6 Herausforderungen bei der Verwaltung geografisch verteilter Teams • BUOM

9. Dezember 2021

Ein geografisch verteiltes Team ist ein Team, dessen Mitglieder nicht alle im selben Gebiet arbeiten oder zusammenleben. Teams, die Remote-Mitarbeiter haben oder Auftragnehmer oder Freiberufler außerhalb ihres Standorts einstellen, sind geografisch verteilt. Wenn Sie Manager oder Leiter eines geografisch verteilten Teams sind, kann es hilfreich sein, mehr über potenzielle Herausforderungen und deren Bewältigung zu erfahren. In diesem Artikel erklären wir, was ein geografisch verteiltes Team ist, listen sechs Herausforderungen auf, mit denen es konfrontiert sein kann, bieten Lösungen an und geben hilfreiche Managementtipps.

Was bedeutet es, ein geografisch verteiltes Team zu leiten?

Ein geografisch verteiltes Team besteht aus Mitgliedern, die in verschiedenen Bereichen leben und arbeiten. Dies kann oft bedeuten, dass viele Teammitglieder remote oder von zu Hause aus arbeiten. Einige geografisch verteilte Teams verfügen über Büros und Remote-Mitarbeiter, während andere ausschließlich mit Remote-Mitarbeitern und ohne Basisbüro arbeiten. Hier sind einige der Vorteile geografisch verteilter Teams:

• Erhalten Sie mehrere Perspektiven auf den Job: Durch die Einstellung von Mitarbeitern aus verschiedenen Bundesstaaten oder Ländern können Sie ein vielfältigeres Team bilden und von mehreren Perspektiven profitieren. Beispielsweise könnte jemand mit Erfahrung anderswo Informationen über Marketing oder Öffentlichkeitsarbeit in diesem Bereich anbieten.

• Finden Sie Talente unabhängig vom Standort: Durch die Zusammenarbeit mit Remote-Teammitgliedern haben Sie die Möglichkeit, Talente über den geografischen Standort des Büros hinaus zu finden. Die Vorteile der Fernarbeit und eine breite Palette an Einstellungsmöglichkeiten können die Besetzung von Positionen erleichtern.

• Verbessern Sie die Kundendienstabdeckung: Wenn Sie Teammitglieder aus unterschiedlichen Zeitzonen haben, kann es zu Überschneidungen kommen, was Ihnen dabei hilft, einen einheitlicheren Kundenservice bereitzustellen.

• Reduzierte Büro- und Betriebskosten: Durch die Einstellung von Remote-Mitarbeitern können Sie ein kleineres Büro nutzen und die Kosten senken. Wenn das geografisch vielfältige Team, das Sie leiten, vollständig entfernt ist, können dadurch die Bürokosten vollständig entfallen.

6 Herausforderungen bei der Leitung eines geografisch verteilten Teams

Remote-Arbeit hat sowohl für Teams als auch für das Management viele Vorteile und kann oft die Zufriedenheit der Teammitglieder und die Work-Life-Balance verbessern. Je nach Team und Unternehmen kann es auch Hindernisse für die Produktivität und Teilnahme in geografisch verteilten Teams geben. Hier sind einige häufige Herausforderungen, denen Sie bei der Leitung eines geografisch verteilten Teams begegnen können, und Lösungen, mit denen Sie diese meistern können:

1. Weniger Engagement als in persönlichen Teams

Engagement ist ein Begriff, der sich darauf bezieht, wie sehr ein Teammitglied in sein Team und sein Unternehmen investiert und wie wahrscheinlich es ist, dass es zusätzliche Energie zu dessen Erfolg beisteuert. Wenn Teammitglieder sich nicht jeden Tag physisch sehen und nicht mit der Bürokultur interagieren, fällt es ihnen möglicherweise schwerer, ein hohes Maß an Engagement zu erreichen. Wenn das Engagement sinkt, ist es möglicherweise weniger wahrscheinlich, dass Teammitglieder neue Projekte übernehmen, sich auf den beruflichen Aufstieg konzentrieren und Hilfe bei großen Arbeitsbelastungen anbieten.

