13 Projektmanagement-Tipps, die Ihnen zum Erfolg verhelfen • BUOM
Die Arbeit als Projektmanager bringt viele Aufgaben mit sich, darunter die Verwaltung von Fristen, die Überwachung von Budgets und die Unterstützung von Teams bei der Erledigung von Aufgaben. Für Projektmanager ist es wichtig, weiterhin Fähigkeiten zu erlernen und zu entwickeln, um die Projektergebnisse zu verbessern. In diesem Artikel besprechen wir die Rollen und Verantwortlichkeiten eines Projektmanagers und empfehlen 13 Projektmanagement-Tipps, die Ihnen und Ihrem Unternehmen zum Erfolg verhelfen.
Rollen und Verantwortlichkeiten von Projektmanagern
Projektmanager sind für die Planung, Organisation und Leitung spezifischer Projekte für eine Organisation verantwortlich. Sie stellen sicher, dass Teams Projekte pünktlich, im Rahmen des Budgets und innerhalb des Rahmens abschließen. Die spezifischen Verantwortlichkeiten eines Projektmanagers können je nach Branche, Organisation und Projekten, die er verwaltet, variieren. Zu den allgemeinen Verantwortlichkeiten gehören jedoch:
Berücksichtigung der Kundenanforderungen
Festlegung eines Zeitplans und Budgets
Sammeln Sie Ressourcen, einschließlich Materialien und Teammitglieder
Überwachen Sie den Fortschritt und unterstützen Sie das Team bei Bedarf
Arbeiten Sie direkt mit dem Kunden zusammen, um Änderungen und Ergänzungen am Projekt vorzunehmen
13 Projektmanagement-Tipps
Hier sind 13 Projektmanagement-Tipps, die Ihnen bei Ihrer Karriere helfen:
1. Wählen Sie Ihr Team
Bei der Planung eines Projekts ist es wichtig, im Team Prioritäten zu setzen. Wenn Sie die Leitung eines Projekts übernehmen, fragen Sie sich, welche Fähigkeiten und Erfahrungen Sie benötigen, um erfolgreich zu sein. Bestimmen Sie frühzeitig in der Entwicklung eines neuen Projekts, ob Sie einen neuen Mitarbeiter einstellen oder einige Aufgaben an einen Freiberufler auslagern müssen. Um Ihrem Anliegen den größtmöglichen Nutzen und die größtmögliche Unterstützung zu verleihen, stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten über ausreichende Hintergrundinformationen über Ihre Organisation und die Ziele des Projekts verfügen.
2. Bestimmen Sie die Grundvoraussetzungen
Definieren Sie die Hauptkriterien und legen Sie fest, was Sie erreichen möchten und warum Sie den Umfang und die Ziele festlegen. Dies kann von einer einfachen Steigerung der Marketingrendite bis hin zu einer komplexen Erfindung und Einführung eines neuen Produkts in Ihrem Unternehmen reichen. Identifizieren Sie vor Beginn des Projekts alle wichtigen Kunden und Stakeholder, um deren Bedürfnisse und Erwartungen zu kennen. Anschließend können Sie eine Liste der benötigten Ressourcen erstellen, z. B. Personen, Zeit, Geld und Werkzeuge.
3. Maximale Zusammenarbeit
Eine effektive Zusammenarbeit ist ein entscheidender Aspekt, um hervorragende Projektergebnisse zu erzielen. Als Projektmanager können Sie Ihre Zusammenarbeit verbessern, um erwartete Ergebnisse zu erzielen, z. B. die pünktliche Markteinführung eines Produkts, die Einhaltung des Budgets und das Erreichen hoher KPIs bei abgeschlossenen Projekten. Richten Sie Kommunikationskanäle und -methoden für Ihr Team ein, damit sie problemlos miteinander zusammenarbeiten können. Es kann hilfreich sein, regelmäßige Teambesprechungen abzuhalten, beispielsweise täglich oder wöchentlich, um sich über den Fortschritt zu informieren und zu sehen, wie sich die Teammitglieder gegenseitig helfen können.
4. Teilen Sie Ihre Ziele auf
Unterteilen Sie Ihre Hauptziele in Meilensteine, weisen Sie für jede angegebene Aufgabe jemanden zu und entwickeln Sie einen Projektlebenszyklus mit konkreten Terminen, um diese realistisch zu gestalten. Durch das Setzen von Meilensteinen und deren regelmäßige Überprüfung können Sie Ihre Ziele deutlich besser erreichen. Erwägen Sie, jeden Meilenstein nach seiner Fertigstellung zu überprüfen, um zu sehen, ob Sie Verbesserungen am nächsten Meilenstein vornehmen können.
5. Potenzielle Risiken eindämmen
Risikomanagement ist notwendig, um potenzielle Fehler zu mindern, die während Ihres Projekts auftreten können. Jedes Projekt birgt ein gewisses Risiko, das bei der Planung berücksichtigt werden muss. Wenn Sie beispielsweise Anwendungen und Daten in die Cloud verlagern, müssen Sie die damit verbundenen Sicherheitsrisiken berücksichtigen. Bitten Sie Ihr Team, bei der Risikoplanung zu helfen, um mögliche Hindernisse zu identifizieren.
