5 Hauptunterschiede zwischen bestellten und nicht bestellten Rechnungen • BUOM

26. August 2021

Rechnungen sind wichtige Geschäftsinstrumente, um den Lagerbestand zu verfolgen, Zahlungen abzusichern und Kunden den Wert Ihrer Dienstleistungen und Produkte zu zeigen. Rechnungen gibt es in vielen Formen, einschließlich einer Bestellrechnung (PO). Wenn Sie die Unterschiede zwischen einer Bestellrechnung und einer Nicht-Bestellrechnung kennen, können Sie ermitteln, welche Rechnungen Ihr Unternehmen für die Finanzverfolgung benötigt. In diesem Artikel befassen wir uns mit den Unterschieden zwischen Nicht-Bestellrechnungen und Bestellungen, besprechen die Automatisierung von Systemen zur Verarbeitung von Auftragsrechnungen und stellen weitere Rechnungsinformationen bereit.

Was ist ein PO-Konto?

Eine Kaufrechnung ist ein Dokument, das die Informationen enthält, die Sie in der Bestellung Ihres Kunden angeben. Eine Bestellung ist ein detailliertes Dokument, das Folgendes zeigt:

• Bestellverfolgungsnummer

• Kaufdatum des Kunden

• Kundendaten einschließlich Telefonnummern, Firmennamen und E-Mail-Adressen.

• Informationen zur Kundenbestellung

• Zahlungsbedingungen zwischen Ihnen und dem Kunden

• Lieferadresse des Endprodukts

Invoice hilft Unternehmen dabei, den Überblick über ihre Ausgaben und Bestände zu behalten. Durch die Kombination von Bestellung und Rechnung entsteht ein vollständigeres Dokument und die Notwendigkeit mehrerer eindeutiger Dokumente für jede Bestellung wird reduziert. Es hilft einem Unternehmen, seine Dokumentation zu organisieren, den Überblick über seinen Lagerbestand und ausstehende Rechnungen zu behalten und dem Kunden ein vollständiges Bild davon zu geben, wofür er bezahlt hat. Unternehmen reservieren Bestellrechnungen in der Regel für Bestellungen, die unter besondere Parameter fallen, beispielsweise bestimmte Dollarbeträge. Beispielsweise verlangt ein Unternehmen möglicherweise keine Kaufrechnung für Einkäufe, es sei denn, der Bestellwert übersteigt 5.000 US-Dollar.

Unterschiede zwischen registrierten und nicht registrierten Rechnungen

Rechnungen mit Bestellauftrag und Rechnungen ohne Bestellauftrag weisen mehrere Unterschiede auf, darunter:

1. Transaktionstyp

Einige Unternehmen reservieren Bestellrechnungen für bestimmte Arten von Transaktionen. Rechnungen, bei denen es sich nicht um eine Bestellung handelt, sind in der Regel für jede typische Geschäftstransaktion gedacht. Wenn beispielsweise ein Seifenlieferant Rechnungen für Fässer mit Waschmittel für Nutzfahrzeuge an eine örtliche Autowaschanlage sendet, handelt es sich bei diesen Rechnungen nicht um Bestellrechnungen. Wenn jedoch derselbe Lieferant von einer Autowaschanlage eine Bestellung für eine spezielle Mischung exotischer Autoseife erhält, kann das Unternehmen eine Einkaufsrechnung erstellen, um dieses einzigartige Produkt effektiver über das Bestandsverwaltungssystem zu verfolgen.

2. Dollarbetrag

Bestellrechnungen sind häufig bestimmte Dollarbeträge zugeordnet, um sie von Rechnungen ohne Bestellauftrag zu unterscheiden. Wenn derselbe Seifenlieferant Rechnungen für Einkäufe unter 10.000 US-Dollar erstellt, kann er Einkaufsrechnungen nur dann erstellen, wenn die Bestellung diesen Schwellenwert übersteigt. Dies hilft bei der Kategorisierung größerer Bestellungen und macht die Bestands- und Zahlungsverfolgung für diese Rechnungen genauer. Höhere Dollarbeträge können ein größeres Risiko für das Unternehmen darstellen, daher ist es eine Priorität, den Überblick über Produkte und Zahlungsstatus zu behalten.

3. Generationszeit

Wenn ein Kunde eine Bestellung bei einem Unternehmen aufgibt, erstellt die Bestandsverwaltungs- oder Buchhaltungssoftware des Unternehmens eine Bestellung. Normalerweise stellt das Unternehmen Rechnungen erst aus, wenn die Bestellung des Kunden abgeschlossen ist. Durch die Kombination dieser beiden Elemente in einer Bestellrechnung kann das Unternehmen zu jedem Zeitpunkt des Prozesses eine Rechnung erstellen und den Kunden auffordern, die Bestellung vor dem Kauf zu überprüfen.