Lösung. Um das Engagement der Teammitglieder in entfernten oder geografisch verteilten Teams zu steigern, können Sie sich auf die Planung und Durchführung von Teambuilding-Übungen und -Veranstaltungen konzentrieren. Denken Sie an die Art persönlicher Veranstaltungen, die ein typisches Büro veranstalten könnte, etwa Weihnachtsfeiern und Quizze. Indem Sie diese Veranstaltungen planen und Teammitglieder zur Teilnahme ermutigen, geben Sie ihnen die Möglichkeit, ihre Kollegen kennenzulernen und in den Erfolg des Teams und des Unternehmens zu investieren.

2. Schwierigkeiten beim Aufbau von Beziehungen

Für viele Berufe und Branchen ist Networking ein wichtiger Bestandteil der Karriereentwicklung. Wenn Sie ein geografisch verteiltes Team leiten, kann es schwieriger sein, sicherzustellen, dass sich innerhalb des Teams professionelle Beziehungen entwickeln können. Ohne physische Nähe sprechen Ihre Teammitglieder wahrscheinlich nur mit Kollegen, die direkt mit ihnen zusammenarbeiten, und nicht mit Leuten aus anderen Abteilungen oder Teams.

Lösung. Um Ihrem Team dabei zu helfen, starke professionelle Beziehungen untereinander aufzubauen, können Sie zwischen mehreren Strategien wählen. Sie können ein Mentoring-Programm entwickeln, bei dem neue Teammitglieder oder Personen mit weniger Erfahrung regelmäßig mit Mentoren in Kontakt treten können. Ein System, bei dem neue Mitarbeiter per Telefon oder Video mit ihren Kollegen sprechen können, um mehr über die Erfahrungen der Teammitglieder zu erfahren, kann ebenfalls hilfreich sein. Erwägen Sie, Teammitgliedern die Bildung von Gruppen zu ermöglichen, in denen sie miteinander interagieren und Hobbys und Interessen besprechen können.

3. Unproduktives Arbeitsumfeld

Wenn viele Ihrer Teammitglieder außerhalb des Büros arbeiten, kann es schwierig sein, eine produktive Arbeitsumgebung zu finden. Viele Remote-Mitarbeiter arbeiten von zu Hause aus und erledigen ihre Arbeit mit einem Laptop oder PC, aber andere Verpflichtungen wie Haustiere, Kinder und Hausarbeiten können sie von ihrer beruflichen Verantwortung ablenken.

Lösung. Es gibt viele Dinge, die Sie tun können, um Ihren Teammitgliedern dabei zu helfen, ein produktiveres Arbeitsumfeld zu schaffen und zu genießen. Sie können einen Zuschuss für Home-Office-Utensilien wie Schreibtische, Computer, Stühle und Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung bereitstellen. Eine andere Strategie könnte darin bestehen, Mitgliedschaften für Coworking Spaces in der Nähe eines Teammitglieds anzubieten, wo es einen konzentrierten und produktiven Raum finden kann.

4. Möglichkeit eines Missverständnisses

Wenn einige oder alle Ihrer Teammitglieder remote arbeiten, erfolgt die meiste Kommunikation wahrscheinlich per E-Mail oder Direktnachrichten. Dies kann zu Missverständnissen führen, da schriftliche Kommunikation selten die gleiche Intonation und Körpersprache wie mündliche Kommunikation ermöglicht. Wenn Sie mit Teammitgliedern per Messaging oder E-Mail kommunizieren, kann es sein, dass Sie versehentlich einen anderen Ton anschlagen, als Sie meinen.

Lösung. Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten Sie erwägen, täglich eine Videokonferenz abzuhalten, bei der jedes Teammitglied andere auf den neuesten Stand bringen und Informationen austauschen kann. Videoanrufe können ein großartiges Werkzeug sein, da sie es den Teammitgliedern ermöglichen, die Mimik ihrer Kollegen zu sehen und die Körpersprache zu interpretieren. Wenn Mitarbeiter über Videoanrufe miteinander kommunizieren, kann dies dazu beitragen, Missverständnisse zu reduzieren.

5. Kulturelle und sprachliche Unterschiede

Abhängig von Ihrem Team und Ihrem Unternehmen arbeiten Sie möglicherweise mit Menschen aus dem ganzen Land oder der ganzen Welt zusammen, die unterschiedliche Kulturen, Sprachen und Dialekte haben. Manchmal können Unterschiede in der Kultur und im Verhalten dazu führen, dass Teammitglieder nicht so effektiv wie möglich zusammenarbeiten. Auch Unterschiede in Sprache und Dialekt können zu Missverständnissen führen. Beispielsweise kann ein Wort oder eine Phrase je nach Wohnort eine unterschiedliche Bedeutung haben, was zu Missverständnissen führen kann.

