11 Punkte, die Sie in Ihre Checkliste für Neueinstellungen aufnehmen sollten • BUOM
14. März 2021
Um einen neuen Mitarbeiter einzustellen, müssen viele Aufgaben erledigt werden Personalwesen vor, während und nach dem Eintreffen des Arbeitnehmers am ersten Arbeitstag. Durch die Erstellung einer neuen Einstellungscheckliste kann der gesamte Onboarding-Prozess effizienter und produktiver gestaltet werden. In diesem Artikel erklären wir, was die neue Einstellungscheckliste ist, warum sie wichtig ist und was Sie bei der Erstellung Ihrer eigenen berücksichtigen sollten.
Was ist die neue Einstellungscheckliste?
Bei der Neueinstellungscheckliste handelt es sich um eine Liste von Punkten, die ein Personalmanager unmittelbar nach der Einstellung eines neuen Mitarbeiters erledigen sollte. Sie können damit beginnen, Punkte von der Liste zu streichen, sobald der Mitarbeiter die Stelle annimmt. Während sie weitere Aufgaben erledigen, können sie weiterhin Punkte abhaken, während sich der neue Mitarbeiter weiter an den Arbeitsalltag gewöhnt.
Eine Checkliste für Neueinstellungen enthält häufig Folgendes:
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Kommunikation und Überprüfung der Aufgaben und Verantwortlichkeiten des neuen Mitarbeiters
Einen neuen Mitarbeiter den Teammitgliedern vorstellen
Bereitstellung eines komfortablen Arbeitsplatzes
Stellen Sie sicher, dass sie sich während des gesamten Onboarding-Prozesses willkommen fühlen
Sammlung persönlicher Informationen und Anpassungsmaterialien von einem neuen Mitarbeiter
Warum sind Checklisten für neue Mitarbeiter wichtig?
Eine neue Einstellungscheckliste hilft Vorgesetzten und Personalmanagern sicherzustellen, dass sie alles Notwendige für die erfolgreiche Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters erledigt haben. Diese Checkliste kann ihnen Zeit sparen, indem sie sich jede einzelne Aufgabe merken. Mit einer bereits vorbereiteten Checkliste können Manager eine Aufgabe schnell erledigen und von ihrer Liste streichen, bevor sie mit der nächsten fortfahren.
Dies kann Vorgesetzten und Personalmanagern dabei helfen, schnell und effizient mehrere neue Mitarbeiter einzustellen und gleichzeitig ihre Routine einzuhalten. Durch die Erstellung einer neuen Einstellungscheckliste kann sichergestellt werden, dass die Punkte erledigt sind, bevor der Mitarbeiter eintrifft.
Dadurch kann der neue Mitarbeiter mehr Zeit für die Fertigstellung aufwenden Ausbildung am Arbeitsplatz und Projekte starten, anstatt darauf zu warten, dass jemand seine Ausrüstung installiert oder Unterlagen einreicht.
Auch eine vorab erstellte neue Einstellungscheckliste kann sicherstellen, dass alle rechtlichen Dokumente innerhalb eines angemessenen Zeitrahmens eingereicht werden.
Checkliste für Neueinstellungen
Nachfolgend finden Sie eine effektive Checkliste für Neueinstellungen, die Sie nach der Einstellung eines Kandidaten umsetzen können.
Reichen Sie Ihre Bewerbung ein und schließen Sie die Bewertung ab.
Entwerfen und senden Sie das Angebotsschreiben und den Vertrag für den Mitarbeiter.
Sammeln Sie gesetzliche Beschäftigungsformen.
Fordern Sie die erforderlichen Informationen vom Mitarbeiter per E-Mail an.
Senden Sie eine E-Mail, um Ihren neuen Mitarbeiter auf seinen ersten Tag vorzubereiten.
Stellen Sie sicher, dass alle Konten und Technologien ordnungsgemäß funktionieren.
Legen Sie ihre Agenda fest und bereiten Sie ihren Arbeitsbereich vor.
Laden Sie Mitarbeiter ein, den neuen Mitarbeiter willkommen zu heißen.
Begrüßen Sie den neuen Mitarbeiter bei seiner Ankunft mit einem Rundgang, einer Einführung und einer Orientierung.
Halten Sie eine Besprechung ab, um Richtlinien, berufliche Verantwortlichkeiten und Vergütung zu besprechen.
Kommunizieren Sie weiterhin mit dem neuen Mitarbeiter, um den Fortschritt zu überwachen und etwaige Bedenken auszuräumen.
