5 Schritte zu einem erfolgreichen Lieferantenauswahlprozess (mit Tipps) • BUOM

Unternehmen nutzen Lieferanten aus verschiedenen Gründen, vom Auffüllen von Verkaufsautomaten bis zur Herstellung Ihrer Produkte. Die Entscheidung, welcher Anbieter für welchen Dienst genutzt werden soll, kann viel Recherche und Überlegung erfordern. In diesem Artikel besprechen wir, was ein Lieferant ist, wie der Prozess der Lieferantenauswahl abläuft und geben Tipps, um den Prozess zu vereinfachen.

Was ist ein Verkäufer?

Ein Lieferant, auch Vendor genannt, ist ein Dritter, der häufig mit der Ausführung von Aufgaben beauftragt wird, die ein Unternehmen auslagert. Lieferanten können Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern oder Einzelpersonen sein, die die Arbeit alleine erledigen. Unternehmen können auch Anbieter beauftragen, wichtige Aufgaben zu delegieren, bei denen ihr Team Hilfe benötigt. Der Einsatz von Lieferanten kann einem Unternehmen dabei helfen, Geld zu sparen, da Lieferanten in der Regel ein einzelnes Projekt durchführen und keine Mitarbeiter sind. Lieferanten können Unternehmen helfen, die die Kundennachfrage nicht erfüllen und wichtige Dienstleistungen nicht erbringen können. Zu den von Unternehmen genutzten Lieferanten können gehören:

• Einzelhändler

• Hersteller

• Softwareentwickler

• Großhändler

• Wartungsanbieter

Vertriebsmitarbeiter können im Namen des Unternehmens auch Aufgaben wie das Drucken von Broschüren für Marketingkampagnen oder das Aufräumen nach Veranstaltungen übernehmen. Unternehmen können Lieferanten auch mit der Bereitstellung oder Installation von Computern, dem Kauf von Büromöbeln und der Bestellung von Reinigungsmitteln beauftragen.

Wie funktioniert der Lieferantenauswahlprozess?

Viele Unternehmen durchlaufen den Lieferantenauswahlprozess, um auszuwählen, welche Unternehmen oder Personen sie für verschiedene Positionen oder Verantwortlichkeiten einstellen möchten. Beispielsweise möchte eine Organisation möglicherweise eine Firma mit der Bereitstellung von Snacks im Pausenraum beauftragen oder eine Hausmeisterfirma mit der Bereitstellung von Büroreinigungsdiensten beauftragen. Typischerweise umfasst der Anbieterauswahlprozess einen Manager und jemanden, der sich um Budgetierung und Compliance kümmert, um sicherzustellen, dass der Anbieter alle finanziellen Einschränkungen erfüllt, und um Kontakt mit der Personalabteilung aufzunehmen, um etwaige Onboarding-Verfahren des Unternehmens abzuschließen.

Phasen des Lieferantenauswahlprozesses

Bevor Sie einen Collaboration-Anbieter beauftragen, sollten Sie die folgenden Schritte in Betracht ziehen:

1. Analysieren Sie Ihre Geschäftsanforderungen

Wenn ein Unternehmen einen Lieferanten benötigt, ist es wichtig, vor der Einstellung die wichtigsten Aspekte zu klären. Abteilungsleiter und Personalmanager, die an den Dienstleistungen eines Anbieters interessiert sind, können bestimmen, welche Aufgaben und Leistungen möglicherweise erforderlich sind. Da Anbieter unterschiedliche Dienstleistungen oder physische Produkte anbieten, müssen Sie möglicherweise ein Geschäftsanforderungsdokument erstellen, in dem alle erforderlichen Informationen aufgeführt sind.

2. Erstellen Sie eine Kandidatenliste

Sobald das Management die erforderlichen Ergebnisse generiert, kann die Suche nach einem geeigneten Lieferanten beginnen. Das Unternehmen kann festlegen, wie es jeden Kandidaten per E-Mail, persönlich oder telefonisch kontaktiert und eine Informationsanfrage (RFI) sendet. Unternehmen können ihr eigenes Netzwerk und ihre Lieferantenhistorie nutzen, um eine passende Lösung zu finden. Das Managementteam kann jeden Lieferanten bewerten und sich über verfügbare Dienstleistungen, Kosten und Zeitpläne informieren, und einige Unternehmen können potenzielle Lieferanten anhand des Budgets und der bereitgestellten Dienstleistungen bewerten, um den Prozess zu vereinfachen.

