4 Arten interner E-Mail-Vorlagen • BUOM

Unternehmen erstellen häufig E-Mail-Vorlagen, die Mitarbeiter für die Kommunikation mit ihren Kollegen und Vorgesetzten verwenden können. Mit diesen Vorlagen können Sie klare, prägnante Nachrichten erstellen, die schneller versendet werden können, als wenn Sie eine E-Mail von Grund auf erstellen würden. Wenn Sie lernen, wie Sie eine interne E-Mail-Vorlage erstellen, können Sie die Kommunikation zwischen Mitarbeitern in Ihrem Unternehmen verbessern. In diesem Artikel besprechen wir, was eine interne E-Mail-Vorlage ist, schauen uns die vier verschiedenen Typen an, erklären, wie man eine solche erstellt, und stellen Beispiele für interne E-Mail-Vorlagen bereit, die Sie als Leitfaden verwenden können.

Was ist eine interne E-Mail-Vorlage?

Eine interne E-Mail-Vorlage ist eine Gliederung, die Sie verwenden können, um eine kurze Nachricht an Kollegen, Manager oder alle anderen Personen zu erstellen, mit denen Sie in Ihrer Organisation kommunizieren müssen. Typischerweise verfügt ein Unternehmen über mehrere Arten von Vorlagen, die Mitarbeiter je nach Zweck ihrer Kommunikation verwenden können. Normalerweise haben Vorlagen ein einziges Design, das Überschriften und Platzhalter enthält, damit Sie verschiedene Arten von Inhalten ausfüllen können. Der Hauptzweck dieser Vorlagen besteht darin, Sie bei der effektiven Erstellung von E-Mails zu unterstützen.

Warum ein Unternehmen interne E-Mail-Vorlagen haben sollte

Hier sind einige Vorteile, die ein Unternehmen durch die Verwendung interner E-Mail-Vorlagen erzielen kann:

• Mitarbeiterengagement: Mitarbeiter fühlen sich möglicherweise stärker dazu verpflichtet, mit Kollegen in Kontakt zu treten, wenn sie eine Vorlage verwenden können, die sie einfach teilen können.

• Flexibilität: In der Regel lassen sich kleinere und weniger kompakte Dateien einfacher herunterladen. Sie können also eine Vorlage erstellen, die das Personal problemlos auf mehrere Geräte herunterladen kann, beispielsweise auf ein mobiles Gerät oder einen Desktop-Computer, indem Sie eine Vorlage erstellen, die prägnante Informationen ermöglicht.

• Schnellere Kommunikation: Eine interne E-Mail-Vorlage ermöglicht eine schnellere Kommunikation, da Benutzer eine Vorlage basierend auf ihren Nachrichtenanforderungen auswählen und dann die relevanten Informationen eingeben können.

Arten von E-Mail-Vorlagen

Hier sind vier verschiedene Arten von E-Mail-Vorlagen, die ein Unternehmen verwenden kann:

Newsletter-E-Mail-Vorlage

Eine Newsletter-E-Mail-Vorlage hilft internen Kommunikationsabteilungen dabei, Informationen über Unternehmensaktualisierungen, Mitarbeiteranerkennungen, Richtlinienänderungen oder bevorstehende Ereignisse mit den Mitarbeitern auszutauschen. In Ihrer Vorlage können Sie für jedes Thema einen eigenen Bereich einrichten. Beispielsweise können Sie Ihre E-Mail mit Inhalten zur Mitarbeiteranerkennung beginnen, Richtlinienänderungen nachverfolgen und die E-Mail mit Informationen zu bevorstehenden Mitarbeiterschulungen beenden.