Lösung: Um Sprachunterschiede zu vermeiden, können Sie die Teammitglieder bitten, in der beruflichen Korrespondenz keine Redewendungen oder verwirrende Ausdrücke zu verwenden, die manche möglicherweise nicht verstehen. Sie können Ihren Mitarbeitern helfen, mehr über die Kultur des anderen zu erfahren, indem Sie Fragen stellen und gesunde Diskussionen anregen. Eine Möglichkeit zu zeigen, dass Sie die Erfahrungen und Unterschiede jedes Teammitglieds wertschätzen, besteht darin, dafür zu sorgen, dass jedem Einzelnen Zeit für die kulturellen Feierlichkeiten bleibt.

6. Unterschiedliche Zeitzonen für unterschiedliche Mitarbeiter

Je geographisch vielfältiger Ihr Team wird, desto schwieriger kann es aufgrund von Zeitzonenunterschieden sein, zu kommunizieren. Während dies für Klienten hilfreich sein kann, die möglicherweise mehr Möglichkeiten haben, mit Ihren Teammitgliedern zu kommunizieren, kann es die Planung von Besprechungen erschweren. Dies kann insbesondere dann der Fall sein, wenn nur wenige Teammitglieder in derselben Zeitzone leben, da dies möglicherweise nicht ausreicht, um ein standortbasiertes Team zu bilden.

Lösung. Sie können die Planung von Besprechungen effizienter gestalten, indem Sie ein Kalendersystem verwenden, das es jedem Teammitglied ermöglicht, den Zeitpunkt zu wählen, der für es am besten passt. Auf diese Weise können Sie Tage und Zeiten auswählen, an denen mehr Ihrer Teammitglieder an der Besprechung teilnehmen können. Sie können auch erwägen, den Videoanruf aufzuzeichnen und Materialien wie Diashows oder Dokumente nach dem Meeting weiterzugeben, damit diejenigen, die nicht teilnehmen können, die Informationen trotzdem lesen können. Sie können sich auch an die Teammitglieder wenden und ihnen mitteilen, dass sie Sie auch außerhalb der Geschäftszeiten kontaktieren können, um Zeitunterschiede auszugleichen.

Tipps für die effektive Verwaltung eines verteilten Teams

Hier sind einige Tipps, mit denen Sie Ihre Führung verbessern und Ihr Team effektiver führen können:

• Kommunizieren Sie bestimmte Erwartungen. Wenn Sie Remote-Teammitgliedern Ihre Erwartungen erklären, nachdem Sie sie eingestellt haben, ist dies ein wichtiger Weg, um sicherzustellen, dass sie ihre Rolle verstehen. Dazu können Angaben gehören, wann sie Ihrer Meinung nach online sein werden, wie lange es dauern kann, bis sie antworten, und welche Art von Arbeit Sie von ihnen erwarten.

• Verwenden Sie eine aufgezeichnete Kommunikationsmethode. Während Telefon- und Videoanrufe für den Aufbau von Verbindungen nützlich sein können, ist es auch wichtig, diese durch aufgezeichnete Kommunikationsmethoden aufrechtzuerhalten. Dies kann E-Mail oder Direktnachrichten umfassen, um eine Aufzeichnung der von Ihnen weitergegebenen Informationen zu erhalten.

• Profitieren Sie von der Geschäftstechnologie. Es gibt viele Remote-Workspace-Programme und -Systeme, mit denen Sie die Zusammenarbeit Ihres Teams verbessern können. Schauen Sie sich die Optionen an und wählen Sie diejenigen aus, die zu Ihrem Team passen.

• Vermeiden Sie eine übermäßige Verwaltung von Remote-Mitarbeitern. Wenn Sie zum ersten Mal mit Remote-Mitarbeitern zusammenarbeiten, möchten Sie ihnen möglicherweise mehr Unterstützung und Anleitung bieten als den Teammitgliedern im Büro. Es ist wichtig, Ihre Managementpraktiken zu bewerten und sicherzustellen, dass Sie eine geografisch vielfältige Belegschaft nicht überfordern.