11 nützliche Tipps für das Büromanagement • BUOM

31. März 2021

Die Fähigkeit, ein Büro zu leiten, ist wichtig, da sie Ihre Mitarbeiter auf Erfolgskurs bringen und dazu beitragen kann, ein leistungsstarkes und ansprechendes Arbeitsumfeld zu schaffen. Unabhängig davon, ob Sie Ihren Arbeitsplatz organisieren oder dabei helfen, die Fähigkeiten Ihrer Teammitglieder zu entwickeln und zu schulen, kann Ihnen der Einsatz solider Managementtechniken dabei helfen, Ihre Büroräume zu verbessern und die Produktivität Ihres Unternehmens zu steigern. In diesem Artikel besprechen wir, warum Büromanagement wichtig ist, und geben Ihnen eine Liste mit Tipps, die Ihnen dabei helfen, Ihr Büro effektiver zu verwalten.

Warum ist Büromanagement wichtig?

Büromanagement ist wichtig, denn es kann Ihnen helfen, Ihre Arbeitszeit effizienter zu nutzen, die Produktivität Ihrer Mitarbeiter zu steigern und die Qualität Ihres Unternehmens zu verbessern. Der Einsatz fundierter Büromanagementstrategien und -techniken kann Ihnen auch dabei helfen, ausgeprägte Verwaltungsfähigkeiten zu entwickeln, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen und die Arbeitsmoral der Mitarbeiter zu verbessern.

Liste mit Tipps zur Büroverwaltung

Hier sind 11 hilfreiche Tipps, mit denen Sie Ihr Büromanagement verbessern können:

1. Organisieren Sie Ihren Raum

Die Schaffung eines organisierten Raums kann dazu beitragen, die Effizienz Ihres Teams zu verbessern und ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen. Sie können Ihre Büroräume auf verschiedene Arten organisieren, darunter:

• Schaffung ausgewiesener Arbeitsbereiche für Mitarbeiter

• Aktualisierung der Unternehmensdateisysteme

• Beschriftung von Regalen, Schubladen und Schubladen

• Sortieren fertiger Projektunterlagen in Ablageboxen und Akten

• Führen Sie eine Liste der Artikel, die nachgefüllt werden müssen (Druckertinte, Hefter usw.)

Auch die Büroreinigung kann sehr hilfreich sein, wenn es darum geht, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen. Erwägen Sie die Erstellung eines Zeitplans, der Sie und Ihr Team daran erinnert, bestimmte Bereiche des Büros während des Arbeitstages zu reinigen. Beispielsweise könnten Sie montags den Pausenraum reinigen und abstauben und donnerstags die Post neu organisieren und sortieren. Eine saubere Umgebung kann den Mitarbeitern helfen, Ablenkungen zu vermeiden und die Produktivität zu steigern.

2. Speichern Sie die aktualisierten Einträge

Die Pflege aktueller Unternehmensunterlagen kann ein wichtiger Schritt bei der Verwaltung Ihres Büros sein. Wenn Sie eine Liste mit Kundenkontaktinformationen führen, Zahlungsinformationen aktualisieren und nachverfolgen, wann Ihr Team bereits Kunden kontaktiert hat, können Sie Bürozeit sparen und Ihrem Team helfen, seine Aufgaben effizienter zu erfüllen.

Wenn ein Verkäufer beispielsweise einen neuen Kunden kontaktiert, kann es für ihn hilfreich sein, die Kontaktinformationen des Kunden aufzuschreiben, wie das Gespräch verlaufen ist und ob Ihr Team diesen Kunden in Zukunft erneut kontaktieren muss. Wenn das Gespräch gut verläuft und der Kunde bereits darüber nachdenkt, in Ihrem Büro einzukaufen, kann der Verkäufer die Informationen aufschreiben, damit ein anderer Mitarbeiter keine Zeit damit verschwendet, denselben Kunden zweimal zu kontaktieren.

3. Planen Sie Ihre Woche

Wenn Sie Ihre Woche planen, können Sie Ihre Zeit besser verwalten und Ihre Arbeit effektiver priorisieren. Überprüfen Sie zu Beginn der Woche Ihre Fristen, Termine und andere wichtige Aufgaben, die Sie in dieser Woche erledigen müssen, und sortieren Sie sie nach Priorität. Erwägen Sie beim Sortieren die Verwendung der folgenden Kategorien:

• Stationär: Als stationäre Aktivitäten gelten alle Besprechungen oder Mitarbeitergespräche, für die bereits ein Termin festgelegt wurde. Diese Verantwortlichkeiten sind oft bereits für Sie festgelegt und können nicht einfach verschoben werden. Es ist hilfreich, zunächst alle Aufgaben Ihres Schreibtisches zu erledigen und Ihre anderen Aufgaben danach zu planen.

