10 Fragen und Antworten zum Vorstellungsgespräch für einen Rezeptionisten • BUOM
22. Februar 2021
Die Fragen, die ein Arbeitgeber während eines Vorstellungsgesprächs für eine Stelle als Front Desk Specialist stellen wird, sind wahrscheinlich spezifisch für die Stelle. Zu wissen, was Sie erwarten können, und bereit zu sein, Beispiele aus früheren Jobs zu besprechen, ist ein guter Weg, um ein erfolgreiches Vorstellungsgespräch sicherzustellen. In diesem Artikel haben wir einige der beliebtesten Fragen in Vorstellungsgesprächen an der Rezeption mit Beispielantworten zusammengestellt.
Was machen Rezeptionisten?
Empfangsmitarbeiter an der Rezeption erledigen eine Vielzahl administrativer Aufgaben, um Kunden oder Besucher eines Unternehmens zu unterstützen. Zu den Hauptaufgaben der Rezeptionistin gehören:
Empfang von Paketen
Postverteilung
Effektive Kommunikation mit Kunden und Mitarbeitern
Begrüßung der Gäste
Briefpapier bestellen
Papierkram
Zugang und Sicherheit
Der Empfangsmitarbeiter an der Rezeption ist die erste Person der Organisation, mit der ein Gast in Kontakt kommt. Daher ist es für Arbeitgeber wichtig, jemanden einzustellen, der die Organisation positiv repräsentieren kann.
Häufige Fragen während eines Vorstellungsgesprächs für eine Verwaltungsstelle
Arbeitgeber werden wahrscheinlich Beispielskripte verwenden und Sie bitten, über Ihre bisherigen Rollen zu sprechen, um herauszufinden, ob Sie für eine Verwaltungsposition geeignet sind. Nachfolgend finden Sie einige der beliebtesten Fragen für Vorstellungsgespräche an der Rezeption, mit Beispielantworten, die Ihnen bei der Vorbereitung Ihrer eigenen Fragen helfen:
Wie sind Sie in früheren Jobs mit Stresssituationen umgegangen?
Können Sie uns eine Situation erzählen, in der Sie mit einem verärgerten Kunden zu tun hatten?
Was würden Sie tun, wenn jemand anruft und verlangt, mit jemandem zu sprechen, der nicht erreichbar ist?
Mit welcher Software haben Sie gearbeitet?
Was bringt Ihrer Meinung nach eine Rezeptionistin für das Unternehmen?
Wie gelingt die Kommunikation im Büro sicher?
Können Sie eine Situation beschreiben, in der Sie Multitasking betreiben mussten?
Was sind Ihrer Meinung nach die wichtigsten Eigenschaften, die einen großartigen Administrator ausmachen?
Was tun Sie, um organisiert zu bleiben?
Sind Sie bereit, Überstunden zu machen?
1. Wie sind Sie in früheren Jobs mit Stresssituationen umgegangen?
Der Arbeitgeber muss wissen, dass Sie mit Stresssituationen mit Kunden professionell umgehen können. Denken Sie an vergangene Erlebnisse, bei denen Sie mit extremem Stress zu kämpfen hatten, und denken Sie an diese Beispiele, um sie im Vorstellungsgespräch zu erwähnen.
Beispiel: „Durch meine jahrelange Arbeit als Rezeptionistin habe ich gelernt, dass ausgezeichnete Kundendienstfähigkeiten der Schlüssel zum Umgang mit Stresssituationen sind. Ruhe und Zuversicht zu bewahren sind wichtige Eigenschaften, auch wenn die Situation sehr stressig ist. Auch eine Entschuldigung ist ein zentraler Bestandteil. In solchen Situationen können die Leute sehr verständnisvoll sein, wenn man sich bei ihnen entschuldigt und die Situation erklärt.“
2. Können Sie uns eine Situation erzählen, in der Sie mit einem verärgerten Kunden zu tun hatten?
Arbeitgeber wollen jemanden, der auch dann professionell bleibt, wenn der Kunde unangenehm ist. Ihre Antwort sollte Ihr Selbstvertrauen und Ihre Professionalität widerspiegeln.
Beispiel: „Ich hatte einmal mit einem aggressiven Kunden zu tun, der ständig verlangte, dass er mit meinem Vorgesetzten sprechen sollte. Obwohl der Mann sehr laut war, hielt ich meine Stimme ruhig, um die Situation nicht eskalieren zu lassen. Ich erklärte dem Mann, dass mein Vorgesetzter mit ihm sprechen würde, sobald er die Besprechung verlassen hätte, und ihm vorschlagen würde, zunächst in der Lobby zu warten. Der Mann stimmte zu und beruhigte sich sogar.“
3. Was würden Sie tun, wenn jemand anruft und verlangt, mit jemandem zu sprechen, der nicht erreichbar ist?
Ausgezeichnete Telefonkenntnisse sind für einen Administrator unerlässlich. Mit dieser Frage möchte der Arbeitgeber herausfinden, ob Sie Ihren Kunden zeigen können, dass Sie über alles hinausgehen, um ihnen behilflich zu sein. Wenn Sie einen Anruf entgegennehmen, müssen Sie beweisen, dass Sie sicher am Telefon sind, wissen, wie man Anrufe umplant, und Ihr Bestes tun, um der Person am anderen Ende der Leitung behilflich zu sein.
Beispiel: „Ich würde sagen: „Herr Becker, Herr Atwood ist gerade in einer Besprechung, aber sobald er zurückkommt, werde ich ihn wissen lassen, dass Sie angerufen haben, und ihn bitten, noch einmal anzurufen.“ Er sollte zurückrufen. bis zum Ende des Tages bei dir.
