12 potenzielle Projektprobleme und wie man sie löst • BUOM

20. Mai 2021

Damit ein Projekt erfolgreich ist, muss das Team es präzise, ​​pünktlich und innerhalb des Budgets abschließen. Zu den Aufgaben eines Projektmanagers gehört die Planung und Überwachung von Projekten und deren Ressourcen, um positive Ergebnisse sicherzustellen. Wenn Sie ein Projektmanager sind, ist es wichtig zu wissen, wie Sie eventuell auftretende Probleme antizipieren und bewältigen können. In diesem Artikel erklären wir, warum es wichtig ist, Probleme in Projekten zu verstehen, welche Arten von Problemen auftreten können und wie man sie löst.

Warum ist es wichtig, sich über Probleme in Projekten zu informieren?

Es ist wichtig, dass Sie die Probleme des Projekts verstehen, damit Sie die Probleme leicht vermeiden oder überwinden können. Wenn Sie wissen, auf welche Projektmanagementprobleme Sie möglicherweise stoßen, können Sie die folgenden Schritte unternehmen:

• Stellen Sie sicher, dass Ihr Team jedes Projekt innerhalb der angemessenen Zeit, des richtigen Budgets und des angemessenen Umfangs abschließt.

• Sparen Sie Zeit, Geld und Personalressourcen des Unternehmens

• Analysieren Sie Probleme, um Lösungen zu finden

• Verwalten Sie Ihr Team effektiver

• Identifizieren Sie Probleme, bevor sie das Ergebnis des Projekts beeinträchtigen

12 Probleme des Projektmanagements

Projektmanager müssen über Kommunikations-, Problemlösungs- und Entscheidungsfähigkeiten verfügen, um Projektziele, Zeitpläne, Budgets und andere Ressourcen zu kontrollieren. Um Ihnen dabei zu helfen, potenzielle Probleme zu vermeiden und zu überwinden, finden Sie hier 12 Projektmanagementprobleme, auf die Sie möglicherweise stoßen, und wie Sie diese lösen können:

1. Kriechbereich

Scope Creep tritt auf, wenn der Umfang eines Projekts über seine ursprüngliche Definition oder Ziele hinausgeht. Dies geschieht normalerweise, wenn Stakeholder oder Kunden Änderungen an einem Projekt wünschen. Neue Anforderungen oder Änderungen am Projektplan können Verwirrung stiften, Ressourcen verschwenden und die Einhaltung von Fristen erschweren.

Um Scope Creep zu verhindern oder zu bewältigen, sollten Sie die folgenden Strategien in Betracht ziehen:

• Definieren Sie klar die Anforderungen und Ziele des Projekts.

• Erstellen Sie einen Zeitplan für jeden Schritt des Prozesses.

• Beziehen Sie Kunden oder Stakeholder in die Projektplanung ein.

• Verwenden Sie Tools wie Gantt-Diagramme, um Projekte zu planen und zu verfolgen.

• Kommunizieren Sie mit Kunden oder Stakeholdern, wie sich Umfangsänderungen auf Zeitpläne und Budgets auswirken können.

• Lehnen Sie Designänderungen ab, die zu Verzögerungen oder zusätzlichen Kosten führen könnten.

Wenn Sie Scope Creep vermeiden können, erhöhen Sie Ihre Chancen, das Projekt termin- und budgetgerecht abzuschließen.

2. Kommunikation

Effektive Kommunikation ist der Schlüssel zum erfolgreichen Projektabschluss. Projektmanager müssen über ausgeprägte schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten verfügen, um Anweisungen zu erteilen, Informationen zu sammeln und Stakeholder auf dem Laufenden zu halten. Andernfalls kann es zu Verwirrung im Team und zu Verzögerungen kommen.

Verbessern Sie die Kommunikation zwischen allen am Projekt beteiligten Parteien durch:

• Einsatz von Kollaborationstools und Projektmanagementsoftware, um Teammitglieder auf den neuesten Stand zu bringen

• Regelmäßiges Feedback zur Leistung der Mitarbeiter

• Entwickeln Sie einen Kommunikationsplan und einen Statusberichtsplan für Kunden und Stakeholder

• Durchführung von Teambuilding-Aktivitäten zur Verbesserung der Beziehungen und Kommunikation zwischen Teammitgliedern

• Transparenz des Projektfortschritts

Möglicherweise müssen Sie Ihre Kommunikationsmethoden an unterschiedliche Kommunikationsstile anpassen.

