3 Gründe, warum Dokumentation wichtig ist • BUOM
5. September 2021
Die Aufrechterhaltung eines organisierten, genauen und konsistenten Dokumentationssystems am Arbeitsplatz ist notwendig und vorteilhaft. Wenn Sie der Dokumentation eine Priorität einräumen, insbesondere wenn es um die Personalabteilung eines Unternehmens geht, können Sie Streitigkeiten entschärfen, bei Bedarf Ressourcen bereitstellen und wichtige Fragen zum Unternehmen beantworten. In diesem Artikel besprechen wir, warum Dokumentation wichtig ist und wie wir den Dokumentationsprozess verbessern können.
Was ist Dokumentation?
Unter Dokumentation versteht man eine Reihe von Aufzeichnungen, die Fachleute oder Unternehmen aufbewahren, um Beweise oder Informationen bereitzustellen, die für fundierte Entscheidungen verwendet werden können. Am Arbeitsplatz werden Aufzeichnungen über Beschäftigung, Unternehmensaktivitäten und Ereignisse gemäß den gesetzlichen Vorschriften und Unternehmensrichtlinien geführt.
Zu den besten HR-Praktiken gehört die Führung sowohl formeller als auch informeller Aufzeichnungen über Beschäftigungsereignisse. Dies kann Folgendes umfassen:
Aktionen
Beiträge
Disziplinarische Maßnahmen
Kontroverse
Untersuchungen
Leistungsbeurteilung
Verstöße gegen die Regeln
Durch die Führung umfangreicher Aufzeichnungen kann die Personalabteilung einen schriftlichen Verlauf der Ereignisse führen. Die Dokumentation kann dem Management bei Mitarbeiterbeförderungen, Disziplinarmaßnahmen, Gehaltserhöhungen und Kündigungen Orientierung geben. Die Dokumentation sollte immer sachlich sein und Verständnis zeigen, ohne sich auf die Meinungen anderer zu verlassen.
In Verbindung gebracht: So dokumentieren Sie Arbeitsplatzprozesse (anhand einer Vorlage)
Warum ist Dokumentation wichtig?
Obwohl es viele Gründe gibt, warum die Aufrechterhaltung eines konsistenten, organisierten Dokumentationssystems Ihnen und Ihrem Unternehmen zum Erfolg verhelfen kann, sind hier drei Hauptkategorien zu berücksichtigen:
1. Zeigt Professionalität
Die Dokumentation zeigt sowohl Mitarbeitern als auch Kunden, dass Sie sich für den Schutz kritischer Informationen einsetzen und sich dafür einsetzen, Stakeholdern bei Bedarf sachliche Informationen zur Verfügung zu stellen. Die Praxis, genaue Aufzeichnungen zu führen, bietet an sich einen zugänglichen und überschaubaren Rahmen für die Problemlösung, der allen zugute kommt.
2. Dies ist ein nützlicher Leitfaden zur Produktivität
Die Dokumentation Ihrer Prozesse sorgt für Konsistenz, Effizienz und Standardisierung. Dies ermöglicht es jedem, der ihnen folgt, sein Bestes zu geben und sich über seine Erwartungen im Klaren zu sein. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, jedes Ihrer Verfahren Schritt für Schritt zu dokumentieren, sparen Sie auf lange Sicht Zeit und Geld. Diese Dokumentation sollte auch die Mission des Unternehmens umfassen Sichtdie Rollen und Verantwortlichkeiten für jede Position und alle anderen Erwartungen der Menschen, die Ihrem Unternehmen beitreten.
Sobald Sie festgelegt haben, was für das Unternehmen wichtig ist und wie Sie Ziele erreichen können, wird Ihre gesamte Gruppenarbeit fokussierter und fokussierter. Dadurch können Ihre Mitarbeiter Ziele schneller und einfacher erreichen.
