5 Tipps zum Erstellen eines effektiven Teamkalenders • BUOM

22. April 2021

Durch die Erstellung eines Gruppenkalenders können Sie und Ihre Mitarbeiter sich leichter an Besprechungen, Urlaube und andere wichtige Ereignisse erinnern. Um die Vorteile eines Teamkalenders optimal nutzen zu können, müssen Sie die Anforderungen der Teamkommunikation verstehen. Wenn Sie verstehen, was ein Teamkalender für Ihr Team leisten kann, und lernen, wie Sie bestimmte Funktionen nutzen, können Sie die Produktivität steigern und die Unternehmensmoral verbessern. In diesem Artikel geben wir Tipps, wie Sie Ihren Teamkalender für Ihr Team nutzen können.

Was ist ein Teamkalender?

Der Teamkalender ist ein einzelner, synchronisierter Kalender, auf den alle Teammitglieder Zugriff haben. Darin werden wichtige Elemente wie Besprechungen, Freizeit, Fristen und andere Ereignisse aufgeführt, die für jedes Teammitglied gelten. Sie können den Teamkalender auf folgende Arten nutzen:

• Terminmanagement

• Die Aufnahmezeit ist ausgeschaltet

• Planen von Besprechungen

• Planungspläne

• Gestaltung von Projektphasen

• Wir feiern Firmenveranstaltungen oder Feiertage

Sie können einen Teamkalender verwenden, um Ihr Team auf dem Laufenden zu halten und über bevorstehende Ereignisse auf dem Laufenden zu bleiben. Wenn Sie Ihren Kalender auf dem neuesten Stand halten, kann dies dazu beitragen, dass Ihr Team effizienter arbeitet.

Warum ist der Teamkalender wichtig?

Der Teamkalender ist aus folgenden Gründen wichtig:

Aufgabenmanagement

Eine der wichtigsten Möglichkeiten für eine erfolgreiche Zusammenarbeit Ihres Teams besteht darin, sicherzustellen, dass alle Aktivitäten für alle sichtbar sind. Manager und Mitarbeiter können den Gruppenkalender beispielsweise für geplante Besprechungen, das Delegieren von Aufgaben oder Besprechungen mit Kunden verwenden. Wenn Ihr Team jedes wichtige Ereignis im Kalender markiert, können alle Beteiligten es sehen und darauf reagieren.

Über den Gruppenkalender können Sie außerdem Aufgaben und Besprechungen in Echtzeit delegieren. Mit der richtigen Kommunikation und einem Teamkalender kann ein Manager Aufgaben an Mitarbeiter delegieren und den bequemsten Zeitplan erstellen.

Resourcenmanagement

Ein Teamkalender ist wichtig, da er Ihnen bei der Planung des Projektfortschritts für die Zukunft helfen kann. Sie können einen Kalender verwenden, um Erwartungen zu verwalten, einen Projektplan zu erstellen oder zu kommunizieren, welche Teile des Projekts Sie zuerst verwalten müssen. Mit einem organisierten Kalender können Sie die Prioritäten nach Wichtigkeit ordnen.

Wenn ein Manager versteht, wann Mitarbeiter anwesend sind und wann sie möglicherweise abwesend sind und ob sie außergewöhnlich beschäftigt sein werden oder nicht, kann er seine Ressourcen und Aufgaben an andere Projektmitglieder delegieren, um kürzere Fristen einzuhalten.

Rechenschaftspflicht

Ein Teamkalender hilft bei der Teamverantwortung. Wenn Mitarbeiter verstehen, woran sie tagsüber, in der Woche und im Monat arbeiten können, können sie ihre Aufgaben besser planen. Wenn Mitarbeiter sowohl ihre eigenen Zeitpläne als auch die anderer verstehen, schafft das Bewusstsein und Verantwortung. Es kann von Vorteil sein, maximale Transparenz unter Ihren Mitarbeitern zu erreichen, und mit einem Teamkalender können Sie viel davon erreichen.

Tipps zum Erstellen eines Teamkalenders

Nutzen Sie diese Tipps, um einen Teamkalender zu erstellen, der Ihren Bedürfnissen entspricht:

Planen Sie die Kalenderwartung

Es ist wichtig, dass jedes Teammitglied den Kalender mit Ereignissen aktualisiert, die sich auf das gesamte Team auswirken können. Sie können sogar bestimmte Mitarbeiter mit der Verwaltung wiederkehrender Kalenderereignisse beauftragen. Ein Mitarbeiter, der gerne die Kontrolle hat, ist am besten geeignet, den Kalender auf dem neuesten Stand zu halten. Alternativ sind Sie als Führungskraft möglicherweise die beste Person für die Aufgabe. Erwägen Sie, Kalenderaktualisierungen denjenigen zu überlassen, die am besten für die Verwaltung von Aufgaben gerüstet sind.