3. Ziele

Projekte sind nur dann erfolgreich, wenn das Team klar definierte und messbare Ziele hat, auf die es hinarbeitet. Ihr gesamtes Team sollte die Ziele des Projekts verstehen und wissen, was der Kunde oder Stakeholder erwartet. Andernfalls müssen Sie möglicherweise zusätzliche Zeit und Geld für die Fertigstellung des Projekts aufwenden.

Definieren und kommunizieren Sie klare Projektziele:

• Mit der SMART-Methode Ziele setzen

• Definieren Sie vorab spezifische Projektdetails, einschließlich Zeitplan

• Treffen Sie sich mit Ihrem Team, um Ziele festzulegen

• Verwendung von Projektplanungssoftware zur Definition von Zielen und der Rolle jedes Teammitglieds bei deren Erreichung

• Definieren von Möglichkeiten zur Verfolgung des Fortschritts, z. B. mithilfe von Meilensteinen

4. Budgetierung

Praktizieren Sie ein intelligentes Kostenmanagement, um sicherzustellen, dass Sie das Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets abschließen können. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie über genügend Ressourcen verfügen, um das zu halten, was Sie dem Kunden oder Stakeholder versprochen haben.

Befolgen Sie diese Schritte, um Budgetprobleme zu vermeiden:

• Planen Sie Ihr Budget im Voraus anhand realistischer Schätzungen.

• Überprüfen Sie ähnliche Projekte, um deren Budgets mit Ihrem zu vergleichen.

• Lassen Sie sich von Experten wie Softwareentwicklern oder Qualitätssicherungsspezialisten beraten, die mit Kosten- und Zeitschätzungen für Ihre Art von Projekt vertraut sind.

• Weisen Sie Ressourcen neu zu oder ändern Sie Lieferanten, Dienste oder Lieferanten nach Bedarf.

5. Fähigkeiten der Teammitglieder

Die Produktivität und der Erfolg eines Projekts hängen von den Fähigkeiten des Teams ab. Ihr Team muss in der Lage sein, alle Aufgaben auf hohem Niveau zu erledigen.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Teammitglieder über ausreichende Fähigkeiten für Ihr Projekt verfügen:

• Erstellen Sie eine Liste der für das Projekt erforderlichen Fähigkeiten oder Kenntnisse

• Bewerten Sie die aktuellen Fähigkeiten der Mitarbeiter und bieten Sie bei Bedarf Schulungen an

• Zuweisung von Mitarbeitern zu Projektaufgaben basierend auf ihren Stärken und Erfahrungen

• Outsourcing oder Einstellung von zusätzlichem Personal zur Ausführung spezieller Aufgaben

6. Risikomanagement

Projektmanager müssen in der Lage sein, Risiken vorherzusehen und sich darauf vorzubereiten, da Projekte selten genau wie erwartet verlaufen. Zu den Risiken für Projekte können Mängel im Projektplan, finanzielle Probleme oder unbekannte Variablen gehören.

Verbessern Sie Ihre Risikomanagementfähigkeiten:

• Untersuchung möglicher Probleme, auf die ein Projekt oder ein Team in jeder Phase des Projekts stoßen kann.

• Entwicklung von Kontrollen zur Vermeidung potenzieller Risiken

• Erstellen Sie Ersatzpläne, die Sie verwenden können, wenn sich das Projekt ändert

• Wissen, welche Ressourcen Ihnen zur Minimierung oder Kontrolle von Risiken zur Verfügung stehen

7. Rechenschaftspflicht

Teams sind erfolgreich, wenn jeder für seine Rolle im Projekt verantwortlich ist. Wenn es den Teams an Verantwortung mangelt, kann dies den Fortschritt und die Produktivität verlangsamen.

Erhöhen Sie die Eigenverantwortung Ihres Teams für das Projekt durch:

• Setzen Sie jedem Teammitglied klare Ziele

• Setzen Sie sich ein gemeinsames Ziel und helfen Sie Ihrem Team, dieses zu erreichen

• Integrieren Sie Verantwortlichkeiten in den Projektablauf, um sicherzustellen, dass die Teammitglieder ihre Rollen und Verantwortlichkeiten verstehen.

