4 Datentypen in Microsoft Excel (mit Verwendungsmöglichkeiten und Tipps) • BUOM

11. März 2022

Wenn Sie in Ihrer beruflichen Arbeit Microsoft Excel verwenden, können Sie unterschiedliche Datentypen für unterschiedliche Projekte verarbeiten. Für jeden Typ sind möglicherweise unterschiedliche Formeln und Befehle erforderlich. Wenn Sie sich mit den verschiedenen Datentypen in Excel vertraut machen, können Sie besser verstehen, wie und wann Sie diese für Ihre eigenen professionellen Tabellenkalkulationen verwenden. In diesem Artikel schauen wir uns an, was Excel-Datentypen sind, welche verschiedenen Typen es gibt und welche Tipps Sie verwenden können.

Was sind Excel-Datentypen?

Excel-Datentypen sind die vier verschiedenen Werttypen in Microsoft Excel. Vier Arten von Daten: Text, Zahl, Logik und Fehler. Mit jedem Typ können Sie unterschiedliche Funktionen ausführen. Daher ist es wichtig zu wissen, welche Sie wann verwenden sollten. Möglicherweise möchten Sie auch berücksichtigen, dass sich einige Datentypen ändern können, wenn Sie Daten in eine Tabellenkalkulation exportieren.

4 Arten von Excel-Daten

Hier ist eine Liste der vier Datentypen, die Sie in Microsoft Excel finden, mit Informationen zu ihrer Verwendung:

1. Numerische Daten

Daten in dieser Kategorie umfassen beliebige Zahlen. Sie können große Zahlen oder kleine Anteile sowie quantitative oder qualitative Daten umfassen. Es ist wichtig, sich an den Unterschied zwischen quantitativen und qualitativen numerischen Werten zu erinnern, da einige Zahlen möglicherweise nicht die Menge einer Sache widerspiegeln. Beispielsweise können Sie in einer Zelle eine Zahl eingeben, die das Finanzeinkommen darstellt, und in einer anderen Zelle eine Zahl, die ein Datum darstellt. Beide gelten als numerische Daten, können jedoch auf unterschiedliche Weise in eine Tabellenkalkulation eingegeben werden. Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Zeichen und Formate verwenden, um sicherzustellen, dass Excel Ihre numerischen Daten korrekt liest.

Beispiele für numerische Daten können sein:

• Bargeldsummen

• Ganze Zahlen

• Prozentsatz

• Dezimal

• Termine

• einmal

• Ganze Zahlen

• Telefonnummern

2. Textdaten

Dieser Datentyp umfasst Zeichen wie Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen. Der Hauptunterschied zwischen numerischen Daten und Textdaten besteht darin, dass Sie Berechnungen mit numerischen Daten verwenden können, nicht jedoch mit Textdaten. Da sich diese beiden Datentypen möglicherweise überschneiden, möchten Sie möglicherweise das Zellenformat manuell ändern, um sicherzustellen, dass es wie gewünscht funktioniert. Sie können Textdaten auch zum Beschriften von Spalten oder Zeilen verwenden, um den Überblick über verschiedene Kategorien zu behalten. Beispielsweise könnten Sie die Zeile mit „Umsatz“ und die Spalte mit „Januar 2022“ beschriften.

Excel klassifiziert möglicherweise Zahlen, die standardmäßig nicht als Textdaten erkannt werden. Daher ist es wichtig, die Daten so zu formatieren, dass sie dem gewünschten Typ entsprechen. Beispiele für Textdaten können sein:

• Wörter

• Vorschläge

• Termine

• einmal

• Adresse

3. Logische Daten

Daten dieser Art sind entweder WAHR oder FALSCH, normalerweise als Ergebnis eines Tests oder Vergleichs. Das bedeutet, dass Sie mit der Funktion feststellen können, ob die Daten in Ihrer Tabelle verschiedene Kriterien erfüllen. Sie können Ihre Tabelle beispielsweise verwenden, um Verkaufsziele festzulegen und zu messen, ob Ihre Verkaufszahlen auf dem richtigen Weg sind. Sie können diese Tests mit booleschen Funktionen für verschiedene Szenarien ausführen. Vier logische Funktionen:

• UND: Mithilfe der UND-Funktion können Sie feststellen, ob Ihre Daten mehrere Bedingungen erfüllen. Mit dieser Funktion können Sie beispielsweise prüfen, ob die Daten in einer Zelle eine bestimmte Menge überschreiten und ob die Daten in einer anderen Zelle ebenfalls eine andere Menge überschreiten.

