6 grundlegende Buchhaltungsfähigkeiten
9. Februar 2021
Wenn Sie Buchhalter sind oder eine Karriere als Buchhalter planen, benötigen Sie bestimmte Fähigkeiten, um am Arbeitsplatz erfolgreich zu sein. Die Entwicklung dieser Fähigkeiten wird Ihnen helfen, Ihr Wissen zu behalten, gute Beziehungen zu Kollegen aufrechtzuerhalten und eine starke Arbeitsmoral zu demonstrieren. Es gibt mehrere Fähigkeiten, die Sie in der Buchhaltung priorisieren sollten. In diesem Artikel besprechen wir sechs wichtige Buchhaltungsfähigkeiten, die Ihnen zum Erfolg in Ihrer Karriere verhelfen werden.
Grundlegende Buchhaltungskenntnisse, die Ihnen zum Erfolg am Arbeitsplatz verhelfen
Hier sind sechs Buchhaltungskenntnisse, die Ihnen in Ihrer Karriere helfen werden:
Kommunikation
Organisation
Kundendienst
Anpassungsfähigkeit
Führung
Zeiteinteilung
1. Kommunikation
Als Buchhalter werden Sie wahrscheinlich mit zahlreichen Kunden und Kollegen zusammenarbeiten. Abhängig von Ihrer Rolle besteht Ihr Arbeitsalltag möglicherweise aus der Beantwortung von E-Mails und dem Anrufen von Kunden. Daher müssen Sie wissen, wie Sie Informationen schnell und prägnant übermitteln. Eine effektive Kommunikation stellt sicher, dass Sie über alle notwendigen Informationen verfügen, um Aufgaben oder Projekte gemäß den Erwartungen des Empfängers abzuschließen.
Sie überprüfen beispielsweise das Konto eines Kunden und stellen fest, dass Ihnen dessen vierteljährlicher Finanzbericht fehlt. Diese Angaben sind wichtig, damit Sie Ihre Arbeit abschließen können, daher müssen Sie ihnen eine E-Mail senden. Sie möchten, dass sie sofort verstehen, wonach Sie fragen, ohne mehrere E-Mails zur Klärung austauschen zu müssen.
Ihre E-Mail könnte so einfach sein wie: „Ich vermisse den Quartalsbericht vom 1. Januar bis 31. März und benötige ihn, um die Arbeit an Ihrem Konto abzuschließen.“ Könnten Sie das bitte so schnell wie möglich senden?“ Die E-Mail enthält die genauen Daten, die Sie benötigen, damit der korrekte Bericht gesendet werden kann.
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2. Organisation
Sie können jeden Tag mit mehr Finanzinformationen arbeiten, und durch deren Organisation können Sie Daten schneller finden. Versuchen Sie, sowohl physische als auch digitale Dateien zu organisieren, um Ihre Effizienz zu steigern. Es kann hilfreich sein, Kundendateien in alphabetischer Reihenfolge zu organisieren, oder Sie können ein farbcodiertes System verwenden, das Aufgaben nach anstehenden, laufenden und abgeschlossenen Aufgaben sortiert. Erstellen Sie auf Ihrem Computer ein Ordnersystem, mit dem Sie digitale Informationen leicht finden können.
Da Sie viele Besprechungen sowohl persönlich als auch telefonisch abhalten, sollten Sie eine zuverlässige Möglichkeit finden, den Überblick über Ihre Besprechungen zu behalten. Ein Papierkalender auf Ihrem Schreibtisch kann als visuelle Erinnerung an bevorstehende Besprechungen dienen, während Sie mit einem digitalen Kalenderprogramm Benachrichtigungen über bevorstehende Besprechungen erhalten können. Mithilfe eines Kalenders können Sie außerdem sicherstellen, dass Sie genügend Zeit für die Erledigung Ihrer Arbeit haben.
3. Kundenservice
Erwägen Sie die Weiterentwicklung Ihrer Kundendienstfähigkeiten, um positive Beziehungen zu Kunden aufrechtzuerhalten, ihre Bedürfnisse zu verstehen und schnell zufriedenstellende Antworten zu geben. Wenn Sie mit Kunden sprechen, kommunizieren Sie professionell und höflich, um Ihre Aufrichtigkeit zu demonstrieren.
