12 Projektmanagement-Strategien zur Effizienzsteigerung • BUOM

20. Mai 2021

Projektmanager sind Führungskräfte, die Projekte überwachen und Umfang, Budget und Produktionsdetails festlegen. Projektmanagementstrategien helfen dem Projektmanager, sich an Veränderungen während des Projekts anzupassen, die Planungsphase zu verbessern und das Team auf ein gemeinsames Ziel hin zu vereinen. Die Wahl der richtigen Projektmanagementstrategie kann den Gesamterfolg dieses Projekts bestimmen. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen 12 Projektmanagement-Strategien zur Verbesserung der Projekteffizienz.

Was sind Projektmanagementstrategien?

Projektmanagementstrategien sind Führungstechniken, die Projektmanager nutzen, um ihre Teams zu vereinen und spezifische Probleme zu lösen. Diese Strategien helfen jedem, die Anforderungen des Projekts zu verstehen und zu verstehen, wie der Manager die einzelnen Phasen vorantreiben möchte.

Warum Projektmanagementstrategien nutzen?

Projektmanagementstrategien helfen Teams, Projektprobleme zu lösen, die Produktivität zu verbessern und bestimmte Ziele zu erreichen. Eine Projektmanagementstrategie bildet die Grundlage für bessere Teamarbeit, höhere Produktivität und effektivere Projekte. Effiziente Projekte können weniger Zeit und Geld kosten und die Gesamtrentabilität des Projekts steigern.

12 Projektmanagement-Strategien

Hier sind 12 Projektmanagementstrategien zur Verbesserung der Projekteffizienz:

1. Definieren Sie vorab Ihre Ziele und passen Sie diese an

Das Setzen von Zielen ist Teil der Projektplanungsphase, die sich durch das gesamte Projekt zieht, wenn sich Ihre Anforderungen ändern. Klar definierte Ziele helfen dem Team, sich auf das Gesamtergebnis zu konzentrieren und geben die Richtung für das Projekt vor. Manager können im Voraus Ziele festlegen und die folgenden Methoden nutzen, um die Anpassung während der Produktion zu fördern:

Identifizieren Sie eingehende Änderungen

Je früher Sie bevorstehende Änderungen am Projektumfang oder Zeitplan erkennen können, desto einfacher ist es, die Projektziele rechtzeitig zu ändern und so die Effizienz zu maximieren. Wenn ein Kunde beispielsweise zwischen Preisen wählt, besteht eine gute Chance, dass sich der Preis bald ändert. Sie können Ihre Ziele an mögliche Preisänderungen anpassen, indem Sie einen Plan für Preiserhöhungen und -senkungen erstellen.

Halten Sie Ihr Team auf dem Laufenden

Plötzlich auftretende Änderungen können Auswirkungen auf das Projekt haben, wenn sie nicht schnellstmöglich allen bekannt werden. Um Ihr Team flexibel zu halten, müssen Sie sich auf eine häufige und klare Kommunikation der Erwartungen, des Projektumfangs und der vorgeschlagenen Änderungen verlassen. Erwägen Sie den Einsatz einer professionellen Teammanagement-Plattform, um die Kommunikation zwischen Teammitgliedern und dem Management zu verbessern und aufrechtzuerhalten.

Planen Sie Ihre Anrufe

Bei Projekten kann es zu Rückschlägen und Sprüngen kommen, daher ist es wichtig, Zieländerungen im Voraus zu planen. Während das Team die Projektziele plant, sollten Sie über die Erstellung von Notfallplänen für mögliche Änderungen nachdenken. Wenn sich beispielsweise der Termin eines Projekts aufgrund der Verfügbarkeit von Materialien ändern kann, kann die Berücksichtigung dieser Tatsache in Ihrem ursprünglichen Plan Ihnen helfen, sich schnell anzupassen, sobald das Projekt beginnt.

2. Den Umfang des Projekts verstehen

Der Projektumfang ist die Größe des Projekts, die sich auf das Budget, den Personalbedarf und die Gesamteffizienz des Projekts auswirken kann. Größere Projekte erfordern mehr Arbeitskräfte und Material, was das Budget erhöhen kann und ein stärkeres Management erfordert. Das Verständnis des Umfangs eines Projekts hilft Projektmanagern dabei, Ressourcen den richtigen Stellen zuzuweisen und bietet eine realistischere Sicht auf die Projektzeitpläne. Verstehen Sie Projektanforderungen, Kundenanforderungen und Teamanforderungen, um Projektziele zu erreichen.

3. Kommunizieren Sie mit Kunden und Teammitgliedern

Kommunikation ist für die Weiterentwicklung eines Projekts von entscheidender Bedeutung, da sie jedem hilft, die Anforderungen des Projekts und die potenziellen Probleme, auf die er stoßen könnte, zu verstehen. Kommunikation ist auch wichtig, um die Erwartungen des Kunden zu verstehen und sich an Projektänderungen anzupassen. Zu einer guten Kommunikation gehören klare, prägnante Gespräche, ehrliches Feedback und eine positive Körpersprache. Die Körpersprache kann die verbale Kommunikation verbessern, indem sie die von Ihnen gesagten Wörter durch positive Gesten verstärkt.

4. Fördern Sie Teamarbeit

Teamarbeit ist für ein Projekt wichtig, da viele Projekte die Zusammenarbeit mehrerer Personen oder Abteilungen erfordern. Die Förderung der Teamarbeit hilft den Mitarbeitern, sich auf die Kraft der Teamarbeit zu konzentrieren. Als Führungskraft können Sie die Teamarbeit fördern, indem Sie am Projekt mit gutem Beispiel vorangehen, die richtigen Tools für das Projekt bereitstellen und mit Teammitgliedern über Änderungen, Fortschritte und Skalierung kommunizieren.