• ODER: Mit dieser Funktion können Sie feststellen, ob mindestens eines Ihrer Argumente Ihren Bedingungen entspricht. Wenn keine der Daten Ihren Kriterien entspricht, gibt Excel FALSE zurück.

• XOR: Diese Funktion steht für Exklusiv-ODER, was bedeutet, dass nur ein Argument WAHR oder FALSCH sein kann. Mit dieser Funktion können Sie beispielsweise sicherstellen, dass nur eine Ihrer Zellen einen bestimmten Wert enthält.

• NEIN: Sie können diese Funktion verwenden, wenn Sie Argumente herausfiltern möchten, die nicht Ihren Bedingungen entsprechen. Dadurch wird jedes Argument als WAHR markiert, sodass Sie mögliche Muster in den Daten bewerten können, die Ihre Bedingungen nicht erfüllen.

4. Fehlerdaten

Dieser Datentyp tritt auf, wenn Excel bei der Verarbeitung Ihres Datensatzes einen Fehler oder fehlende Informationen erkennt. Wenn Sie beispielsweise versuchen, eine Funktion für eine Zelle auszuführen, die Textdaten enthält, gibt Excel den Fehlerwert #WERT! aus. Auf diese Weise können Sie das Problem ermitteln, um es zu beheben und das gewünschte Ergebnis zu erzielen. Das „#“-Symbol am Anfang jedes Fehlerwerts kann Ihnen dabei helfen, diese Fälle leicht zu erkennen. Wenn Sie die verschiedenen Fehlerbedeutungen kennen, können Sie besser verstehen, wie Sie verschiedene Fehler beheben oder zugehörige Informationen hinzufügen. Diese Werte:

• #NAME?: Dieser Wert kann angezeigt werden, wenn die Formel einen Wert ohne Anführungszeichen oder mit einem fehlenden Anführungszeichen am Anfang oder Ende enthält. Es kann auch ausgefüllt werden, wenn sich in der Formel ein Tippfehler befindet.

• #DIV/0: Dieser Fehlerwert kann auftreten, wenn Sie versuchen, eine Zahl durch Null zu dividieren. Da das Ergebnis eine undefinierte Zahl ist, verwendet Excel #DIV/0, um anzugeben, wo Sie eine andere Gleichung ausprobieren können.

• #REF!: Ein ungültiger Zellreferenzfehlerwert kann auftreten, wenn Sie Elemente in einer Zelle oder einem Zellbereich löschen oder einfügen, in der Sie zuvor eine Formel eingegeben haben. Um dieses Problem zu beheben, können Sie die vorherige Aktion rückgängig machen und die neuen Daten in einer Zelle oder einem Zellbereich platzieren, die keine Formel enthält.

• #ZAHL!: #ZAHL! Wenn Sie eine ungültige Formel oder Funktion eingeben, wird möglicherweise ein Wert angezeigt. Es kann auch auftreten, wenn die von der Formel oder Funktion erzeugte Summe zu groß ist, als dass Excel sie in der Zelle darstellen könnte.

• #N/A: Sie können diesen Fehlerwert eingeben, wenn Sie Bereiche angeben möchten, in denen Sie später einen Wert eingeben können. Excel kann diesen Wert auch automatisch füllen, wenn die importierten Daten leere oder nicht lesbare Zellen enthalten.

• #VALUE!: Dieser Fehler weist darauf hin, dass ein Argument oder Operator in einer Funktion oder Formel ungültig ist. Wenn Sie beispielsweise versuchen, die Summe eines Zellbereichs zu berechnen, in dem eine Zelle Buchstaben des Alphabets enthält, erhalten Sie möglicherweise den Fehler #WERT!. Ergebnis.

