6 Arten von Spendenbriefen (und warum Sie sie schreiben sollten) • BUOM

3. Januar 2022

Fundraising ist für viele gemeinnützige Unternehmen ein Schlüsselelement der finanziellen Stabilität. Eine effektive Mittelbeschaffung erfordert oft eine Kombination vieler verschiedener Methoden. Sie können Großveranstaltungen wie Fundraising-Galas oder Spendenwochen mit kleinen Maßnahmen wie Fundraising-Briefen oder E-Mails kombinieren, um einen Fundraising-Plan zu erstellen. In diesem Artikel erklären wir, warum das Schreiben eines Spendenbriefs nützlich sein kann, und listen sechs Arten von Spendenbriefen auf, die Sie in Betracht ziehen sollten.

Warum einen Spendenbrief schreiben?

Das Schreiben eines Spendenbriefs hat mehrere Vorteile. Dazu kann die Fähigkeit gehören:

Finanzielles Bedürfnis zum Ausdruck bringen

Ein Brief kann ein hervorragendes Format sein, um die finanziellen Bedürfnisse einer Organisation mitzuteilen. Vermarkter können den Geldbetrag, den Sie sammeln möchten, klar angeben und erklären, wie sie jede Spende verwenden wollen. Einige Organisationen fügen Diagramme, Grafiken oder Aufzählungspunkte hinzu, um ihren Fundraising-Plan zu erläutern. Diese finanziellen Details können manche Menschen zum Spenden inspirieren, insbesondere wenn sie verstehen, wie ihre Spende dazu beitragen kann, die Bedürfnisse der Organisation zu erfüllen. Das Briefformat gibt Organisationen die Freiheit, ihre Bedürfnisse auf die Weise auszudrücken, die ihnen am klarsten erscheint.

Sie können auch darüber sprechen, wie ihre Organisation in der Vergangenheit gespendete Gelder verwendet hat, und erläutern, wie wichtig Spenden für das Wohl des Unternehmens und den anhaltenden Erfolg Ihrer Arbeit sind. Eine ausführlichere Diskussion der Arbeit und die Bereitstellung von Beispielen für den positiven Einfluss der Organisationen können ebenfalls eine sinnvolle Möglichkeit sein, Spenden zu fördern.

Mit dem Publikum in Kontakt treten

Briefe können aufgrund ihres persönlichen Charakters auch eine nützliche Möglichkeit sein, mit einem Publikum in Kontakt zu treten. In den Brief können Sie persönliche Grüße, handgeschriebene Umschläge und andere Verzierungen einfügen, um die Zeit und Mühe hervorzuheben, die Sie in diese spezielle Aufgabe gesteckt haben. Dies kann dazu beitragen, den Lesern zu zeigen, dass sie geschätzt werden, was sie möglicherweise dazu ermutigen kann, über eine Spende nachzudenken.

Organisationen können auch langfristige Beziehungen zu früheren Unterstützern aufbauen, indem sie diese zu ihrer Mailingliste hinzufügen. Dies kann ihnen helfen, mit Menschen in Kontakt zu bleiben, die möglicherweise nicht über die finanziellen Mittel verfügen, um jährlich zu spenden oder an jeder Veranstaltung teilzunehmen, aber die Organisation in Zukunft gerne unterstützen würden.

Emotionen wecken

Das Briefformat nimmt möglicherweise mehr Platz ein als eine Plakatwand, ein Flyer oder eine Radiowerbung. Dies bedeutet, dass Unternehmen die Möglichkeit haben, längere Beiträge einzubinden, die bei Ihren Lesern Emotionen hervorrufen sollen. Sie können eine Geschichte erzählen, die sich auf die Mission ihrer Organisation bezieht, oder eine Reihe von Daten erläutern, die die Bedeutung ihrer Arbeit verdeutlichen. Diese Taktik kann den Lesern helfen, sich auf emotionaler Ebene mit der Arbeit zu verbinden, was sie dazu inspirieren kann, die Organisation finanziell zu unterstützen.

Schaffen Sie einfache Spendenmöglichkeiten

Wenn Sie in einer E-Mail um Geld bitten, ist es hilfreich, dem Leser mehrere Spendenoptionen anzubieten. Organisationen können einen Link zu einer Online-Spendenwebsite oder eine Telefonnummer bereitstellen, die Unterstützer anrufen können, um eine Spende zu tätigen. Sie können auch einen vorfrankierten Rückumschlag zum Versenden mit einem Scheck oder Bargeld enthalten. Das Einfügen mehrerer Optionen in eine E-Mail kann hilfreich sein, da unterschiedliche Optionen unterschiedliche Personen ansprechen können. Indem eine Organisation ihnen den Prozess so einfach wie möglich macht, kann sie dazu beitragen, dass sie ihre Zeit und ihr Geld für Ihr Anliegen einsetzen.