1. Senden Sie eine Einstellungsanfrage und führen Sie eine Hintergrundüberprüfung durch.
Sobald Sie die Stelle angeboten haben und der Mitarbeiter mündlich zustimmt, können Sie mit dem formellen Einstellungsprozess beginnen. Dies kann durch die Einreichung einer Bewerbung erfolgen. Anschließend können Sie Hintergrundüberprüfungen des neuen Mitarbeiters durchführen, um die Sicherheit Ihrer anderen Mitarbeiter zu gewährleisten.
2. Verfassen und versenden Sie ein Angebotsschreiben und einen Vertrag für den Mitarbeiter
Nachdem Sie die spezifischen Bedingungen Ihrer Position besprochen und vereinbart haben, können Sie das Angebotsschreiben und den Vertrag entwerfen. Folgendes können Sie in diese Dokumente aufnehmen.
Gehalt nach Vereinbarung
Vorteile
Ihre neue Position
Stellenbeschreibung und Verantwortlichkeiten
Richtlinie zur bezahlten Freistellung
Kündigungsbedingungen
Geheimhaltungsvereinbarung
Wie lange halten sie (falls zutreffend)
Zeitplan
Frist für die Annahme des Vorschlags
Sobald dies ausgearbeitet und vom Management genehmigt wurde, können Sie es in die E-Mail an den neuen Mitarbeiter aufnehmen. Lassen Sie das Formular unterschreiben und es Ihnen per E-Mail zusenden.
3. Sammeln Sie rechtliche Beschäftigungsformen
Sobald Sie das unterschriebene Angebotsschreiben und den Vertrag erhalten haben, können Sie die nach Landes- oder Bundesrecht erforderlichen Beschäftigungsformulare abholen. Zu diesen Beschäftigungsunterlagen können gehören:
Direkteinzahlungsdokumente
Informationen und Formular I-9
Informationen und Formular W-4
Dokument zum Quellensteuerabzug des Staates
Sie können dem neuen Mitarbeiter zur Prüfung und digitalen Signatur zugesandt werden. Einige Formulare müssen möglicherweise persönlich ausgefüllt werden. In diesem Fall können Sie Informationen zu jedem Dokument per E-Mail versenden, um den Prozess effizient zu gestalten. Wenn Sie sie persönlich treffen, können Sie sie fragen, ob sie Fragen zu diesen Formularen haben.
4. Fordern Sie die erforderlichen Informationen per E-Mail vom Mitarbeiter an
Steuerformulare wie I-9 und W-4 erfordern häufig die Vorlage bestimmter Ausweisdokumente durch den Mitarbeiter. Sie können dem Mitarbeiter vorab eine E-Mail senden, in der Sie ihn darüber informieren, damit er am ersten Tag mit den ausgefüllten Unterlagen und dem erforderlichen Ausweis zur Arbeit erscheinen kann.
Sie können ihre Pass- oder Personalausweisnummern auch per E-Mail senden, wenn sie mit dieser Anfrage einverstanden sind. Darüber hinaus können Sie die direkte Einzahlung im Voraus einrichten, indem Sie bei Bedarf die Bankkontonummer per E-Mail oder Telefon anfordern.
5. Senden Sie eine E-Mail, um den neuen Mitarbeiter auf seinen ersten Tag vorzubereiten.
Sie können Ihrem neuen Mitarbeiter bei seiner Ankunft mitteilen, was ihn erwartet, indem Sie eine E-Mail schreiben, in der Sie darlegen, was an seinem ersten Arbeitstag passieren wird. In der E-Mail könnte der Zeitplan für den ersten Tag detailliert beschrieben werden, beispielsweise mit wem sie sich treffen und wofür sie trainieren werden. Sie können ihnen auch Informationen über die Kleiderordnung und alle anderen Regeln oder Ankündigungen geben, die Ihrer Meinung nach hilfreich sein könnten.
6. Stellen Sie sicher, dass alle Konten und Technologien ordnungsgemäß funktionieren
Treffen Sie sich mit der IT-Abteilung, um sicherzustellen, dass der neue Mitarbeiter über einen funktionierenden Laptop, einen Computermonitor und alles Notwendige verfügt. Stellen Sie sicher, dass sie bei allen erforderlichen Konten angemeldet sind. Dazu können E-Mail, das Nachrichtensystem des Unternehmens und alle anderen Tools oder Software gehören, die das Unternehmen regelmäßig nutzt.
Sie können diese Zeit auch nutzen, um weiteres Zubehör vorzubereiten. Dabei kann es sich um ein Namensschild, einen Personalausweis oder einen Schlüssel zum Zutritt zum Gebäude handeln.
