6 Gründe für Meetings und warum sie wichtig sind • BUOM

Wenn Teams planen, Ideen zu diskutieren, Informationen auszutauschen oder Lösungen für Probleme am Arbeitsplatz vorzuschlagen, können sie Besprechungen vereinbaren, um diese Probleme anzugehen. Dies bietet Kollegen einen Raum für die Zusammenarbeit, in dem sie ihre Meinung frei äußern und sich gegenseitig über aktuelle Aufgaben informieren können. Wenn Sie eine Besprechung abhalten, sollten Sie erwägen, eine Tagesordnung zu versenden und die Mitarbeiter im Voraus über das Thema der Besprechung zu informieren, um Produktivität und Engagement sicherzustellen. In diesem Artikel befassen wir uns mit häufigen Gründen für die Abhaltung von Besprechungen mit Teammitgliedern und warum diese wichtig sind.

Warum ist es wichtig, einen Termin zu vereinbaren?

Die Planung und Durchführung von Besprechungen ist wichtig, da sie den Mitarbeitern die Möglichkeit geben, ihre Gedanken, Ideen und Anliegen in einer angenehmen und gemeinschaftlichen Umgebung zu besprechen. Viele Teammitglieder können die Besprechungszeit nutzen, um untereinander Feedback auszutauschen, um bestimmte Ideen und Strategien zu entwickeln und weiterzuentwickeln. Wenn Sie den Mitarbeitern Raum geben, Informationen auszutauschen, Entscheidungen zu treffen und Projektaktualisierungen bereitzustellen, können sie eine stärkere Bindung als Team aufbauen. Dies kann das Energieniveau, die Arbeitskultur und die Zusammenarbeit zwischen Kollegen verbessern.

6 Gründe, sich zu treffen

Hier sind häufige Gründe für die Abhaltung von Besprechungen mit Teammitgliedern:

1. Weitergabe wichtiger Unternehmensinformationen

Einige Arbeitgeber oder Manager halten möglicherweise Besprechungen mit Mitarbeitern ab, um wichtige Informationen über das Unternehmen auszutauschen, die sich auf ganze Teams oder einzelne Abteilungen auswirken können. Viele Organisationen halten vierteljährliche oder jährliche unternehmensweite Besprechungen ab, um alle Veränderungen im Unternehmen oder die von den Teammitgliedern in dieser Zeit erzielten Erfolge zu besprechen.

Treffen mit allen Teammitgliedern, um diese Neuigkeiten auszutauschen, können für die gesamte Belegschaft eine großartige Möglichkeit sein, gemeinsam wichtige Erfolge zu feiern oder über wichtige Veränderungen im Unternehmen auf dem Laufenden zu bleiben. Erwägen Sie, unternehmensweite Besprechungen mit Managern oder Führungskräften zu planen und sie zur Teilnahme und zum Austausch von Neuigkeiten über ihre Abteilungen zu ermutigen, um alle auf dem Laufenden und engagiert zu halten.

2. Wichtige Entscheidungen treffen

Es kann vorkommen, dass Teammitglieder oder leitende Mitarbeiter wichtige Entscheidungen treffen, die Auswirkungen auf ihre Abteilung oder das Unternehmen als Ganzes haben könnten. Dies kann dazu führen, dass sie ein Treffen miteinander vereinbaren, um Ideen und Feedback auszutauschen. Bei diesen Treffen können Teams ihre Optionen für bestimmte Lösungen erkunden und unterschiedliche Ansichten oder Perspektiven zu möglichen Ergebnissen präsentieren.

Versuchen Sie bei diesen Treffen, mögliche Lösungen vorzustellen und andere zu ermutigen, über die Vorteile und Folgen jeder Lösung zu sprechen. Anschließend können Sie mit dem Team weiter zusammenarbeiten, um Entscheidungen zu treffen, auf die sich alle oder die meisten Mitglieder der Gruppe einigen können, bevor das Meeting endet. Entwickeln Sie von dort aus eine Strategie für die Weiterentwicklung der Lösung und einen Plan für die Kommunikation mit anderen Mitarbeitern.

3. Stellen Sie Aktualisierungen zum Projektstatus bereit

Wenn Sie für ein bevorstehendes Projekt verantwortlich sind, können Sie regelmäßige Treffen mit Teammitgliedern vereinbaren, um deren Fortschritt, Aktualisierungen und Bedürfnisse zu ermitteln. Es ist auch hilfreich, ein erstes Treffen abzuhalten, um den Zweck des Projekts zu beschreiben, zu erklären, welche Teammitglieder Sie bestimmten Aufgaben zugewiesen haben, und einen Zeitplan für die zu erbringenden Ergebnisse zu teilen.

