21 Projektmanagement-Tipps für Anfänger, die Ihnen zum Erfolg verhelfen

Projektmanagement kann eine komplexe und herausfordernde Aufgabe sein. Unabhängig von Ihrer Erfahrung gibt es immer Möglichkeiten, Ihre Effektivität im Projektmanagement zu verbessern. Das Erlernen einiger Best Practices für Projektmanager kann eine Möglichkeit sein, Verbesserungen vorzunehmen. In diesem Artikel definieren wir Projektmanagement und sehen uns eine Liste mit 21 Projektmanagement-Tipps für Anfänger an.

Was ist Projektmanagement?

Unter Projektmanagement versteht man den Prozess der Organisation und Verwaltung der für die Fertigstellung eines Projekts erforderlichen Ressourcen. Der Hauptunterschied zwischen General Management und Projektmanagement besteht darin, dass General Management ein kontinuierlicher Prozess ist, während Projektmanagement ein klares Startdatum und klare Abschlusskriterien hat. Projektmanager nutzen in der Regel ein breites Spektrum an Hard Skills, die in direktem Zusammenhang mit der Art des Projekts stehen, und Soft Skills wie Kommunikation und Liebe zum Detail, um alle Aspekte im Zusammenhang mit dem Projekt zu koordinieren.

21 Projektmanagement-Tipps für Anfänger

Beachten Sie diese Tipps, wenn Sie ein neuer Projektmanager sind:

1. Lernen Sie Ihr Team kennen

Bei der Leitung eines erfolgreichen Projekts ist es in der Regel hilfreich, die Stärken und Schwächen jedes Teammitglieds zu kennen. Es hilft Ihnen nicht nur, die Qualifikationen Ihres Teams zu verstehen, sondern kann Ihnen auch dabei helfen, die richtige Person für jede Aufgabe auszuwählen. Um Ihre Teammitglieder so gründlich wie möglich einzuschätzen, sprechen Sie mit jedem einzelnen von ihnen und achten Sie auf ihre Unterschiede. Dies kann Ihnen helfen, Aufgaben effizienter zu verteilen.

2. Kommunizieren Sie ständig

Unabhängig davon, wie sorgfältig Sie ein Projekt vorbereiten und Aufgaben delegieren, sind Projekte Änderungen unterworfen. Es ist wichtig, einfache Kommunikationsmethoden zu entwickeln, um Ihr Team auf dem Laufenden zu halten und Sie sofort über Änderungen zu informieren. Kommunikation hilft Ihnen nicht nur, den Fortschritt des Projekts zu steuern, sondern gibt Ihrem Team auch Feedback zu seiner Arbeit.

3. Verstehen Sie Ihren Zweck

Bevor Sie Aufgaben delegieren, ist es wichtig, die Parameter eines erfolgreichen Projekts vollständig zu verstehen. Dies kann Ihnen dabei helfen, erreichbare Kennzahlen für jedes Teammitglied festzulegen und seinen Fortschritt während des gesamten Projekts zu bewerten. Dies kann Ihnen auch dabei helfen, einen realistischen Zeitplan festzulegen.

4. Visualisieren Sie das Endziel

Als Projektmanager erzielt man oft bessere Ergebnisse, wenn man sich klare Ziele setzt. Wenn Sie sich klar auf Ihr Ziel konzentrieren, können Sie Ablenkungen vermeiden und Ihre Arbeit für den Abschluss eines Projekts disziplinieren. Es kann Ihnen auch dabei helfen, Aufgaben zu identifizieren, die nicht entscheidend zum Projektziel beitragen, und die erforderlichen Änderungen vorzunehmen.

5. Identifizieren Sie Risiken

Risikomanagement ist ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements. Versuchen Sie in der Planungsphase, alle wichtigen Risiken und die Wahrscheinlichkeit ihres Eintretens zu identifizieren. Dies kann Ihnen und Ihrem Team dabei helfen, die negativen Auswirkungen von Risiken während Ihres Projekts schnell zu begrenzen.

6. Priorisieren Sie das Zeitmanagement

Bei der Verwaltung eines Projekts ist es wichtig zu bedenken, dass Pläne auf einem Zeitplan mit einem voraussichtlichen Fertigstellungstermin basieren. Es kann hilfreich sein, Ihr Projekt in kleinere, erreichbare Ziele mit Fertigstellungsterminen zu unterteilen. Nehmen Sie Kontakt zu Projektbeteiligten auf, um sie über den Fortschritt auf dem Laufenden zu halten und Genehmigungen oder Änderungen einzuholen.

