16 Tipps zur Projektkoordination (und warum sie wichtig sind) • BUOM

18. November 2021

Projektkoordinatoren unterstützen Projektmanager, indem sie dabei helfen, Projekte durch den Projektentwicklungszyklus zu führen. Sie können Aspekte von Projekten wie Budget, Zeitplan und Gesamtqualität der Arbeit kontrollieren und ihre Arbeit ist entscheidend für den Erfolg der Projekte. Wenn Sie in Ihrer Organisation für die Koordinierung von Projekten verantwortlich sind, können Sie von Tipps zur Verbesserung Ihrer Fähigkeiten profitieren. In diesem Artikel besprechen wir, warum Projektkoordination wichtig ist, und stellen eine Liste mit Tipps zur Projektkoordinierung bereit.

Warum ist Projektkoordination wichtig?

Die Projektkoordination trägt dazu bei, den erfolgreichen Fortschritt und Abschluss von Projekten sicherzustellen. Es ist wichtig, das Budget und die Fristen richtig zu verwalten, um sicherzustellen, dass das Team seine Arbeit innerhalb des festgelegten Budgets und pünktlich abschließt. Es fördert auch eine gute Kommunikation, damit Teammitglieder die neuesten Informationen über Projekte verstehen und darauf zugreifen können.

16 Tipps zur Projektkoordination

Hier sind einige Tipps zur Projektkoordination, die Ihnen helfen sollen, in dieser Rolle erfolgreicher zu sein:

1. Seien Sie verständnisvoll

Verstehen Sie die Menschen, mit denen Sie an Projekten zusammenarbeiten, insbesondere wenn Sie mit Menschen aus unterschiedlichen Kulturen oder Teams zusammenarbeiten. Denken Sie über Umstände nach, die während eines Projekts Probleme bereiten könnten, wie z. B. unterschiedliche Sprachen oder kulturelle Unterschiede, und wie sich diese auf das Verständnis oder den Empfang von Nachrichten auswirken könnten. Streben Sie nach positiven Interaktionen, um einen guten Präzedenzfall zu schaffen, und stellen Sie häufig Fragen, um das Verständnis sicherzustellen.

2. Seien Sie bereit zu lernen

Seien Sie offen für das Erlernen neuer Dinge und Fähigkeiten. Dies kann Ihnen helfen, die Dynamik und Tiefe eines bestimmten Projekts besser zu verstehen und so die Erwartungen, Interessen und Wissenslücken der am Projekt beteiligten Stakeholder besser zu verstehen. Der Wunsch zu lernen kann Ihnen auch helfen zu verstehen, warum ein Projekt wichtig ist und wie es sich auf den gesamten strategischen Plan oder die Ziele der Organisation auswirkt.

3. Schenken Sie Vertrauen

Vertrauen zwischen den Teammitgliedern ist für den erfolgreichen Abschluss von Projekten unerlässlich. Stellen Sie zunächst sicher, dass Ihre Teammitglieder Ihnen und Ihrer Herangehensweise an das Projekt vertrauen. Seien Sie zugänglich und freundlich und beantworten Sie die Fragen, die sie brauchen, um Transparenz zu schaffen und ihr Vertrauen zu gewinnen. Bewahren Sie ihr Vertrauen, indem Sie Ihre Versprechen halten.

4. Stellen Sie frühzeitig Erwartungen fest.

Legen Sie frühzeitig im Projekt Erwartungen fest. Dazu kann gehören, wer für welche Aufgaben verantwortlich ist, wie man am besten miteinander kommuniziert und welche Qualität der Arbeit man erwartet. Es ist wichtig, diese Erwartungen allen Beteiligten, einschließlich internen und externen Stakeholdern, zu vermitteln. Dies kann dazu beitragen, später im Projekt Komplikationen oder Missverständnisse zu vermeiden.

5. Fördern Sie Teamarbeit

Schaffen Sie eine Atmosphäre, die Teamarbeit und Zusammenarbeit fördert. Es ist auch wichtig, Ihrem Team zu zeigen, dass Sie es und seine Beiträge wertschätzen. Dies trägt dazu bei, dass Ihr Team alles erreichen kann, was das Projekt erfordert, beispielsweise die Arbeit in einem kurzen Zeitrahmen abschließen kann.

6. Implementieren Sie ein Framework

Erwägen Sie die Implementierung eines Projektmanagement-Frameworks, um die Ausführung des Projektmanagement-Lebenszyklus zu unterstützen. Dies kann Ihnen einen Rahmen für die Festlegung von Besprechungsplänen bieten und dem Team Autonomie bei der Erledigung seiner Aufgaben geben. Die meisten Frameworks enthalten auch vordefinierte Aktivitätsprotokolle, die zur Beschleunigung von Aufgaben nützlich sein können.

7. Kennen Sie Ihr Team

Lernen Sie Ihr Team kennen. Erfahren Sie mehr über ihre Stärken, Schwächen und Vorlieben, um Ihnen beim Delegieren von Aufgaben zu helfen oder eine genauere Schätzung der Zeit abzugeben, die für die Erledigung von Aufgaben benötigt wird. Es ist auch wichtig, diejenigen zu identifizieren, die ein direktes Management benötigen und eigenständiger sind, damit Sie Ihre eigene Zeit und Ihr Engagement für ihre Aufgaben wertschätzen können.

