28 Tipps zur Verbesserung der Telefonkonferenz-Etikette • BUOM

Telefonkonferenzen können genauso wichtig und produktiv sein wie persönliche Besprechungen, um Teams dabei zu helfen, ihre Arbeitsverantwortung zu verstehen oder an Projekten zusammenzuarbeiten. Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen über internationale Kollegen und Remote-Teammitglieder verfügt oder Sie persönliche Besprechungen einfach durch Telefonkonferenzen ergänzen müssen, ist es wichtig, die richtige Etikette für Telefonkonferenzen zu erlernen. In diesem Artikel werfen wir einen Blick auf 28 Verhaltenstipps für Telefonkonferenzen, die dazu beitragen, dass Ihr nächstes Meeting ein Erfolg wird.

28 Etikette-Tipps für Telefonkonferenzen

Hier sind 28 Tipps für effektive Telefonkonferenzen, unabhängig davon, ob Sie ein Meeting leiten oder daran teilnehmen:

1. Machen Sie die Gruppe überschaubar

Je mehr Personen an einem Anruf teilnehmen, desto schwieriger ist es, ihn produktiv zu gestalten. Denken Sie also an die kleine Gruppe von Kollegen, die Sie für ein Projekt oder eine Diskussion benötigen.

2. Seien Sie vorbereitet

Überprüfen Sie im Voraus alle Ihre Verbindungen, einschließlich des Akkustands aller Geräte, Headsets, Videoelemente oder anderer Technologien, insbesondere wenn Sie neue Geräte oder ein unbekanntes Telefonsystem verwenden. So haben Sie Zeit, etwaige Probleme zu beheben.

3. Haben Sie eine gute Verbindung

Ein Festnetztelefon ist für Gespräche oft stabiler und kostenlos, bei starker Verbindung reicht jedoch auch eine Mobilfunkverbindung aus. Wenn Sie häufig Konferenzgespräche nutzen oder durchführen, sollten Sie Ihren Anbieter nach einer Sprachqualität in High Definition (HD) fragen oder in ein Konferenztelefonsystem investieren.

4. Wählen Sie den richtigen Ort

Ideal ist ein ruhiger, geschlossener Bereich, in dem es keine Ablenkungen gibt und Sie besser mit Hintergrundgeräuschen zurechtkommen.

5. Wissen Sie, wer sich Ihnen anschließen wird

Sehen Sie sich die Liste der Teilnehmer und der eingeladenen Personen an, um Sie bei der Vorbereitung zu unterstützen. Die Atmosphäre bei einem Treffen mit zwei Kollegen kann anders sein als bei einem Telefonat mit 20 Kollegen. Erwägen Sie, zu Beginn der Telefonkonferenz einen Namensaufruf abzuhalten, um zu bestätigen, wer anwesend ist.

6. Legen Sie eine Agenda fest

Eine Agenda hilft allen, beim Thema zu bleiben und gibt eine ungefähre Zeitspanne für jeden Redner oder jede Diskussion an. Teilen Sie die Tagesordnung im Voraus mit und überprüfen Sie sie als Teilnehmer, um sich auf das Meeting vorzubereiten.

7. Teilen Sie eine Erinnerung

Ganz gleich, ob es sich um eine E-Mail, eine Kalenderbenachrichtigung oder eine Erinnerung auf der Messaging-Plattform Ihres Unternehmens handelt, teilen Sie nach der ersten Einladung mindestens einmal Details zur Konferenz mit. Geben Sie Anrufinformationen und -nummern, Tagesordnung, voraussichtliche Dauer des Anrufs sowie Datum und Uhrzeit an, insbesondere wenn Sie Kollegen aus verschiedenen Zeitzonen haben.

8. Melden Sie sich frühzeitig an

Seien Sie der Erste in der Konferenz, wenn Sie eine Konferenz veranstalten, und melden Sie sich ein paar Minuten früher an. Nehmen Sie vor oder während des Kickoffs teil, wenn Sie anwesend sind. Dies zeigt Respekt vor der Zeit aller und verhindert vorzeitige Gesprächsunterbrechungen.

9. Beginnen Sie pünktlich

Geben Sie anderen Anrufern Zeit, sich anzuschließen, aber nicht zu lange, um diejenigen zu respektieren, die zur vereinbarten Zeit hinzugekommen sind. Eine Verzögerung des Beginns eines Meetings kann sich negativ auf die Produktivität auswirken. Wenn Sie also auf Nachzügler stoßen, sollten Sie erwägen, in einer separaten Antwort mitzuteilen, was sie möglicherweise verpasst haben.