8. Interaktion mit Stakeholdern

Stakeholder oder Kunden müssen in die Projektplanung einbezogen werden, um sicherzustellen, dass sie ihren Zielen und Erwartungen entspricht. Als Projektmanager müssen Sie sicherstellen, dass Sie deren Vision für das Projekt verstehen, und wenn Sie mit mehreren Beteiligten zusammenarbeiten, sind sich alle über die Ziele des Projekts einig.

Befolgen Sie diese Schritte, um die Einbindung der Stakeholder sicherzustellen:

• Beziehen Sie Stakeholder in den Projektplanungsprozess ein.

• Kommunizieren Sie regelmäßig mit den Stakeholdern und informieren Sie sie regelmäßig über das Projekt.

• Bitten Sie Kunden in jeder Phase des Projekts um ihr Feedback.

9. Timing

Um ein Projekt pünktlich abzuschließen, muss es einen realistischen Zeitplan haben. Kennen Sie Ihre Ressourcen und die Fähigkeiten Ihres Teams, bevor Sie versprechen, ein Projekt bis zu einem bestimmten Datum abzuschließen. Vermeiden Sie enge Fristen, die dazu führen können, dass Ihr Team in Eile ist und ein Produkt von geringerer Qualität produziert.

Stellen Sie sicher, dass Sie realistische Fristen festlegen:

• Priorisierung von Aufgaben

• Planen Sie zusätzliche Zeit in Ihre Frist ein, um potenzielle Hindernisse zu berücksichtigen

• Besprechen Sie die Zeitpläne mit den Beteiligten, bevor Sie mit dem Projekt beginnen

• Verwenden Sie einen Projektkalender, um Zeitpläne und Fristen zu planen und zu verwalten

10. Technologie

Projektmanagementsoftware kann für die Planung, Organisation und Verwaltung des Projektfortschritts von entscheidender Bedeutung sein. Stellen Sie sicher, dass Sie das richtige Programm für Ihre Bedürfnisse und Ihr Budget verwenden. Andernfalls könnten Sie am Ende mehr als nötig für Apps oder Software ausgeben oder Software übersehen, die die Produktivität Ihres Teams erheblich verbessern könnte.

Vermeiden Sie Technologieprobleme, indem Sie ein effektives Programm wählen, das Ihren spezifischen Anforderungen entspricht, wie zum Beispiel:

• Zeiterfassung

• Funktionalität auf mehreren Geräten

• Aufstellen

• Integration mit vorhandenen Tools und Software

• Kommunikationskanäle im Team

• Planung

• Suchfähigkeit

• Benachrichtigungen

• Einfach zu verwenden

Priorisieren Sie die Funktionen, die Sie am meisten schätzen, und finden Sie ein Projektmanagementprogramm mit den Funktionen, die zu Ihrem Budget passen.

11. Planung

Wenn Ihr Team oder Unternehmen an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet, kann es zu Terminkonflikten kommen. Sie möchten Terminprobleme so weit wie möglich vermeiden, da diese zu Verzögerungen führen können.

Teilen Sie Projektressourcen effizient und behalten Sie den Überblick über den Projektzeitplan:

• Koordiniert Projektzeitpläne und -anforderungen mit anderen Projektmanagern

• Überprüfen Sie Urlaubspläne und freie Tage für Teammitglieder, um unerwartete Abwesenheiten zu vermeiden

• Nutzen Sie einen Online-Kalender, um mehrere Projekte und deren Ressourcen gleichzeitig zu organisieren

12. Unsicherheit

Als Projektmanager müssen Sie den Fortschritt jeder Projektphase überwachen, Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren und auf potenzielle Probleme reagieren. Sie müssen sicherstellen, dass Ihr Team die entsprechenden Meilensteine ​​erreicht, um das Projekt pünktlich und innerhalb des Budgets abzuschließen.

Reduzieren Sie die Unsicherheit, indem Sie den Fortschritt verfolgen und Kennzahlen verfolgen wie:

• Burn-Rate oder wie schnell Sie Budgetressourcen verbrauchen.

• Geschätzte Stunden und Kosten im Vergleich zu tatsächlichen Stunden und Kosten

• Arbeitsbelastung der Mitarbeiter, um eine ausgewogene Anzahl an Aufgaben für jedes Teammitglied sicherzustellen.