8. Nutzen Sie Projektmanagement-Tools

Erwägen Sie den Einsatz von Projektmanagement-Tools, um die Effizienz Ihres Projektmanagement-Lebenszyklus zu verbessern. Denken Sie über Ihre Bedürfnisse nach und erkunden Sie Optionen für Werkzeuge, die Ihnen die Arbeit erleichtern können. Es stehen viele Tools zur Auswahl, und die meisten von ihnen bieten allen Teammitgliedern einen zentralen Ort, an dem sie auf ein Projekt zugreifen und dessen Fortschritt verfolgen können. Dies fördert die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern und stellt sicher, dass alle das gleiche Verständnis von Aktivitäten, Aufgaben und Plänen haben.

9. Bleiben Sie organisiert

Für Projektkoordinatoren ist es wichtig, über ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten zu verfügen. Erstellen, befolgen und kommunizieren Sie einen Projektplan an alle Teammitglieder. Führen Sie genaue Aufzeichnungen über alle Projektteilnehmer und die Aufgaben, für die jedes Teammitglied verantwortlich ist.

10. Verwalten Sie die Erwartungen

Projektkoordinatoren arbeiten mit einer Vielzahl von Interessengruppen und Teammitgliedern zusammen, und es ist wichtig, dass alle am Projekt Beteiligten die gleiche Vorstellung davon haben, was sie erwartet. Dies kann die Rolle und Verantwortlichkeiten jeder Person sowie zeitliche Einschränkungen umfassen, die sich auf das Projekt auswirken können. Es ist wichtig, alle Erwartungen zu kommunizieren und regelmäßige Aktualisierungen bereitzustellen, um die Erwartungen zu verwalten, insbesondere gegenüber Stakeholdern oder Kunden. Dies kann Ihnen auch dabei helfen, eine gute Beziehung zu ihnen aufrechtzuerhalten und Missverständnisse zu vermeiden.

11. Risiken verwalten

Das Risikomanagement ist eine Schlüsselaufgabe der Projektkoordinatoren. Bewerten Sie das Projekt und identifizieren Sie potenzielle Risiken, die seinen Fortschritt oder Erfolg beeinträchtigen könnten. Entwickeln Sie Pläne, um die Wahrscheinlichkeit dieser Risiken zu verringern und wie Sie im Falle ihres Eintretens reagieren. Stellen Sie sicher, dass jeder in Ihrem Team die potenziellen Risiken des Projekts und seine Rolle bei der Minderung der Wahrscheinlichkeit des Eintretens dieser Risiken versteht.

12. Treffen Sie sich oft

Eine gute Kommunikation ist für erfolgreiche Projekte unerlässlich. Treffen Sie sich regelmäßig mit Ihrem Team, um die Fortschritte aller zu überprüfen und Updates auszutauschen. Erwägen Sie, jede Woche den gleichen Tag und die gleiche Uhrzeit für das Treffen zu wählen, um Konsistenz zu gewährleisten.

13. Plan ändern

Projektkoordinatoren sind für den Umgang mit potenziellen Änderungen oder Problemen innerhalb von Projekten verantwortlich. Berücksichtigen Sie bei der Planung der Anfangsphasen eines Projekts, welche Änderungen sich auf das Projekt auswirken können. Machen Sie vorläufige Pläne, wie Sie auf diese Veränderungen reagieren sollen, und bereiten Sie sich und Ihr Team darauf vor, Ihre Pläne bei Bedarf anzupassen.

14. Priorisieren Sie Aufgaben richtig

Überprüfen Sie den Projektplan und priorisieren Sie jede Aufgabe richtig. Dadurch wird sichergestellt, dass das Team jede Aufgabe dann erledigt, wenn es für den Gesamterfolg des Projekts erforderlich ist. Es trägt auch dazu bei, dass Prozesse reibungslos ablaufen, und schafft ein gemeinsames Ziel, das die Teammitglieder bei ihrer Arbeit verfolgen können.

15. Fördern Sie die Kommunikation

Pflegen Sie eine hervorragende Kommunikation mit Teammitgliedern, Stakeholdern und Kunden. Legen Sie vor Beginn eines Projekts einen Kommunikationsrahmen fest, z. B. einen Hauptkontakt und die bevorzugte Kommunikationsmethode. Bestimmen Sie, wie oft jeder mit Aktualisierungen rechnen kann, und stellen Sie diese Aktualisierungen häufig und angemessen bereit. Dies hilft, Missverständnisse und Verwirrung zu vermeiden.

16. Setzen Sie sich Ziele

Erstellen Sie Ziele für das Projekt und stellen Sie sicher, dass alle Projektbeteiligten verstehen, was diese Ziele sind und wie sie zu deren Erreichung beitragen. Bitten Sie sie, persönliche Ziele festzulegen, die mit den Gesamtzielen des Projekts übereinstimmen. Dies kann dazu beitragen, dass sich die Teammitglieder stärker in das Projekt eingebunden fühlen und zum Erfolg motiviert werden.