6 Arten von Fundraising-Briefen, die Sie in Betracht ziehen sollten

Fundraising-Briefe können je nach der Zielgruppe, die sie erreichen möchten, und dem Ziel, das sie erreichen möchten, variieren. Hier sind sechs verschiedene Arten von Spendenbriefen, die beim Fundraising oft nützlich sind:

1. Individuelle Spendenbriefe

Organisationen können bei großen Spendenaktionen personalisierte Spendenbriefe verwenden. Sie können eine individuelle Spendenanfrage an eine Person oder Familie senden, die in der Vergangenheit durch die Teilnahme an Veranstaltungen oder durch Spenden Interesse an ihrer Organisation gezeigt hat. In separaten Spendenanfrage-E-Mails können Vermarkter den Menschen für ihre bisherige Unterstützung danken, erläutern, wofür sie derzeit Spenden sammeln, und um zukünftige Unterstützung bitten. Da diese Spendenbriefe für Einzelpersonen bestimmt sind, kann es hilfreich sein, sie zu personalisieren und zu erklären, dass jeder gespendete Betrag hilft. Einige Organisationen bieten Optionen für Spendenbeträge in Dollar an, um Spendenentscheidungen zu erleichtern.

Es kann hilfreich sein, Ihren Spendenbrief auf eine bestimmte Person zu den Zeiten im Jahr zuzuschneiden, in denen die Wahrscheinlichkeit einer Spende am höchsten ist. Beispielsweise ist die Feiertagszeit im Dezember eine Jahreszeit, in der Menschen häufig großzügig spenden. Der Dienstag nach Thanksgiving ist auch ein weltweit anerkannter Spendentag, der eine großartige Gelegenheit sein kann, mit einzelnen Unterstützern in Kontakt zu treten.

2. Unternehmensspendenbriefe

Spendenbriefe für Unternehmensspenden unterscheiden sich von Briefen für Einzelpersonen, da die Wahrscheinlichkeit geringer ist, dass die Organisation zuvor mit Unternehmen interagiert hat. Das bedeutet, dass der Brief auch eine Einleitung ist. Es ermöglicht Fundraising-Experten, ihre Organisation vorzustellen und ihre Mission zu erläutern. Sie können auch über ihre aktuellen Projekte sprechen und darüber, warum ihre Arbeit ihrer Meinung nach für die Interessen des jeweiligen Unternehmens relevant sein könnte.

Es kann auch hilfreich sein, um ein Treffen mit einem Vorgesetzten oder Unternehmensvertreter zu bitten. Dies kann eine gute Möglichkeit für das Unternehmen sein, die Organisation besser kennenzulernen, was bei der Spendenwerbung wichtig sein kann. Die Organisation kann auch andere Kommunikationswege bereitstellen, wenn sie Fragen haben oder eine andere Form des Treffens vereinbaren möchten, beispielsweise per Telefon. Wenn das Unternehmen weitere Informationen anfordert, kann das Treffen eine nützliche Gelegenheit sein, die finanzielle Unterstützung, die es möglicherweise anbieten kann, weiter zu besprechen.

3. Sponsorenbriefe zur Mittelbeschaffung

Sponsorenbriefe sind oft am nützlichsten, um Geld für eine bestimmte Veranstaltung zu sammeln. Fundraising-Experten können dem Unternehmen schreiben und die Veranstaltung und den Gesamtbetrag, den sie benötigen, erläutern. Sie können auch einen bestimmten Spendenbetrag verlangen. Im Gegenzug können sie der Organisation kostenlose Werbung auf der Veranstaltung anbieten. Dies können Werbetafeln, Firmentische, Merchandise-Artikel oder die Aufnahme in Veranstaltungsmaterialien sein. Sie können dem Unternehmen auch über andere Organisationen informieren, die möglicherweise Sponsoring anbieten, und darüber, was ihre Organisation jeweils als Gegenleistung anbietet.