10. Stellen Sie sich und andere vor

Legen Sie den Leiter der Telefonkonferenz und etwaige Gastredner fest, indem Sie sich und andere Redner vorstellen. Überlegen Sie auch, wer in der Leitung zuhört, insbesondere wenn es für den Redner wichtig ist zu wissen, wer später im Gespräch seine Meinung äußert. Sagen Sie kurz „Hallo“, sobald Sie vorgestellt werden, damit andere in der Leitung hören können, wie Ihre Stimme klingt. Wenn jemand spricht, ohne sich zu identifizieren, lassen Sie ihn seine Gedanken zu Ende bringen, bevor Sie ihn höflich bitten, seinen Namen zu nennen.

11. Seien Sie ehrlich über mögliche Fehler

Unabhängig davon, ob Sie ein Meeting leiten oder daran teilnehmen, sollten Sie sich der möglichen Störungen bewusst sein, wenn Sie sich nicht am idealen Standort befinden. Eine einfache Erklärung zeigt Respekt gegenüber dem Gastgeber oder den Gästen und kann so prägnant sein wie: „Entschuldigen Sie den Lärm, ich stehe draußen.“

12. Fügen Sie ein Video hinzu

Ergänzen Sie Audiokonferenzen durch Video, wann immer dies möglich ist oder wenn es sinnvoll ist, Video- oder visuelle Elemente zu zeigen, z. B. für Präsentationen, Besuche vor Ort oder Produkteinführungen. Videos können wichtige Körpersprache vermitteln und Ihrem Meeting eine weitere Dimension verleihen.

13. Machen Sie sich Notizen

Weisen Sie einen Verwaltungsassistenten oder Kollegen an, Notizen zu der Besprechung zu machen, als wäre es eine persönliche Besprechung. Auch bei Telefonkonferenzen ist es wichtig, Diskussionen, Fragen, Ideen und Kommentare zur späteren Bezugnahme aufzuzeichnen.

14. Sprechen Sie deutlich

Stellen Sie sicher, dass jeder Sie deutlich und laut hört, indem Sie Ihre Worte sprechen und artikulieren. Wenn Ihre Stimme leise ist, bewegen Sie den Lautsprecher oder das Telefon näher an Sie heran.

15. Machen Sie kurze Pausen

Telefonkonferenzen dienen der Zusammenarbeit. Machen Sie daher zwischen Ideen oder Themen eine Pause, um den Teilnehmern am Telefon die Möglichkeit zu geben, ihre Meinung zu äußern oder Fragen zu stellen. Versuchen Sie, jedes Thema oder jeden Punkt so kurz wie möglich zu halten, damit andere Zeit zum Reden haben.

16. Bleiben Sie in Kontakt

Zu lange Pausen zwischen Rednern oder Themen können Verwirrung stiften oder auf ein technisches Problem hinweisen. Bleiben Sie engagiert, indem Sie während einer Pause nach weiteren Informationen fragen. Wenn die Unterbrechung durch etwas Ähnliches verursacht wird, teilen Sie dies dem Team mit. Zum Beispiel: „Lassen Sie mich in meinen Dateien nach dem Verkaufsdokument suchen, das Sie erwähnt haben, Sarah“ oder „Ich werde jetzt die Telefonnummer dieses Anbieters für Sie finden, Tim.“

17. Benutzen Sie die Stummschalttaste, wenn Sie nicht sprechen.

Die Verwendung der Stummschalttaste ist die beste Möglichkeit, statische Geräusche, Atemgeräusche oder Hintergrundgeräusche zu minimieren, wenn Sie keinen Anruf entgegennehmen. Erinnern Sie andere daran, die Stummschalttaste zu verwenden, wenn der Lärm sie stört.

18. Bleiben Sie bei Ihren Abonnenten

Am besten bleibt die Person, die den Anruf entgegennimmt, die ganze Zeit in der Leitung und nutzt nicht die Haltefunktion, die Sie auffordert, während Ihrer Abwesenheit Musik abzuspielen. Wenn Sie jemals eine Pause benötigen, machen Sie die Gruppe darauf aufmerksam und drücken Sie stattdessen einen Moment lang die Stummschalttaste.