7. Legen Sie eine Agenda fest und bereiten Sie Ihren Arbeitsbereich vor
Sie möchten, dass sich Ihr neuer Mitarbeiter bei seiner Ankunft willkommen fühlt und sich für den Beitritt zu Ihrem Team begeistert. Wenn Sie ihren Arbeitsplatz im Voraus vorbereiten, werden sie wissen, wie sehr Sie sich freuen, sie als neues Mitglied im Team zu haben.
Wenn Sie ihren Tisch decken, können Sie ihnen Materialien geben, die eine einladende Botschaft vermitteln. Dies kann Folgendes umfassen:
Firmengeschenke wie Tassen, Tassen, T-Shirts und Notizblöcke.
Begrüßungsschreiben des Managers oder Generaldirektors
Unterschriebene Karte von ihrem Team oder dem gesamten Unternehmen
Beschreibung ihrer Arbeit
Firmenmarkenbuch, falls verfügbar
Planen Sie ihren ersten Tag oder ihre erste Woche
8. Laden Sie Mitarbeiter ein, den neuen Mitarbeiter willkommen zu heißen.
Informieren Sie Ihre Mitarbeiter im Voraus darüber, dass ein neuer Mitarbeiter in das Unternehmen einsteigt. Dies kann mehrere Tage im Voraus angekündigt werden, um alle bestmöglich auf die Ankunft des Mitarbeiters vorzubereiten. Sie können jedem am ersten Tag eine Signaturkarte als Willkommensgeschenk überreichen.
Wenn der neue Mitarbeiter eintrifft, können Sie ihm eine weitere Nachricht per E-Mail oder über das Nachrichtensystem des Unternehmens senden. Die Nachricht kann Mitarbeiter dazu auffordern, den Mitarbeiter zu begrüßen oder Stelle dich vor.
9. Begrüßen Sie den neuen Mitarbeiter bei seiner Ankunft mit einem Rundgang, einer Einführung und einer Orientierung.
Sobald der neue Mitarbeiter eintrifft, können Sie ihn an der Tür begrüßen und ihn durch das Büro führen. Versuchen Sie, ihnen wichtige Personen in ihrer Abteilung oder Kollegen vorzustellen, mit denen sie regelmäßig zusammenarbeiten können. Wenn Sie sie am ersten Tag mit weniger Leuten bekannt machen, können Sie sich weniger überfordert fühlen, wenn viele Leute im Büro sind.
Dann können Sie ihnen eine grundlegende Berufsorientierung vermitteln. Dazu kann gehören, dass ihr Vorgesetzter erklärt, was ihre Position mit sich bringt und welche Ziele die Abteilung verfolgt. Es könnte sich auch um den Betriebsleiter handeln, der Unternehmensveranstaltungen und Ausschüsse erläutert. Die Buchhaltungsabteilung kann sich auch mit ihnen treffen, um die Gehalts- und Spesenabrechnung zu besprechen.
10. Halten Sie eine Besprechung ab, um Richtlinien, berufliche Verantwortlichkeiten und Vergütung zu besprechen.
Nachdem er sich mit anderen Abteilungen und Mitarbeitern getroffen hat, können Sie ein Treffen mit dem neuen Mitarbeiter abhalten, um Unternehmensrichtlinien, Verhaltenskodizes und mehr zu besprechen. Wenn Sie dies bereits per E-Mail verschickt haben und der Mitarbeiter es gelesen hat, können Sie eine Zusammenfassung der Richtlinien bereitstellen.
Anschließend können Sie ihre beruflichen Rollen und Verantwortlichkeiten sowie den vereinbarten Vertrag überprüfen. Sobald dies alles besprochen wurde, können Sie alle Fragen stellen, die Sie möglicherweise haben.
11. Kommunizieren Sie weiterhin mit dem neuen Mitarbeiter, um den Fortschritt zu überwachen und eventuelle Bedenken auszuräumen.
Im Laufe der Tage und Wochen können Sie am Arbeitsplatz des neuen Mitarbeiters vorbeischauen und ihn fragen, wie er sich eingelebt hat. Sie können auch Besprechungen abhalten, um die erzielten Fortschritte zu besprechen oder zu erklären, wo Verbesserungen möglich sind. Regelmäßige Check-ins tragen dazu bei, dass sie sich in ihrer neuen Arbeitsumgebung wohler fühlen. Es gibt ihnen auch die Gewissheit, dass Sie ihr Wohlergehen als Mitarbeiter wertschätzen.