3. Treffen Sie potenzielle Lieferanten

Sobald das Einstellungsteam eine Auswahlliste potenzieller Anbieter erstellt hat, können Sie jeden Anbieterkandidaten kontaktieren und ein Treffen mit ihm vereinbaren. Dieses Treffen kann hilfreich sein, um alle Details des Projekts zu klären, Preise zu bestätigen und sicherzustellen, dass die Frist eingehalten werden kann, ohne das Budget zu überschreiten.

Einige Anbieter stellen möglicherweise Muster früherer Arbeiten zur Verfügung, um die Qualität ihrer Dienstleistungen zu belegen. Dieses erste Treffen kann ein guter Zeitpunkt sein, das Portfolio zu überprüfen oder Feedback von früheren Kunden einzuholen. Unternehmen müssen eine Angebotsanfrage (RFP) einreichen, um weitere Details zu den benötigten Dienstleistungen zu bestätigen.

4. Überprüfen Sie die Ausschreibung und legen Sie die Details fest

Wenn potenzielle Lieferanten RFPs zurücksenden, kann sich das Team treffen, das über den richtigen Lieferanten entscheidet. Überprüfen Sie jede Angebotsanfrage und überprüfen Sie alle Unternehmensdetails. Recherchieren Sie den Arbeitsverlauf jedes Anbieters, sein Engagement für den Projektabschluss und das Kundenfeedback. Das Unternehmen kann den Lieferanten formell kontaktieren und ein Angebot unterbreiten, nachdem es die Preis- und Termininformationen bestätigt hat. Für den Fall, dass die erste Option nicht den Einzelheiten des Vertrags entspricht, kann es sinnvoll sein, eine zweite Option zu haben.

Einige Unternehmen verfolgen möglicherweise die Strategie, den günstigsten Lieferanten anstelle des erfahrensten zu beauftragen. Jedes Unternehmen muss auswählen, was am besten zu seinem Budget und seinen Anforderungen passt. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass es bei der Auswahl eines Lieferanten viele Aspekte gibt, die neben dem Preis auch andere Empfehlungen des Unternehmens umfassen können.

5. Schreiben Sie einen Vertrag

Das einstellende Unternehmen kann sich mit der Geschäftsleitung und der Buchhaltung beraten, um die Ziele und Ergebnisse des Vertrags zu überprüfen. Da es sich bei einem Vertrag um ein rechtsverbindliches Dokument handelt, kann es hilfreich sein, zu bestätigen, dass beide Parteien seinen Bedingungen zustimmen. Verträge enthalten in der Regel Lieferantenvergütungen und Zahlungsbedingungen, einschließlich des Zeitpunkts der geschätzten Zahlungen. Der Vertrag kann auch Kündigungsregelungen für den Lieferanten enthalten und im Streitfall Schutz für beide Parteien bieten.

Tipps zur Lieferantenauswahl

Um vor Vertragsabschluss die beste Wahl zu treffen, können Sie die folgenden Tipps nutzen:

• Informieren Sie sich über jeden Lieferanten. Angebote können umfassende Informationen zu den angebotenen Dienstleistungen enthalten, es ist jedoch auch wichtig, über die Ausschreibung hinaus jeden Anbieter zu recherchieren.

• Zuverlässigkeitsprüfung: Unternehmen sollten Fragen stellen und den Projektabschluss überprüfen. Konsultieren Sie die früheren Kunden des Anbieters, um sicherzustellen, dass Projekte pünktlich und innerhalb des Budgets abgeschlossen werden.

• Qualitäts- und Wertnachweis: Einige Lieferanten bieten möglicherweise physische Produkte an. Daher kann es wichtig sein, das Produkt zu testen, bevor Sie es an Kunden verkaufen. Unternehmen möchten möglicherweise, dass jedes Produkt die gleiche hohe Qualität aufweist wie das vorherige und das nächste.

• Suchen Sie nach Erfahrung: Einige Lieferanten können auf eine lange Geschichte in der Bereitstellung hochwertiger Produkte und Dienstleistungen für Kunden zurückblicken. Durch die Beauftragung eines erfahrenen Lieferanten kann sichergestellt werden, dass dieser den Vertrag pünktlich und gemäß den Vorgaben des Unternehmens abschließt.

• Sorgen Sie für Kommunikation: Ohne klare Kommunikation kann es zu Meinungsverschiedenheiten darüber kommen, was getan werden muss, wie es getan werden sollte, Zeitrahmen und andere wichtige Aspekte, um das Projekt abzuschließen. Wichtig ist, dass sich beide Parteien einig sind, damit Sie bei Ihrer Entscheidung genau wissen, worauf Sie sich einlassen.