• Höchste Priorität. Aufgaben mit der höchsten Priorität sind oft Aufgaben, die Sie an bestimmten Tagen in der kommenden Woche oder bis zum Ende der Woche erledigen müssen. Es kann wichtig sein, diese Aufgaben nach ihrem Fälligkeitsdatum zu sortieren, damit Sie sie in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit erledigen können.

• Flexibilität: Flexible Kurse sind oft die letzten Aufgaben, die Sie Ihrem Stundenplan hinzufügen. Hierbei handelt es sich oft um Aufgaben, die Sie nicht bis zum Ende der Woche erledigen müssen, die aber in naher Zukunft zu einem anderen Projekt oder einer anderen Frist beitragen könnten. Wenn Sie nicht alle gewünschten flexiblen Aktivitäten in Ihre aktuelle Arbeitswoche integrieren können, sollten Sie erwägen, sie auf die nächste Woche zu verschieben, wenn Sie möglicherweise mehr Zeit dafür haben.

Indem Sie die Informationen sortieren und einen Wochenplan erstellen, können Sie besser verstehen, was Sie realistischerweise in einer Woche erreichen können und ob Sie Projektziele anpassen, Arbeit delegieren oder Fristverlängerungen beantragen müssen.

4. Aufgaben delegieren

Das Delegieren von Aufgaben an Mitarbeiter und andere kann dazu beitragen, die Produktivität und Produktivität Ihres Büros zu verbessern und Ihnen dabei zu helfen, wichtige Fristen einzuhalten. Wenn Sie beispielsweise ein großes Projekt haben, das in kurzer Zeit abgeschlossen werden muss, sollten Sie darüber nachdenken, kleine Teile des Projekts verschiedenen Teammitgliedern zuzuweisen. Sie können alle diese kleinen Aufgaben auf einmal erledigen und ermöglichen Ihnen dann, die Arbeit und Informationen nach Abschluss in einem zusammenhängenden Dokument oder Bericht zusammenzufassen.

5. Richten Sie eine Routine ein

Die Schaffung etablierter Verfahren in einem Büroraum kann dabei helfen, Arbeitsabläufe zu verwalten, Systeme für den Umgang mit Kundeninformationen zu schaffen und auf bestimmte Notfallsituationen zu reagieren. Wenn eine Einzelperson oder ein Teammitglied ihre Pflichten oder Aufgaben wahrnimmt, kann es von Vorteil sein, wenn sie eine feste Person haben, an die sie sich wenden können, wenn sie zusätzliche Arbeit erledigen müssen. Indem Sie diese Funktion an ein anderes Teammitglied delegieren, tragen Sie dazu bei, einen autarken Arbeitsablauf zu schaffen, der es dem Team ermöglicht, den ganzen Tag über konsistent zu arbeiten und gleichzeitig Zeit für die Arbeit an eigenen Aufgaben und Projekten zu gewinnen.

Auch in Notfällen, etwa wenn ein Bürogebäude geschlossen wurde oder das Unternehmensnetzwerk nicht reagierte, ist es wichtig, Routinen zu haben, um die Arbeit fortzusetzen und wichtige Fristen einzuhalten. Unabhängig davon, ob Sie Festplatten im Büro sichern oder bei Bedarf über ein System für Remote-Arbeit verfügen, können Ihnen wirksame etablierte Verfahren dabei helfen, etwaige Probleme oder Konflikte am Arbeitsplatz zu lösen.

6. Beseitigen Sie Ablenkungen

Auch die Eliminierung von Ablenkungen am Arbeitsplatz kann zur Schaffung einer produktiven Arbeitsumgebung beitragen. Die Schaffung arbeitsfreier Bereiche wie eines Mittags- oder Pausenraums, die Planung von Pausen und die Beschränkung des Zugriffs auf bestimmte Websites während der Arbeitszeit können dazu beitragen, die Produktivität zu steigern und unnötige Ablenkungen vom Büro zu vermeiden. Es kann auch hilfreich sein, sich einen Timer zu stellen, damit Sie sich auf Ihre Arbeit konzentrieren können. Wenn Sie Ihre Arbeit in 30- bis 45-minütigen Abschnitten mit kurzen Pausen dazwischen erledigen, können Sie Ihre Arbeitsgeschwindigkeit erhöhen und Ihnen helfen, im Laufe des Tages mehr Aufgaben zu erledigen.

Einige weitere großartige Möglichkeiten, Ablenkungen am Arbeitsplatz zu reduzieren, sind:

• Deaktivieren Sie Benachrichtigungen auf Ihrem Telefon

• Stellen Sie Ihr Telefon auf Graustufen ein, um die Attraktivität zu verringern

• Tragen Sie bei Bedarf Kopfhörer mit Geräuschunterdrückung

• Planen Sie bestimmte Zeiten am Tag ein, um Ihre E-Mails abzurufen.