7. Konzentrieren Sie sich auf Vollendung statt auf Perfektion.

Versuchen Sie bei der Bewertung der Aufgabenleistung, alle Aufgaben zu genehmigen, die Ihren Parametern für einen erfolgreichen Abschluss entsprechen. Die Wahrscheinlichkeit, jede Aufgabe perfekt zu erledigen, ist sehr gering. Wenn Sie also erkennen, dass einige Aufgaben nicht perfekt sind, können Sie Zeit sparen und die Effizienz steigern. Konzentrieren Sie sich auf das Hauptziel, nicht auf jede kleine Unvollkommenheit.

8. Methoden zur Verwaltung von Forschungsprojekten

Projektmanagementmethoden sind die verschiedenen Tools, Praktiken, Prozesse und Techniken, die Ihnen helfen, eine Aufgabe erfolgreich abzuschließen. Die meisten sind für Projekte in jeder Branche relevant und helfen Ihnen, Ihr Team zu leiten und seine Leistung zu verbessern. Sie können die gängigsten dieser Methoden studieren und diejenige auswählen, die am besten zu Ihrem Projekt passt.

9. Verwenden Sie Projektmanagement-Software

Eine moderne Projektmanagement-Software kann Ihnen die Arbeit erleichtern und Ihre Chancen auf einen erfolgreichen Projektabschluss erhöhen. Es kann Ihren Teammitgliedern auch dabei helfen, ihre Arbeit zu organisieren und effektiv mit Ihnen und untereinander zu kommunizieren. Ermitteln Sie Ihre genauen Anforderungen und testen Sie mehrere Projektmanagement-Apps, bevor Sie sich für eine Plattform entscheiden.

10. Konzentrieren Sie sich jeweils auf eine Aufgabe

Als Projektmanager werden Sie wahrscheinlich mehrere kleinere Projekte im Rahmen Ihres Hauptprojekts haben. Auch wenn die gleichzeitige Ausführung wie eine wirksame Methode erscheint, wirkt sich dies in den meisten Situationen sowohl auf die Qualität Ihrer Arbeit als auch auf Ihre Lieferzeit aus. Wenn Sie sich jeweils auf eine Aufgabe konzentrieren, können Sie sich konzentrieren, Ablenkungen vermeiden und die Produktivität steigern.

11. Sorgen Sie für eine ausgewogene Work-Life-Balance

Wenn Sie ein komplexes Projekt verwalten, besteht die Gefahr, dass Sie Ihre Work-Life-Balance verlieren und zu viel Zeit für das Projekt aufwenden. Dies wirkt sich nicht nur auf Ihr Privatleben aus, sondern kann auch Ihre Fähigkeit beeinträchtigen, während des gesamten Projekts konzentriert zu bleiben. Es ist wichtig, dass sowohl Ihre Teammitglieder als auch die Menschen in Ihrem Privatleben wissen, wann Sie nicht verfügbar sind, damit Sie beide Aspekte Ihres Lebens erfolgreich bewältigen können.

12. Zeigen Sie Empathie

Wenn Sie sich in die Lage eines Ihrer Teammitglieder versetzen können, können Sie dessen Probleme besser verstehen. Darüber hinaus kann das Zeigen von Empathie und Mitgefühl sowie die Rücksichtnahme auf die persönlichen Ziele Ihrer Teammitglieder ihnen zusätzliche Motivation geben, gute Leistungen zu erbringen. Es kann Ihnen auch dabei helfen, personalisierte Ziele und Anreize zu schaffen.

13. Vertrauen Sie Ihren Teammitgliedern ihre Aufgaben an.

Neue Projektmanager neigen dazu, jeden Aspekt des Projekts im Mikromanagement zu verwalten. Es ist nicht nur äußerst zeitaufwändig, sondern auch unwirksam, die Arbeit Ihres Teammitglieds zu übertreiben oder zu wiederholen. Vertrauen Sie Ihren Teammitgliedern stattdessen ihre individuellen Aufgaben an und legen Sie einen Zeitplan fest, um deren Fortschritte zu überprüfen.