19. Iss später

Essen während einer Telefonkonferenz ist laut und die Geräusche können störend sein. Bewahren Sie Snacks oder Getränke vor oder nach dem Anruf auf, damit Sie nicht kauen müssen, wenn es Zeit ist, Ihre Meinung zu äußern.

20. Ermutigen Sie andere

Fördern Sie die Zusammenarbeit bei Telefonkonferenzen, indem Sie Kollegen zum Ideenaustausch einladen. Dies kann dazu beitragen, mehr Ideen aus dem Team zu generieren oder Kollegen zu unterstützen, die sich möglicherweise nicht so sicher fühlen, wenn es darum geht, sich alleine zu äußern.

21. Bleiben Sie konzentriert

Konzentrieren Sie sich auf das Gespräch und den Sprecher. Halten Sie Ablenkungen wie E-Mails, Mobiltelefone und andere potenzielle Ablenkungen fern. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie alle von anderen geteilten Informationen verarbeiten und Ihre Zeit produktiver nutzen.

22. Informieren Sie die Leute, wenn Sie gehen.

Wenn Sie einen Anruf vorzeitig beenden müssen, teilen Sie den Gesprächspartnern mit, wann Sie die Verbindung trennen. Am besten informieren Sie den Konferenzleiter im Voraus, es ist aber auch höflich, sich schnell vom Team zu verabschieden. Zum Beispiel: „Mitchell ist hier. Ich muss um 11:00 Uhr an einer Produktbesprechung teilnehmen. Vielen Dank für diese wunderbare Sitzung“ oder „**Das ist Sandra. Ich habe einen Termin, werde das Team aber später heute kontaktieren.“ ” Die Teilnahme an einem Anruf, auch nur für einen Teil, ist oft wertvoller als gar keine Teilnahme.

23. Seien Sie höflich und ausdrucksstark

Auch wenn Sie nicht persönlich anwesend sind, verwenden Sie weiterhin eine professionelle Körpersprache und Mimik – sie werden in Ihre Sprechstimme übertragen. Zuhörer können erkennen, wann Sie begeistert sind und wann nicht, und oft sogar, ob Sie lächeln.

24. Fokus umleiten

Konzentrieren Sie die Gruppe auf den Grund des Meetings, um produktiv zu bleiben und Zeitverschwendung zu vermeiden. Erwägen Sie, dass Teammitglieder Nebengespräche führen oder verschiedene Themen für ein Folgetreffen besprechen oder außerhalb des Gesprächs arbeiten.

25. Organisieren Sie Feedback

Bitten Sie auf organisierte Weise um Feedback oder Vorschläge. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder Zeit zum Sprechen hat und niemand versehentlich andere unterbricht. Sagen Sie zum Beispiel: „Lass uns zuerst Gordon, dann Miguel und dann Stacy zuhören“ statt „Hat jemand irgendwelche Ideen?“

26. Fassen Sie das Gespräch zusammen

Geben Sie einen kurzen Überblick darüber, was das Team während des Anrufs getan hat, und erwähnen Sie alle Punkte, die weitere Maßnahmen erfordern, und wer diese übernimmt. Dies kann das Team vereinen und motivieren, indem sichergestellt wird, dass jeder alle Anweisungen klar versteht. Zum Beispiel: „Vielen Dank an alle. Jill wird das Protokoll der Besprechung heute Nachmittag verschicken und Tobias wird die Verkaufsstatistik zum Quartalsende bis Freitag aktualisieren.“

27. Verabschieden Sie sich freundlich.

Bedanken Sie sich bei allen für Ihre Teilnahme an der Telefonkonferenz und verabschieden Sie sich als Zeichen des Respekts. Zum Beispiel: „Vielen Dank für das heutige Treffen, wir wissen Ihre Zeit zu schätzen. Bitte nehmen Sie an unserer nächsten Telefonkonferenz am Montag, 1. März, um 15:00 Uhr teil. Einen schönen Tag noch”. Achten Sie darauf, alle von Ihnen ergriffenen Maßnahmen im Auge zu behalten, z. B. das Senden einer E-Mail an Ihren Vorgesetzten oder das Verfassen eines Berichts.

28. Pünktlich fertig werden

Eine pünktliche oder vorzeitige Fertigstellung ist respektvoll und stellt sicher, dass die Kollegen wie geplant zur Arbeit zurückkehren oder an anderen Besprechungen teilnehmen können. Dies zeugt von hervorragenden Zeitmanagementfähigkeiten, kann Ihren Ruf verbessern und trägt dazu bei, dass zukünftige Anrufe produktiv sind.