17 Tipps für ein besseres Zeitmanagement • BUOM
Ihre tägliche Produktivität hängt davon ab, wie Sie Ihre Zeit verwalten. Eine effektive Zeiteinteilung wird Ihnen wahrscheinlich zu mehr Ausgeglichenheit in Ihrem Leben und einem größeren Erfolgserlebnis verhelfen. Ein gutes Zeitmanagement kann es Ihnen ermöglichen, in kürzerer Zeit mehr zu erreichen, Stress zu reduzieren und Ihnen zu beruflichem Erfolg zu verhelfen. In diesem Artikel besprechen wir, was Zeitmanagement ist, wie Sie Ihre Zeit besser verwalten und welche Vorteile ein effektives Zeitmanagement hat.
Was ist Zeitmanagement?
Zeitmanagement ist eine Möglichkeit, Ihre Zeit zu organisieren und zu planen, damit Sie in kürzerer Zeit mehr erledigen können. Durch ein besseres Zeitmanagement haben Sie wahrscheinlich mehr freie Zeit für die Arbeit an anderen wichtigen Aufgaben oder können sich in einem vollen Arbeitsplan entspannen. Wenn Sie lernen, Ihre Zeit effektiv zu verwalten, werden Sie sich entspannter, konzentrierter und kontrollierter fühlen. Weitere Vorteile sind:
Verbesserte Leistung
Verbesserung des beruflichen Rufs
Verbesserte Fähigkeit, sich über längere Zeiträume zu konzentrieren
Erhöhte Entscheidungsfähigkeit
Mehr Freizeit
Höheres Maß an Selbstdisziplin
Mehr Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung und Weiterentwicklung
Beschreibung des Bildes
Möglichkeiten, Arbeitsmoral zu demonstrieren:
Entfernen Sie Ablenkungen
Bitten Sie um Hilfe, um Bereiche mit Verbesserungspotenzial zu identifizieren.
Verbringen Sie Ihre Zeit sinnvoll mit Aufgaben, die Ihren Zielen entsprechen
Organisieren Sie Ihre Notizen, Ihren Posteingang und Ihre Arbeitsbereiche, um Konzentration, Motivation und Zeitmanagement zu verbessern.
Machen Sie über den Tag verteilt Pausen, um einem Burnout vorzubeugen
Identifizieren Sie Motivatoren wie Aufgaben, Ziele oder Kollegen
Üben Sie Zeitmanagement, um Ihre Arbeit effizient und pünktlich zu erledigen und häufiger an Besprechungen teilzunehmen.
Wie Sie Ihre Zeit besser verwalten
Wenn Sie Maßnahmen ergreifen, um Ihre Zeit besser einzuteilen, werden Sie wahrscheinlich eine höhere Produktivität und weniger Stress in Ihrem Arbeitsleben erleben. Hier sind 10 Möglichkeiten, wie Sie Ihre Zeit besser verwalten können:
1. Bewerten Sie Ihren aktuellen Zeitverbrauch
Bevor Sie beginnen, ein besseres Zeitmanagement zu praktizieren, müssen Sie bewerten, wie Sie derzeit Ihre Zeit verwalten. Sie denken vielleicht, dass Sie nur 45 Minuten am Tag brauchen, um E-Mails zu verfassen und zu versenden, aber in Wirklichkeit brauchen Sie vielleicht 90 Minuten.
Eine der einfachsten Möglichkeiten, die Zeit zu erfassen, besteht darin, eine App zu verwenden, die sieben Tage lang alles aufzeichnet, was Sie tun. Sie können auch einen Timer für Ihre Aufgaben einstellen, die Zeit aufschreiben und am Ende der Woche die Zeit auf einem Blatt Papier zusammenzählen. Sobald Sie mit der Zeiterfassung beginnen, erhalten Sie eine bessere Vorstellung davon, welche Aufgaben die meiste Zeit in Anspruch nehmen, und können dann entsprechende Anpassungen vornehmen.
2. Definieren Sie Ihre Ziele
Durch die Definition Ihrer großen und kleinen Arbeitsziele können Sie sich ein klares Bild davon machen, worauf Sie Ihre Zeit jeden Tag konzentrieren sollten. Wenn Ihr Ziel beispielsweise darin besteht, ein Projekt bis zum Ende der Woche abzuschließen, schreiben Sie ein Gesamtziel und kleinere Ziele auf, die dazu führen, dass das Projekt pünktlich abgeschlossen wird.
3. Aufgabenliste
Durch das Erstellen von To-Do-Listen können Sie genau bestimmen, was bis wann erledigt werden muss. So erkennen Sie, welche Prioritäten Sie jede Woche setzen müssen und was warten kann. Überprüfen Sie Ihre Liste und stellen Sie sicher, dass Sie sie nach der Wichtigkeit der Aufgabe und nicht nach ihrer Dringlichkeit ordnen. Wichtige Aufgaben sind solche, die Ihnen helfen, Ihre Ziele zu erreichen, während dringende Aufgaben normalerweise darin bestehen, Ihnen dabei zu helfen, die Ziele anderer zu erreichen.
