29 nützliche Sätze für den Kundenservice • BUOM

Die Arbeit im Kundenservice kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn Sie mit Kunden mit den unterschiedlichsten Bedürfnissen und Problemen arbeiten. Guter Kundenservice bedeutet oft, zu wissen, was man sagen soll und wie man es am besten ausdrückt. Erfahrene Kundendienstmitarbeiter sind häufig mit Phrasen oder Formulierungen vertraut, die in verschiedenen Situationen nützlich sind. In diesem Artikel erklären wir, was Kundendienstphrasen sind, und bieten eine Liste mit Antworten, einschließlich Möglichkeiten, die Bedenken der Kunden anzuerkennen und ihnen ein positiveres Erlebnis zu bieten.

Was sind Kundendienstphrasen?

Kundendienstphrasen sind Wörter, die Kundendienstmitarbeiter regelmäßig verwenden, wenn sie mit Kunden interagieren. Diese Interaktionen können telefonisch, online oder persönlich erfolgen. Einige Ausdrücke sind eher auf bestimmte Umstände anwendbar, während andere unabhängig von der Umgebung nützlich sind. Die meisten Kundendienstformulierungen haben das Ziel, dem Kunden das Gefühl zu geben, verstanden zu werden. Wenn ein Kunde ein Problem hat, können diese Sätze ihm auch sagen, wie Sie das Problem lösen wollen.

29 Kundenservice-Sätze

Hier sind einige Kundendienstbegriffe, die nützlich sein können, wenn Sie im Kundendienst arbeiten:

1. Vielen Dank für Ihren Anruf (Firma). Dies ist (Name). Wie kann ich dir helfen?

Dies ist eine großartige Eröffnungsrede, wenn Sie den Kundenservice per Telefon anbieten. Dadurch weiß der Kunde, dass er am richtigen Ort ist, wer Sie sind und dass Sie hier sind, um zu helfen.

2. Wie kann ich Ihnen heute helfen?

Dies ist ein nützlicher Satz, um jede Kundeninteraktion zu beginnen, sei es persönlich, online oder telefonisch. Sie können „Hilfe“ anstelle von „Hilfe“ verwenden, wenn Sie lockerer klingen möchten, aber so oder so sagen Sie dem Kunden, dass Sie hören möchten, was seine Bedürfnisse sind.

3. Wie möchten Sie am liebsten angesprochen werden?

Diese Frage ist zu Beginn Ihres Gesprächs mit dem Kunden am nützlichsten und hilft Ihnen zu verstehen, wie der Kunde angesprochen werden möchte. Dies kann der Fall sein, wenn sie möchten, dass Sie sie mit ihrem persönlichen Vor- und Nachnamen ansprechen, oder wenn die Verwendung ihres Vornamens akzeptabel ist. Es kann auch dabei helfen, den bevorzugten Spitznamen des Kunden zu ermitteln oder festzustellen, ob der Kunde Pronomen hat, die er angeben möchte.

4. Auf jeden Fall.

Die Verwendung des Wortes „auf jeden Fall“ oder eines anderen positiven und bestätigenden Wortes kann während Ihres Gesprächs mit dem Kunden hilfreich sein. Das zeigt ihnen, dass Sie zuhören, dass Sie anerkennen, was sie gesagt haben, und dass Sie eine positive Einstellung haben.

5. Ich helfe gerne.

Dieser Satz ist auch bei der Interaktion mit Kunden nützlich, da er ihnen zeigt, dass Sie es nicht als Belastung oder Unannehmlichkeit empfinden, ihnen zu helfen. Wenn Sie dem Kunden dies sagen und es ernst meinen, wird er das Gefühl haben, dass Sie ihm wirklich helfen wollen.

6. Soweit ich weiß, ist das Problem, mit dem Sie konfrontiert sind, (Umschreibungsproblem).

Es ist aus mehreren Gründen hilfreich, das Problem des Klienten neu zu formulieren. Erstens zeigt es ihnen, dass Sie zugehört haben, als sie ihr Problem erklärt haben. Zweitens ermöglicht es ihnen, Sie zu korrigieren, wenn Sie das Problem falsch verstanden haben.

7. Wenn Sie können (Kundenaktion), dann kann ich es (Kundendienstaktion).

Wenn Sie Kundenservice anbieten, ist es manchmal erforderlich, dass der Kunde etwas tut, um ihm helfen zu können. Wenn Sie beispielsweise einem Kunden bei der Lösung eines technischen Problems helfen, müssen Sie ihn möglicherweise bitten, etwas aus der Steckdose zu ziehen oder ein Kabel einzustecken. Indem Sie erklären, warum es für sie wichtig ist, diese Maßnahmen zu ergreifen, damit Sie etwas tun können, zeigen Sie, dass Sie bereit sind zu helfen.