Sie können regelmäßige Besprechungen mit den Mitarbeitern vereinbaren, um herauszufinden, wie weit sie bei ihren Aufgaben gekommen sind, ob sie das Gefühl haben, einen Auftrag rechtzeitig einreichen zu können und welche zusätzlichen Ressourcen sie benötigen, um alle ihre Arbeitsaufgaben zu erledigen. Diese Besprechungen können wichtig sein, da sie Ihnen einen Einblick in die Leistung der Mitarbeiter und in die Art und Weise geben, wie Sie das gesamte Projekt bis zum erwarteten Fertigstellungstermin des Kunden umsetzen werden.

4. Brainstormen Sie neue Ideen

Eine effektive Möglichkeit, innovative Ideen zu entwickeln, ist ein Brainstorming mit Ihrem Team. Hierbei handelt es sich um gemeinsame Treffen, bei denen sich die Mitarbeiter gegenseitig die Ideen anhören und ihre eigene Meinung äußern. Dies kann dazu führen, dass Teammitglieder auf den Strategien der anderen aufbauen, bis sie zu einer kreativen Lösung, Methode oder Strategie gelangen. Erwägen Sie, den Teammitgliedern einige Tage im Voraus ein Update zu senden, um sie über bevorstehende Brainstorming-Sitzungen auf dem Laufenden zu halten.

Teilen Sie Ihren Mitarbeitern mit, welche Ideen sie Ihrer Meinung nach in die Besprechung einbringen sollen, und erläutern Sie den Hauptzweck der Brainstorming-Sitzung. So haben die Mitarbeiter genügend Zeit, ihre Ideen zu entwickeln und aufzuschreiben. Versuchen Sie, während des Treffens positiv und offen für neue Gedanken zu bleiben, und ermutigen Sie alle, ihre Meinung zu äußern. Erinnern Sie die Mitarbeiter daran, positiv, professionell und höflich miteinander umzugehen, wenn sie ihre Gedanken äußern. Dadurch fühlen sich die Teilnehmer beim Teilen ihrer wertvollen Ideen wohler und sicherer. Nach Abschluss des Meetings haben Sie möglicherweise eine Reihe überzeugender Ideen, die das Team umsetzen kann.

5. Organisationsprobleme lösen

Besprechungen können ein effektiver Ort sein, an dem Mitarbeiter ihre Fähigkeiten zur Problemlösung und zum kritischen Denken einsetzen können, um aktuelle organisatorische Probleme zu lösen. Sie können diese Sitzungen nutzen, um ein Problem vorzustellen, mit dem eine Abteilung oder ein Unternehmen konfrontiert ist, und die Mitarbeiter bitten, mögliche Lösungen zur Überwindung dieser Hindernisse vorzubereiten. Versuchen Sie, diese Treffen mit weniger Teilnehmern abzuhalten. Dadurch können Gespräche kollaborativer und ansprechender gestaltet werden, da alle Mitarbeiter die Möglichkeit haben, sich auszutauschen und ihre Ansichten auszutauschen.

Wenn Sie Teammitglieder zu diesem Meeting einladen, denken Sie darüber nach, den Zweck des Meetings im Voraus bekannt zu geben und die Teilnehmer zu bitten, mit einer Präsentation oder einem Vorschlag zur Lösung des Problems vorbereitet zu sein. Sie können ihren Aktionsplan zur Lösung des Problems mitteilen, und andere Mitarbeiter werden ihre Meinung äußern und weitere Strategien entwickeln. Dies erhöht die Chancen, dass das Meeting produktiv endet und ein klarer Plan zur Überwindung des Hindernisses und zur Verbesserung der Unternehmensleistung vorliegt.

6. Bitte um Feedback

Wenn Sie nach Möglichkeiten suchen, die Prozesse Ihres Unternehmens zu verbessern, sollten Sie eine Besprechung abhalten, bei der Mitarbeiter ihr Feedback und ihre Vorschläge austauschen. Dies zeigt den Mitarbeitern, dass das Unternehmen eine offene Kommunikation fördert und dass Führungskräfte ihre Meinung wertschätzen.

Die Umsetzung des Feedbacks der Mitarbeiter kann einem Unternehmen dabei helfen, sich zu verbessern und zu einer Organisation zu werden, die effizient arbeitet und ihre Mitarbeiter mit Respekt behandelt. Dies kann die Mitarbeiterbindung verbessern und andere talentierte Kandidaten anziehen.