E-Mail-Benachrichtigungsvorlage

IT- oder Sicherheitsmitarbeiter verwenden häufig eine E-Mail-Benachrichtigungsvorlage, um den Mitarbeitern dringende Informationen mitzuteilen. Es ist wichtig, dass diese E-Mail-Vorlage Informationen enthält, die für die Mitarbeiter leicht verständlich sind, da diese Nachrichten häufig vertrauliche Informationen enthalten. In der Regel enthalten diese E-Mails nur Informationen, die für die Warnung relevant sind, sodass sich die Mitarbeiter auf die wichtigen Informationen konzentrieren können. Hier sind einige Gründe, warum ein Unternehmen eine E-Mail-Benachrichtigungsvorlage verwenden könnte:

• Sicherheitswarnung

• IT-Probleme

• Sicherheitsproblem

Vorlage für einen Firmenevent-Brief

Mithilfe dieser Vorlage können Mitarbeiter Details zu einer Firmenveranstaltung wie einer Schulung oder Konferenz angeben. Es hilft Firmenmitgliedern, Informationen über Uhrzeit, Datum, Zweck und Ort der Veranstaltung zu erhalten. Lassen Sie in Ihrer Vorlage Platz für eine kurze Beschreibung der Veranstaltung und was Mitarbeiter mitbringen können, um die Veranstaltung erfolgreich abzuschließen.

E-Mail-Vorlage für interne Änderungen

Mit dieser E-Mail-Vorlage kann das Management die Mitarbeiter über interne Änderungen informieren. Sie können diese Vorlage verwenden, um organisatorische Änderungen wie Unternehmensfusionen oder Führungswechsel, Richtlinienaktualisierungen und Informationen zu Sicherheitsplänen zu kommunizieren. In der Regel enthalten E-Mail-Vorlagen für interne Änderungen eine Überschrift, eine Zusammenfassung der Änderung und einen Aufruf zum Handeln bezüglich der Änderung an die Mitarbeiter.

So erstellen Sie eine interne E-Mail-Vorlage

Abhängig vom Zweck der Nachricht können Sie die Informationen in Ihrem Brief auf unterschiedliche Weise formatieren. Verwenden Sie diese Schritte, um eine interne E-Mail-Vorlage zu erstellen:

1. Fügen Sie eine passende Betreffzeile ein

Die Betreffzeile Ihrer Vorlage sollte eine Zusammenfassung der Nachricht enthalten. Es ist hilfreich, für jede interne E-Mail-Betreffzeile eine Vorlage zu haben. Versuchen Sie, in der Betreffzeile wichtige Informationen zur Nachricht anzugeben, beispielsweise den Namen des Projekts oder das Datum der Veranstaltung. Hier sind einige Beispiele für E-Mail-Betreffvorlagen:

• (Firmenname) Änderung der Geschäftsführung

• Allgemeine Unternehmensschulung am (Datum) um (Uhrzeit)

• (Firmenname) (Monat) Newsletter

2. Fügen Sie eine Begrüßung hinzu

Fügen Sie zum Öffnen der E-Mail eine professionelle Anrede ein. Sie können den Namen jedes Mitarbeiters angeben oder einen Satz wie „Wen es betrifft“ oder „Sehr geehrte Damen und Herren (Berufsbezeichnung)“ hinzufügen. Bei einigen E-Mail-Systemen können Sie Ihre E-Mail-Begrüßung für jeden Mitarbeiter personalisieren.

3. Geben Sie Informationen zum Zweck der E-Mail an

Fügen Sie nach der Begrüßung ein bis drei Sätze hinzu, in denen Sie den Zweck des Briefes erläutern. Sie können der E-Mail einen Kontext hinzufügen oder angeben, warum die in der E-Mail enthaltenen Informationen wichtig sind. Hier sind einige Beispiele, wie Sie diesen Abschnitt der Vorlage formatieren können:

• Ich kontaktiere Sie heute bezüglich eines Wechsels in (der Abteilung). Wir glauben, dass diese Änderung sowohl (Vernunft) als auch (Vernunft) helfen kann. Diese Änderung wird am (Datum) wirksam.

• Wir freuen uns, Sie am (Datum) um (Uhrzeit) zu einer (Schulungsart) Tagung einzuladen. Diese Konferenz findet am (Ort) statt. Der Zweck dieser Schulung ist (Beschreibung des Schulungszwecks).

