15 Tipps zum Verfassen eines tollen Empfehlungsschreibens • BUOM

11. Februar 2021

Das Schreiben eines Empfehlungsschreibens ist eine Gelegenheit, Ihre Wertschätzung für die harte Arbeit eines ehemaligen Mitarbeiters oder Studenten zum Ausdruck zu bringen. Dies ist auch eine Gelegenheit, dem Kandidaten mitzuteilen, dass Sie seine Bemühungen und Fähigkeiten schätzen. Da ein gutes Empfehlungsschreiben einen tiefgreifenden Einfluss auf die Fähigkeit eines Bewerbers haben kann, erfolgreich einen Job zu finden oder ein Studium aufzunehmen, ist es wichtig, sich die Zeit und Mühe zu nehmen, um ein wirkungsvolles Schreiben zu verfassen. In diesem Artikel werfen wir einen Blick darauf, was ein Empfehlungsschreiben ist, und geben Ihnen 15 Tipps, die Ihnen beim Verfassen eines tollen Briefes helfen.

Beschreibung des Bildes

Format des Empfehlungsschreibens

1. Einleitung und Empfehlungserklärung

2. Listen Sie konkrete Gründe auf, warum Sie sie für diese Position empfehlen.

3. Persönliche Geschichte, die Ihre Qualitäten (Soft- und Hard-Skills) bestätigt

4. Schlusserklärung mit Kontaktinformationen

5. Unterschrift

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Was ist ein Empfehlungsschreiben?

Ein Empfehlungsschreiben ist ein von einem ehemaligen Arbeitgeber, Kunden, Kollegen oder Lehrer verfasstes Schreiben, das den Job oder die akademischen Leistungen einer Person empfehlen kann. Das Ziel besteht darin, jemanden für die Leistungen, Fähigkeiten und Fertigkeiten der Person bürgen zu lassen, um hervorzuheben, wie gut sie für die Stelle oder das Hochschulprogramm geeignet ist.

Empfehlungsschreiben werden in der Regel vom Studenten oder potenziellen Mitarbeiter angefordert und dann je nach Zweck des Schreibens direkt an den Personalmanager oder die Zulassungsstelle geschrieben.

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15 Tipps zum Verfassen eines Empfehlungsschreibens

Hier sind einige Tipps, die Ihnen beim Empfehlungsschreiben helfen können.

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1. Erstellen Sie für jede Empfehlung einen neuen Brief

Obwohl es hilfreich sein kann, eine einfache Vorlage zu haben, stellen Sie sicher, dass Sie jeden Brief mit spezifischen Details anpassen, die die Qualifikationen des Kandidaten hervorheben. Bevor Sie beginnen, versuchen Sie, einen allgemeinen Überblick zu geben, um sicherzustellen, dass Sie keine der wichtigsten Punkte übersehen, die Sie in Bezug auf die Qualifikationen des Kandidaten berücksichtigen möchten.

2. Überprüfen Sie Ihren Lebenslauf

Bevor Sie mit dem Schreiben beginnen, lesen Sie den Lebenslauf des Kandidaten oder Studenten durch, um sich ein vollständiges Bild seiner Erfahrungen in anderen Jobs zu machen. Wenn Sie ihren Hintergrund vollständig verstehen, können Sie einen detaillierteren Brief verfassen, in dem ihre Stärken und die spezifischen Ziele, auf die sie hinarbeiten, dargelegt werden. Sie können auch Bereiche finden, die möglicherweise verbessert werden müssen, und dem Kandidaten oder Studenten Änderungen vorschlagen.

3. Bitten Sie um mehrere Aufzählungspunkte

Um Zeit zu sparen und sicherzustellen, dass Sie die Punkte abgedeckt haben, die der Kandidat für die Stelle als am wichtigsten erachtet, ermutigen Sie ihn, Ihnen eine Liste mit Stichpunkten oder ein paar Absätzen zur Verfügung zu stellen, auf die Sie sich beziehen können. Sie können Ihnen einen Briefentwurf zur Verfügung stellen, den Sie in Ihren eigenen Worten bearbeiten können.

4. Bereiten Sie eine Liste mit Qualitäten vor

Erstellen Sie beim Durchsehen von Lebensläufen und Stellenbeschreibungen eine Liste mit Eigenschaften und Leistungen, die Ihrer Meinung nach die Qualifikationen des Bewerbers hervorheben. Sie können den Kandidaten auch bitten, seine wertvollsten Stärken für die Stelle, die er übernehmen möchte, mitzuteilen, insbesondere solche, die Ihnen vielleicht in einer Position aufgefallen sind, die er während der Zusammenarbeit mit Ihnen innehatte.