3. Das Geschäft kann profitabler sein
Die Dokumentation von Informationen und Prozessen spart den Mitarbeitern Zeit, indem Antworten auf Fragen in einer zugänglichen Form bereitgestellt werden. Mitarbeiter verbringen möglicherweise mehr Zeit mit der Arbeit als mit der Lösung von Problemen für sich selbst oder ihre Kollegen. Wenn Unternehmen Verfahren dokumentieren, können sie effizienter arbeiten.
In Verbindung gebracht: Was ist Projektdokumentation? (mit Tipps)
Formelle und informelle Dokumentation
Während Beschäftigungsunterlagen formell sein müssen, können andere Unterlagen informell sein. Eine Führungskraft kann beispielsweise die Gespräche, die sie das ganze Jahr über mit Mitarbeitern geführt hat, nach dem Zufallsprinzip aufzeichnen, um mit ihnen in Einzelgesprächen deren Ziele, Projekte oder Arbeitsmoral zu besprechen.
Zur informellen Dokumentation können auch Notizen oder Briefe in der Personalakte des Mitarbeiters gehören. Wenn ein Mitarbeiter einen Vorschlag aufschreibt und an das Management weiterleitet, kann er ihn zum späteren Nachschlagen speichern. E-Mail- und Online-Kommunikation zwischen Büros können bei Bedarf auch zur informellen Dokumentation dienen.
Im Gegensatz dazu folgt die formelle Dokumentation bestimmten vom Unternehmen festgelegten Standards und Konventionen sowie formellen HR-Verfahren. Die Unterschiede zwischen den beiden Typen verdeutlichen, warum eine vollständige Dokumentation so wichtig ist.
So führen Sie die Personaldokumentation ordnungsgemäß
Die Führung von Mitarbeiterunterlagen ist eine der wichtigsten Aufgaben der Personalabteilung. Auch wenn die Anforderungen Ihres Unternehmens unterschiedlich sein können, sollte eine aussagekräftige Personalakte des Mitarbeiters die folgenden Informationen über den Mitarbeiter enthalten, ist aber nicht darauf beschränkt:
Wenn einem Mitarbeiter gekündigt wird oder das Unternehmen aus einem anderen Grund verlässt, sollte die Personalabteilung die Dokumentation mit dem Mitarbeiter fortsetzen:
Versicherungsinformation
Informationen zum Restgehalt
Beispiele für andere Dokumentationen als HR
Bei der Dokumentation geht es nicht nur um Mitarbeiterunterlagen und Managementpraktiken. Es kann auch Elemente enthalten wie technische Eigenschaften, Anforderungen, Geschäftslogik und Unternehmensrichtlinien. Hier einige Beispiele für Branchendokumentation:
1. Softwareentwicklung
Software-Entwicklung Dies ist eine der Branchen, in denen Dokumentation wichtig ist. Ganz gleich, ob es sich um ein kleines Team oder einen großen Konzern handelt, an Softwareentwicklungsprojekten sind oft viele Menschen beteiligt. Somit gewährleistet eine ordnungsgemäße technische Dokumentation eine qualitativ hochwertige Ausführung der Aufgaben.
Designdokumentation in der Softwareentwicklung kann:
Definieren Sie ein Projekt
Beschreiben Sie, wie das Produkt aussehen soll
Legen Sie Codierungsstandards fest
Skizzieren Sie Styleguides und Designvorlagen
Teststandards formulieren
Bestimmen Sie den Prüfgegenstand
Testergebnisse dokumentieren
Geben Sie Anweisungen zur Installation, Verwendung und Wartung des Produkts.
In einer Branche wie der Softwareentwicklung muss die Dokumentation umfassend sein, da Fehler zu Lücken zwischen denjenigen führen, die Zugriff auf die Informationen haben. Wenn Stakeholder beispielsweise das Produkt nicht vollständig verstehen, haben sie möglicherweise andere Erwartungen an das Produkt als die, die die Ingenieure zu liefern versuchen. Durch die Dokumentation werden nicht nur relevante Informationen klar kommuniziert, sondern auch Fehler und Missverständnisse vermieden.