• Ich schreibe Ihnen, um Sie vor (Beschreibung der Warnung) zu warnen. Diese Informationen sind wichtig, weil (Grund).

4. Erstellen Sie einen Aufruf zum Handeln

Wenn Ihre E-Mail wichtige Informationen enthält, können Sie einen Call-to-Action einfügen, der die Mitarbeiter auffordert, eine Aufgabe zu erledigen, beispielsweise auf eine E-Mail zu antworten oder eine Umfrage auszufüllen. Mithilfe eines Call-to-Action können Sie feststellen, ob jeder Mitarbeiter die E-Mail erhalten hat. Hier sind einige Beispiele für Handlungsaufforderungen in einer E-Mail-Vorlage:

• Bitte antworten Sie bis zum (Datum) auf diese E-Mail, damit ich überprüfen kann, ob Sie diese E-Mail erhalten haben.

• Bitte benachrichtigen Sie die Personalabteilung darüber, dass Sie dieses Schreiben sowohl am (Datum) als auch (Uhrzeit) erhalten haben.

• Nachdem Sie diese E-Mail gelesen haben, füllen Sie bitte die beigefügte Umfrage (Datum) aus.

5. Fügen Sie zusätzliche Informationen hinzu

Fügen Sie alle zusätzlichen Informationen hinzu, die die Mitarbeiter möglicherweise zum Zweck der E-Mail benötigen. Versuchen Sie, spezifische Details anzugeben, damit die Mitarbeiter besser verstehen, wie sich die Informationen in der E-Mail auf sie auswirken. Hier sind einige Beispiele für Themen, die Sie in diesen Abschnitt aufnehmen könnten:

• Materialien, die Mitarbeiter zur Veranstaltung mitbringen können

• Einzelheiten dazu, wie sich ein Führungswechsel auf die Abteilung auswirken kann

• Wie sich Richtlinienänderungen auf das Personal auswirken

6. Fügen Sie einen Abschluss hinzu

Um Ihre E-Mail-Vorlage zu vervollständigen, fügen Sie einen Schlussabschnitt hinzu, in dem Sie dem Leser für seine Zeit danken und Ihren Namen und Ihre Position angeben. Sie können auch einen Satz einfügen, der die Mitarbeiter dazu auffordert, sich bei Fragen oder für weitere Informationen zum Inhalt der E-Mail an Sie zu wenden. Hier sind einige Beispiele, wie Sie den Abschluss formatieren können:

• Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, diesen Brief zu lesen. Bei weiteren Fragen zum Inhalt dieses Beitrags können Sie mich gerne kontaktieren.

• Wenn Sie Fragen zu (Informationen) haben, kontaktieren Sie mich bitte. Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, diesen Brief zu lesen.

• Kontaktieren Sie mich bei weiteren Fragen oder für weitere Informationen zu (Thema). Vielen Dank für Ihre Zeit.

Beispiele für interne E-Mail-Vorlagen

Hier sind einige Vorlagen für verschiedene Arten interner E-Mails:

Newsletter-E-Mail-Vorlage

Hier ist eine interne E-Mail-Vorlage für einen Mitarbeiter-Newsletter:

Betreff: (Firmenname) Newsletter für (Datum)

Lieber (Name des Mitarbeiters),

In dieser E-Mail stellen wir HR-Updates bereit, heben die Leistung der Mitarbeiter hervor und informieren über bevorstehende Unternehmensveranstaltungen im Laufe des Monats. (Datum).

Zunächst möchten wir (Name des Mitarbeiters) für (Details zur Anerkennung) Mitarbeiteranreize für diesen Monat anbieten. (Name des Mitarbeiters) bietet sowohl wertvolle (Fähigkeiten) als auch (Fähigkeiten), die ihnen helfen, in ihrer Rolle erfolgreich zu sein.

Wir haben kürzlich Änderungen bezüglich (Thema) vorgenommen. Die Änderungen betreffen (Beschreibung der Änderung) und treten in Kraft (Datum).