8. Was ich tun werde, ist (Aktion).

Dies können Sie einem Kunden sagen, wenn Sie wissen, dass Sie das Problem verstehen und eine Idee haben, wie es gelöst werden kann. Es teilt dem Kunden mit, dass Sie für ihn zur Verfügung stehen, und liefert ihm detaillierte Informationen darüber, wie sein Problem gelöst werden kann.

9. Hier ist eine Möglichkeit, dieses Problem zu lösen.

Manchmal gibt es mehrere Möglichkeiten, ein Problem zu lösen. Sie können diesen Satz sagen, wenn Sie dem Kunden eine Möglichkeit anbieten, ein Problem zu lösen, damit er versteht, dass es andere Möglichkeiten gibt, wenn ihm diese Lösung nicht gefällt.

10. Ich habe Ihre früheren Mitteilungen an unser Team gelesen.

Dieser Satz ist besonders nützlich für Online- oder Telefoninteraktionen, da viele Kundendienstteams in diesen Umgebungen über Aufzeichnungen früherer Interaktionen mit dem Kunden verfügen. Dies zeigt dem Kunden, dass Sie über seine Situation nachgedacht haben, sodass er nicht das Gefühl hat, alles noch einmal erklären zu müssen.

11. Ich weiß es nicht, aber ich werde es herausfinden.

Einem Kunden gegenüber zuzugeben, dass Sie etwas nicht wissen, mag ungewöhnlich erscheinen, aber es kann tatsächlich den Respekt des Kunden für Sie steigern, wenn Sie es zugeben, obwohl Sie sich nicht sicher sind, aber bereit sind, die Recherche für ihn zu übernehmen. Es ist besser, als so zu tun, als wüsste man die Antwort, obwohl man es wirklich nicht weiß.

12. Ich werde herausfinden, was passiert, und mich bei Ihnen melden (Datum oder Uhrzeit).

Manchmal können Sie dem Kunden keine sofortige Antwort geben, deshalb möchten Sie, dass er weiß, wie Sie die Antwort erhalten möchten und wann Sie damit rechnen müssen. Dieser Satz sagt dem Käufer, was Ihr Plan ist und dass Sie sich verpflichten, ihm bis zu einem bestimmten Zeitpunkt zu erklären, was Sie gelernt haben.

13. Dies wird festgelegt (Datum oder Uhrzeit).

Dieser Satz ist nützlich, wenn Sie wissen, wann ein Problem behoben wird, beispielsweise wenn ein Techniker etwas reparieren muss oder ein Ersatzartikel verschickt wird. Dies gibt dem Kunden mehr Vertrauen, dass sein Problem gelöst wird, als wenn ihm einfach gesagt wird, dass es ohne Termininformationen gelöst werden wird.

14. Ich verweise Sie an (Fach- oder Führungskraft).

Manchmal müssen Sie den Anruf eines Kunden an eine andere Person weiterleiten, um sein Problem zu lösen. Dieser Satz sagt ihnen, was sie erwartet, damit sie nicht überrascht sind, wenn Sie sie verlegen. Wenn Sie Kundenservice per E-Mail anbieten, können Sie sagen: „Ich leite Ihre E-Mail an (Spezialisten oder Manager) weiter.“ Wenn Sie einem Kunden persönlich helfen, können Sie einfach anbieten, Ihren Vorgesetzten zu holen.

15. Ist es in Ordnung, wenn ich dich für kurze Zeit behalte?

So wie Sie einem Kunden mitteilen, dass Sie ihn versetzen werden, teilen Sie ihm auch mit, dass Sie die Versetzung auf Eis legen, damit er weiß, was Sie vorhaben. Darüber hinaus kann der Kunde Ihnen durch die Frage, ob alles in Ordnung ist, mitteilen, ob er nicht warten kann oder ob es einen Grund gibt, warum er mit dem Warten in der Warteschleife nicht einverstanden ist.

16. Ich verstehe, dass dies eine schwierige Situation ist.

Dieser Satz kann bei verärgerten Kunden nützlich sein, die ein Problem lösen möchten, da er ihnen zeigt, dass Sie Verständnis für ihre Situation haben. Indem Sie dies sagen, erkennen Sie an, dass es sich um eine schwierige Situation handelt, die einem verärgerten Kunden manchmal helfen kann, sich zumindest ein wenig zu beruhigen.

17. Ich entschuldige mich für die Unannehmlichkeiten.

Dieser Satz ist einer der wichtigsten im Kundenservice, da er die Verantwortung für das Problem übernimmt, mit dem der Kunde konfrontiert ist. Sie sagen ihnen nicht, dass Sie schuld sind, sondern entschuldigen sich einfach im Namen Ihres Arbeitgebers.

18. Das ist jetzt nicht möglich, aber was ich tun kann, ist (alternative Lösung).

Manchmal wünschen sich Kunden eine Lösung für ihr Problem, die Sie nicht anbieten können. Möglicherweise kann Ihr Unternehmen nicht das tun, was der Kunde möchte, oder es gibt andere Gründe, warum dies nicht möglich ist. Seien Sie ehrlich, dass Ihnen das nicht gelingt, aber indem Sie sofort eine andere Lösung anbieten, zeigen Sie dem Kunden, dass Sie sein Problem wirklich lösen möchten.

