12 verschiedene Arten von Geschäftstreffen • BUOM

2. April 2022

Unternehmen nutzen viele Arten von Besprechungen, um verschiedene Vorgänge durchzuführen. Meetings können Ihnen dabei helfen, beispielsweise die Kommunikation zu erleichtern, Prioritäten zu besprechen und wichtige Veränderungen im Unternehmen anzukündigen. Wenn Sie verstehen, wie Sie verschiedene Besprechungen nutzen, können Sie eine stärkere Führungskraft werden, da es Ihnen bei der Kommunikation mit Ihrem Team hilft. In diesem Artikel gehen wir auf die verschiedenen Arten von Meetings ein und geben Tipps zu deren Durchführung.

12 Arten von Geschäftstreffen

Hier sind 12 verschiedene Geschäftstreffen und Tipps, die Ihnen bei der Planung helfen:

1. Statusbesprechungen

Ein Statusmeeting beinhaltet in der Regel eine Besprechung des aktuellen Projekts. Dieses Treffen kann auf verschiedenen Ebenen stattfinden. Beispielsweise können Manager zusammenkommen und den Fortschritt ihrer Teams bei verschiedenen Projektaufgaben besprechen. Dieses Treffen kann auch auf Teamebene stattfinden, da jedes Mitglied sich gegenseitig und seinen Vorgesetzten über seine Fortschritte berichten kann.

Für ein Statusmeeting ist es am besten, eine feste Tagesordnung zu haben. Jede Person sollte in der Lage sein, Neuigkeiten über das Projekt mitzuteilen und bereit zu sein, Fragen zu stellen und zu beantworten. Die Dauer dieser Treffen kann je nach Projektgröße und Anzahl der anwesenden Teilnehmer variieren.

2. Entscheidungsbesprechungen

Bei einem Lösungsgespräch geht es darum, eine Lösung für ein bestimmtes Problem zu finden oder ein Problem zu besprechen, mit dem das Team konfrontiert ist. Vielleicht ist der Kunde zum Beispiel verärgert über die Ergebnisse, die er erhalten hat. Die Lösungssitzung kann sich darauf konzentrieren, was das Unternehmen tun kann, um die Situation zu verbessern. Ein Lösungsgespräch kann sich auch auf interne Konflikte konzentrieren. Beispielsweise gab es möglicherweise ein Problem zwischen den Vertriebs- und Marketingabteilungen hinsichtlich der Erstellung von Marketingmaterialien. Dieses Treffen könnte dazu dienen, sicherzustellen, dass das Marketingteam Zeit hat, die Bestellung abzuschließen, damit das Vertriebsteam das bekommt, was es braucht.

Wenn Sie ein Meeting zur Problemlösung abhalten, konzentrieren Sie sich auf das Problem, das den Anlass zum Meeting gegeben hat. Achten Sie darauf, sich den Standpunkt aller anzuhören und die Meinungen aller zu berücksichtigen. Wenn Sie ein solches Treffen abhalten, fungieren Sie als Vermittler zwischen den Gruppen und führen Sie sie zu einer möglichen Lösung.

3. Strategische Treffen

Ein Strategiemeeting kann Ihrem Team dabei helfen, einen Plan zur Erreichung eines bestimmten Ziels zu entwickeln. Bei einer Strategiebesprechung kann es um ein langfristiges Ziel gehen, beispielsweise das Erreichen der Jahresbudgetziele, oder um ein kurzfristiges Ziel, beispielsweise die erfolgreiche Akquise eines Großkunden. Wenn es sich bei dem Ziel um ein langfristiges Projekt oder ein Jahresendziel handelt, können das ganze Jahr über eine Reihe von Statusbesprechungen abgehalten werden, um den Fortschritt zu überprüfen.