4. Zweck der Inventarisierung

Unternehmen verwenden häufig Bestellungen, um zu verhindern, dass der Lagerbestand überfüllt wird. Eine Bestellung hilft einem Unternehmen, eingehende Bestellungen zu verfolgen und Lagerbestände aus seiner Bestandsverwaltungssoftware oder Tabellenkalkulation zu entfernen. Dies verhindert Überbestände, wenn das Unternehmen neue Lagerbestände bestellt, und reduziert außerdem Lagerfehler. Rechnungen ohne Bestellauftrag helfen einem Unternehmen dabei, Zahlungen und Zahlungsstatus von Kunden im Zusammenhang mit dem Lagerbestand des Unternehmens zu verfolgen, was dem Unternehmen hilft, genauere Finanzberichte zu erstellen.

Wie erstelle ich eine Kaufrechnung?

Das Erstellen einer Kaufrechnung kann bestimmte Schritte erfordern, darunter:

1. Erstellen Sie eine Bestellnummer

Die Bestellnummer hilft dabei, Transaktionen unter einer Bestellbezeichnung zu gruppieren, um sie von Rechnungen zu trennen, die keine Bestellung sind. Darüber hinaus hilft es Bestandsmanagern oder Software dabei, den Überblick darüber zu behalten, welche Produkte Sie an Kunden versenden, um etwaige Änderungen in der Bestandszahl des Unternehmens zu berücksichtigen. Die meisten Bestands- oder Auftragsverwaltungsprogramme können automatisch eine Bestellnummer generieren, Sie können aber auch Ihre eigene Bestellnummer schreiben, beginnend mit einer Nummer wie 001 oder 0001.

2. Geben Sie die Kunden- und Bestellinformationen ein

Alle relevanten Kundeninformationen, wie Rechnungs- und Lieferadresse, Name oder Firmenname und Kontaktinformationen, erscheinen auf der Bestellrechnung. Sie können der Bestellrechnung auch Bestellinformationen hinzufügen, z. B. wann der Kunde seine Bestellung aufgegeben hat, wie viel er bestellt hat und welche Zahlungsbedingungen der Kunde hat. Im Abschnitt „Bestellinformationen“ können Sie auch spezielle Kundenwünsche, wie z. B. Sonderanfertigungen oder Verpackungen, detailliert angeben.

3. Geben Sie Preis- und Stückinformationen an

Informationen über die Einheiten, die Ihre Kunden kaufen, einschließlich der Art und Anzahl der Einheiten, die Ihren Lagerbestand verlassen, müssen unbedingt in Kaufrechnungen enthalten sein. In diesem Abschnitt können Sie auch detaillierte Preisinformationen angeben, einschließlich der Kosten pro Einheit für den Kunden und der laufenden Gesamtsumme für alles, was er bestellt. In Bestellrechnungen sind häufig auch Umsatzsteuer, Versand- oder Verpackungsgebühren und alle anderen für den Kunden anfallenden Kosten enthalten.

4. Überprüfen Sie Ihre Bestellrechnung und reichen Sie sie ein

Nachdem Sie alle Informationen auf der Bestellrechnung eingegeben haben, sollten Sie die Informationen überprüfen, um sicherzustellen, dass sie korrekt sind. Sobald Sie bestätigt haben, dass die Kosten, Bestandsdetails und Kundendaten korrekt sind, ist die Bestellrechnung für den Kunden bereit. Sie können eine Kopie auf der Festplatte Ihres Unternehmens oder in der Bestandsverwaltungssoftware speichern, um bei Fragen die Richtigkeit Ihres Lagerbestands zu überprüfen. Anschließend können Sie die Bestellrechnung an die bevorzugte Kontaktadresse Ihres Kunden senden und den Status seiner Zahlung verfolgen.

Vorteile von Einkaufsrechnungen

Die Verwendung von Einkaufsrechnungen bietet viele Vorteile, darunter:

• Sparen Sie Zeit bei der Auftragsabwicklung: Der Auftragsabwicklungsprozess kann von Einkaufsrechnungen profitieren, da sie dazu beitragen, Rechnungsstellung und Auftragsverfolgung zu kombinieren und so die Auftragsabwicklungszeit zu verkürzen. Dadurch kann die Auftragsabwicklung beschleunigt und die Kundenzufriedenheit mit den Leistungen des Unternehmens gesteigert werden.