5. Stellen Sie sich vor

Im Allgemeinen ist es eine gute Idee, sich in den ersten Zeilen Ihrer E-Mail vorzustellen. Erklären Sie in ein oder zwei kurzen Sätzen Ihre Position und Ihre Beziehung zum Kandidaten. Es ist zwar nicht notwendig, zu sehr ins Detail auf Ihre Geschichte einzugehen, aber es hilft dabei, dem Brief einen Kontext zu geben und zu erklären, warum Sie diese Person empfehlen könnten.

6. Beziehen Sie Formulierungen aus der Stellenbeschreibung ein

Bitten Sie um eine Kopie der Stellenbeschreibung, damit Sie sich mit den Anforderungen des Arbeitgebers vertraut machen können. Bitte lesen Sie die Stellenbeschreibung sorgfältig durch, damit Sie die spezifischen Anforderungen der Stelle berücksichtigen können. Wenn Sie eine allgemeine Empfehlung verfassen, können Sie sie bitten, ein Beispiel für zwei Stellen zu nennen, auf die sie sich bewerben, damit Sie eine allgemeinere Empfehlung verfassen können, die für beide Stellen gilt.

7. Konzentrieren Sie sich auf eine oder zwei Eigenschaften

Wählen Sie eine oder zwei Eigenschaften aus, von denen Sie glauben, dass sie den Kandidaten für die Stelle geeignet machen. Untermauern Sie diese Aussagen mit konkreten Beispielen, in denen der Kandidat diese Eigenschaften unter Beweis gestellt hat. Sprechen Sie beispielsweise über Hindernisse, die sie überwunden haben, oder über Herausforderungen, die sie beim Erreichen ihrer Ziele überwunden haben. Sie könnten zwei Absätze in den Hauptteil des Briefes einfügen und sich auf eine Leistung und den anderen auf den Charakter der Person konzentrieren, beispielsweise auf Belastbarkeit, Ehrlichkeit, Arbeitsmoral oder die Standards, an die sie sich selbst hält.

8. Schätzen Sie Ihre Stärken ein

Versuchen Sie nach Möglichkeit, die Stärken des Kandidaten zu quantifizieren oder ihn mit anderen Kandidaten oder Kollegen zu vergleichen. Zum Beispiel: „Sie verfügt über die besten analytischen Fähigkeiten von allen, mit denen ich in meinen zehn Jahren im Unternehmen zusammengearbeitet habe“ oder „Er war einer der aufschlussreichsten Studenten in meinen Klassen, seit ich vor 17 Jahren mit dem Unterrichten begonnen habe.“ Berücksichtigen Sie, wenn möglich, quantitative Ergebnisse, die der Kandidat während der Zusammenarbeit mit Ihnen erzielt hat. Beispielsweise „spielte er maßgeblich dazu bei, dass wir unseren Website-Traffic innerhalb von sechs Monaten um 25 % steigern konnten, was zu einer Umsatzsteigerung von 10 % führte.“

9. Besprechen Sie ihr Potenzial

Geben Sie in Ihrem Anschreiben an, warum Sie glauben, dass der Kandidat in dieser Rolle hervorragende Leistungen erbringen würde, wenn er die Gelegenheit dazu hätte. Einige Dinge, die Sie einbeziehen können, sind diese:

• Fähigkeit, im Team zu arbeiten

• Die Fähigkeit, selbständig zu arbeiten

• Stärken, Fähigkeiten und Talente, von denen Sie glauben, dass sie ihnen in der Zukunft zum Erfolg verhelfen werden.

10. Seien Sie begeistert

Ihr Ziel ist es, dem Kandidaten zu helfen, sich von anderen Bewerbern für die Stelle oder das Hochschulprogramm, für das er sich bewirbt, abzuheben. Bringen Sie Ihre Begeisterung darüber zum Ausdruck, wie perfekt Sie Ihrer Meinung nach für die Rolle geeignet sind. Eine einfache Möglichkeit, dies zu tun, besteht darin, dem Empfänger des Schreibens mitzuteilen, dass Sie ihn gerne wieder in Ihrer Abteilung einstellen würden.

