12 Vorteile der Aufzeichnung von Besprechungen am Arbeitsplatz • BUOM

11. März 2022

Viele Berufstätige verbringen einen großen Teil ihrer Zeit mit verschiedenen Besprechungen und Präsentationen. Eine Aufzeichnung jedes Meetings kann dabei helfen, sich an genaue Ideen, Ziele und Vorgehensweisen zu erinnern und darauf zu verweisen. Wenn Sie wissen, wie wichtig und warum es ist, Besprechungen am Arbeitsplatz aufzuzeichnen, können Sie entscheiden, ob diese Vorgehensweise Ihren Arbeitsablauf verbessern kann. In diesem Artikel erklären wir die Aufzeichnung von Besprechungen und listen 12 Möglichkeiten auf, wie eine Organisation von der Aufzeichnung von Besprechungen profitieren kann.

Was sind Besprechungsaufzeichnungen?

Eine Besprechungsaufzeichnung ist eine Audio-, Video- oder schriftliche Dokumentation einer Arbeitsbesprechung. Der Datensatz erstellt eine Quelle, die den genauen Inhalt und die Darstellung der Informationen enthält, und speichert den Inhalt für die zukünftige Verwendung und Referenz. Durch die Aufzeichnung von Besprechungen können Sie wörtliche Beschreibungen der Besprechung referenzieren und verteilen, um ein konsistentes Verständnis der bereitgestellten Informationen zu schaffen. Sie können virtuelle und persönliche Besprechungen und Präsentationen aufzeichnen, um Unternehmensressourcen zu erstellen und zu speichern und eine genaue Verbreitung der Unternehmensgrundsätze und -ideen sicherzustellen.

12 Vorteile der Aufzeichnung von Besprechungen

Die Aufzeichnung von Unternehmensbesprechungen kann die Effizienz und Konsistenz am Arbeitsplatz verbessern, indem den Mitarbeitern zusätzliche Ressourcen und Zugriff auf Informationen bereitgestellt werden. Das Aufzeichnen von Besprechungen kann Ihnen bei der Arbeit an Folgendem zugute kommen:

1. Produktion von Lehrmaterialien

Informationspräsentationen und Besprechungen über die Erwartungen, Verfahren und Struktur der Organisation können während des Onboarding- und Schulungsprozesses nützliche Lehrmittel sein. Eine Organisation kann diese Aufzeichnungen an neue Mitarbeiter verteilen, um Zeit zu sparen und Wiederholungen während der Schulungszeit zu reduzieren. Die Bereitstellung der gleichen Informationsaufzeichnungen für alle Auszubildenden verbessert außerdem die Konsistenz und Genauigkeit des Lernprozesses.

2. Austausch von Präsentationen nach dem Treffen

Wenn Sie eine Präsentation per Video oder Audio aufzeichnen, wird eine Datei erstellt, die nach der Besprechung geteilt und an Mitarbeiter und andere Abteilungen verteilt werden kann. Mithilfe von Videos können Mitarbeiter auf Hintergrundinformationen zurückgreifen, um Antworten, Daten und Ideen zu finden, die auf ihre Rolle zutreffen. Indem man jedem Zugriff auf die Präsentation gewährt, verringert sich die Wahrscheinlichkeit von Fehlinformationen oder vergessenen Details und macht Wiederholungen überflüssig.

3. Erstellen Sie eine Ressourcensammlung

Das Aufzeichnen und Erstellen von Dateien für jedes Meeting in Ihrer Organisation kann Ihnen beim Aufbau einer Ressourcenbibliothek helfen. Dadurch können Sie alle Ihre Informationen in einem System organisieren, finden und referenzieren. Durch das Speichern einer Sammlung von Ressourcen werden die Zugänglichkeit, der Vergleich und die Verfolgung der Aktivitäten und Projekte eines Unternehmens im Laufe der Zeit verbessert.

4. Sorgen Sie für Transparenz

Durch die Aufzeichnung Ihrer Besprechungen erhöhen Sie den Einblick in die Abläufe und Ressourcen Ihrer Organisation. Der Austausch wörtlicher Aufzeichnungen von Informationen und Ideen ermöglicht einen besseren Zugriff und ein besseres Verständnis der Informationen zwischen Abteilungen, Kunden und Mitarbeitern. Die Schaffung einer Kultur der Transparenz erhöht das Vertrauen und die Beziehungen im gesamten Unternehmen und reduziert Missverständnisse oder widersprüchliche Informationen.