7. Definieren Sie Rollen und Verantwortlichkeiten

Wenn Mitarbeiter und Einzelpersonen ihre Rollen und Verantwortlichkeiten innerhalb eines Unternehmens verstehen, können sie wissen, welche Jobs und Aufgaben sie benötigen, um ihre tägliche Arbeit effizienter zu erledigen. Bevor Sie ein neues Teammitglied einstellen und jeden Mitarbeiter bewerten, kann es wichtig sein, die Hauptaufgaben jeder Person durchzugehen. Dies kann sie an ihre Rolle im Unternehmen erinnern und ihnen auch mitteilen, ob sich ihre Verantwortlichkeiten seit dem letzten Gespräch mit Ihnen erweitert oder geändert haben.

Wenn beispielsweise ein Teammitglied für den Einkauf von Vorräten und Lagerbeständen für das Unternehmen verantwortlich ist, weiß er, dass Vertriebs- oder Marketingfragen möglicherweise an andere gerichtet werden. Es kann auch anderen Mitarbeitern im Büro ermöglichen, das Teammitglied zu informieren, wenn bestimmte Vorräte oder Vorräte zur Neige gehen, damit sie mehr kaufen können.

8. Geben Sie klare Anweisungen

Es ist wichtig sicherzustellen, dass die Mitarbeiter die Ziele des Projekts oder Auftrags klar verstehen, da dies dazu beitragen kann, dem Unternehmen Zeit zu sparen und sicherzustellen, dass sie alle Projektziele erreichen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob ein Mitarbeiter oder Teammitglied Ihre Anweisungen verstanden hat, bitten Sie ihn, die Informationen an Sie weiterzuleiten. Wenn sie die Projektziele mündlich zusammenfassen, wissen Sie, ob sie alle wichtigen Informationen gehört und sich daran erinnert haben.

Wenn einige Mitarbeiter Schwierigkeiten haben, bestimmte Aspekte von Zielen oder Vorgaben zu verstehen, ermutigen Sie sie, Fragen zu stellen. Das Stellen von Fragen kann ihnen helfen, die Aufgabe besser zu verstehen und schneller zu erledigen.

9. Setzen Sie Büroziele

Es ist wichtig, Büroziele mit starken Anreizen zu schaffen, auf die jedes Teammitglied hinarbeiten kann, da dies dazu beitragen kann, die Teamarbeit im Büro zu fördern und die Aufmerksamkeit der Mitarbeiter auf ihre Arbeit zu lenken. Wenn Sie beispielsweise ein Büroziel erstellen, das besagt, dass das Team, wenn es seinen Umsatz in einem Arbeitsquartal um 25 % steigert, ein dreitägiges Wochenende haben kann, stellen Sie möglicherweise ein erhöhtes Engagement fest, neue Kunden zu finden und gemeinsam den Umsatz zu steigern. alle Abteilungen des Büros.

10. Konzentrieren Sie sich auf Teambuilding

Eine gute Möglichkeit, die Teamarbeit zu verbessern und Ihr Büro effizienter zu führen, besteht darin, Zeit für die Teambildung einzuplanen. Ganz gleich, ob Sie Teambuilding-Aktivitäten im Büro während der Arbeitszeit planen oder unterhaltsame gesellschaftliche Veranstaltungen außerhalb der Arbeit veranstalten: Wenn Sie Ihren Mitarbeitern Zeit für die Interaktion untereinander und den Ausbau ihrer beruflichen Beziehungen einräumen, kann dies die Kommunikation im Büro verbessern und eine lohnende und inspirierende Atmosphäre schaffen Arbeitsatmosphäre.

Beispiele für nützliche Teambuilding-Aktivitäten sind:

• Quiz

• Vertrauensübungen

• Koch- und Dinnerpartys

• Schnitzeljagd

• Freiwilligenarbeit in der Gruppe

11. Fördern Sie weiteres Lernen und weitere Entwicklung

Wenn Sie Ihre Teammitglieder dazu ermutigen, sich weiterzuentwickeln, und ihnen Möglichkeiten zum weiteren Lernen bieten, können Sie die Arbeitsmoral verbessern und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern. Wenn Mitarbeitern die Möglichkeit geboten wird, ihre beruflichen Fähigkeiten und Kenntnisse zu verbessern, können sie ihre Arbeit effektiver erledigen und die Qualität ihrer Ergebnisse verbessern.

Dies kann ihnen auch dabei helfen, ihre Karriere innerhalb des Unternehmens voranzutreiben. Wenn Sie beispielsweise eine Aufgabe an einen Marketingassistenten delegieren, bei der er Software verwenden muss, mit der er nicht vertraut ist, sollten Sie darüber nachdenken, ihm Tutorials anzubieten oder einen erfahreneren Mitarbeiter zu bitten, ihn in dem Programm zu schulen. Sie können die Aufgabe dann schneller erledigen und die Software für zukünftige Aufgaben erneut verwenden.