5. Setzen Sie klare Erwartungen

Klare Erwartungen minimieren das Fehlerpotenzial, da sie alle auf die gleichen Prinzipien ausrichten. Wenn man beispielsweise davon ausgeht, dass ein Projekt in den nächsten zwei Wochen abgeschlossen sein wird, bleiben alle auf den Termin konzentriert und es entsteht gegenseitiges Verständnis für den Kunden, das Team und das Management. Klare Erwartungen zu formulieren bedeutet, häufig mit Teams und Kunden zu kommunizieren, Erinnerungen an Erwartungen zu senden und Feedback einzuholen.

6. Verwalten Sie Projektrisiken

Einige Projekte beinhalten Risiken oder finanzielle Auswirkungen, die sich auf das Gesamtergebnis des Projekts auswirken können. Erwägen Sie die Durchführung einer Risikoanalyse vor Beginn eines Projekts, um Risiken zu identifizieren, mögliche Lösungen zu schaffen und die potenziellen Schäden zu verstehen, die Risiken verursachen können. Je besser ein Projektmanager die Projektrisiken versteht, desto weniger Überraschungen gibt es in jeder Phase des Projekts.

7. Verwenden Sie einen Projektstrukturplan

Ein Projektstrukturplan (WBS) ist ein Tool, mit dem Projektmanager Projekte in überschaubare Aufgaben für das Team aufteilen. Dies hilft dabei, große Projekte in kleinere Ziele aufzuteilen, die manchmal leichter zu erreichen sind. Das WSB-Modell besteht typischerweise aus drei Ebenen:

• Erste Ebene des WSB: das Hauptziel des Projekts. Ein Team muss beispielsweise bis zum Fünften des Monats 800 Bestellungen abschließen.

• WSB der zweiten Ebene: Sie unterteilen das Hauptziel in 5–10 Teile. Der Projektmanager weist jedem Teil Ressourcen und Fristen zu und entscheidet über ein akzeptables Risiko.

• WSB Level Drei: Sie unterteilen jeden der fünf bis zehn Teile in kleinere Teile, um spezifische Bedürfnisse oder Ziele zu identifizieren.

8. Dokumentieren Sie Ihren Prozess

Einer der wichtigsten Teile eines erfolgreichen Projekts ist die Dokumentationsphase, da sie dem Team einen schriftlichen Leitfaden zum Projektfortschritt liefert. Nach einem erfolgreichen Projekt kann der Projektmanager die Dokumente mit dem Team durchgehen, um festzustellen, wo die Ziele erreicht wurden, wo sie erfolgreich waren und auf welche Probleme sie gestoßen sind. Dies ist eine hervorragende Ressource für die Planung zukünftiger Projekte, da es eine Vorlage für den Erfolg und einen schriftlichen Test der Fähigkeiten des Teams bietet.

9. Erlauben Sie Feedback

Feedback von Teams und Stakeholdern kann dem Projektmanager dabei helfen, wichtige Projektfaktoren zu identifizieren, die er während des Projekts möglicherweise übersehen hat. Das Team und die Stakeholder haben oft eine andere Perspektive als der Projektmanager, was Ihnen hilft, den Projektfortschritt besser zu verstehen. Sie können Feedback ermöglichen, indem Sie direkt nachfragen oder Folge-E-Mails und Umfragen senden.

10. Feiern Sie Meilensteine

Meilensteine ​​sind wichtige Ziele, die das Team im Laufe des Projekts erreicht. Meilensteine ​​können als Sammelpunkt für Teammitglieder dienen und die Motivation anregen. Projektmanager feiern Meilensteine ​​mit Teammitgliedern, um Teamarbeit und Kommunikation zu fördern. Belohnen Sie Mitarbeiter mit positivem Feedback für das Erreichen wichtiger Meilensteine. Sie können etwas sagen wie: „Ich bin sehr stolz auf Ihre Fortschritte“ oder „Ihre harte Arbeit hat mich inspiriert, machen Sie weiter so.“

11. Reinvestieren Sie Ihre Ersparnisse

Wenn ein Projekt effektiv ist, spart es Geld und Zeit, die Sie in Ihr Team oder Ihr Unternehmen reinvestieren können. Erwägen Sie die Neuzuweisung von Mitteln oder Ressourcen für neue Projekte, die dazu beitragen, die Fähigkeiten des Teams zu entwickeln oder das Geschäft zu erweitern. Wenn Sie beispielsweise ein Projekt unter Budget abschließen, können Sie diese Mittel in ein Mitarbeiterentwicklungsprogramm wie Kommunikations- oder Softwareschulungen reinvestieren.

12. Stellen Sie die besten Kandidaten ein

Teamfähigkeiten können sich positiv auf die Projektleistung auswirken, weshalb der Einstellungsprozess für Ihre Projekte von entscheidender Bedeutung ist. Das Finden der richtigen Kandidaten kann dem Team wertvolle Fähigkeiten verleihen und dazu beitragen, dass Projekte schnell vorankommen. Erwägen Sie die Nutzung eines Personalvermittlungsdienstes oder einer Bewerbungswebsite, um Ihren Einstellungsprozess zu überprüfen und anspruchsvollere Interviewfragen zu stellen, wie zum Beispiel:

• Was ist Ihre größte Fähigkeit?

• Wie verhält man sich unter Druck?

• Wie melden Sie Probleme dem Management?

• Wie gehen Sie mit plötzlichen Änderungen in einem Projekt um?