Es kann hilfreich sein, diese Anfragen mehrere Monate vor der eigentlichen Veranstaltung zu verschicken und Sponsoring mit anderen Mittelbeschaffungsmethoden zu kombinieren. Organisationsleiter können auch auswählen, an welche Unternehmen sie sich für ein Sponsoring wenden. Sie können sich an ein Unternehmen richten, dessen Mission oder Werte zu Ihrer Veranstaltung passen. Es ist wahrscheinlicher, dass ein Unternehmen eine Veranstaltung unterstützt, die seiner Mission entspricht, weil die anwesenden Personen möglicherweise eher zu seinem Kundenstamm passen.

4. Spendenbriefe für Freiwillige

Organisationen können nicht nur um Geld bitten, sondern sich auch an Unterstützer wenden und fragen, ob sie ihre Zeit als Freiwillige spenden können. In einigen Fällen können diese Freiwilligenangebote spezifisch für eine bestimmte Veranstaltung oder Spendenaktion sein. Organisationen rekrutieren häufig Freiwillige, die im Namen der Organisation am Telefonbanking teilnehmen. Sie können auch um ehrenamtliche Hilfe bitten, um Routineaufgaben zu erledigen. Einige Organisationen beschäftigen beispielsweise Freiwillige für die Verwaltung ihrer Rezeption.

Wenn Sie einen Spendenbrief mit der Bitte um Freiwillige verfassen, kann es hilfreich sein, Kontakt zu Personen aufzunehmen, die in der Vergangenheit ein hohes Maß an Engagement für die Organisation gezeigt haben. Das können Menschen sein, die regelmäßig spenden oder an Veranstaltungen teilnehmen. Hilfreich kann es auch sein, Kontakt zu denjenigen aufzunehmen, die sich bereits ehrenamtlich engagiert haben. Erwägen Sie in diesen Fällen, sich in einem Brief für die geleisteten Dienste zu bedanken. Diese Personalisierung kann dazu beitragen, dass sich eine Person wertgeschätzt fühlt und sie dazu ermutigen, ihre Zeit wieder ehrenamtlich zu nutzen.

5. Peer-to-Peer-Spendenbriefe

Einige gemeinnützige Organisationen nehmen möglicherweise an einer Peer-to-Peer-Spendenkampagne teil. Hierbei handelt es sich um Kampagnen, bei denen einzelne Unterstützer einer Organisation ihre eigenen Spendenziele festlegen und ihre Freunde oder Familienmitglieder bitten, im Namen der Organisation zu spenden. Organisationen, die Peer-Fundraising fördern möchten, können eine Online-Plattform für Unterstützer einrichten, auf der sie ihre eigenen Fundraising-Seiten erstellen und dann E-Mails an aktuelle Unterstützer senden können, um sie zum Engagement zu ermutigen.

Diese Ermutigungsschreiben können Anweisungen zur Teilnahme oder zum Erstellen einer Fundraising-Seite enthalten. Einige Organisationen entscheiden sich auch dafür, Preise oder Anreize für die Beschaffung bestimmter Geldbeträge in ihrem Namen hinzuzufügen, die sie in ihrem Einführungsschreiben aufführen können. Schließlich können diese Peer-to-Peer-Spendenbriefe wie individuelle Spendenbriefe detaillierte Informationen über die Organisation, den Auftrag und den Spendenbedarf enthalten. Diese Informationen können für Unterstützer bei ihren eigenen Spendenbemühungen hilfreich sein.

6. Passender Spendenbrief

Einige Unternehmen bieten möglicherweise passende Geschenke an. Das heißt, wenn eine Person, die für dieses Unternehmen arbeitet, eine Spende an eine gemeinnützige Organisation leistet, spendet das Unternehmen ebenfalls in gleicher Höhe an die gemeinnützige Organisation. Das bedeutet, dass es für diese gemeinnützigen Organisationen hilfreich sein kann, mit den Spendern zu sprechen und zu fragen, ob sich ihr Unternehmen an Matching-Spenden beteiligt. Einige Leute wissen es möglicherweise nicht, daher ist es hilfreich, Ressourcen oder Anweisungen bereitzustellen, die ihnen beim Auffinden dieser Informationen helfen können.

Es kann auch hilfreich sein, Kontakt zu Personen aufzunehmen, die für Unternehmen arbeiten, von denen Sie wissen, dass sie passende Geschenkprogramme anbieten. In diesen Fällen können Sie die Person mit einem passenden Angebot zum Spenden animieren, indem Sie darauf hinweisen, dass sie die Möglichkeit hat, mit einer Spende die doppelte Wirkung zu erzielen.