Typischerweise konzentriert sich ein Strategiegespräch auf das von Ihnen gesetzte Ziel. Viele Manager senden möglicherweise eine E-Mail an die Teilnehmer, in der sie darlegen, was sie in der Besprechung erreichen möchten, und bitten die Teilnehmer, Ideen auszutauschen. Auf diese Weise werden die Teilnehmer mit unterschiedlichen Standpunkten vorbereitet und das Meeting wird produktiver.

4. Innovationstreffen

Ein Innovationsmeeting kann sich auf die Verbesserung von Prozessen innerhalb des Unternehmens konzentrieren, z. B. auf die Änderung von Arbeitsabläufen und die Änderung wöchentlicher Fristen, um die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern. Ein weiterer Einsatzzweck von Innovationsmeetings könnte darin bestehen, neue Technologien oder Tools zu besprechen, die Teammitglieder für nützlich halten.

Die Tagesordnung für ein Innovationstreffen kann allgemeiner sein, es sei denn, jemand hat eine bestimmte Innovation erwähnt, auf die er sich konzentrieren möchte, beispielsweise ein Technologie-Upgrade. Diese Treffen können auch unternehmensweit stattfinden, sodass Sie von allen Feedback erhalten können. Innovationsmeetings beinhalten in der Regel ein Brainstorming und oft offene Fragen wie: „Womit sollen wir anfangen?“ oder „Womit sollten wir aufhören?“

5. Teambuilding-Meetings

Ein Teambuilding-Meeting ist nützlich, wenn Sie die Bindung zwischen Teammitgliedern stärken möchten, die sich möglicherweise nicht sehr gut kennen. Ein Teambuilding-Meeting kann Teammitglieder dazu ermutigen, positiv über andere zu sprechen. Manchmal zielen diese Treffen darauf ab, Differenzen zwischen Teammitgliedern zu klären und so ihre Beziehungen zu verbessern.

Teambuilding-Meetings sind tendenziell fokussierter und formeller, daher können viele Unternehmen Teambuilding durch unterhaltsame Aktivitäten umsetzen. Einige Unternehmen veranstalten beispielsweise wöchentlich einen Quizwettbewerb, bei dem das Gewinnerteam einen Preis erhält. Während der Feiertage veranstalten einige Unternehmen festliche Veranstaltungen. Wenn Sie Teambuilding-Übungen planen möchten, wäre es eine gute Idee, Ihre Ziele mit Ihrem Vorgesetzten oder Ihrer Personalabteilung zu besprechen.

6. Hauptversammlung

An der Hauptversammlung nehmen in der Regel alle Mitarbeiter des Unternehmens teil. Einige Unternehmen halten diese Treffen jährlich ab, um die Lage des Unternehmens zu besprechen, Fragen der Mitarbeiter zu beantworten und neue Ziele für das kommende Jahr festzulegen. Manchmal findet eine Hauptversammlung aufgrund von Großereignissen statt, beispielsweise dem Verkauf eines Unternehmens oder der Übernahme eines anderen Unternehmens. In der Regel organisieren leitende Unternehmensleiter und Personalabteilungen Besprechungen mit allen Teilnehmern, die in der Regel eine Tagesordnung und einen Abschnitt mit Fragen und Antworten enthalten.

7. Einzelgespräche

Ein Einzelgespräch findet normalerweise zwischen zwei Personen statt, beispielsweise einem Manager und einem seiner Untergebenen. Oftmals plant der Manager wöchentliche oder monatliche Einzelgespräche. Typischerweise geht es bei einem Einzelgespräch darum, dass ein Vorgesetzter die Leistung eines Mitarbeiters bespricht.

Der Vorgesetzte kann bestimmte Aspekte der Leistung der Person loben und auch Bereiche besprechen, in denen sie sich verbessern könnte. Ein persönliches Treffen gibt dem Mitarbeiter außerdem die Möglichkeit, Feedback zu geben, Bedenken zu äußern oder zu besprechen, was sein Vorgesetzter besonders gut macht. Manager beginnen das Meeting mit ein paar Gesprächsthemen und lassen das Gespräch dann von dort aus weiterentwickeln.