• #NULL!: Wenn Sie sich auf einen Schnittpunkt zwischen einem Bereich von Zellen in einer Funktion beziehen, wird möglicherweise dieser Fehlerwert angezeigt, da sich diese Zellen tatsächlich nicht schneiden. Es kann auch erscheinen, wenn im Zellbereich für die Funktion keine Kommatrennzeichen vorhanden sind.

Tipps zur Verwendung von Excel-Datentypen

Hier ist eine Liste mit Tipps, die Ihnen bei der Verwendung verschiedener Excel-Datentypen helfen:

Verwenden Sie die TEXT-Funktion von Excel

Mit dieser Funktion können Sie die Daten in einer Zelle als Textdaten formatieren. Dies kann Ihnen dabei helfen, Ihr Format in einer Situation beizubehalten, in der Excel es möglicherweise in das Standardformat ändert. Wenn Sie beispielsweise Datumsangaben mit Zahlen und alphabetischen Zeichen anzeigen möchten, können Sie die Zellen auf Text setzen, um zu verhindern, dass Excel sie in das Standarddatumsformat konvertiert. Es kann Ihnen auch dabei helfen, quantitative Zahlen anzuzeigen, die mit einer oder mehreren Nullen beginnen, da Excel diese bei numerischen Daten entfernt.

Um diese Funktion zu verwenden, wählen Sie die Zelle oder den Zellbereich aus, die Sie ändern möchten, und geben Sie dann die folgende Formel in die Bearbeitungsleiste ein:

=Text(Wert, format_text)

Beschränken Sie numerische Daten auf 15 Ziffern

In Microsoft Excel können Sie große Zahlen eingeben, die Zahlen sind jedoch auf mehr als 15 Ziffern beschränkt, ohne Kommas oder Dezimalpunkte. Es bearbeitet Zahlen außerhalb dieses Bereichs und ersetzt jede Ziffer außerhalb des Grenzwerts durch Null. Es ist wichtig, alle numerischen Daten, deren Genauigkeit mehr als 15 Ziffern erfordert, getrennt aufzuzeichnen. Sie können dieser Einschränkung auch durch die Verwendung von Text Rechnung tragen. Wenn Sie beispielsweise eine Zahl in Milliarden eingeben möchten, für deren Schreibung mehr als 15 Ziffern erforderlich wären, können Sie stattdessen den Buchstaben B verwenden, um anzugeben, dass es sich um eine Zahl in Milliarden handelt.

Daten nach dem Export validieren

Wenn Sie Daten in eine Tabellenkalkulation exportieren, kann Excel manchmal Einstellungen zurückgeben, die darauf basieren, was seiner Meinung nach bestimmte Werte darstellen. Beispielsweise könnte das Fehlerwertformat als Text in eine neue Tabelle übernommen werden. Wenn Sie die neue Tabelle mit der alten vergleichen, können Sie fehlende oder geänderte Formate erkennen und diese korrigieren.

Das Vorzeichen einer Zahl finden

Wenn Sie Ihre Tabelle auf Fehlerwerte überprüfen möchten, können Sie „Strg+F“ auf Ihrer Tastatur drücken und nach dem „#“-Symbol suchen. Da alle Fehlerwerte mit einer Zahl oder einem Rautezeichen beginnen, können Sie sie auf diese Weise finden. Dies kann Ihnen helfen, fehlende oder falsche Eingaben zu korrigieren, um die Genauigkeit Ihrer Funktionen sicherzustellen.

Definieren Sie die Anzeige numerischer Daten

Es ist wichtig zu bestimmen, wie Sie numerische Daten wie Datumsangaben, Prozentsätze oder Brüche anzeigen möchten. Wenn Sie beispielsweise 2/8 eingeben, kann Excel den Bruch auf 1/4 reduzieren. Wenn Sie den ungekürzten Bruch beibehalten möchten, können Sie die Einstellungen für diese Zelle im Menü „Format“ ändern. Wenn Sie vor der Eingabe aller Daten entscheiden, wie bestimmte Zahlen angezeigt werden sollen, kann dies dazu beitragen, dass Ihre Tabelle konsistent und organisiert bleibt.

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