3 Rollen, die Teilnehmer in Meetings spielen können • BUOM

Bei Meetings mit mehreren Teilnehmern ist es wichtig, dass jeder die Erwartungen an die Teilnahme versteht, um die Meetings produktiv zu halten. Es gibt drei wichtige Rollen der Beteiligung, die das Ergebnis einer Besprechung beeinflussen können. Das Verständnis dieser Rollen kann effektive Besprechungen gewährleisten. In diesem Artikel sprechen wir über Besprechungsteilnehmer, einschließlich ihrer Teilnahme an Besprechungen und den Vorteilen der Zuweisung von Rollen an Teilnehmer.

Was bedeutet es, an einem Meeting teilzunehmen?

Ein Teilnehmer ist ein Mitarbeiter, der bei der Besprechung anwesend ist und nicht die Rolle des Leiters, Protokollanten oder Zeitnehmers übernimmt. Der Teilnehmer ist mehr als nur Zuschauer. Ihre Teilnahme ist entscheidend für den Erfolg des Treffens, da sie einen Beitrag leisten und Fragen und Ideen präsentieren können. Daher ist es für die Teilnehmer wichtig zu wissen, was bei dem Treffen von ihnen erwartet wird.

3 Rollen für Besprechungsteilnehmer

Je nach Geschäft und Zweck des Meetings können die Rollen der Teilnehmer variieren, es gibt jedoch mehrere grundlegende Verantwortlichkeiten bei der Teilnahme an einem Meeting. Hier sind die drei Hauptrollen für Besprechungsteilnehmer:

1. Vorbereiteter Kollege

Bevor die Besprechung beginnt, lesen und verstehen die Teilnehmer die Tagesordnung der Besprechung. Dadurch können sie sich darauf vorbereiten, was der Zweck des Treffens ist und wie sie zur Erreichung dieses Zwecks beitragen können. Nach Durchsicht der Tagesordnung können die Teilnehmer mögliche Fragen planen und aufschreiben. Wenn auf der Tagesordnung etwas fehlt, das wichtig sein könnte, kann sich ein Teilnehmer vor der Besprechung an den Besprechungsleiter wenden, um es auf die Tagesordnung zu setzen.

2. Diskussionsteilnehmer

Während des Meetings hören die Teilnehmer aufmerksam zu, stellen Fragen und bringen ihre Ideen in die Diskussionen ein. Da es bei Besprechungen häufig um Probleme geht, die das Team lösen möchte, können die Teilnehmer ihre eigenen Erfahrungen austauschen, um anderen Teammitgliedern zu einem besseren Verständnis des Problems und seiner möglichen Lösungen zu verhelfen. Durch eine durchdachte Beteiligung am Gespräch können die Teilnehmer dazu beitragen, neue Perspektiven zu entwickeln, was zu einem lebhaften und produktiven Meeting führt.

Eine weitere Möglichkeit, wie Teilnehmer zum Meeting beitragen können, besteht darin, eine positive Atmosphäre aufrechtzuerhalten. Indem die Teilnehmer aufmerksam zuhören, anderen Teilnehmern Gelegenheit zum Reden geben und andere Ideen einbringen, können sie ihren Kollegen das Gefühl geben, wertgeschätzt zu werden. Dies kann alle dazu ermutigen, einen Beitrag zu leisten, was zu besseren und konstruktiveren Diskussionen führen kann.

3. Ideengenerator

Um die Ziele des Meetings zu erreichen, ist es wichtig, dass die Teilnehmer ihre Ideen einbringen. Zusätzlich zur Diskussion ihrer Erfahrungen im Zusammenhang mit dem Besprechungsthema können die Teilnehmer Lösungen oder alternative Ansätze vorschlagen, die andere Teammitglieder berücksichtigen können. Sie können sich auch freiwillig melden, um an der von ihnen vorgeschlagenen Lösung zu arbeiten, und die Zeit des Treffens nutzen, um eine Arbeitsgruppe zu bilden, die sich dieser Arbeit widmet.

Vorteile der Rollenzuweisung an Besprechungsteilnehmer

Wenn jeder in der Besprechung eine Rolle spielt, kann er besser darauf vorbereitet sein, den Diskussionen in der Besprechung zuzuhören und sie zu verstehen. Hier ist eine Liste der zusätzlichen Vorteile:

• Verbesserter Fokus: Eine klar definierte Rolle kann den Mitarbeitern helfen, sich auf die Ziele des Meetings zu konzentrieren. Wenn ein Mitarbeiter beispielsweise weiß, dass er weder für die Zeiterfassung noch für die Leitung verantwortlich ist, kann er sich auf die Fragen und Ideen konzentrieren, die er einbringen kann.