11. Verwenden Sie die aktive Stimme

Schreiben Sie mit aktiver Stimme anstelle des Passivs für ein aussagekräftigeres Empfehlungsschreiben. Aktive Stimme macht Ihre Bedeutung für die Person, die Ihren Brief liest, klarer und Ihre Sätze prägnanter, da weniger Wörter erforderlich sind, um eine Handlung mit aktiver Stimme auszudrücken. Um Passivsätze in Aktivsätze umzuwandeln, setzen Sie das Subjekt an die erste Stelle im Satz, um deutlich zu machen, wer die Aktion ausführt. Zum Beispiel „Das Auto wurde von einem Lastwagen angefahren“ im Passiv. „Der Lastwagen hat das Auto angefahren“ ist eine aktive Stimme, weil sie zuerst zeigt, wer die Aktion ausführt.

12. Geben Sie Ihre Kontaktinformationen an

Bieten Sie einem potenziellen Arbeitgeber oder Zulassungsausschuss die Möglichkeit, Sie für weitere Informationen oder Fragen zum Kandidaten zu kontaktieren. Erwähnen Sie Ihren Wunsch, zusätzliche Informationen über die Qualifikationen des Kandidaten weiterzugeben. Sie können Ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer am Ende des Briefes oder nach Ihrer Unterschrift angeben.

13. Korrekturlesen

Es ist wichtig, dass Sie Ihren Brief sorgfältig Korrektur lesen, um Tipp- und Grammatikfehler zu vermeiden. Möglicherweise möchten Sie den Brief sogar laut vorlesen, damit Ihre Augen nicht über die Wörter hinwegfliegen und mögliche Fehler übersehen.

14. Verwenden Sie das richtige Format und die richtige Länge

Schreiben Sie Ihren Brief in einer Standardschriftart und -größe, normalerweise Times New Roman 12 Punkt für gedruckte Briefe oder Arial 11 Punkt für E-Mails. Stellen Sie beim Drucken sicher, dass der Rand etwa 2,5 cm breit ist. Die Länge sollte zwischen zwei Dritteln und einer ganzen einzeiligen Seite liegen.

15. Befolgen Sie die Einreichungsanweisungen

Fragen Sie den Kandidaten, wie er den Brief versenden möchte. Beachten Sie unbedingt alle spezifischen Anforderungen, z. B. das gewünschte Format und den Versandort des Briefes. Stellen Sie sicher, dass Sie über die bevorstehende Frist informiert sind.

Verwenden Sie eine einfache Struktur

Verwenden Sie diese einfache Struktur, um Ihre E-Mail zu formatieren:

• Anrede: Wenn Sie an eine bestimmte Person schreiben, fügen Sie eine Anrede wie folgt hinzu: „Sehr geehrte Damen und Herren, sehr geehrter Herr Dr. (Name): „Wenn Sie einen normalen Brief schreiben, verzichten Sie auf eine Anrede und sagen Sie nicht einfach: „An wen es geht:“

• Einleitung: Erklären Sie im ersten Absatz den Zweck des Briefes und wie Sie die Person kennen, die Sie empfehlen. Sie können auch angeben, wie lange Sie sie kannten.

• Details: Im zweiten Absatz sollten Sie detailliert darlegen, warum Sie glauben, dass die von Ihnen empfohlene Person für die Stelle oder das Programm geeignet ist. Geben Sie konkrete Beispiele an, die ihre Fähigkeiten und Qualifikationen veranschaulichen. Bei Bedarf können Sie mehr als einen Absatz verwenden, um ihre Qualifikationen detailliert darzustellen.

• Zusammenfassung. Beschreiben Sie in diesem Abschnitt kurz, warum Sie diese Person empfehlen. Ein Satz, den Sie einfügen können, ist: Sie „empfehlen dringend“ oder „empfehlen (Name) ohne Vorbehalt für (Programm/Rolle)“.

• Fazit: Im letzten Absatz sollten Sie anbieten, weiter mit ihnen zu sprechen, um weitere Informationen über die Qualifikationen und Fähigkeiten des Kandidaten zu erhalten. Beenden Sie den Brief mit „Mit freundlichen Grüßen“, wenn Sie an die im Brief genannte Person schreiben oder wenn Sie nicht wissen, an wen der Brief gerichtet ist, „Mit freundlichen Grüßen“.

• Unterschreiben Sie den Brief: Schließen Sie den Brief mit Ihrem Namen und Ihrer Position. Wenn Sie den Brief ausdrucken und verschicken, unterschreiben Sie bitte unter Ihrem gedruckten Namen.