4. Nutzen Sie Zeitmanagement-Tools
Versuchen Sie, Ihren Tag mit einem Planer, einem Kalender oder einer Zeitmanagementsoftware zu planen. Sie werden feststellen, dass die Zeit, die Sie damit verbringen, einen klaren Weg zu einer Aufgabe zu finden, geringer ist als die Zeit, die Sie damit verbringen würden, wahllos von Aufgabe zu Aufgabe zu springen, wenn Sie keinen detaillierten Plan haben. Möglicherweise fallen noch andere Aufgaben an, die nicht auf Ihrer To-Do-Liste stehen. Versuchen Sie jedoch, Aufgaben, die Sie nicht wie geplant erledigen können, neu zu planen, anstatt sie aufzugeben.
5. Legen Sie Zeitlimits fest
Versuchen Sie, sich für jede Aufgabe im Laufe des Tages ein Zeitlimit zu setzen. Wenn Sie beispielsweise einen Budgetbericht für Ihren Job schreiben müssen, könnten Sie entscheiden, dass Sie ihn in drei Stunden fertigstellen und dann mit etwas anderem fortfahren können. Dies ermutigt Sie, das Aufschieben zu reduzieren, sodass Sie den vorgegebenen Zeitplan für jede Aufgabe einhalten können. Versuchen Sie, realistisch einzuschätzen, wie viel Arbeit in jede Aufgabe gesteckt wird, um ein gewisses Maß an Genauigkeit aufrechtzuerhalten und den Stress zu kontrollieren.
Sie könnten eine Methode wie die Pomodoro-Technik in Betracht ziehen, um Ihre To-Do-Liste in 25-Minuten-Blöcken zu überprüfen, indem Sie zwischen den einzelnen Einschränkungen kurze Pausen und nach Abschluss von vier Abschnitten eine längere Pause einlegen.
6. Kompilieren Sie verwandte Aufgaben
Unterschiedliche Aufgaben erfordern unterschiedliche Herangehensweisen. Wenn Sie Ihre Aufgabenliste schreiben, versuchen Sie, ähnliche Aufgaben in Gruppen zusammenzufassen, damit Sie sich nicht jedes Mal neu konzentrieren müssen, wenn Sie eine neue Aufgabe übernehmen.
Wenn Sie beispielsweise zwei Videos erstellen, einen Blog-Beitrag schreiben und zwei Websites neu gestalten müssen, können Sie die Aufgaben nacheinander entsprechend ihrer Ähnlichkeit erledigen, anstatt sie nach dem Zufallsprinzip auszuführen.
7. Planen Sie Ihren Tag
Versuchen Sie, Ihren Tag im Voraus zu planen. Durch die Planung können Sie herausfinden, worauf Sie Ihre Zeit konzentrieren sollten, insbesondere in Zeiten, in denen Sie das Gefühl haben, dass der Tag nicht genügend Stunden hat, um alles zu erledigen.
Sie können Ihren Tag beenden, indem Sie nach der Arbeit 15 Minuten damit verbringen, Ihr Büro zu organisieren und die wichtigsten Dinge aufzulisten, die Sie am nächsten Tag möglicherweise erledigen müssen. Oder Sie planen Ihren Tag schon früh am Morgen, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Versuchen Sie, die wichtigsten Punkte aufzuschreiben und sie dann zu der Tageszeit zu erledigen, zu der Sie am produktivsten sind.
8. Kümmere dich zuerst um die schwierigen Aufgaben.
Während es einfach sein kann, die schwierigen Aufgaben zum Schluss aufzuschieben, kann es vorteilhafter sein, wenn Sie die schwierigsten Aufgaben zuerst erledigen. Wenn Sie sich entscheiden, diese Aufgaben zuerst zu erledigen, haben Sie tendenziell einen klareren Kopf und mehr Energie, weil Sie nicht mit anderen Aufgaben überhäuft werden, die Ihre Energie verbrauchen könnten.
Ihr Denkprozess hilft Ihnen eher dabei, eine schwierige Aufgabe rechtzeitig zu erledigen, was zu einem besseren Zeitmanagement führt.
9. Machen Sie Besprechungen produktiv
Besprechungen sind oft notwendig, können aber Ihre Arbeitszeit verkürzen. Wenn Sie ein Meeting leiten, planen Sie, die notwendigen Informationen zu übermitteln, ohne Ihre Zeit oder die Ihrer Kollegen zu verschwenden. Machen Sie einen Überblick über das, was Sie während des Meetings besprechen möchten, und über das gewünschte Ergebnis. Das Treffen sollte möglichst kurz und produktiv sein und mit praktischen Maßnahmen enden.