Um Ihre Kundendienstfähigkeiten zu verbessern, hören Sie Ihren Kunden aktiv zu, damit Sie mehr über ihre Probleme oder Wünsche erfahren. Sobald sie ihr Anliegen erläutert haben, können Sie eine positive, zielgerichtete und detaillierte Antwort verfassen, die ihren Bedürfnissen entspricht. Die Zusammenarbeit mit Kunden bei der Entwicklung von Lösungen kann auch dazu beitragen, dass sie sich wertgeschätzter fühlen.
4. Anpassungsfähigkeit
Die Fähigkeit, sich an neue Software und sich ändernde Steuergesetze anzupassen, kann Ihre Buchhaltung effektiver machen. Möglicherweise müssen Sie auch schnell auf Anfragen von Kunden oder anderen Kollegen reagieren. Wenn Sie wissen, wie Sie Ihren Arbeitstag an deren Bedürfnisse anpassen können, zeigen Sie, dass Sie sich anpassen können. Zur Anpassungsfähigkeit gehört auch kritisches Denken. Um Termine einhalten zu können, müssen Sie in kurzer Zeit große Datenmengen sammeln und auswerten können.
Zwei Kunden bitten Sie beispielsweise, sie anzurufen, um Fragen zu ihren Steuern zu beantworten. In Ihrem Kalender wird angezeigt, dass Sie den ganzen Tag über Besprechungen haben. Sie müssen also entscheiden, ob die Probleme dringend sind. Basierend auf der ersten E-Mail des Kunden gehen Sie davon aus, dass Sie seine Frage wahrscheinlich per E-Mail beantworten können.
Der zweite Kunde scheint eine komplexere Frage zu haben. Sie beschließen, eines Ihrer Treffen auf den nächsten Tag zu verschieben, damit Sie es am Nachmittag anrufen können. In diesem Szenario passen Sie Ihren Arbeitstag an die Bedürfnisse Ihres Kunden an.
5. Führung
Führung ist eine wichtige Fähigkeit im Rechnungswesen. Wenn Ihr Arbeitgeber darauf vertrauen kann, dass Sie planen, strategisch denken und sich mit den neuesten Technologien vertraut machen, wird er Sie als wertvolle Bereicherung für das Team betrachten.
Ihre Kollegen werden sich möglicherweise an Sie wenden, wenn sie finanzielle Beratung benötigen. Seien Sie also darauf vorbereitet, anderen Abteilungen wann immer möglich zu helfen. Sie können zeigen, dass Sie eine Führungspersönlichkeit sind, indem Sie Ihre Bedürfnisse direkt äußern, sei es gegenüber einem Kunden oder Kollegen. Selbstvertrauen, wenn Sie neue Ideen oder Vorschläge einbringen, kann auch Ihre Führungsqualitäten unter Beweis stellen.
Sie stellen beispielsweise fest, dass die Marketingabteilung regelmäßig ihr Monatsbudget überschreitet. Für Ihren Arbeitgeber kann es hilfreich sein, wenn Sie ein Treffen mit dem Marketingleiter und Ihrem Vorgesetzten vereinbaren, um Ihre Erkenntnisse zu erläutern und mögliche Lösungen vorzuschlagen. Indem Sie die Initiative ergreifen, ein Problem zu erkennen und zu lösen, stellen Sie Ihre Führungsqualitäten unter Beweis.
6. Zeitmanagement
Zeitmanagement ermöglicht es Ihnen, Aufgaben effizient und pünktlich zu erledigen. Es kann hilfreich sein, ein effektives System zur Verwaltung Ihrer Arbeitsbelastung über einen bestimmten Zeitraum zu haben. Die Planung Ihrer Aufgaben kann Ihnen nicht nur dabei helfen, organisiert zu bleiben, sondern Ihnen auch zeigen, wie viel Zeit Sie für einen Prozess oder Schritt aufwenden.
Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, Ihre Aufgabenliste kontinuierlich nach Fristen zu priorisieren. Sie können Ihren Kalender in tägliche, wöchentliche und monatliche Aufgaben unterteilen. Es kann Tage geben, an denen einige Ihrer Aufgaben länger dauern als erwartet. Daher sollten Sie Ihre Liste überprüfen, um zu sehen, was Sie für den nächsten Tag verschieben können.
Sie hatten beispielsweise gehofft, bis zum Ende des Tages 10 Kunden bezahlen zu können, aber es kam zu mehreren Verzögerungen. Ihr Tag hat nur noch eine Stunde und Sie haben noch drei Kunden übrig. Sie sehen jedoch, dass nur einer dieser Kunden dringend ist. Die anderen beiden Kunden können Sie auf Ihre To-Do-Liste für den nächsten Morgen setzen.