12 Methoden zur Anforderungserfassung • BUOM
15. April 2021
Anforderungen sind die Grundlage jedes Projekts, jeder Technologieintegration oder Produktänderung im Unternehmen, und die Kenntnis der spezifischen Anforderungen, die das Ziel des Unternehmens oder Kunden sind, kann den Erfolg des Projekts sicherstellen. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, Anforderungen zu definieren, sogenannte Anforderungserfassungstechniken, und die meisten davon beziehen Benutzer des Artikels, der Software oder des Produkts ein, das verbessert werden muss. Die Kenntnis der verschiedenen Techniken zur Anforderungserfassung kann Ihnen dabei helfen, berufliche Fähigkeiten für den Einsatz in jeder Branche und Funktion zu entwickeln. In diesem Artikel schauen wir uns an, was das Sammeln von Anforderungen ist, und werfen einen genaueren Blick auf 12 Möglichkeiten, Anforderungsinformationen zu sammeln.
Was ist Anforderungserfassung?
Beim Sammeln von Anforderungen wird eine Anforderungsliste erstellt, um die Art des Projekts und seinen Zweck zu definieren. Sie können Informationen von Stakeholdern einholen, seien es Kunden, Mitarbeiter, Verbraucher oder Lieferanten. Die Anforderungserfassung dient oft als Projektplan. Schlecht definierte Anforderungen können negative Auswirkungen haben, während klar definierte zum Erfolg führen können.
Die häufigsten Arten von Anforderungen sind:
Funktional: Diese Anforderungen stellen die Prozesse, Informationen und Interaktionen dar, die der Kunde aufbauen möchte, und umfassen die Interaktion des Systems und seiner Umgebung.
Nicht funktionsfähig: Diese Anforderungen umfassen betriebliche und technische Aspekte wie Verschlüsselung, Sicherheit, Notfallwiederherstellung, Hosting und Geschäftskontinuität.
Die Anforderungserfassung wird am häufigsten in der Wirtschaft eingesetzt, insbesondere in der Informationstechnologiebranche (IT). Wenn Sie die beiden Arten von Anforderungen kennen, können Sie die richtige Methode zur Anforderungserfassung auswählen, die für das Projekt, an dem Sie arbeiten, am besten geeignet ist. Beispielsweise wird ein Business-Analyst, der mit der Aktualisierung der Softwareplattformen einer regionalen Krankenversicherungsgesellschaft beauftragt ist, die Erfassung von Anforderungen nutzen, um das aktuelle System zu verstehen, wie seine Benutzer damit interagieren und welche Features oder Funktionen sie gerne hätten, um zu bestimmen, welche Systeme es sind Gut . Alternativen oder wie man eine für ein Team aufbaut.
12 Methoden zur Anforderungserfassung
Jede Methode zur Anforderungserfassung hat ihre eigenen Vorteile. Kosten und Zeit sind wichtige Faktoren bei der Auswahl einer Methode. In vielen Fällen möchten Sie möglicherweise mehr als eine Methode verwenden, um alle benötigten Informationen zu sammeln. Hier sind 12 Techniken zur Anforderungserfassung, die Sie berücksichtigen sollten:
Einzelgespräch
Stellen Sie sich vor und fassen Sie das Projekt zusammen, einschließlich seines Umfangs und etwaiger Zeitpläne. Bauen Sie eine Beziehung zu der Person auf, die Sie interviewen, um ihre Unterstützung zu gewinnen und die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass sie Ihnen gute Ratschläge gibt. Teilen Sie ihnen die allgemeinen Themen mit, die Sie im Vorstellungsgespräch besprechen möchten. Versuchen Sie, Fragen zu stellen wie „Was ist Ihr wichtigster Geschäftsprozess“ oder „Welche Systeme verwenden Sie, wie funktionieren sie und sind Sie damit zufrieden?“ Seien Sie im Voraus auf Fragen vorbereitet. Hier sind einige weitere Tipps, die Sie bei der Durchführung produktiver Interviews beachten sollten:
Stellen Sie offene Fragen. Um Ihre Interviewzeit optimal zu nutzen, stellen Sie Fragen, die mehr als eine „Ja“- oder „Nein“-Antwort erfordern. Dies hilft Ihnen, ehrliche und aufschlussreiche Antworten zu erhalten, ohne das Interviewthema festzulegen. Zum Beispiel: „Wie berechnet man die monatlichen Verkaufsprämien in einem Abschwung?“
Seien Sie konkret oder paraphrasieren Sie, um eine allgemeine Vorstellung zu bekommen: Menschen beantworten Fragen unterschiedlich und es liegt an Ihnen, sich anzupassen. Wenn sie sich auf minimale Details konzentrieren, die nicht zu Ihrem Gesamtziel beitragen, bringen Sie sie zurück zu den Themen, die dazu beitragen. Wenn jemand hingegen zu allgemeine Informationen gibt, stellen Sie mehr Leitfragen, die ihn dazu zwingen, über die Details nachzudenken.
