12 Best Practices für die Durchführung von Teambesprechungen • BUOM

29. März 2021

Die Durchführung einer Teambesprechung ist für Berufstätige aller Fachbereiche eine spannende Aufgabe. Unabhängig davon, ob Ihr Team aus einer kleinen Gruppe von Mitarbeitern oder einer ganzen Abteilung besteht, ist der Einsatz von Schlüsselpraktiken zur Einbindung von Besprechungsteilnehmern eine wichtige Fähigkeit, die Führungskräfte entwickeln müssen. Wenn Sie wissen, wie Sie eine Teambesprechung am besten durchführen, können Sie sich darauf vorbereiten, die Zeit und Talente Ihrer Teammitglieder optimal zu nutzen.

In diesem Artikel erklären wir, wie Sie eine effektive Teambesprechung von der Planungsphase bis zur Präsentation durchführen. Außerdem geben wir Ideen für Feedback nach der Besprechung und Tipps für virtuelle und persönliche Besprechungen.

Warum ist es wichtig, eine Teambesprechung zu leiten?

Für Fachleute in nahezu jeder Branche ist es wichtig zu verstehen, wie eine Teambesprechung durchgeführt wird. Im weiteren Verlauf Ihrer Karriere wird es zu einer wichtigen Führungskompetenz, zu wissen, wie Sie Sitzungen mit Ihrem Team effektiv verwalten.

Möglicherweise werden Sie auch von einem Manager beauftragt, eine Teambesprechung in einem Fachgebiet zu leiten. Die effektive Leitung einer Gruppenbesprechung kann dem Management beweisen, dass Ihr Wissen und Ihr Wachstumspotenzial für das Unternehmen wertvoll sind.

Unabhängig davon, ob Sie ein Team aus wenigen Personen oder eine große Abteilung leiten: Wenn Sie wissen, wie Sie eine Besprechung mit Teamkollegen steuern und moderieren, können Sie Ihre Zeit und Ressourcen zum Nutzen von sich selbst und Ihren Kollegen nutzen.

Wer kann Teambesprechungen leiten?

Man kann sich Meetings leicht als eine Sitzung vorstellen, die von einem Abteilungsleiter oder Manager geleitet wird, oder sogar als eine Aktualisierung des CEO über die Lage des Unternehmens. Gruppentreffen können jedoch von beliebig vielen Firmenmitarbeitern abgehalten werden. Da die Mitarbeiter über unterschiedliche Hintergründe und unterschiedliche Wissensniveaus verfügen, wählen einige Manager Mitarbeiter mit Fachkenntnissen aus, um ihr Fachwissen in das Team einzubringen.

Teambesprechungen können von einem der folgenden Personen geleitet werden:

• Top-Management

• Vorgesetzte

• Manager

• Projektmanager

• Führungskräfte in der beruflichen Weiterentwicklung

• Mitarbeiter mit Fachwissen

• Externe Experten

• Regierungsbeamte

• Meinungsführer

So führen Sie eine effektive Teambesprechung durch

Befolgen Sie diese Schritte, um eine effektive Teambesprechung durchzuführen:

1. Definieren Sie Ihr Ziel und Ihren Fokus

Bevor Sie mit der Ausarbeitung und Planung der Besprechungsagenda beginnen, legen Sie fest, warum Sie sich mit Ihrem Team treffen müssen. Bewerten Sie, indem Sie sich fragen, warum Sie alle zusammenbringen müssen. Wenn es sich um etwas handelt, das Sie schnell per E-Mail klären können, ist ein Treffen nicht erforderlich. Suchen Sie nach Themen, die eine Diskussion, eine ausführliche Erklärung oder Teambeiträge erfordern.

2. Sammeln Sie Informationen vor dem Treffen

Sobald Sie herausgefunden haben, warum Sie sich treffen müssen, bitten Sie Ihr Team um Ideen. Finden Sie heraus, was sie über das von Ihnen gewählte Thema wissen müssen. Ermutigen Sie sie, im Voraus Fragen zu stellen, damit Sie eine umfassende Antwort vorbereiten können, die Sie während des Meetings besprechen können.

3. Planen Sie Ihre Agenda und erstellen Sie eine Präsentation

Wenn Sie mit der Planung Ihres Meetings beginnen, erstellen Sie eine Gliederung, die als Tagesordnung dienen kann. Erwägen Sie, eine digitale Datei Ihres endgültigen Projekts auszudrucken oder an Ihre Teamkollegen zu senden. Entscheiden Sie, ob Sie eine Präsentationssoftware benötigen, um digitale Folien für Ihre Inhalte zu erstellen.