4. Mit welcher Software haben Sie gearbeitet?
Der Arbeitgeber wird höchstwahrscheinlich prüfen, welche Software Sie kennen, womit Sie vertraut sind und wovon Sie gehört haben. Dadurch erhält der Arbeitgeber eine Vorstellung davon, wie gut Sie sich in die Organisation einfügen und ob Sie eine Schulung benötigen. Zu den von Rezeptionsadministratoren verwendeten Software gehören Microsoft Office, Google Sheets, Google Docs, Slack und Microsoft Calendars. Sie sollten auch bereit sein, ein Beispiel für eine Situation zu nennen, in der Ihnen eine bestimmte Software die Arbeit erleichtert hat.
Beispiel: „In meinen fünf Jahren als Rezeptionistin habe ich Google Sheets, Google Docs und Microsoft Office ausgiebig genutzt. Ich habe Slack auch verwendet, um mit dem Rest des Personals zu kommunizieren.“
5. Was bringt Ihrer Meinung nach eine Rezeptionistin für das Unternehmen?
Arbeitgeber wollen jemanden, der versteht, dass die Rolle eines Administrators über administrative Aufgaben hinausgeht. Ihre Antwort sollte dieses Wissen widerspiegeln. Versuchen Sie, dem Arbeitgeber zu beweisen, dass Sie sich der Auswirkungen Ihres Verhaltens auf das Unternehmen bewusst sind.
Beispiel: „Ich verstehe, dass ich als Administrator die erste Person bin, mit der Kunden Kontakt haben. Dementsprechend bemühe ich mich, die Organisation in allem, was ich tue, zu repräsentieren, um die Werte und die Kultur des Unternehmens widerzuspiegeln.“
6. Wie gestalten Sie die Kommunikation im Büro sicher?
Genauigkeit ist die Hauptqualität des Rezeptionisten. Mit dieser Frage möchte der Arbeitgeber wissen, ob er Informationen nur mit denen teilen darf, die sie wissen müssen.
Beispiel: „Wenn Kunden mir bestimmte Fragen stellen, überlege ich, ob ich diese Informationen bereitstellen sollte und ob sie sie wissen sollten. Ich bleibe standhaft und bleibe gleichzeitig professionell und höflich.“
7. Können Sie eine Situation beschreiben, in der Sie Multitasking betreiben mussten?
Ein Arbeitgeber muss wissen, dass Sie mit sehr arbeitsreichen Tagen zurechtkommen, ein effektiver Multitasker sind und gleichzeitig gegenüber den Kunden professionell bleiben.
Beispiel: „In meinem vorherigen Job musste ich jeden Tag Multitasking betreiben, weil es ein sehr stressiges Arbeitsumfeld war. Eines Tages war eine Rekordbesucherzahl im Büro. Mein Manager hatte 100 Patienten. Ich verbrachte an diesem Tag zehn Stunden damit, die Leute zu überprüfen und ihnen Papiere zum Ausfüllen zu geben. Ich musste zukünftige Termine vereinbaren, Zahlungen abwickeln, Telefonanrufe entgegennehmen und sogar alle Fragen beantworten, die von besuchenden Patienten gestellt wurden. Obwohl ich sehr beschäftigt war, blieb ich freundlich und professionell und sorgte dafür, dass sich Patienten, die auf den Arztbesuch warteten, gut aufgehoben fühlten.“
8. Was sind Ihrer Meinung nach die wichtigsten Eigenschaften eines hervorragenden Administrators?
Der Arbeitgeber muss wissen, dass Sie bei dieser Stelle Ihre eigenen Prioritäten haben. Listen Sie bei der Beantwortung dieser Frage alle wichtigen Eigenschaften auf, die der Arbeitgeber sucht.
Beispiel: „Ich glaube, dass ein großartiger Administrator jemand ist, der sich hervorragend mit Multitasking auskennt. Jemand, der gut organisiert ist, auf Details achtet und ein ausgezeichneter Kommunikator ist. Weitere wichtige Eigenschaften sind ausgezeichnete Telefonkenntnisse und die Fähigkeit, freundlich zu sein und gleichzeitig professionell zu bleiben. „
9. Was tun Sie, um organisiert zu bleiben?
Ihr Arbeitgeber möchte nicht nur wissen, wie Sie Ihren Tag planen, sondern auch, wie organisiert Sie sind und wie kompetent Sie Ihre Aufgaben pünktlich erledigen.
Beispiel: „Das erste, was ich jeden Morgen mache, ist, die Aufgaben mit der höchsten Priorität zu erledigen. Danach überprüfe ich meine E-Mails und meinen Kalender, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist, und dann kann ich mit dem Überprüfen meiner To-Dos beginnen. Liste.”
10. Sind Sie bereit, Überstunden zu machen?
In bestimmten Arbeitsumgebungen, beispielsweise in einer Arzt- oder Anwaltskanzlei, kann es vorkommen, dass Kunden außerhalb der Geschäftszeiten noch darauf warten, eingelassen zu werden. In diesem Fall muss der Arbeitgeber wissen, ob Sie bereit sind, über die vereinbarten Stunden hinaus zu bleiben. Seien Sie ehrlich, wenn Sie diese Frage beantworten.
Beispiel: „Ich verstehe, dass Kunden möglicherweise spät in der Nacht Termine haben, aber es macht mir nichts aus, Überstunden zu machen. Ich verstehe, dass dies Teil des Jobs ist.