10. Bleiben Sie organisiert
Versuchen Sie, Ihren Arbeitsplatz aufzuräumen und die Dinge wieder an ihren Platz zu bringen, wenn Sie sie nicht mehr benutzen. Wenn Sie häufig Dokumente und Dateien auf Ihrem Computer öffnen, versuchen Sie, ein System einzurichten, mit dem Sie die benötigten Dokumente schnell finden können. Sie können auch versuchen, Ihre E-Mails zu organisieren, indem Sie unnötige Inhalte abbestellen, damit Sie wichtige E-Mails schneller erhalten.
11. Integrieren Sie einen Puffer in Ihren Zeitplan.
Erstellen Sie zwischen jeder abgeschlossenen Aufgabe einen Pufferzeitblock. Dadurch haben Sie mehr Zeit für die Erledigung von Aufgaben, ohne Zeit für andere Aufgaben zu verlieren. Wenn Sie sich diese zusätzliche Zeit nehmen, können Sie sich auch entspannen und eine Pause einlegen, spazieren gehen, einen Snack zu sich nehmen oder einer anderen kurzen, nicht arbeitsbezogenen Aktivität nachgehen. Wenn Sie Pufferzeit einplanen, haben Sie nicht das Gefühl, dass Sie Aufgaben überstürzen müssen.
12. Machen Sie Pausen
Indem Sie sich die Zeit nehmen, kurz von der Arbeit abzuschalten, können Sie sich entspannen und mit einer neuen Perspektive zu Ihren aktiven Aufgaben zurückkehren. Wenn Sie lernen, wann Sie im Laufe des Tages Pausen einlegen sollten, können Sie auch wirksame Gewohnheiten zur Stressbewältigung entwickeln.
13. Geben Sie den Perfektionismus auf
Sie möchten, dass Ihre Arbeit effizient und präzise ist, aber versuchen Sie, den Perfektionismus loszulassen. Sie werden wahrscheinlich nicht genug Zeit haben, um mehrere Aufgaben an einem Tag zu erledigen, wenn Sie Ihre Zeit damit verbringen, sie zu erledigen und die Aufgabe dann mehrmals zu wiederholen, um sicherzustellen, dass sie perfekt ist. Machen Sie stattdessen das Beste aus dem, was Sie haben, und machen Sie weiter.
14. Lernen Sie, Nein zu sagen
Nur Sie selbst wissen wirklich, wofür Sie Zeit haben. Wenn Sie also eine Anfrage ablehnen müssen, um sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren, lernen Sie, Nein zu sagen. Denken Sie an die 80/20-Regel: 80 % Ihrer Ergebnisse entstehen aus 20 % Ihrer Eingaben. Konzentrieren Sie Ihre Bemühungen entsprechend.
Wenn Sie nicht Nein sagen können, delegieren Sie. Delegieren Sie Aufgaben an diejenigen, die sie in kürzerer Zeit erledigen können. Obwohl das Delegieren eine schwer zu erlernende Fähigkeit sein kann, kann es Ihr Zeitmanagement erheblich verbessern.
15. Beseitigen Sie Ablenkungen
Der Schlüssel zu einem guten Zeitmanagement liegt in der Eliminierung von Ablenkungen. Das Durchsuchen sozialer Medien, das Surfen im Internet, das Versenden von Textnachrichten und das Beantworten von Sofortnachrichten können schnell Ihre Zeit in Anspruch nehmen. Versuchen Sie, Ihre Tür zu schließen, um Unterbrechungen zu vermeiden, Benachrichtigungen über Nachrichten auszuschalten und während der Mittagspause oder Pause persönliche Anrufe zu tätigen. Schließen Sie alle Browser-Registerkarten auf Ihrem Computer mit Ausnahme derjenigen, an denen Sie gerade arbeiten.
16. Bleiben Sie bei Ihrem Plan
Der beste Weg, an Ihrem Plan festzuhalten, besteht darin, Raum für Fehler zu lassen, es aber weiter zu versuchen. Ein besseres Zeitmanagement erfordert Übung. Wenn Sie es versuchen und scheitern, versuchen Sie es weiter, denn es wird einfacher und Sie können Ihre Arbeit so optimieren, dass es für Sie und Ihren Zeitplan am besten passt.
17. Belohnen Sie sich
Sich selbst eine Belohnung für das Erledigen schwieriger Aufgaben zu versprechen, kann Sie motivieren, diese zu erledigen. Sagen Sie sich etwas wie: „Wenn ich mit diesem Bericht fertig bin, kaufe ich Eis und schaue mir meinen Lieblingsfilm an.“ Es gibt Ihnen etwas, auf das Sie sich freuen können, und treibt Sie der Vollendung entgegen.
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