5. Reduzieren Sie Verwirrung

Durch die Bereitstellung und den Zugriff auf eine Aufzeichnung der Besprechung können Verwirrungen und Missverständnisse zwischen Kollegen vermieden werden. Bei Fragen oder Unstimmigkeiten können sich die Mitarbeiter in der Aufzeichnung auf die genauen Angaben aus dem Originalgespräch beziehen. Dadurch entfällt die Notwendigkeit einer Wiederholung und zusätzlichen Klarstellung zuvor angegebener Informationen.

6. Analyse der Wirksamkeit des Treffens

Das Aufzeichnen und Ansehen einer von Ihnen oder Ihrem Team gehaltenen Besprechung oder Präsentation kann Ihnen dabei helfen, die Effektivität und den Gesamtablauf der Besprechung zu bewerten. Sie können sich die Aufzeichnung noch einmal ansehen, um Bereiche zu identifizieren, in denen Sie Ihre Präsentation verbessern können, z. B. Ton, Geschwindigkeit, Manieren und Engagement. Die Verwendung von Aufzeichnungen zur Analyse und Korrektur Ihrer Präsentationsfähigkeiten kann dazu beitragen, Besprechungen und Organisationszeit effizienter und effektiver zu gestalten.

7. Benachrichtigung der Mitarbeiter, die nicht teilnehmen konnten

Faktoren wie Planungsfehler und Fehlzeiten können die Fähigkeit einiger Mitarbeiter beeinträchtigen, an einer Besprechung teilzunehmen. Das Anbieten einer Aufzeichnung des Meetings bietet eine effektive Möglichkeit, Informationen und Ideen an diejenigen weiterzugeben, die nicht teilnehmen konnten. Eine Aufzeichnung reduziert den Zeit- und Ressourcenaufwand, der dafür aufgewendet wird, alle Mitarbeiter über die Besprechung und Informationen auf dem Laufenden zu halten, und stellt sicher, dass allen die gleichen Materialien zur Verfügung stehen, unabhängig davon, ob sie an der Besprechung teilnehmen können.

8. Sich an Details erinnern

Bei Besprechungen und Präsentationen geht es oft um viele Informationen und Details. Aufgezeichnete Besprechungen bieten die Möglichkeit, spezifische Details und Verfahren zu besprechen. Dies reduziert Wiederholungen und Fragen zu den Informationen, die in der Besprechung präsentiert und vermittelt wurden.

9. Erhöhtes Engagement und Fokus

Die Benachrichtigung von Mitarbeitern und Teammitgliedern darüber, dass das Meeting aufgezeichnet wird, kann ihr Engagement und ihre Fähigkeit, beim Thema zu bleiben, steigern. Wenn Sie während eines Meetings Notizen machen, stellen Sie sicher, dass Themen und Materialien relevant und professionell bleiben. Die Reduzierung unnötiger und unangemessener Diskussionen kann die Gesamteffektivität des Meetings und des Arbeitsplatzes verbessern.

10. Fristen festlegen

Projektbesprechungen beinhalten oft Informationen über den Zeitplan, die Fristen und den Fortschritt des Projekts. Eine genaue Aufzeichnung der vereinbarten Termine ermöglicht es Mitarbeitern und Führungskräften, auf die von ihnen festgelegten Regeln zurückzugreifen. Darüber hinaus ist jeder dafür verantwortlich, die ihm zugewiesenen Aufgaben zu erfüllen und seine Arbeit gemäß dem festgelegten Zeitplan abzuschließen.

11. Beilegung von Ansprüchen und Streitigkeiten

Eine genaue Aufzeichnung der Besprechung stellt sicher, dass Manager und Mitarbeiter Beschwerden und Streitigkeiten über Verhalten, Erwartungen oder Richtlinien ansprechen können. Alle Personen können sich auf den ursprünglichen Inhalt des Meetings beziehen, um genaue Informationen zu finden. Aufzeichnungen können eine Organisation vor falschen Aussagen und Fehlinformationen schützen, indem sie greifbare Beweise für Maßnahmen und Richtlinien liefern.

12. Zusammenarbeit mit externen Kunden

Wenn Sie mit externen Kunden zusammenarbeiten, können Sie ihnen Aufzeichnungen mit Aktualisierungen und Ergebnissen ihrer Projekte zur Verfügung stellen. Durch das Versenden von Besprechungsaufzeichnungen an externe Kunden können diese Einblicke in die Abläufe, Prognosen und Zeitpläne der Rolle der Organisation in ihren Projekten erhalten. Die Bereitstellung von Besprechungsaufzeichnungen schafft außerdem ein Gefühl von Vertrauen und Transparenz zwischen internen und externen Teams und Kunden.

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