Befragen Sie die richtigen Personen: Stellen Sie sicher, dass Sie die richtigen Stakeholder befragen, die Ihnen relevante und nützliche Informationen liefern können. Wenn Sie beispielsweise lernen müssen, wie ein Softwaresystem funktioniert, ist die Befragung eines Managers, der das Programm nicht nutzt, möglicherweise nicht die beste Wahl, im Gegensatz zu einer Gruppe von Analysten, die es täglich nutzen.
Das Teilen von Fragen im Voraus ist eine respektvolle Geste, die dem Interviewpartner außerdem hilft, seine Antworten besser vorzubereiten, was dem Team und dem Projekt zugute kommt und außerdem Zeit während des Interviews selbst spart.
Geschlossene Fragen können nützlich sein, um in kurzer Zeit Informationen zu erhalten oder um Details zu erhalten, für die keine offenen Fragen erforderlich sind, wie zum Beispiel „Wie viele Online-Bestellungen tätigen Kunden jeden Tag?“.
Gruppeninterview
Gruppeninterviews funktionieren am besten mit Interviewpartnern auf derselben Position oder Ebene, da diese mit den besprochenen Themen und Möglichkeiten vertraut sind. Zeitlimits führen auch zu dringenderer Kommunikation, z. B. wenn eine Sitzung nur für eine Stunde statt für zwei Stunden geplant wird. Da Menschen ihre Standpunkte mit unterstützenden Beweisen gegenüber anderen begründen, können Sie oft mehr Erkenntnisse gewinnen als in einem Einzelgespräch. Die Diskussion jedes Themas in der Gruppe ermöglicht auch eine Verfeinerung und Verfeinerung der Anforderung, was zu besseren Ergebnissen und einem für das Projekt nützlichen Verständnis führen kann.
Eine Herausforderung besteht darin, Gruppeninterviews zu planen, da es mühsam ist, einen für viele Menschen geeigneten Zeitpunkt zu finden.
Brainstorming
Brainstorming ist eine gängige Technik, die zu Beginn eines Projekts eingesetzt wird, da es oft als Ausgangspunkt dient. Beim Brainstorming sammeln Sie möglichst viele Ideen von möglichst vielen Menschen, um schnell Aufgaben, Chancen und Lösungsansätze zu identifizieren, zu kategorisieren und zuzuordnen. Brainstorming-Sitzungen funktionieren gut in einer Gruppenumgebung und es ist wichtig, sich Notizen zu den generierten Ideen zu machen.
Mehr Details: So führen Sie eine effektive Brainstorming-Sitzung durch
Fokusgruppe
Eine Fokusgruppe ist eine Marktforschungsmethode mit einer bestimmten Gruppe von Teilnehmern, um Feedback zu sammeln. Eine Fokusgruppe kann Informationen über Bedürfnisse, Probleme oder Möglichkeiten zum Definieren und Erstellen von Projektanforderungen bereitstellen oder bereits vorgebrachte Anforderungen testen und verfeinern. Teilnehmer der Fokusgruppe können Mitarbeiter des Kunden oder Vertreter von Anwendern dieser Arbeit sein.