19. Ich verstehe, warum du das willst.

Dieser Satz ist nützlich, um zu bestätigen, dass klar ist, was der Kunde angegeben hat. Dadurch fühlt sich der Käufer verstanden und baut eine gewisse Beziehung zu ihm auf.

20. Es tut mir leid zu hören, dass Sie so denken.

Dies ist ein häufig verwendeter Kundendienstausdruck, daher ist es wichtig, ihn nicht zu oft zu verwenden. Es kann jedoch hilfreich sein, auf einen verärgerten oder verärgerten Kunden zu reagieren und zu versuchen, die Interaktion in Richtung einer Lösung zu lenken und gleichzeitig seine Gefühle anzuerkennen.

21. Wir finden eine Lösung.

Diese Aussage sollte nur verwendet werden, wenn Sie wissen, dass eine Lösung des Kundenproblems möglich ist. Wenn ein Kunde beispielsweise eine Dienstleistung wünscht, die Ihr Unternehmen für einen sehr geringen Geldbetrag anbietet, können Sie ihn möglicherweise nicht zufriedenstellen. Wenn ein Kunde jedoch darüber verärgert ist, dass ein Produkt, das er bei Ihrem Arbeitgeber gekauft hat, nicht ordnungsgemäß funktioniert, wird Ihr Unternehmen wahrscheinlich bestrebt sein, eine Lösung zu finden, auch wenn dies mit zusätzlichem Aufwand verbunden ist.

22. Ich werde dafür sorgen, dass das Problem schnell für Sie gelöst wird.

Dieser Satz nimmt dem Kunden die Sorgen, indem Sie ihm sagen, dass Sie sein Problem so lange weiterverfolgen werden, bis es gelöst ist. Dies ist ein nützlicher Ausdruck, wenn Sie an einem Problem arbeiten und später zum Kunden zurückkehren müssen.

23. Wir können Ihnen dabei auf jeden Fall helfen.

Dies ist ein positiver Ausdruck, den Sie an jedem Punkt Ihrer Kundendienstinteraktion verwenden können, wenn dies sinnvoll ist. Dies kann genutzt werden, wenn ein Kunde einen Neukauf tätigen möchte oder eine Lösung für ein Problem benötigt. Dadurch wird dem Klienten signalisiert, dass er auf jeden Fall Hilfe bekommen wird.

24. Vielen Dank für Ihr Verständnis.

Diese Aussage ist besonders hilfreich, wenn der Klient sich mit dem Problem auseinandergesetzt hat und geduldig war. Dies zeigt ihnen, dass Sie es zu schätzen wissen, dass sie Sie und Ihr Unternehmen verstehen, während Sie an der Lösung ihres Problems arbeiten.

25. Vielen Dank, dass Sie uns über dieses Problem informiert haben.

Dieser Satz ist nützlich, wenn Ihnen ein Kunde von einem Problem erzählt hat, das möglicherweise andere Kunden betreffen könnte. Dies kann dem Kunden das Gefühl geben, dass sein Feedback nicht nur für die Lösung seines eigenen Problems, sondern vielleicht auch für andere nützlich ist.

26. Ich schätze Ihr Feedback.

Wenn Sie einem Kunden sagen, dass Sie sein Feedback schätzen, egal ob positiv oder negativ, zeigen Sie ihm, dass Sie gehört haben, was er zu sagen hat, und implizieren, dass Sie dieses Feedback nutzen werden. Dies kann nützlich sein, wenn ein Kunde das Gefühl haben möchte, dass sein Feedback einen Unterschied in der Arbeitsweise Ihres Unternehmens machen kann.

27. Wie kann ich Ihnen sonst noch helfen?

Es ist wichtig, diese Frage gegen Ende der Kundeninteraktion zu stellen. Dies ermöglicht es dem Kunden, alles andere anzuheben, bei dem er möglicherweise Hilfe benötigt. Es zeigt dem Käufer auch, dass Sie die Interaktion nicht überstürzen, sondern bereit sind, sich alles anzuhören, was er braucht.

28. Bitte rufen Sie noch einmal an, wenn Sie noch etwas benötigen.

Dies ist auch am Ende eines Anrufs nützlich und kann auf verschiedene Arten für persönliche und Online-Interaktionen geändert werden. Dies zeigt dem Kunden, dass Ihr Unternehmen sich für seine Hilfe einsetzt und dass er sich bei Bedarf erneut an Sie wenden kann.

29. Vielen Dank für Ihren Anruf (oder Ihr Kommen).

Dies ist ein toller Satz, um eine Interaktion mit einem Kunden zu beenden, denn er zeigt Ihre Wertschätzung dafür, dass er Sie kontaktiert hat. Es ist ein einfacher Satz, aber er beendet das Gespräch positiv.