6. Reduzieren Sie Ablenkungen
Versuchen Sie nach Möglichkeit, Ihr Team auf jeweils ein Projekt zu konzentrieren, um Ablenkungen zu vermeiden. Wenn Sie und Ihr Team arbeiten, ermutigen Sie alle, sich bestimmte Zeiträume einzuplanen, in denen sie ohne Unterbrechungen arbeiten können. Sie können Ihre Geräte und Kommunikationskanäle für etwa eine Stunde in den „Bitte nicht stören“-Modus versetzen, sodass Sie sich ausschließlich auf das Projekt konzentrieren können.
7. Verwenden Sie Projektmanagement-Software
Die meisten Projektmanager finden Technologie nützlich, insbesondere Projektmanagementsoftware und -plattformen. Typische Projektmanagementlösungen dienen als zentraler Bereich für alle Projektdaten und bieten die Möglichkeit, die Daten in Gantt-Diagramme, Zeitleisten und Dashboards umzuwandeln. Projektmanagement-Software bietet eine einheitliche Plattform für das gesamte Team und ermöglicht es Mitarbeitern, Kommentare zu hinterlassen und Aufgaben als abgeschlossen zu markieren, um das Projekt voranzutreiben.
8. Verwalten Sie Ihre Zeit
Die Verwaltung Ihrer Zeit ist für die Erledigung jeder Aufgabe von entscheidender Bedeutung. Sie können verschiedene Zeitmanagement-Taktiken anwenden, um Erfolg zu haben. Eine der effektivsten Taktiken für das Zeitmanagement besteht darin, einen klar definierten Projektplan zu haben, der sich auf jede Phase des Projekts auswirkt. Als eine Form des Risikomanagements ist es auch hilfreich, jedem Meilenstein zusätzliche Zeit einzuräumen.
9. Konzentrieren Sie sich jeweils auf ein Projekt.
Versuchen Sie nach Möglichkeit, jeweils nur ein Projekt abzuschließen, um Ihre volle Kraft und Konzentration darauf zu verwenden. Dies kann Ihnen helfen, ein Projekt schneller abzuschließen und Ablenkungen und Fehler zu minimieren. Wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig verwalten müssen, planen Sie für jedes Projekt eine bestimmte Zeit am Tag ein. Erstellen Sie für jedes Projekt einen Kalender und arbeiten Sie dann in der dafür vorgesehenen Zeit nur an einem Projekt.
10. Überprüfen Sie alle Ihre Ergebnisse
Sie können die von Ihnen gesetzten Meilensteine in Ergebnisse umsetzen, die Sie sorgfältig bewerten können, bevor Sie mit der nächsten Phase des Projekts fortfahren. Wenn Sie beispielsweise eine neue mobile App für Ihre Kunden erstellen, besteht der erste Schritt möglicherweise darin, ein Produkt mit minimaler Lebensfähigkeit zu erstellen, das Sie testen können, bevor Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren. Durch frühzeitige Korrekturmaßnahmen im Projektlebenszyklus können Sie den Überblick behalten und unerwartete Verzögerungen vermeiden.
11. Automatisieren Sie den Prozess
Automatisierung kann Ihnen helfen, Routineaufgaben zu eliminieren und sich auf Projektergebnisse zu konzentrieren. Berücksichtigen Sie die „Wenn dies, dann das“-Regeln, die bereits in Ihren Arbeitsabläufen vorhanden sind, um Projektmanagementaktivitäten zu automatisieren. Dies kann Ihnen einen Ausgangspunkt für die Automatisierung der meisten Projektprozesse bieten und Ihnen helfen, Zeit und Geld für die Organisation zu sparen.
12. Bewerten Sie Ihr Projekt
Auch wenn das Erreichen des letzten Projektmeilensteins ein großer Schritt ist, ist es wichtig, ihn sorgfältig zu durchdenken, bevor man ihn abbricht. Jedes Projekt ist eine Lernerfahrung, daher bewerten Sie es direkt nach Abschluss. Projektmanager können sowohl Erfolge als auch Misserfolge verfolgen. Dies kann die Erfolgsaussichten zukünftiger Projekte verbessern und eine Kultur der kontinuierlichen Verbesserung schaffen.
13. Machen Sie sich mit Projektmanagementtechniken vertraut
Grundlegende Projektmanagementmethoden können für Projektmanager und Teammitglieder nützlich sein. Tools, Strategien, Prozesse und Best Practices, die einer Person effektiv dabei helfen, eine Reihe von Verantwortlichkeiten zu erfüllen, stellen Projektmanagementansätze dar. Diese Ansätze können auf praktisch jedes Projekt in jedem Unternehmen angewendet werden. Wenn Sie sich mit einigen der gängigsten Projektmanagement-Ansätze wie Scrum vertraut machen, können Sie herausfinden, welcher Ansatz der richtige für Sie ist.