Umfrage
Durch das Anbieten einer Umfrage oder eines Fragebogens können Sie in relativ kurzer Zeit Informationen von vielen Menschen sammeln. Dies ist besonders nützlich für die Interaktion mit Menschen an verschiedenen geografischen Standorten und spart Budget- und Zeitbeschränkungen. Beachten Sie bei der Vorbereitung Ihrer Umfrage die folgenden Tipps:
Machen Sie sie kürzer statt länger, damit die Wahrscheinlichkeit größer ist, dass die Leute sie tun.
Konzentrieren Sie sich auf eine Funktion oder ein Thema und nicht auf viele gleichzeitig
Verwenden Sie Bewertungen, um Antworten auf die Datenanalyse zu generieren, z. B. „stimme voll und ganz zu“, „stimme zu“ oder „stimme nicht zu“.
Stellen Sie einige offene Fragen, um freie Antworten zu geben und detaillierte Informationen zu erhalten.
Strukturieren Sie Ihre Umfrage mit sechs Fragewörtern: Wer, Was, Wann, Wo, Warum und Wie, zum Beispiel „Wie meldet sich der Benutzer an“ oder „Wo werden die Ergebnisse im Programm angezeigt?“
Anforderungsworkshop
Anforderungsworkshops sind eine großartige Möglichkeit, Informationen zu sammeln, und als Moderator ist es wichtig, vorbereitet zu sein, um sicherzustellen, dass die Sitzung gut verläuft. Sammeln und bereiten Sie Materialien und eine Agenda zur Strukturierung des Workshops vor – so erhalten Sie hochwertige Ideen. Informieren Sie sich, wer am Workshop teilnimmt, um den größtmöglichen Nutzen daraus zu ziehen, und planen Sie besser, indem Sie wissen, welche Erwartungen die einzelnen Teilnehmer haben. Erwägen Sie, sich vorab mit einigen Teilnehmern zu treffen, um herauszufinden, wie ihre Persönlichkeiten und Arbeitsstile zusammenpassen, und um ihre Ansichten darüber zu verstehen, wie das Projekt ihrer Meinung nach voranschreiten wird.
Diese Methode erfordert oft den größten Planungs- und Vorbereitungsaufwand und da man nicht immer die richtigen Leute im selben Raum haben kann, ist es sinnvoll, mehrere Workshops abzuhalten, um möglichst viele Informationen über die Anforderungen zu sammeln. Dies dauert in der Regel auch am längsten, obwohl die Qualität der Informationen hoch ist.
Benutzerüberwachung
Das Beobachten von Benutzern ist ein bisschen so, als würde man die Schatten von Arbeitsplätzen studieren. Sie verbringen Zeit mit einer Person oder einer Gruppe von Personen, um zu sehen, wie sie ihre Aufgaben in einer realen Arbeitsumgebung ausführen. Dies kann Ihnen dabei helfen, die Anforderungen gezielt an die Menschen anzupassen, die davon profitieren. Bei der Benutzerüberwachung sind einige Dinge zu beachten:
Erstellen Sie eine Visualisierung des kontinuierlichen Prozesses, dem eine Person bei der täglichen Arbeit folgt.
Seien Sie vorsichtig, wenn Sie Fragen stellen, um Ihre Sicht auf die natürliche Arbeitsumgebung nicht zu beeinträchtigen.
Beobachten Sie, machen Sie sich Notizen, bleiben Sie unparteiisch und urteilen Sie nicht
Stellen Sie alle Unterlagen zusammen, die Ihnen helfen, die Verfahren zu verstehen, beispielsweise ein Benutzerschulungshandbuch.