Nutzen Sie die Kalenderfunktionen

Sie können Ihren Teamkalender effizienter gestalten, indem Sie viele seiner Funktionen nutzen. Teamkalendersoftware verfügt häufig über praktische Funktionen für die Teamkommunikation, darunter:

• Farbcodierung. Durch die Farbcodierung Ihres Kalenders kann Ihr Team geplante Informationen schnell verstehen und darauf reagieren.

• Ereignis-Tags. Ereignis-Tags funktionieren ähnlich wie Farbcodes, außer dass Sie diese Tags in Ihrem Kalender filtern, zuweisen und verwalten können. Erwägen Sie die Verwendung von Tags, um Ereignisse in Kategorien zu unterteilen.

• Filter. Sie können Filter zusammen mit Ereignis-Tags verwenden, um Aufgaben, Ereignisse und andere Zeitplanelemente kontextabhängig in leicht lesbare Zeitpläne zu unterteilen.

• Wiederkehrende Ereignisse: Bei Projekten mit häufigen Besprechungen, die sich wiederholen, oder Firmenveranstaltungen, die jedes Jahr stattfinden, kann die Planung eines wiederkehrenden Ereignisses dem Kalendermanager Zeit sparen und Fehler verhindern.

• Erinnerungen per E-Mail oder SMS. Viele Online-Kalender verfügen über eine Erinnerungsfunktion, die alle relevanten Mitarbeiter per E-Mail oder SMS benachrichtigt. Durch das Markieren bestimmter Mitarbeiter können Sie diese am Vortag oder am Tag der Veranstaltung benachrichtigen.

Berücksichtigen Sie alle nicht verhandelbaren Ereignisse

Ein Gruppenkalender kann hilfreich sein, um alle Besprechungen zu planen, die für Ihre Gruppe oberste Priorität haben. Um Ihren Kalender jedoch effizienter zu gestalten, sollten Sie erwägen, nur nicht verhandelbare Ereignisse im Kalender des gesamten Teams zu markieren. Während in Ihrem persönlichen Kalender möglicherweise Termine aufgeführt sind, die Sie verschieben, verschieben oder absagen können, kann ein Gruppenkalender für das Team effektiver sein, wenn Sie nur nicht verhandelbare Ereignisse planen.

Erwägen Sie die Erstellung eines Kategorisierungssystems für Ihre Meetings und Veranstaltungen und unterteilen Sie diese in verhandelbare und nicht verhandelbare Kategorien. Wenn es sich bei der besprochenen Besprechung um eine Teambesprechung handelt und sie im Kalender steht, kann das Team sie effektiv zugunsten einer nicht verhandelbaren Besprechung verschieben. Wenn sich Ihr Team beispielsweise mit Kunden trifft, kann die Kundenbesprechung Vorrang vor der internen Besprechung haben.

Benennen Sie Dinge effektiv

Teamkalender können dennoch nützlich sein, wenn Sie die Ereignisse richtig benennen. Erwägen Sie beim Erstellen von Kalenderereignissen die Schaffung einer Namensstruktur, die wiederholbar, verständlich und auf möglichst viele Ihrer Etiketten anwendbar ist.

Durch die effektive Kennzeichnung von Aufgaben kann Ihr Kalender ein nützliches Werkzeug im Projektmanagement bleiben. Betrachten Sie beispielsweise die folgenden Aufgabennamen:

• Treffen – Kunde

• Treffen – Fortschrittskontrolle

• Urlaub – Sandy

• Urlaub – Bruce

• Firmenveranstaltung – Picknick

• Firmenevent – ​​Feiertagsfeier

• Frist – Phase 1

• Frist – Kundenpräsentation

Wenn jede Veranstaltung mit einem Veranstaltungstyp beginnt, kann jeder automatisch wissen, wie viele Besprechungen, Fristen oder Urlaubstage es in einer Woche gibt, und entsprechend planen. Durch die Verwendung eines einheitlichen Namensformats können Mitarbeiter den Teamkalender besser verstehen.

Fügen Sie einen Tag „keine Besprechungen“ hinzu

Sie können den Teamkalender nicht nur zum Planen von Ereignissen verwenden, sondern auch zum Planen der Produktivität. Verbessern Sie Ihren Arbeitsablauf und Ihre Produktivität, indem Sie einen Tag oder mehrere Tage einplanen, an denen keine Besprechungen stattfinden. Mit dieser ununterbrochenen Arbeitszeit können die Mitarbeiter ihre Produktivität steigern. Das Einplanen einer besprechungsfreien Zeit reduziert auch den Stress in der Abteilung, da die Mitarbeiter mehr Zeit haben, sich ausschließlich auf ihre Projekte oder täglichen Aufgaben zu konzentrieren.

Darüber hinaus sollten Sie beim Erstellen eines Teamkalenders darüber nachdenken, die Anzahl der Besprechungen pro Tag zu begrenzen. Während Besprechungen eine gute Möglichkeit sind, den Fortschritt zu überprüfen, Ziele zu planen und Erwartungen festzulegen, brauchen Mitarbeiter eine Auszeit, um ihre Arbeit zu erledigen.