• Pflegen Sie qualitativ hochwertige Datensätze: Mithilfe einer Einkaufsrechnung kann ein Unternehmen qualitativ hochwertige Aufzeichnungen über Transaktionen und Bestellungen führen. Hochwertige Daten können einem Unternehmen helfen, sich vor Haftungsansprüchen zu schützen und Bestellungen, Rechnungen und Ausgaben zu prüfen.

• Verbessern Sie die Zahlungs- und Bestandsverfolgung: Die Bestandsverfolgung profitiert von besseren, vollständigeren Daten, und der Zahlungsprozess kann durch benutzerdefinierte Rechnungen vereinfacht werden. Einkaufsrechnungen helfen auch dabei, höherwertige Bestellungen zur Nachverfolgung und Genehmigung zu trennen.

• Erstellen Sie ein digitales Archiv: Wenn Sie eine Bestandsverwaltungs- oder Rechnungssoftware verwenden, können Sie mit Purchase Invoices ein digitales Archiv der Bestellungen und Rechnungen Ihres Unternehmens erstellen. Dies kann eine sicherere Methode zur Speicherung großer Mengen an Unternehmensdaten sein und bietet Mitarbeitern in verschiedenen Unternehmensbereichen einen besseren Zugriff.

Was ist der Unterschied zwischen einer Rechnung und einer Bestellung?

Eine Rechnung ist ein Dokument, in dem normalerweise Ausgaben und Geldbeträge aufgeführt sind. Obwohl Rechnungen Inventarnummern enthalten, konzentrieren sie sich in erster Linie darauf, den Kunden eine visuelle Zahlungserinnerung zu bieten und Zahlungslinks oder -optionen bereitzustellen. Bestellungen sind stärker auf den Lagerbestand ausgerichtet und liefern detailliertere Informationen darüber, was der Kunde gekauft hat. Lieferrechnungen sind eine Kombination aus beidem und vereinen Bestands- und Zahlungsverfolgung in einem Dokument.

Können Sie Systeme zur Verarbeitung von Bestellrechnungen automatisieren?

Einige Inventar- und Rechnungssoftware können dabei helfen, den Rechnungsprozess für den Einkauf zu automatisieren. Dadurch verringert sich die Abhängigkeit des Unternehmens von manueller Arbeit bei der Erstellung jeder Rechnung und Bestellung. Wenn Ihr Einzelhandelsgeschäft beispielsweise Point-of-Sale-Systeme verwendet, kann die Software ein in die Software selbst integriertes Tool zur Rechnungsstellung und Bestandsverwaltung enthalten. Es hilft Ihnen, Ihre Rechnungsstellung, Bestandsverwaltung und Bestellprozesse zu automatisieren, sodass Sie sich stattdessen auf andere Aufgaben konzentrieren können.

Sollten Rechnungsverarbeitungssysteme für Bestellungen automatisiert werden?

Die Automatisierung von Rechnungsverarbeitungssystemen für Bestellungen bietet modernen Unternehmen mehrere Vorteile, darunter:

• Verbesserte Effizienz: Die Automatisierung erfordert in der Regel weniger Ressourcen, um dieselben Aufgaben zu erledigen, wodurch die Bestandsverwaltung und Rechnungsstellung viel schneller und effizienter wird. Es kann auch dazu beitragen, menschliche Fehler zu reduzieren und die Qualität der gesammelten Daten zu verbessern.

• Reduzierte Kosten: Automatisierung kann Ihrem Unternehmen Geld sparen, indem Sie Ihre Abhängigkeit von manueller Arbeit bei der Bestandsverwaltung oder Rechnungsstellung reduzieren. Software kann einen oder mehrere Mitarbeiter ersetzen und den Bedarf an menschlicher Arbeitskraft minimieren.

• Verbesserte Einträge. Daten sind für den Geschäftsbetrieb wichtig, da sie die Nachvollziehbarkeit und Überprüfung der Abläufe und Bestände eines Unternehmens ermöglichen. Automatisierte Software kann im Falle einer Prüfung genauere Daten generieren, um die Qualität der Geschäftsunterlagen zu verbessern.

• Kompatiblere Systeme: Die Automatisierung umfasst häufig in die Software integrierte Compliance-Protokolle. Die Automatisierung der Einhaltung von Steuergesetzen oder Branchenvorschriften kann dazu beitragen, dass ein Unternehmen rechtssicher und betriebsbereit bleibt und gleichzeitig Prüfungskosten und Gebühren für Verstöße einspart.