• Verbesserte Zusammenarbeit: Wenn die Teilnehmer ihre Rollen kennen, fällt es ihnen möglicherweise leichter, zusammenzuarbeiten. Wenn Teilnehmer beispielsweise wissen, dass in einer Besprechung mehrere Themen besprochen werden müssen, können sie dem Zeitnehmer dabei helfen, sicherzustellen, dass für jedes Thema genügend Zeit zur Verfügung steht.

• Mehr Standpunkte: Wenn die Hauptaufgabe der Teilnehmer darin besteht, ihre Gedanken und Erfahrungen auszutauschen, tragen sie dazu bei, die Bandbreite der Standpunkte im Meeting zu erweitern. Es kann auch normalerweise zurückhaltende Mitarbeiter dazu ermutigen, sich an der Diskussion zu beteiligen.

• Erhöhte Effizienz: Wenn die Teilnehmer ihre Rollen im Meeting im Voraus kennen und vorbereitet sind, kann dies dazu beitragen, den Zeitaufwand für die Zuweisung von Rollen und die Beantwortung unwesentlicher Fragen zu reduzieren. Dies kann dazu beitragen, dass das Meeting produktiv bleibt.

Sollen alle Teilnehmer an Besprechungen teilnehmen?

Jedes Teammitglied bringt seine einzigartigen Fähigkeiten und Perspektiven in das Meeting ein. Je mehr Personen beteiligt sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass das Team alle Aspekte des Problems betrachtet und zu einer produktiven Schlussfolgerung kommt. Bei der Entscheidung über eine Teilnahme können sich Besprechungsteilnehmer an den Besprechungsleiter wenden.

Weitere Tipps zur Teilnahme an Meetings

Hier sind einige andere Möglichkeiten, wie Teilnehmer ihre Zeit in einem Meeting verbessern können:

• Machen Sie sich Notizen: Obwohl ein Diktiergerät Besprechungsnotizen aufzeichnen kann, kann es für einen Teilnehmer hilfreich sein, eigene Notizen zu machen, um den Überblick über seine Ideen zu behalten. Sie können ihre Notizen nach der Besprechung mit anderen Teilnehmern vergleichen, um sicherzustellen, dass sie das gleiche Verständnis für die Schlussfolgerung haben.

• Hören Sie aktiv zu: Wenn jemand anderes in einer Besprechung spricht, kann ein Teilnehmer ihm das Gefühl geben, wertgeschätzt zu werden, indem er aufmerksam ist, indem er nickt, Blickkontakt herstellt und mündliche Bestätigungen macht. Wenn sich jemand engagiert fühlt, ist es wahrscheinlicher, dass er seine Ideen teilt.

• Rollenspiel: Auf Wunsch des Meetingleiters können die Teilnehmer zum Meeting beitragen, indem sie so tun, als wären sie Kunden des Unternehmens. Dies kann dem Team beim Brainstorming kreativer Ansätze zur Verbesserung des Kundenservice helfen.

• Probieren Sie verschiedene Rollen aus: Um Erfahrung und Perspektive zu gewinnen, kann dies den Teilnehmern helfen, in Meetings verschiedene Rollen einzunehmen. Dies kann ihnen helfen, die Arbeit ihrer Kollegen besser zu verstehen und mögliche Verbesserungen zu erkennen, um produktive Besprechungen sicherzustellen.

• Feedback anfordern: Nach einem Meeting können Teilnehmer den Meetingleiter um Feedback zu ihren Beiträgen bitten. Sie könnten fragen, ob ihre Fragen produktiv waren, ob sie den anderen Teilnehmern genügend Zeit zum Reden gegeben haben oder welche persönlichen Verbesserungen sie für das nächste Treffen vornehmen können.

• Nachbereitung: Wenn die Besprechungsteilnehmer besonders engagiert sind, kann es hilfreich sein, bestimmte Ideen noch einmal durchzugehen, für deren vollständige Auseinandersetzung das Team im Moment keine Zeit hatte. Dies kann dazu beitragen, dass alle Themen und Ideen die Aufmerksamkeit erhalten, die sie verdienen.