8. Informationstreffen

Bei Informationsveranstaltungen kann eine neue Richtlinie oder ein neuer Arbeitsansatz bekannt gegeben werden. Bei Informationsveranstaltungen geht es in der Regel nur um wenige Informationspunkte. Der Zweck einer Informationsveranstaltung besteht darin, den Mitarbeitern wichtige Informationen zu vermitteln. Manchmal kann es bei einem Informationstreffen darum gehen, Mitarbeiter in der Verwendung eines neuen Meldesystems zu schulen oder den Mitarbeitern zu zeigen, wie sie eine Meldung einreichen.

Bei der Durchführung eines Informationstreffens ist es hilfreich, eine Präsentation mit Folien und unterstützenden Informationen bereitzuhalten. Planen Sie auch Zeit für Fragen ein, denn Sie möchten sicherstellen, dass die von Ihnen bereitgestellten Informationen Ihre Zielgruppe erreichen. Manchmal kann es sein, dass jemand mit mehr technischer Erfahrung, beispielsweise ein IT-Experte, beim Informationstreffen anwesend ist, falls während der Präsentation Probleme auftreten.

9. Ändern Sie Ihre Termine

Bei einem Change Meeting werden wesentliche Veränderungen im Unternehmen bekannt gegeben. Beispielsweise werden möglicherweise zwei Abteilungen zusammengelegt, wodurch sich die Zuständigkeiten beider ändern. In diesem Treffen kann es darum gehen, warum die Fusion stattfindet, wie sich die Berichtsstruktur ändert und welche neuen Verantwortlichkeiten sich für die Mitarbeiter ergeben. Es ist eine gute Idee, alle von der Änderung Betroffenen einzubeziehen. Dadurch können Änderungen mit allen Teilnehmern gleichzeitig besprochen werden. Das Treffen kann den Mitarbeitern auch die Möglichkeit bieten, Fragen zu stellen und ihre Meinung zu den Änderungen zu äußern.

10. Initiativtreffen

Bei einem Treffen zu einer neuen Initiative geht es häufig um den Einsatz neuer Technologien. Bei diesem Treffen könnte es sich um eine Live-Demonstration einer neuen Technologie und ihrer Funktionsweise oder um ein neues Produkt handeln. Oftmals umfasst die Einführung einer Initiative eine Reihe von Besprechungen. Sie können das erste Treffen als umfassende Demonstration für eine große Gruppe abhalten und dann eine gezieltere Schulung in kleineren Gruppen durchführen.

Typischerweise konzentrieren sich diese Treffen auf das Thema und die verschiedenen Rollen der Mitarbeiter innerhalb der Initiative. Eine Präsentation kann Ihnen dabei helfen, eine Initiative in einfachen Worten zu kommunizieren und die Rollen verschiedener Mitarbeiter hervorzuheben. Beispielsweise könnte Ihre Präsentation einen Zeitplan für die Bereitstellung und Informationen zum Abschluss der Aufgabe enthalten.

11. Regelmäßige Treffen

Eine Ständige Versammlung ist eine Hauptversammlung, die regelmäßig von einem Team oder einer Gruppe von Führungskräften abgehalten wird. Manchmal werden regelmäßige Treffen genutzt, um die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen zu fördern. In anderen Fällen kann ein regelmäßiges Treffen die bevorstehenden Projekte skizzieren. Auf Teamebene kann sich der Manager regelmäßig treffen, um bei der Festlegung von Prioritäten zu helfen oder Elemente der Teamverantwortung hervorzuheben.

Regelmäßige Sitzungen können eine festgelegte Tagesordnung haben, bei der Einzelpersonen Routineberichte vorlegen. Eine Tagesordnung darf nicht viel mehr sein als der Name einer Person mit einem Bericht, den sie regelmäßig vorlegt. Die Tagesordnung umfasst in der Regel auch Diskussionspunkte oder Möglichkeiten für Teammitglieder, im Rahmen des Brainstorming-Prozesses Probleme anzusprechen.