2. Computersystemverwaltung
Unter Systemdokumentation versteht man eine Lösung, die als Referenz für zukünftige Software- und Hardware-Upgrades oder Wartungsarbeiten dient. Mit anderen Worten: Es beschreibt die Fähigkeiten und Anforderungen der Software und informiert die Leser über die Funktionalität der Software. Die Systemdokumentation ist technischer als andere Dokumentationsformen, da sie Aspekte umfasst wie:
Testdokumentation
Dokumentation des Quellcodes
API-Dokumentation
Dokumentation der Softwarearchitektur
Lösungsanleitung für fortgeschrittene Benutzer
Unter Benutzerdokumentation versteht man im Bereich der Systemdokumentation Informationen, die für einen Nicht-IT-Benutzer leicht verständlich sind. Zu den Arten der Benutzerdokumentation gehören Benutzerhandbücher, Tutorials, Installationshandbücher und Versionshinweise.
3. Forschung
Um Recherchen durchzuführen und über Ihre Ergebnisse zu schreiben, müssen Sie ein Argument vorlegen und untermauern. Es ist von entscheidender Bedeutung, Ihre Forschung zu dokumentieren und diejenigen zu würdigen, auf deren Ideen Sie aufgebaut haben. Gründe für die Dokumentation Ihrer Forschung können sein:
Nennung oder Link zum ursprünglichen Ersteller oder Autor
Stellen Sie die Quellen zur Verfügung, die Sie bei Ihrer Recherche verwendet haben
Ermöglichen Sie Ihren Lesern, Ihrer Recherche zu folgen
Ermöglichen Sie anderen, die Vollständigkeit und Richtigkeit Ihrer Recherche zu überprüfen
Transparenz, Ehrlichkeit und Vertrauen vermitteln, um Plagiate zu vermeiden
Ein Teil des Seins professioneller Forscher Führt eine schriftliche, akustische und visuelle Dokumentation Ihrer Forschung durch. Dazu gehört die Aufzeichnung ihrer Hypothesen, Ergebnisse, Fragen und Schlussfolgerungen. Wissenschaftler müssen auch Daten sammeln, um sie zu analysieren – eine Form der Dokumentation. Darüber hinaus möchten Wissenschaftler möglicherweise das Experiment wiederholen, um zu sehen, ob sich die Testergebnisse abhängig von einer bestimmten Variablen ändern. Um ein Experiment genauso wie zuvor zu wiederholen, benötigen sie eine Dokumentation des vorherigen Experiments oder des ursprünglichen Wissenschaftlers.
Diejenigen, die an der wissenschaftlichen Forschung beteiligt sind, benötigen präzise Anweisungen zum Testen von Hypothesen, zum Wiederholen von Experimenten, zum Erhalten von Ergebnissen und zum Veröffentlichen dieser. Ohne eine ordnungsgemäße Dokumentation der Forschung hätten wir nicht die fortschrittlichen Technologien, Medikamente und landwirtschaftlichen Praktiken, die wir heute genießen.
Folgen einer fehlerhaften Dokumentation
In vielen Branchen ist eine sorgfältige Dokumentation auf eine bestimmte Art und Weise erforderlich. Wenn Organisationen es versäumen, organisierte Aufzeichnungen zu führen, kann dies folgende Konsequenzen haben:
Aktuelle Schecks
Falsche Abrechnung
Ineffizienz für das Mitarbeiterwachstum
Einkommensverlust
Kompromittierte Sicherheit
Dokumentation dient in allen Organisationen der Aufzeichnung vielfältiger Informationen. Unabhängig von Ihrem Karriereweg ist es wichtig zu verstehen, welche Rolle die Dokumentation in der Belegschaft spielt und wie Sie von der Führung organisierter Aufzeichnungen in Ihrer Karriere profitieren können.
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