Abschließend möchten wir noch Informationen zu einer bevorstehenden Veranstaltung zu (Thema) hinzufügen. Der Zweck dieser Veranstaltung ist (Beschreibung des Zwecks) und findet am (Datum) um (Zeitpunkt der Veranstaltung) statt.

Bitte kontaktieren Sie mich, wenn Sie Fragen zum Inhalt dieses Schreibens haben. Vielen Dank für Ihre Zeit und wir hoffen, dass Sie einen wundervollen Monat haben.

Aufrichtig,
(Vollständiger Name)
(Berufsbezeichnung)

E-Mail-Benachrichtigungsvorlage

Hier ist die interne E-Mail-Vorlage für die E-Mail-Benachrichtigung:

Thema: (Name des Unternehmens) Bedenken hinsichtlich der Sicherheit am Arbeitsplatz in Bezug auf (Thema)

Lieber (Name des Mitarbeiters),

Ich schreibe, um Sie vor (Thema) zu warnen. Es ist wichtig, diese Warnung zur Kenntnis zu nehmen, damit Sie (Begründung) können.

Damit ich sicherstellen kann, dass Sie diese E-Mail rechtzeitig erhalten, antworten Sie bitte auf (Datum).

Diese Warnung kann aus folgendem Grund Auswirkungen auf Ihre Abteilung haben: Wenn Sie Fragen zu dieser Warnung haben oder Hilfe benötigen, antworten Sie bitte auf diese E-Mail. Vielen Dank für Ihre Zeit.

Aufrichtig,
(Vollständiger Name)
(Berufsbezeichnung)

Vorlage für einen Firmenevent-Brief

Hier ist eine interne E-Mail-Vorlage für die Ankündigung einer Firmenveranstaltung:

Betreff: (Name des Unternehmens) Veranstaltung am (Datum) am (Ort)

Lieber (Name des Mitarbeiters),

Wir möchten Sie herzlich zur Teilnahme einladen (Name der Veranstaltung). Die Veranstaltung findet am (Datum) um (Uhrzeit) statt. Veranstaltung am (Ort). Der Zweck dieser Veranstaltung ist (kurze Beschreibung des Veranstaltungszwecks).

Bitte antworten Sie bis zum (Datum) auf diese E-Mail, damit ich einen Platz für Sie bei der Veranstaltung reservieren kann.

Es ist wichtig zu beachten, dass es sich hierbei um eine Veranstaltung (obligatorisch/nicht obligatorisch) für die Anwesenheit der Mitarbeiter handelt. Wenn Sie kommen möchten, bringen Sie bitte (Materialbeschreibung) mit.

Wenn Sie Fragen haben oder weitere Informationen zur Veranstaltung wünschen, kontaktieren Sie mich bitte. Vielen Dank für Ihre Zeit.

Mit besten Grüßen,
(Vollständiger Name)
(Berufsbezeichnung)

E-Mail-Vorlage für interne Änderungen

Hier ist eine Vorlage für einen internen Brief über Änderungen:

Betreff: (Name des Unternehmens) Update zu (Thema)

Lieber (Name des Mitarbeiters),

Ich kontaktiere Sie heute, um Sie über eine kürzliche Änderung in (Beschreibung der Änderung) zu informieren. Der Zweck dieser Änderung ist (kurze Beschreibung des Zwecks). Diese Änderung wird am (Datum) wirksam.

Nachdem Sie diese E-Mail gelesen haben, antworten Sie bitte innerhalb von (Datum), damit ich sicherstellen kann, dass Sie diese E-Mail rechtzeitig erhalten.

Wir glauben, dass sich diese Änderung positiv auf Ihre Abteilung auswirken wird, weil (Grund) sowie (Grund).

Vielen Dank, dass Sie diesen Brief gelesen haben. Bei Fragen zu dieser Änderung kontaktieren Sie mich bitte.

Aufrichtig,
(Vollständiger Name)
(Berufsbezeichnung)