldig sein und mehr Feedback von Kunden und Mitarbeitern einholen.