14. Haben Sie einen alternativen Plan

Entwickeln Sie Alternativen für die wichtigsten Elemente Ihres Projekts. Obwohl Ihr Projekt möglicherweise zu viele Variablen enthält, um sie zu verwalten, können die Details später ausgearbeitet werden, wenn die Eckpfeiler abgedeckt sind. Wenn Sie auf unerwartete Herausforderungen stoßen, kann es einfacher sein, Ihr Projekt voranzutreiben, wenn Sie Pläne zur Bewältigung der erwarteten Herausforderungen haben. Es kann Ihren Teammitgliedern auch die Gewissheit geben, dass Sie sich gründlich auf das Projekt vorbereitet haben.

15. Treffen Sie sich regelmäßig mit Teammitgliedern

Treffen mit Teammitgliedern, entweder einzeln oder als Gruppe, können Ihnen dabei helfen, Probleme zu erkennen und zu lösen, bevor sie eskalieren. Es kann auch dabei helfen, Ihr Team auf dem Laufenden zu halten und ihnen die Möglichkeit zu geben, sich gegenseitig Feedback zu geben. Bei der Planung einer Teambesprechung hilft es meist, einen konkreten Projektmeilenstein als Thema zu verwenden.

16. Behalten Sie den Überblick über wichtige Details

Als Projektmanager sind Sie für eine große Menge an täglichen Informationen verantwortlich. Möglicherweise müssen Sie Lieferantennamen und Kontaktinformationen, Produktverfolgungsinformationen, tages- oder prozessspezifische Code- und Regulierungsdaten sowie Änderungshinweise für Architekturpläne oder Produktänderungen aufzeichnen. Ganz gleich, ob Sie Informationen handschriftlich verfassen oder eine Projektmanagement-Software nutzen: Achten Sie genau auf alles, was für das Projekt wichtig ist. Sie können Ihre Notizen später organisieren, um auf Projektdetails zu verweisen.

17. Kennen Sie Ihre persönlichen Grenzen

Um ein besserer Projektmanager zu werden, müssen Sie wissen, in welchen Bereichen Sie sich verbessern müssen. Durch eine objektive und ehrliche Selbstanalyse können Sie verschiedene Mängel erkennen. Wenn Sie diese ansprechen, können Sie Ihre Rolle verbessern. Es kann Ihnen auch helfen zu verstehen, welche Aspekte Ihrer Arbeit Sie delegieren sollten.

18. Behalten Sie Ihr Motivationsniveau bei

Auch nach der Auswahl der richtigen Personen für jede Aufgabe und der korrekten Definition der Aufgabenergebnisse können Teammitglieder während des gesamten Projekts an Motivation verlieren. Als Projektmanager sind Sie dafür verantwortlich, dass jedes Teammitglied von Anfang bis Ende maximal motiviert ist. Dies gelingt Ihnen durch ständige Unterstützung und indem Sie ein gutes Beispiel an Arbeitsmoral geben.

19. Machen Sie einen Abschluss in Projektmanagement

Neben praktischer Erfahrung kann Ihnen ein Abschluss in Projektmanagement dabei helfen, die praktischen und theoretischen Grundlagen der Rolle vollständig zu verstehen. Sie können ein tieferes Verständnis für Themen wie Baunormen, Projektdesign, Materialien und Nachhaltigkeit erlangen. Darüber hinaus kann ein einschlägiger Abschluss als angehender Projektmanager Ihre Jobchancen in diesem Bereich verbessern.

20. Interaktion mit Projektbeteiligten

Die Aufrechterhaltung der Kommunikation mit Stakeholdern kann das Verständnis und die Unterstützung für Ihre Projektmanagementpraktiken steigern. Er kann Ihr Projekt im Zeitplan halten und gleichzeitig den Überblick über Anforderungen und Änderungswünsche behalten. Es hilft Ihnen auch dabei, Planungsentscheidungen zu treffen, während Sie diese über den Arbeitsfortschritt, den Arbeitsbedarf, den Lieferbedarf und die erwarteten Fertigstellungen aktualisieren.

21. Gehen Sie mit gutem Beispiel voran

Wenn Sie ein Projekt leiten, ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass eine der besten Möglichkeiten, Ihren Teammitgliedern eine gute Angewohnheit beizubringen, darin besteht, sie selbst zu üben. Wenn Sie ein Vorbild für Ihr Team sind, können Sie die Arbeitsweise aller verbessern und Ihre Glaubwürdigkeit steigern. Wenn Sie also eine bestimmte Arbeitspraxis oder ein bestimmtes Verfahren umsetzen möchten, können Sie durch die erfolgreiche eigene Umsetzung ein Beispiel für andere sein und sie ermutigen, Ihrem Beispiel zu folgen.