4. Machen Sie den Teilnehmern den Zweck des Meetings klar

Ein klarer Zweck des Meetings kann den Teammitgliedern mehr Gründe geben, an Ihrer Präsentation teilzunehmen und Ihre Botschaft zu verinnerlichen. Erwägen Sie die Erstellung von zwei oder drei Lernzielen, die Sie während des Meetings veröffentlichen und auf die Sie Bezug nehmen.

5. Teilen Sie Lob

Loben Sie zu Beginn des Meetings die Teammitglieder für ihre Leistungen seit dem letzten Meeting. Wenn Sie Ihre Teamkollegen loben, geben Sie dem Meeting eine positive Stimmung und zeigen, dass Sie ihre Beiträge wertschätzen. Sie könnten sogar ein System einführen, bei dem Teamkollegen sich während der Arbeitswoche gegenseitig loben und die Komplimente dann während eines Meetings bekannt geben.

6. Verwalten Sie Ihre Zeit

Es ist eine gute Idee, Respekt vor Ihren Kollegen und ihrer Zeit zu zeigen, indem Sie das Meeting pünktlich beginnen und zu dem von Ihnen versprochenen Zeitpunkt enden. Behalten Sie den Überblick über Ihre Agenda und speichern Sie zusätzliche Fragen oder Diskussionen nach dem Meeting.

Berücksichtigen Sie die Länge Ihres Meetings. Je kürzer, desto besser, es sei denn, Sie planen einen längeren Workshop. Sie können Ihre Zeit auch mit einem Lernmittagessen maximieren. Sie können zubereitetes Essen mitbringen und eine Besprechung abhalten, während Ihre Teamkollegen das Essen genießen.

7. Werten Sie Ihre Informationen auf

Fügen Sie Aktionsschritte oder Endziele hinzu, um Besprechungsinformationen für Teammitglieder relevant zu machen. Geben Sie Ihren Teamkollegen nützliche Informationen, mit denen sie ihre Leistung verbessern, Fähigkeiten entwickeln oder ihre Ziele erreichen können. Setzen Sie sich für jedes Teammitglied das Ziel, das Meeting mit einem neuen Tool zu verlassen, das ihm bei der Erledigung seiner Arbeit hilft.

8. Verwenden Sie verschiedene Techniken

Besprechungen können zur Routine werden und es Ihren Teammitgliedern erschweren, sich mit Ihren Inhalten auseinanderzusetzen. Um dies zu vermeiden, ändern Sie die Art und Weise, wie Sie Informationen für einige Besprechungen weitergeben.

Hier sind einige Ideen, wie Sie den Stil Ihres Meetings ändern können:

• Schau das Video.

• Laden Sie einen Gastredner ein.

• Teilen Sie ein professionelles Buch.

• Rufen Sie Ihre Teammitglieder an.

• Ändern Sie den Veranstaltungsort.

9. Geben Sie Zeit für Diskussionen

Da Sie eine Teambesprechung planen, nehmen Sie sich Zeit für Diskussionen. Es ist wichtig, klare Richtlinien festzulegen, wie die Teammitglieder Informationen austauschen sollen und wie viel Zeit Sie für diesen Teil des Meetings haben. Wenn Sie zu spät kommen, leiten Sie einige Fragen zur Nachbesprechung nach dem Meeting weiter. Beantworten Sie unbedingt alle unbeantworteten Fragen, damit Ihre Teammitglieder wissen, dass Sie zuhören und ihr Feedback wertschätzen.

10. Teilen Sie wichtige Informationen digital

Unabhängig davon, ob Sie sich per Videokonferenz oder in einem Konferenzraum treffen, teilen Sie wichtige Dateien in Ihrem Unternehmensnetzwerk. Sie können eine cloudbasierte Plattform zum Teilen von Notizen, Präsentationen und Tagesordnungen erstellen. Einige Unternehmen verfügen über interne Nachrichtensysteme, mit denen Sie Informationen an Kanäle anhängen können, sodass Kollegen auch dann auf Dateien zugreifen können, wenn sie nicht an der Besprechung teilnehmen können.

11. Bitten Sie um zusätzliches Feedback

Senden Sie nach Ihrem Meeting eine digitale Umfrage oder E-Mail an Ihre Teamkollegen und bitten Sie sie um konkretes Feedback. Es ist besser, eine Frage zu einem bestimmten Thema der Präsentation zu stellen, als eine allgemeine Frage wie „Wie hat Ihnen das Treffen gefallen?“ Dies kann auch eine gute Möglichkeit sein, eine Diskussion fortzusetzen, die aus Zeitgründen abgebrochen werden musste.