Beobachten Sie gut genug, um vollständig zu verstehen, wozu die Plattform, Software oder das Gerät in der Lage ist.
Die Beobachtung des Benutzers ist auch zur Verbesserung der Aufgabe nützlich, indem zuvor aufgezeichnete Daten überprüft werden. Bedanken Sie sich unbedingt bei denen, die es Ihnen ermöglicht haben, Zeit mit ihnen zu verbringen. Dies hilft beim Aufbau einer Beziehung und ist nützlich, wenn Sie erneut nachfragen oder sich bei weiteren Fragen an den Ansprechpartner wenden müssen.
Schnittstellenanalyse
Die Schnittstellenanalyse hilft dabei, benutzerfreundliche, effiziente und beliebte Software für einen Kunden, eine Gruppe oder einen Verbraucher zu erstellen. Mit der Schnittstellenanalyse untersuchen Sie den Aspekt der menschlichen und künstlichen Intelligenz, indem Sie herausfinden, wie ein Mensch ein System nutzt und wie das System intern funktioniert. Sie überprüfen, wie das Programm oder die Software mit anderen externen Systemen interagiert, um Probleme zu überprüfen und zu erkennen, die für Benutzer nicht sichtbar sind.
Dokumentenanalyse
Bei der Dokumentenanalyse wird die vorhandene Systemdokumentation wie Benutzerhandbücher und Anleitungen überprüft. Dies ist besonders nützlich für die Minderung von Übergangsrisiken und Sie können wichtige Informationen sammeln, die den Umfang der Festlegung neuer Anforderungen oder der Validierung bestehender Anforderungen erweitern. Es ist hilfreich, die Dokumente von mehreren Personen prüfen zu lassen und anschließend in einem Treffen Ihre Ideen zusammenzufassen, um sicherzustellen, dass nichts übersehen wird.
Reverse Engineering
Reverse Engineering ist in Situationen nützlich, in denen keine Dokumentation des vorhandenen Systems vorhanden ist und Sie keine Dokumentenanalyse durchführen können. Sie können Reverse Engineering verwenden, um zu bestimmen, was ein Softwaresystem oder eine Plattform tut. Allerdings kann es Ihnen nicht zeigen, was das System tun soll oder wo seine Leistungsbereiche liegen. Daher ist es sinnvoll, diese Methode zusammen mit anderen zu verwenden.
Prototyp entwickeln
Prototyping ist eine neue Technik zur Anforderungserfassung. Sie erstellen einen Prototyp auf der Grundlage erster Sammlungsergebnisse, wie z. B. Brainstorming oder Gruppeninterviews, um dem Kunden eine frühe Version einer praktikablen Lösung zu zeigen. Der Kunde kann dann zusätzliche Anforderungen spezifizieren oder bestehende klären, um das Projekt voranzutreiben. Dieser Prototyping-Zyklus kann mehrere Iterationen dauern, bis das Produkt den Anforderungen des Kunden entspricht.
Kollaboratives App-Design
Kollaboratives Anwendungsdesign (JAD) beschleunigt häufig die Erstellung von Informationssystemen, indem es Gruppendynamik und Kundenbeteiligung kombiniert, um gemeinsam eine Lösung zu finden. Oftmals spielt jeder JAD-Teilnehmer unter Anleitung eines Moderators eine bestimmte Rolle in der Übung und die Sitzung erfordert eine sorgfältige Planung. Zu den Vorteilen eines JAD-Treffens gehören:
Vereinfachen Sie den Prozess und sparen Sie Zeit, indem Sie Telefonanrufe, E-Mails und andere Besprechungen kombinieren
Schnelle und kollaborative Identifizierung von Teilnehmern, Benutzern und Problemen
Einstimmige Klärung der Anforderungen
Reibungsloser Übergang von einer Entwicklungsstufe zur anderen
Zufriedenheit des Kunden für die Mitarbeit bei der Entwicklung des Systems und die Vereinbarung der Arbeitsschritte