12. Nehmen Sie sich Zeit zum Nachdenken

Nachdem Sie mit der Leitung einer Teambesprechung fertig sind, nehmen Sie sich die Zeit, zu überprüfen, wie die Besprechung Ihrer Meinung nach verlaufen ist. Lesen Sie die Bewertungen und planen Sie, wie Sie Ihre nächste Sitzung verbessern können. Erwägen Sie, über eine Netzwerkgruppe einen Mentor außerhalb Ihrer Organisation zu finden, der Ihnen dabei hilft, Ihre Strategie zu überdenken und Ideen auszutauschen, um zukünftige Meetings effektiver und ansprechender zu gestalten.

Tipps für die Durchführung von Teambesprechungen persönlich oder virtuell

Die Durchführung eines Meetings erfordert praktisch andere Methoden als ein persönliches Treffen. Hier sind einige Dinge, die Sie bei der Führung Ihres Teams unter allen Umständen beachten sollten:

Tipps für ein virtuelles Meeting

Diese Ideen können Ihnen helfen, effektive Meetings per Videokonferenz durchzuführen:

• Terminerinnerungen versenden. Da Sie bei einer virtuellen Besprechung nicht an die Bürotür einer Person klopfen können, um ihr mitzuteilen, dass eine Besprechung beginnt, sollten Sie Online-Tools verwenden, um den Teammitgliedern zu helfen, sich daran zu erinnern, dass Sie sich bald treffen. Kalenderbenachrichtigungen, E-Mail-Erinnerungen und allgemeine Erinnerungen über Unternehmenskanäle sind gute Möglichkeiten, um am Tag vor, am Tag und Minuten vor einer Besprechung eine Nachricht zu senden.

• Stellen Sie den Videolink zur Verfügung. Veröffentlichen Sie einen Link zum Besprechungsvideo an einem für alle Teammitglieder leicht zugänglichen Ort.

• Ablenkungen minimieren. Schalten Sie in großen Besprechungen alle Teilnehmer stumm, um zu verhindern, dass zufällige Geräusche alle Teammitglieder erreichen. Deaktivieren Sie Benachrichtigungen, damit Teammitglieder Ihre Beitragsaktualisierungen nicht sehen können, wenn Sie Ihren Bildschirm teilen. Wenn Sie keine Präsentationsinhalte teilen, stellen Sie sicher, dass Ihr Hintergrund neutral ist und Sie über eine ausreichende Beleuchtung verfügen.

• Zeichnen Sie Ihr Meeting auf. Die meisten Videokonferenzprogramme verfügen über eine Möglichkeit, Ihr Meeting aufzuzeichnen, einschließlich Gespräche und freigegebener Bildschirme. Sie können diese dann an Teammitglieder senden, die nicht teilnehmen konnten. Sie können damit auch Ihre Arbeit analysieren, um zu sehen, wie Sie sie für das nächste von Ihnen geleitete Meeting verbessern können.

Tipps für ein persönliches Treffen

Diese Ideen können Ihnen dabei helfen, effektive persönliche Treffen durchzuführen:

• Ermutigen Sie zur Teilnahme. Da persönliche Treffen es einfacher machen, Kommentare und Ideen von den Teilnehmern einzuholen, können Sie Teammitglieder durch interaktive Sitzungen einbeziehen.

• Integrieren Sie Teambuilding. Persönliche Teambesprechungen sind eine großartige Gelegenheit für unterhaltsame Aktivitäten, bei denen sich Ihre Teammitglieder auch außerhalb des Arbeitsprojekts kennenlernen können. Dies kann von einem fünfminütigen Eisbrecherspiel bis hin zu einem ganzen Meeting reichen, das einem Serviceprojekt gewidmet ist.

• Bauen Sie während Ihrer Pause. Wenn Sie eine Teambesprechung leiten, die länger als eine Stunde dauert, ist es eine gute Idee, kurze Pausen einzulegen, damit sich die Teammitglieder auf Ihre Inhalte konzentrieren können. Wenn Sie den Teilnehmern Zeit geben, Ihre Informationen zu verarbeiten, werden Gespräche und Lernsitzungen produktiver.

• Bringen Sie Snacks mit. Überraschen Sie Ihre Teammitglieder mit einer kleinen Auswahl an Leckereien, aus denen sie beim Betreten des Meetings auswählen können. Für morgendliche Sitzungen sind Kaffee und Tee mit Frühstücksspeisen wie Bagels, Joghurt und Obst ein gesunder Anfang. Gesunde Snacks können mit einer kleinen Auswahl an Keksen und Süßigkeiten kombiniert werden, um die Teammitglieder zum Entspannen und Genießen der gemeinsamen Zeit anzuregen.